Er zijn veel manieren om de productiviteit en efficiëntie van je team te verbeteren, zelfs op afstand. Lees onze lijst van 7 manieren hoe efficiëntie kan worden verbeterd.
Nu de industrieën overal ter wereld de overgang naar thuiswerken en asynchroon werk navigeren, keren we terug naar de eeuwige vraag: zijn medewerkers minder efficiënt als ze thuiswerken? En als het antwoord ja is, hoe kan de efficiëntie van medewerkers dan in 2020 worden verbeterd?
De 40-urige werkweek is lang voordat een wereldwijde pandemie ons werklandschap veranderde al verdwenen. Medewerkers hadden al normale werkuren in kantoor overschreden, en het is veilig om te zeggen dat de grenzen tussen ons persoonlijke en professionele leven steeds vager worden nu thuiswerken de nieuwe norm wordt. We ontdekken dat we ons werkcomputer op alle uren van de dag en nacht controleren. Wees eerlijk — hoe vaak heb je jezelf betrapt met het controleren van je Slack (of het equivalente communicatieplatform) op je mobiele telefoon "na werktijd" in de afgelopen week?
Dus, we besteden meer uren “online” maar wat betekent dat in termen van onze productiviteit en de kwaliteit van ons werk? Het verhogen van het aantal gewerkte uren komt niet overeen met een verhoogde efficiëntie, dus laten we uitzoeken hoe we de efficiëntie op het werk kunnen verbeteren — wanneer het ‘kantoor’ ineens de krappe hoek van onze wasruimte is.
De top 7 manieren om de productiviteit op de werkplek te verbeteren
1. Delegeer taken aan de juiste mensen
Dit lijkt misschien voor de hand liggend; een manager moet delegeren. Maar het is vaak makkelijker gezegd dan gedaan, vooral in een setting voor thuiswerken. Voordat je een project open-ended start, neem de tijd om na te denken over wie de beste persoon voor de taak is.
Een basisbegrip van de sterke punten en communicatiestijlen van je teamleden is cruciaal voor doordachte delegatie. Je kunt niet verwachten dat iedereen overal goed in is. Leg aan je teamleden uit waarom je ze een taak toevertrouwt, in plaats van het gewoon aan hen te geven. Door die extra 2 minuten te nemen om een bericht te sturen zoals, “Hey Bill— ik wilde je laten weten dat ik deze taak aan jou overdraag omdat je in het verleden nauw met XYZ hebt samengewerkt en ik weet dat je goed bent in XYZ.” Deze kleine extra context zal wonderen doen om medewerkers aan te moedigen hun productiviteit te verhogen en projecten sneller af te ronden.
2. Verduidelijk doelen en prioriteiten
Zonder duidelijke verwachtingen kunnen je medewerkers niet efficiënt werken. Als er enige vorm van onduidelijkheid is over doelen of prioritering van projecten zullen mensen simpelweg niet de motivatie voelen om zo productief te werken als ze anders zouden zijn. De doelen die je voor je teams stelt moeten goed onderzocht en haalbaar zijn. Als een doel niet haalbaar lijkt voor je team, zullen ze geen reden zien om eraan te werken.
Zodra je je doelen hebt gesteld, gebruik een projectmanagementtool om de voortgang bij te houden en mijlpalen voor je team te stellen. Het markeren van prestaties onderweg (zelfs de kleine dingen!) zal regelmatig de efficiëntie van het team aanmoedigen en verbeteren.
3. Focus op effectieve communicatie
Als er eerder enige twijfel was over dit, heeft het werklanschap in 2020 het antwoord verduidelijkt: communicatie is officieel de sleutel.
We zijn het er allemaal over eens dat investeren in een team communicatieplatform zoals Slack of MS Teams een must-have is in een omgeving voor thuiswerken. Maar een manier vinden om de communicatie te beheren en messaging overload te vermijden, is niet altijd eenvoudig. De truc is om een manier te vinden om bij te houden wat je teamleden aan het doen zijn terwijl je het waterkoeler geouwehoer dat iedereen mist, integreert.
Het feit dat communicatie belangrijker is dan ooit is geen vrijpass van om 7 extra vergaderingen op ieders agenda te zetten. Virtuele bijeenkomsten brengen hun eigen set van uitdagingen met zich mee; evalueer je bestaande vergaderingen, deel kennis voor en na een vergadering, en maak er een gewoonte van om alle vergaderingen op te nemen om te delen met teamleden die niet konden komen.
Een van de beste manieren om medewerkers aan te moedigen efficiënt te presteren in hun rol is door ze een reden te geven om dat te doen. Een deel daarvan betekent het creëren van een cultuur waar je medewerkers van houden en deel van willen zijn. Op dit moment betekent dat een verhoogd gevoel van flexibiliteit en begrip.
Flexibele uren en genereuze PTO zijn een enorme prikkel. Toon dat je begrijpt, het combineren van werk en kinderen en een wereldwijde pandemie is voor geen van ons gemakkelijk. Door niet alleen te bieden, maar te stimuleren dat je team tijd voor zichzelf neemt, creëer je een gezonde omgeving waarin mensen hun beste werk doen wanneer ze online zijn.
