Sharing knowledge across departments is the lifeblood of any successful business. After all, how can teams collaborate effectively without a way to easily exchange information? Wiki software offers a straightforward way to create, organize and share knowledge company-wide. Ma qual è il miglior software wiki? Ecco cosa tratteremo in questaguida.

What is wiki software?

A wiki is a centralized, web-based platform that allows employees to easily access and document information. In breve, è un'unica fonte di verità per informazioni affidabili. Ideally, your wiki will integrate into your existing workflows through browser extensions, allowing employees to pull up content without switching tabs. Here are some examples of content you may find internal company wiki:

• Nuove funzionalità di prodotto o aggiornamenti di processo
• Politiche HR riguardanti le ferie
• Template per la gestione dei progetti
• Luoghi locali per pranzi di team

External-facing wikis function a bit differently to internal-facing ones. They tend to include product manuals for end-users. While still acting as an authoritative information hub, public wikis contain content tailored specifically for customers, partners, and other external stakeholders.

Types of wiki software

Ospitato

Un wiki ospitato include strumenti SaaS che non richiedono tempo di sviluppo interno. Security and software maintenance of a hosted wiki are managed by the hosting company. C'è generalmente un po' meno flessibilità con il layout del wiki, tuttavia, è richiesto meno lavoro per gestire il wiki stesso, quindi puoi dedicare più tempo a concentrarti sul contenuto di esso.

Auto-ospitato

Il software wiki auto-ospitato (es. MediaWiki) è open-source e richiede il coinvolgimento continuo degli sviluppatori per mantenere la sicurezza e l'organizzazione della piattaforma. Usually, self-hosted wiki software is more customizable for each unique user, with the catch being they are usually much more work to maintain.

Why use wiki software?

Centralizzare le informazioni aziendali

Cercare attraverso innumerevoli fonti per trovare un unico pezzo di informazione è un noto spreco di tempo per la maggior parte di noi. SecondoForbes, i dipendenti costretti a perdere tempo a cercare informazioni diventano rapidamente disimpegnati. This is time that could be better spent collaborating with colleagues and creatively solving problems. 

Il software wiki centralizza tutte le informazioni aziendali in un'unica fonte di verità – così tutti sanno esattamente dove andare per trovare informazioni affidabili e pertinenti. 

End information overload

Bite-sized pieces of knowledge are the name of the game when communicating important information across an entire organization. Troppi contenuti lunghi mettono un onere sui dipendenti per leggere e ricordare più di quanto possano realisticamente trattenere. 

Quando ai dipendenti vengono fornite informazioni in piccole porzioni e possono accedervi di nuovo ogni volta che ne hanno bisogno, il sovraccarico d'informazioni diventa un ricordo del passato. 

Bring everyone the information they need to excel in their job

Tutti vogliono sentirsi armati delle informazioni di cui hanno bisogno per fare bene il loro lavoro. La mancanza delle risorse necessarie per sentirsi supportati nel proprio ruolo è uno dei principali fattori scatenanti del burnout,che è in aumento. 

Wiki software provides everyone with the information they need, whenever they need to access it. Non devono sollecitare esperti di materia per ottenere risposte alle loro domande, ma possono trovare tutta la conoscenza di cui hanno bisogno a portata di mano.

Deliver a single source of truth your team actually uses

Without a wiki as a single source of truth, you run the risk of using duplicate and unreliable information to inform decisions and processes. Send everyone to one place for information and make sure to keep that information up to date. È una soluzione semplice che mantiene tutti sulla stessa lunghezza d'onda. 

Power effortless collaboration

Una buonacomunicazione interna porta a una collaborazione fluida che a sua volta porta a operazioni aziendali fluide e di successo. Wiki software allows everyone at the company to create and edit information, turning the wiki into a homebase for effortless collaboration. Ogniesperto di materiacontribuisce con la propria esperienza a un'unica fonte di informazioni che è accessibile a tutti. Goodbye, information silos! 

Seamlessly keep company information up to date

The best wiki software has a content verification system built in. This allows the creator of the information to set a timer for when they need to review and re-verify that information. Questo assicura che le informazioni aziendali rimangano aggiornate e pertinenti, evitando che qualcuno faccia riferimento involontariamente a conoscenze inaffidabili. 

