Salesforceの検索機能を操作しているときにイライラしている場合、あなたは一人ではありません。 多くのユーザーが必要な情報を効果的に見つけるのに苦労しており、しばしば時間を無駄にし、生産性が低下しています。 Salesforce検索がどのように機能するか、またその一般的な課題を理解することで、これらのフラストレーションを軽減できます。 この投稿では、Salesforce検索の基本とその独自の特徴、一般的なユーザーの痛点を概説し、検索結果を改善するための実用的なヒントを共有します。 また、補助ツールを使用して検索機能を拡張する方法を見て、より一貫した体験を作り出します。 適切な洞察と戦略を持っていれば、Salesforceをより効率的に操作できます。

Salesforce検索機能の基本を理解する

Salesforceの検索機能は、ユーザーが迅速にさまざまな情報にアクセスできる強力なプラットフォームを提供します。 検索は、効率的にデータを整理し取得する強力なインデックスシステムによって駆動されます。 Salesforce検索の内部構造は複雑ですが、そのコア機能はユーザーがレコードや情報を迅速に見つけるのを助けるように設計されています。

インデクシングは、検索クエリが関連性のある結果をどれだけ効果的に生成できるかを決定する重要な要素です。 Salesforceは、アカウント、連絡先、機会など、組織のデータベースに保存されているさまざまなデータの種類に基づいてインデックスを作成します。 このインデクシングプロセスは、検索機能が結果を分析し、検索クエリに関連性に基づいて優先順位を付けるのを助けます。

インデクシングに加えて、Salesforce検索はいくつかの重要な機能を提供します：

• フィルタ：ユーザーは、フィルタを使用して検索を絞り込み、正確な情報をピンポイントで見つけることができます。 例えば、特定の日付範囲内に作成されたアカウントや機会のみを表示するように検索結果を絞り込むことができます。
• ファジー検索サポート：時には、誤字やスペルミスがあるキーワードを入力してしまうことがあります。 Salesforceには、これらのエラーを検出するファジー検索機能があり、それでも関連する結果を提供し、必要な情報を見逃さないようにします。
• 検索の制限：Salesforce検索は有能ですが、欠点がないわけではありません。 一部のユーザーは、特定の複雑なデータ型の取得に制限があり、異なるフィールドに基づく結果のランク付けの変動、またはデータの可視性設定により期待される結果が表示されない場合があると報告しています。

他社製品との連携で一括検索が可能となるが

Salesforce検索に関するユーザーの一般的な痛点

• 一致しない検索結果： ユーザーは期待に沿わない検索結果にしばしば遭遇します。 この状況は検索アルゴリズムがユーザーの期待と直結しないキーワードを優先する場合に発生すると考えられます。
• 優れた検索結果を得ることが困難な検索： ユーザーは検索結果が思っていたよりも大きく抑揚のあるものとなることが多い。 特定の連絡先を検索する際など多数の結びつかないエントリに遭遇することで効率的な検索が困難しくなります。
• 検索条件の不確実さ： ユーザーは不信感を感じフィルタの適用が困難となることが多い。 不適切な検索条件によっては検索結果が混乱するばかりで進展の障壁となる。
• 検索表現の妥当性：検索表現が妥当である場合にのみ確実に成功するが、それができない場合には検索が失敗する確率が高い。 この問題が存在する場合検索結果が時期などによって変更される確率が高い。
• 過去のデータの検索：ユーザーは過去のデータに確実にアクセスできないか検索するだけだと検索コストがかかり過ぎる。 検索によってデータが自動で分けられていなければならないと検索を行うと検索時間が長くなる。

Salesforceの検索結果を改善するための実用的なヒント

• あなたを指導する役割： 都合によるアクセス制限などにより検索結果が制限される可能性がある。 管理者もあなたの任期から検索結果が制限される可能性がある。 ユーザーなのであれば検索機能の制約については管理者に確認検索機能の有効範囲を変更させる
• フィルタの理解： ユーザーは検索の要件にフィルタを適切に活用することができれば検索が困難となるのは 一般的なフィルタのリストを作製し、フィルタと検索の特性を比較検討する
• 検索ウィジェット： すべての検索条件を満たす場合にのみ検索結果を見つけることができる
• 管理用機能： ユーザーはユーザーの役割で管理者の設定と結果がない場合にのみ結果を取得できる このような状況が発生した場合管理者に検索結果の修正を依頼する
• ユーザーは、関連した評価やFAQの質問に対して、フォーラム、ユーザーグループを視察することがある すべての方法によりユーザーは、他人の検索技の学習、説明、改善することができる

Salesforce よりも検索のエクスペリエンスを幅広く望む

Salesforce で提供される検索機能は力強いが多くのチームではそのことにより検索のエクスペリエンスが制限される可能性がある ユーザーには多くのケースがあるのは、Salesforce の検索機能に頼るほかはあり得ないと考えられる この場合 Guru 等のプラットフォームを活用することが可能である Guruは、Salesforceや他のコラボレーションツールとシームレスに統合されるナレッジ管理ツールとして機能します。

Guruを活用することで、ユーザーは重要な情報のリポジトリを作成し、Salesforceデータとともに簡単に検索・アクセスできるようになります。 これにより、複数のプラットフォームにまたがる断片化された情報に関連するフラストレーションが和らぎます。 例：

• 中央集約型ナレッジベース：Guruを使用して、FAQ、ベストプラクティス、および営業プロセスに関連する重要な文書を含む包括的なナレッジベースを作成します。
• AI駆動の洞察：GuruはAI技術を使用して検索結果を強化し、営業チームが最も関連性の高い情報を迅速に見つけることを容易にし、生産性と効率を向上させます。
• 一貫した更新とメンテナンス：Guruに保存されたナレッジは、簡単に更新および維持できるため、チームが常に最新かつ関連性の高い情報にアクセスできるようにし、Salesforce内での効率を向上させます。

Guruのようなツールを使用して検索機能を拡張することで、より包括的でシームレスな情報エコシステムを作成し、全体的な生産性を高め、チームの成長を助けることができます。