職場の生産性の高速化された世界では、正しい情報を見つけることに対するフラストレーションが士気と効率を妨げることがあります。 サプリングのユーザーにとって、検索機能のナビゲーションは困難な場合があります。 新しい従業員をオンボーディングする場合でも、重要なHR情報を探している場合でも、効果的に検索する能力は成功の鍵です。 このガイドでは、サプリングの検索がどのように機能するか、ユーザーが経験する一般的な痛点、有用な検索結果を向上させるためのヒント、他のツールとともに検索機能を拡張する方法を探ります。 この情報は、サプリングの利用方法を改善するだけでなく、組織内での情報共有環境をより良く、より効率的にするのにも役立ちます。

サプリング検索機能の基本を理解する

サプリングの検索機能は、オンボーディング、オフボーディング、人事業務に関連する重要な情報へのアクセスを簡素化するように設計されています。 サプリング検索の主な側面の一つは、そのインデックスシステムで、コンテンツを迅速に取得できるように整理しています。 しかし、このシステムには独自の特性があります。

サプリング内で検索を開始すると、システムはさまざまな文書タイプ、内部リソース、および既存データをインデックス化します。 つまり、結果は正確な一致に基づいて導出されるため、システム内で使用される正確なキーワードや用語を使用しない場合、検索体験が制限されることがあります。 さらに、従業員記録、ポリシー、トレーニング資料などの特定のカテゴリに基づいて結果を絞り込むためのフィルターがあります。

サプリング検索のもう一つの重要な機能は、ファジー検索のサポートです。 これにより、検索語が完全に一致しなくても結果を提供でき、正確なフレーズがわからない場合に非常に役立ちます。 ただし、制限を認識することが重要です。時にはファジー検索が最も関連性の高い結果を得られないことがあり、ユーザーは必要な情報を見つけるために複数回クエリを洗練させる必要があります。 したがって、検索機能は強力ですが、ユーザーが必要な情報に迅速かつ効果的にアクセスできるように改善の余地があります。

サプリング検索の一般的な痛点

• 関連する結果を見つけるのが難しい: ユーザーは、検索結果が自分のクエリに対して期待されるほど関連性がないことが多いと感じています。 これにより、特定のオンボーディング資料やHRポリシーを見つける際にフラストレーションが生じることがあります。特にそれらの文書がタイムリーな意思決定に必要な場合はなおさらです。
• 詳細フィルタが不足している: フィルタが利用できる場合でも、それらが足りなさ過ぎて、 fined-grained のテキスト検索の結果を提供できないことがあります。

  たとえば、多くの求人の文書を検索でき想定するユーザーは、検索条件を指定しないと散渕の結果に遭遇してしまい、検索プロセスが不可解に感じてもあるでしょう。 それだけでなく、検索条件を特に指定しないと、より特定のドキュメントを検出して同じ量の時間を費やすことにもなり得ます。

• インデックス上の遅延: 些細な場合、Sapling に新しいアイテムが追加されるかもしれませんが、それが速速インデックスングされないこともあります。 これにより、ユーザーが新たにアップロードされたトレーニングリソースを検索している際に、インデックスの遅延のために見つけられないシナリオが生まれることがあり、ユーザーのワークフローにボトルネックを生じさせます。
• 用語の不一致な性: SAPALING 中に使用される特定の用語が業界の用語と不一致となることで、ユーザーは困惑することもいるでしょう。 このミスマッチは、より広い検索に繋がり、しばしば無関係な結果や追加のフラストレーションをもたらします。
• リソースの教育不足: 新ユーザーはよく、すべての能力を利用できることを理解していないことの報告を持っています。 検索を効果的に使用する方法についてのトレーニングが不足していると、サプリングで利用可能な最も強力な機能さえも妨げられる可能性があります。

を、より良い検索結果に変換するヒント

• 正確なキーワードを使用する: それが必要であるためには、特定のキーワードを検索方針に追加しない場合、結果はより適切であるとのこと。 検索する前に、ドキュメントの正確な名前や用語を考慮することで、関連する結果を受け取る可能性が高くなります。
• フィルタをどれぐらい効果的に活用するか: それが必要であるためには、フィルタを効果的に活用するために、フィルタを全て活用するようにしましょう。 部門、作成日、ドキュメントタイプでフィルタリングすると、受け取る検索結果の関連性を大幅に向上させ、時間を節約できます。
• インデックスを最新にする: これを十分に行うことで、検索結果の正確性がより高まることもある。 コンテンツの定期的な更新とチェックは、検索インデックスの関連性を維持するのに役立ちます。
• ユーザーエディュケーション: 新ユーザーはよく、全面的に利用できることを理解していないことの報告を持っています。 効果的な検索戦略に関するトレーニングセッションを従業員に実施すると、ユーザーはサプリングの機能を最大限に活用できるようになります。
• フィードバックループ: IT 支援部門とフィードバックループを使うことで、必要なユーザーは、不快な検索エクスペリエンスを直面するのを免れることで、可能にします。 不一致、インデックスの問題、または不明確な用語を報告することは、全体的な検索体験を向上させる改善を促進することができます。

さらに良い検索エクスペリエンスへとつながる:

チームを対象とした、完全に統一した検索エクスペリエンスを体験したい、チームがSaplingを超えても得られるであろう工具があり、これらを取り入れることで、検索エクスペリエンスが向上する

あなたの組織は、サプリングが単独で提供する以上の強化された組織構造の恩恵を受けることができます。 たとえば、Guruを使えば、ユーザーはサプリングのインデックス制限による問題のない、より幅広いドキュメントにアクセスできます。 この統合は、チームが情報と対話する方法を変える可能性があり、必要なときにポリシーやトレーニング資料へのより迅速なアクセスを実現することができます。

これらの追加ツールは、置き換えではなく、サプリングと並行してユーザーにより包括的な検索体験を提供するための拡張機能として見ることが重要です。 重要な情報を見つける際に節約できる時間は、生産性の向上や組織全体の従業員満足度向上につながる可能性があります。 統合の選択は、チームの特定のニーズや直面している課題に基づくべきです。