Ensure expert-verified product information is in the hands of everyone in support, sales, and marketing

As updates are made to products, everyone needs to be in the loop. Questo include supporto tecnico, vendite, marketing, specialisti di prodotto e altro ancora. 

SecondoPwC, il 17% dei consumatori abbandonerà un marchio dopo solo una brutta esperienza. Quindi è fondamentale che i team abbiano accesso a informazioni affidabili nelle loro interazioni con i clienti. 

Consenti agli esperti di materia di documentare e verificare le loro informazioni, in modo che tutti sappiano che le conoscenze che stanno leggendo sono accurate e affidabili. Questo tipo di conoscenza verificata dagli esperti è particolarmente preziosa quando utilizzata insoftware di knowledge base o visualizzata tramite software di help desk, dove velocità e accuratezza impattano direttamente sull'esperienza del cliente.

Empower support agents to deliver world-class customer service

Easy access to information benefits support agents in two ways. First, it allows them to be kept up to date, providing customers with the information that is the most relevant to them. In secondo luogo, fornisce un accesso rapido alle conoscenze, in modo che gli agenti di supporto possano rispondere alle domande in tempo reale – rimuovendo il ritardo tra la domanda di un cliente e la risposta del supporto.

What ingredients does the best wiki software have?

Not all wikis are made the same. Ci sono alcune caratteristiche chiave da tenere a mente quando si sceglie il miglior wiki per il tuo team. 

Easy to use

Aggiungere un nuovo strumento a qualsiasi flusso di lavoro è temuto dalla maggior parte dei dipendenti – è solo un'altra cosa da imparare oltre ai compiti quotidiani. Wiki software should solve problems, not create additional headaches. Deve avere un design intuitivo e una gerarchia dei contenuti che promuove una facile creazione di contenuti.  

Searchability

No one has time to come up with precise keywords in order to find the right information. Un wiki deve avere una funzionalità di ricerca intelligente che consenta di fornire risultati correlati alla ricerca e non dipenda da parole chiave esatte. Un buon software wiki non richiederà ricerche multiple per trovare risposte. 

Basi di conoscenza 

Un eccellente software wiki funge daknowledge base per tutte le informazioni importanti. It can be internal or external facing, relaying information to that audience. Dovrebbe fungere da fonte affidabile di conoscenza che i lettori possono fidarsi di utilizzare regolarmente e essere il primo luogo che le persone pensano di visitare quando cercano una risposta. 

Integrazioni 

Your wiki software should integrate into your existing workflow through browser extensions. This removes the need to navigate away from your workflow to search for information, and instead brings that information into your workflow. Deve permetterti di trovare le informazioni di cui hai bisogno senza lasciare l'app in cui stai lavorando.

Learning features

It should be able to cater to its user. Basato sul tuo ruolo o sulle informazioni che hai storicamente fatto riferimento, un wiki dovrebbe suggerire contenuti pertinenti al tuo ruolo. Per ulteriore supporto, il software wiki dovrebbe avere anche un centro assistenza o una serie di guide dove la documentazione è facilmente accessibile. 

Personalizzazione 

There is generally no one-size-fits-all model for wiki software. Whether you are storing internal knowledge or building an external knowledge base, you need to be able to customize information in a way that works well for your company. Start with the provided framework, but take advantage of flexibility the wiki should offer.

Analisi 

The best wikis have analytics built in, where you can see which content is finding the most traction or what is being searched for regularly. This can help you spot gaps in your company knowledge as well as see what information has proven to be the most useful to employees.

Una delle capacità più importanti da cercare, soprattutto mentre la tua azienda cresce, è quanto bene il tuo software wiki si integra nel tuo stack di strumenti esistente.

Integrare il software wiki con il tuo stack tecnologico esistente

Scegliere il giusto software wiki è solo metà della battaglia: assicurarsi che si integri senza problemi negli strumenti quotidiani del tuo team è altrettanto importante. I migliori wiki non richiedono agli utenti di interrompere il proprio flusso. Invece, si presentano dove il lavoro sta già avvenendo.