Hier is hoe we iets als ons flexibele PTO-beleid documenteren in Guru om al onze teams op dezelfde lijn te houden:
5. Efficiënt nieuwe medewerkers inwerken
Investeren in training en ontwikkeling is de sleutel tot het bevorderen van langdurige productiviteit op de werkplek. Natuurlijk duurt het tijd om in een nieuwe baan te groeien en veel leren zal onvermijdelijk onderweg gebeuren, maar het leggen van een sterke basis voor het inwerkproces zal je teams helpen zich sneller aan te passen en hun efficiëntie op de werkvloer te verbeteren.
6. Investeer in kennismanagement binnen het bedrijf
Het gebruik van een bedrijf-breed kennismanagement hulpmiddel is vooral belangrijk wanneer een fysiek “kantoor” niet mogelijk is. We kunnen niet langer vertrouwen op schouderklopjes of kamervragen om de informatie te vinden die we nodig hebben, dus het waarborgen dat je team de antwoorden heeft op de vragen die ze nodig hebben om in de eerste plaats hun werk te doen, laat staan effectief, is een topprioriteit. Deze kennis kan van alles zijn van ‘hoe je je WFH kantoorruimte kunt opzetten’ tot ‘nieuwe productfunctie uitwerkingen’ maar ongeacht de technische details van de vraag, hebben je werknemers een betrouwbare bron van informatie nodig om de antwoorden productief te kunnen vinden. Dit betekent investeren in en onderhoud van een kennisbank die al je interne kennis van het bedrijf huisvest.
Een kennismanagementoplossing is nutteloos als het niet daadwerkelijk wordt gebruikt door je teams.
Een kennisbeheeroplossing is nutteloos als deze niet daadwerkelijk wordt gebruikt door jouw teams. Een actieve kennisbank vereist een intuïtief hulpmiddel dat in workflows integreert en nuttig is voor de dagelijkse behoeften van je team.
Ontdek hoe de teams bij Zoom Guru hebben aangenomen als hun kennisbankoplossing:
7. Wees vriendelijk voor jezelf en je teams!
Dit is een uitdagend jaar geweest voor iedereen. Er is veel veranderd in zowel ons professionele landschap als ons persoonlijke leven. Efficiëntie op de werkplek zal zich ongetwijfeld anders presenteren in deze dagen.
Afgezien van alle andere tips en trucs, wees genereus en begripvol en check in bij de mensen met wie je samenwerkt. Productiviteit zal niet van de ene op de andere dag toenemen, maar langzaam bouwen we de hulpmiddelen en praktijken op om weer aan het werk te gaan.
Nu de industrieën overal ter wereld de overgang naar thuiswerken en asynchroon werk navigeren, keren we terug naar de eeuwige vraag: zijn medewerkers minder efficiënt als ze thuiswerken? En als het antwoord ja is, hoe kan de efficiëntie van medewerkers dan in 2020 worden verbeterd?
De 40-urige werkweek is lang voordat een wereldwijde pandemie ons werklandschap veranderde al verdwenen. Medewerkers hadden al normale werkuren in kantoor overschreden, en het is veilig om te zeggen dat de grenzen tussen ons persoonlijke en professionele leven steeds vager worden nu thuiswerken de nieuwe norm wordt. We ontdekken dat we ons werkcomputer op alle uren van de dag en nacht controleren. Wees eerlijk — hoe vaak heb je jezelf betrapt met het controleren van je Slack (of het equivalente communicatieplatform) op je mobiele telefoon "na werktijd" in de afgelopen week?
Dus, we besteden meer uren “online” maar wat betekent dat in termen van onze productiviteit en de kwaliteit van ons werk? Het verhogen van het aantal gewerkte uren komt niet overeen met een verhoogde efficiëntie, dus laten we uitzoeken hoe we de efficiëntie op het werk kunnen verbeteren — wanneer het ‘kantoor’ ineens de krappe hoek van onze wasruimte is.
De top 7 manieren om de productiviteit op de werkplek te verbeteren
1. Delegeer taken aan de juiste mensen
Dit lijkt misschien voor de hand liggend; een manager moet delegeren. Maar het is vaak makkelijker gezegd dan gedaan, vooral in een setting voor thuiswerken. Voordat je een project open-ended start, neem de tijd om na te denken over wie de beste persoon voor de taak is.
Een basisbegrip van de sterke punten en communicatiestijlen van je teamleden is cruciaal voor doordachte delegatie. Je kunt niet verwachten dat iedereen overal goed in is. Leg aan je teamleden uit waarom je ze een taak toevertrouwt, in plaats van het gewoon aan hen te geven. Door die extra 2 minuten te nemen om een bericht te sturen zoals, “Hey Bill— ik wilde je laten weten dat ik deze taak aan jou overdraag omdat je in het verleden nauw met XYZ hebt samengewerkt en ik weet dat je goed bent in XYZ.” Deze kleine extra context zal wonderen doen om medewerkers aan te moedigen hun productiviteit te verhogen en projecten sneller af te ronden.