Ecco cosa cercare quando valuti le integrazioni:

Slack e Microsoft Teams
Il tuo team vive già in app di chat. Il software wiki che si collega direttamente a Slack o Teams può fornire risposte in tempo reale, senza aprire una nuova scheda. Al alcuni strumenti permettono anche di creare o verificare contenuti direttamente dalla chat.

Google Workspace e Microsoft 365
Cerca wiki che si integrano con strumenti come Google Docs, Sheets e Outlook, o Microsoft Word ed Excel. Questo rende più facile incorporare documenti, sincronizzare calendari o cercare conoscenze accanto ai tuoi file esistenti.

Estensioni del browser
Estensioni per Chrome o Edge ti consentono di cercare il tuo wiki da qualsiasi luogo sul web. Che tu sia in una conversazione e-mail o all'interno di un CRM, la ricerca basata su browser significa che non sei mai a più di un clic dalla risposta giusta.

Strumenti di gestione dei progetti
I wiki che si connettono a Jira, Trello, Asana o ClickUp aiutano a colmare il divario tra pianificazione e documentazione. Questo è particolarmente utile per ingegneria, prodotto e team di marketing che lavorano in modo trasversale.

SSO e gestione degli utenti
L'accesso single sign-on (SSO) e le integrazioni di provisioning degli utenti (come Okta o Azure AD) semplificano l'accesso e la sicurezza. Questi sono essenziali per scalare e per integrare nuovi dipendenti con facilità.

Ricerca aziendale potenziata dall'AI
Gli strumenti wiki più moderni vanno oltre le integrazioni: unificano il tuo intero ecosistema di conoscenza. Con la ricerca potenziata dall'AI, il tuo wiki può indicizzare le conoscenze provenienti da strumenti nel tuo stack e restituire risposte affidabili istantaneamente.

Guru si integra con tutti gli strumenti di lavoro più popolari, così il tuo team può accedere a informazioni affidabili ovunque stia già lavorando.

I migliori strumenti e esempi di software wiki

1. Guru
Presso Guru, mettiamo in pratica quello che predichiamo quando si tratta di ottimo software wiki. Our modern wiki is AI-powered, making it possible to capture information seamlessly and find trusted answers instantly. Si integra con le app più popolari della tua azienda, quindi le informazioni di cui hai bisogno sono sempre a portata di mano. Puoi documentare la conoscenza più velocemente che mai con l'assistente di scrittura AI di Guru, mantenerla aggiornata con il nostro flusso di lavoro di verifica e trovare rapidamente informazioni indipendentemente da dove siano memorizzate con le nostre capacità di ricerca AI per le imprese.

Caratteristiche chiave: 

Caratteristiche chiave:

• Creazione di contenuti e ricerca alimentata dall'AI
  
  
• Estensioni del browser e integrazioni delle app
  
  
• Flusso di lavoro di verifica dei contenuti
  
  
• Ricerca a livello aziendale
  
  
• Integrazioni con Slack, Chrome e Teams
  
  

Vantaggi:

• Informazioni affidabili e sempre aggiornate
  
  
• Integrato nei flussi di lavoro esistenti
  
  
• Ricerca rapida e intuitiva
  
  
• Scalabile con il tuo team
  
  

Ideale per: Team che cercano un wiki interno potenziato dall'AI che funzioni direttamente nei loro strumenti e flussi di lavoro esistenti

2. MediaWiki
Ecco il software wiki open-source più popolare in circolazione. È ideale per chi gestisce grandi quantità di contenuti che devono essere accessibili da molte persone. It does, however, require slightly more technical knowledge to get up and running. Tuttavia, MediaWiki è uno dei wiki più affidabili ed è completamente gratuito.

Caratteristiche chiave:

• Open-source e altamente estensibile
  
  
• Controlli dei permessi e delle versioni potenti
  
  
• Personalizzabile con estensioni e skin
  
  
• Scalabile per grandi basi di contenuto
  
  

Vantaggi:

• Soluzione gratuita e collaudata (utilizzata da Wikipedia)
  
  
• Solida comunità e supporto
  
  
• Ideale per enormi basi di conoscenze pubbliche o private
  
  

Ideale per: Organizzazioni con team tecnici che gestiscono ampi repository di contenuti strutturati

3. DokuWiki
DokuWiki è semplice ed efficace. È un layout wiki open-source che ha migliaia di contribuenti e nessun limite al numero di pagine che puoi salvare. L'autenticazione integrata lo rende adatto per le grandi aziende che cercano di fornire rapidamente ai propri dipendenti o clienti molte informazioni importanti, ed è gratuito.

Caratteristiche chiave:

• Memoria flat-file (nessun database richiesto)
  
  
• Liste di controllo degli accessi e autenticazione
  
  
• Ecosistema di plugin
  
  
• Facile da backup e ripristinare
  
  

Vantaggi:

• Impostazione rapida e infrastruttura leggera
  
  
• Ottimo per team ricchi di documentazione
  
  
• Nessun database significa bassa manutenzione
  
  

Ideale per: Team che necessitano di un wiki auto-ospitato leggero senza la complessità di un database

4. Confluence
Confluence è uno dei tipi di software wiki più popolari utilizzati nel settore tecnico. It syncs with Jira, the project management software, to make creating and updating content easy. Confluence richiede ricerche di parole chiave precise per trovare contenuti ed è gratuito fino a 10 utenti.

Caratteristiche chiave:

• Integrazioni approfondite con Jira e Trello
  
  
• Versionamento delle pagine e commenti
  
  
• Template per la documentazione dei progetti
  
  
• Supporta pagine ricche di media
  
  

Vantaggi:

• Ottimo per documentazione tecnica
  
  
• Si connette senza problemi con l'ecosistema Atlassian
  
  
• Collaborativo e sicuro
  
  

Ideale per: Team di ingegneria o prodotto che utilizzano già Jira o altri strumenti Atlassian

5. Tettra
Tettra funziona bene per team con poche o nessuna conoscenza tecnica. Installazione, manutenzione e utilizzo sono intuitivi – si integra anche con gli strumenti che già utilizzi. I team di tutta l'organizzazione possono organizzare la propria conoscenza in un modo che ha più senso per loro.

Caratteristiche chiave:

• Si integra con Slack e Microsoft Teams
  
  
• Suggerimenti e verifica dei contenuti
  
  
• Interfaccia di editing leggera
  
  
• Funzione Q&A per trovare risposte
  
  

Vantaggi:

• Facile da implementare e gestire
  
  
• Costruito per team non tecnici
  
  
• Mantiene la conoscenza verificata e fresca
  
  

I caratteri chiave:

6. Notion
Notion é un software wiki altamente personalizzabile che consente sia alle equipe remote che alle equipe presenti in loco di collaborare in modo più efficace. Due to its flexible design, learning how to use Notion well can be a steep learning curve and tends to be challenging for large teams to use. Notion è gratuito per l'uso individuale.

Caratteristiche chiave:

• Ambiente di lavoro unico (note, database, wiki)
  
  
• Editor drag e drop
  
  
• Template personalizzati e automazioni dei flussi di lavoro
  
  
• Supporto massimo di dati
  
  

Vantaggi:

• Combina documentazione, compiti e wiki
  
  
• Visivamente attraente e flessibile
  
  
• Gratis per l'uso personale
  
  

I migliori per: Equipe piccole o singoli che cercano un ambiente di lavoro multifunzionale con una forte personalizzazione

7. Slite
Slite è progettato per equipe che lavorano a distanza Multiple people can edit documents at the same time and each document can include quotes, charts, graphics, and more. Ogni utente apre la giornata con uno schermo Catch-up che cattura nuove informazioni che potrebbero essere rilevanti per il loro ruolo. E' gratuito fino a 50 documenti.

Caratteristiche chiave:

• Modifiche e commenti in tempo reale
  
  
• Digest di aggiornamento
  
  
• Commenti e menzioni
  
  
• Template per configura la configurazione facile
  
  

Vantaggi:

• Ottimizzato per equipe remote asincrone
  
  
• Mantieni informato tutti sugli aggiornamenti
  
  
• Interfaccia facile da usare
  
  

I migliori per: Equipe remote o ibride che necessitano di un wiki facile e leggero

8. Nuclino
A causa del suo design liscio e intuitivo, Nuclino è un software wiki ideale per utenti non tecnici. Il layout è facile da apprendere. Può essere utilizzato esclusivamente come wiki aziendale, o per gestire progetti, condividere idee e altro. Nuclino è gratuito fino a 50 articoli.