2. Verduidelijk doelen en prioriteiten
Zonder duidelijke verwachtingen kunnen je medewerkers niet efficiënt werken. Als er enige vorm van onduidelijkheid is over doelen of prioritering van projecten zullen mensen simpelweg niet de motivatie voelen om zo productief te werken als ze anders zouden zijn. De doelen die je voor je teams stelt moeten goed onderzocht en haalbaar zijn. Als een doel niet haalbaar lijkt voor je team, zullen ze geen reden zien om eraan te werken.
Zodra je je doelen hebt gesteld, gebruik een projectmanagementtool om de voortgang bij te houden en mijlpalen voor je team te stellen. Het markeren van prestaties onderweg (zelfs de kleine dingen!) zal regelmatig de efficiëntie van het team aanmoedigen en verbeteren.
3. Focus op effectieve communicatie
Als er eerder enige twijfel was over dit, heeft het werklanschap in 2020 het antwoord verduidelijkt: communicatie is officieel de sleutel.
We zijn het er allemaal over eens dat investeren in een team communicatieplatform zoals Slack of MS Teams een must-have is in een omgeving voor thuiswerken. Maar een manier vinden om de communicatie te beheren en messaging overload te vermijden, is niet altijd eenvoudig. De truc is om een manier te vinden om bij te houden wat je teamleden aan het doen zijn terwijl je het waterkoeler geouwehoer dat iedereen mist, integreert.
Het feit dat communicatie belangrijker is dan ooit is geen vrijpass van om 7 extra vergaderingen op ieders agenda te zetten. Virtuele bijeenkomsten brengen hun eigen set van uitdagingen met zich mee; evalueer je bestaande vergaderingen, deel kennis voor en na een vergadering, en maak er een gewoonte van om alle vergaderingen op te nemen om te delen met teamleden die niet konden komen.
Een van de beste manieren om medewerkers aan te moedigen efficiënt te presteren in hun rol is door ze een reden te geven om dat te doen. Een deel daarvan betekent het creëren van een cultuur waar je medewerkers van houden en deel van willen zijn. Op dit moment betekent dat een verhoogd gevoel van flexibiliteit en begrip.
Flexibele uren en genereuze PTO zijn een enorme prikkel. Toon dat je begrijpt, het combineren van werk en kinderen en een wereldwijde pandemie is voor geen van ons gemakkelijk. Door niet alleen te bieden, maar te stimuleren dat je team tijd voor zichzelf neemt, creëer je een gezonde omgeving waarin mensen hun beste werk doen wanneer ze online zijn.
Hier is hoe we iets als ons flexibele PTO-beleid documenteren in Guru om al onze teams op dezelfde lijn te houden:
5. Efficiënt nieuwe medewerkers inwerken
Investeren in training en ontwikkeling is de sleutel tot het bevorderen van langdurige productiviteit op de werkplek. Natuurlijk duurt het tijd om in een nieuwe baan te groeien en veel leren zal onvermijdelijk onderweg gebeuren, maar het leggen van een sterke basis voor het inwerkproces zal je teams helpen zich sneller aan te passen en hun efficiëntie op de werkvloer te verbeteren.
6. Investeer in kennismanagement binnen het bedrijf
Het gebruik van een bedrijf-breed kennismanagement hulpmiddel is vooral belangrijk wanneer een fysiek “kantoor” niet mogelijk is. We kunnen niet langer vertrouwen op schouderklopjes of kamervragen om de informatie te vinden die we nodig hebben, dus het waarborgen dat je team de antwoorden heeft op de vragen die ze nodig hebben om in de eerste plaats hun werk te doen, laat staan effectief, is een topprioriteit. Deze kennis kan van alles zijn van ‘hoe je je WFH kantoorruimte kunt opzetten’ tot ‘nieuwe productfunctie uitwerkingen’ maar ongeacht de technische details van de vraag, hebben je werknemers een betrouwbare bron van informatie nodig om de antwoorden productief te kunnen vinden. Dit betekent investeren in en onderhoud van een kennisbank die al je interne kennis van het bedrijf huisvest.
Een kennismanagementoplossing is nutteloos als het niet daadwerkelijk wordt gebruikt door je teams.
Een kennisbeheeroplossing is nutteloos als deze niet daadwerkelijk wordt gebruikt door jouw teams. Een actieve kennisbank vereist een intuïtief hulpmiddel dat in workflows integreert en nuttig is voor de dagelijkse behoeften van je team.
Ontdek hoe de teams bij Zoom Guru hebben aangenomen als hun kennisbankoplossing:
7. Wees vriendelijk voor jezelf en je teams!
Dit is een uitdagend jaar geweest voor iedereen. Er is veel veranderd in zowel ons professionele landschap als ons persoonlijke leven. Efficiëntie op de werkplek zal zich ongetwijfeld anders presenteren in deze dagen.
Afgezien van alle andere tips en trucs, wees genereus en begripvol en check in bij de mensen met wie je samenwerkt. Productiviteit zal niet van de ene op de andere dag toenemen, maar langzaam bouwen we de hulpmiddelen en praktijken op om weer aan het werk te gaan.
Ervaar de kracht van het Guru-platform uit de eerste hand - maak onze interactieve producttour