Caratteristiche chiave:

• Interfaccia semplice e intuitiva
  
  
• Collaborazione in tempo reale
  
  
• Vista grafica delle pagine e delle relazioni
  
  
• Supporto markdown
  
  

Vantaggi:

• Apprendimento minimo
  
  
• Facile da utilizzare e da navigare
  
  
• Ottimo per team di lavoro rapido
  
  

Miglior per: Team che cercano una potente integrazione rapida in una strumentazione ultraleggera per la documentazione dei progetti e wiki interni

9. Slab
Slab \u00e8 un software wiki intuitivo per la gestione della conoscenza che è ideale per team che desiderano una configurazione facile. Viene fornito con analisi dei dati, così i moderatori possono facilmente vedere quali informazioni sono le più popolari. Slab è gratuito fino a 10 utenti.

Caratteristiche chiave:

• Esperienza di editing moderna
  
  
• Collaborazione in tempo reale
  
  
• Si integra con Slack, GitHub, e G Suite
  
  
• Analytics di utilizzo e salute dei contenuti
  
  

Vantaggi:

• Interfaccia intuitiva
  
  
• Ottima ricerca e integrazioni
  
  
• Gestione della conoscenza basata su analisi
  
  

Ideale per: Team moderni che desiderano un'interfaccia utente pulita e una visione su come viene utilizzata la conoscenza.

10. Document360
Document360 è un editor WYSIWYG intuitivo che invita alla collaborazione e alla condivisione della conoscenza. Si integra bene con la maggior parte delle app e offre analisi che permette di vedere quali informazioni sono le più valutate.

Caratteristiche chiave:

• Editor WYSIWYG e markdown
  
  
• Analisi avanzate e reportistica
  
  
• Ricerca alimentata da AI
  
  
• Dominio e branding personalizzati
  
  

Vantaggi:

• Ottimo per basi di conoscenza interne ed esterne
  
  
• Scalabile e sicuro
  
  
• Analisi incorporate per il monitoraggio delle prestazioni
  
  

Ideale per: Team di supporto o aziende che creano documentazione sia per i clienti che per la documentazione interna

11. Wiki.js
Wiki.js è open-source e può essere utilizzato su qualsiasi piattaforma in un ambiente pubblico, privato o entrambi. Come altra opzione gratuita, questa consente di creare e memorizzare informazioni in un layout di contenuto completamente personalizzabile. Sono disponibili anche analisi. Wiki.js è meno ideale per coloro che hanno poca o nessuna esperienza o conoscenza tecnica.

Caratteristiche chiave:

• Editor Markdown con anteprima live
  
  
• Controllo degli accessi basato sui ruoli
  
  
• Archiviazione basata su Git
  
  
• Supporto multilingue
  
  

Vantaggi:

• Open-source e gratuito
  
  
• Sicuro e personalizzabile
  
  
• Ideale per team di sviluppo
  
  

Ideale per:
Team esperti di tecnologia che necessitano di un wiki auto-ospitato sicuro e flessibile

12. Bookstack
Bookstack è un software wiki gratuito e open-source costruito attorno a una struttura simile a un libro, rendendo intuitivo per gli utenti organizzare la conoscenza in capitoli e pagine. È ideale per i team che desiderano un'interfaccia visivamente pulita e facile da usare con complessità tecnica minima. Bookstack può essere auto-ospitato e personalizzato ampiamente, anche se la configurazione e la manutenzione richiedono un certo coinvolgimento dello sviluppatore.

Caratteristiche chiave:

• Organizzazione del contenuto basata su libri e capitoli
  
  
• Edizione del testo ricca con supporto Markdown
  
  
• Controllo degli accessi basato sui ruoli
  
  
• Supporto multilingue
  
  
• Opzioni di personalizzazione self-hosted
  
  

Vantaggi:

• Layout pulito e strutturato per navigazione intuitiva
  
  
• Open-source e gratuito da utilizzare
  
  
• Controlli di autorizzazione forti per le aree di contenuto diver