‍

Bedrijfsachtergrond

Guru bouwt AI-aangedreven ondernemingszoek- en kennisbeheertools die teams helpen de informatie te vinden die ze nodig hebben om hun werk te doen - direct. Als een bedrijf dat zijn eigen champagne drinkt, gebruikt Guru zijn eigen platform intern in alle afdelingen, van Verkoop en Ondersteuning tot Product en People Ops. Leer meer op getguru.com.

De Uitdaging

Het People Operations-team van Guru wilde de wrijving verminderen in hoe werknemers toegang kregen tot kritieke informatie - van de logistiek van het jaarlijkse bedrijfsretreat tot het navigeren door prestatie- en vergoedingsbeoordelingen. HR-informatie was vaak verspreid of verborgen in Slack, waardoor het moeilijk was voor werknemers om te weten wat het nieuwste was of waar ze eerst moesten kijken.
‍

“Het is zo gemakkelijk voor dingen om verloren te gaan in Slack of e-mail. Mensen wisten niet altijd waar ze de laatste update konden vinden of of de info die ze hadden nog steeds accuraat was.” — Jess Lantis, VP van People Operations

De Oplossing

Het team maakte gebruik van Guru's kerncapaciteiten—sterke verzamelingstructuur, aankondigingen, nieuwsbrieven en de nieuwe Pagina's functie—om opnieuw te ontwerpen hoe ze HR-informatie communiceren en delen:

‍

📖 Verzamelingen‍

Ze hebben HR-kennis gestructureerd in een intuïtieve verzamelstructuur die het voor iedereen gemakkelijk maakte om te navigeren naar wat ze nodig hadden

‍‍

‍

📣 Aankondigingen‍

Ze gebruikten Guru Aankondigingen voor updates van hoge prioriteit—zoals deadlines voor open inschrijving of nieuwe beleidsimplementaties—waardoor elke werknemer de boodschap zag en repetitieve opvolgingen werden verminderd.

‍‍

‍

🚀 Nieuwsbrieven‍

Ze maakten maandelijkse nieuwsbrieven direct in Guru, met links naar relevante kaarten, evenementen en bronnen om iedereen op de hoogte te houden.

‍

📍 Pagina's‍

Het team heeft aangepaste pagina's gebouwd voor belangrijke initiatieven, zoals het bedrijfsretreat van 2025, belangrijke informatie over het prestatiebeoordelingsproces prominent getoond op hun departementspagina, en een pagina samengesteld voor een onboarding-traject, met kaarten, agenda's en belangrijke links - alles in één gemakkelijk te navigeren indeling.

“Gebruik maken van Guru betekent dat mensen niet hoeven rond te vragen om te vinden wat ze nodig hebben - het is allemaal daar, en het is accuraat. Ik hou ervan dat we onze inhoud er geweldig uit laten zien en nuttig maken.” — Jess Lantis

De Aanpak

Hier is hoe het team Guru implementeerde in hun HR-werkstromen:
‍

1. Belangrijke momenten in de werknemerservaring in kaart gebracht (bijv. onboarding, beoordelingen, evenementen) en gekoppeld aan Guru-tools die helderheid en consistentie zouden bieden.
   
   
2. Inhoud georganiseerd in slimme collecties zodat iedereen antwoorden kon doorzoeken en zichzelf kan voorzien van antwoorden in elke fase van hun reis.
   
   
3. Aangepaste pagina's gemaakt voor evenementen en belangrijke processen zoals beoordelingen, met links naar de kaarten die mensen het meest nodig hadden.
   
   
4. Aankondigingen ingesteld voor tijdgebonden communicatie, ervoor zorgend dat elke werknemer dezelfde update kreeg, op hetzelfde moment.
   
   
5. Regelmatige nieuwsbrieven gepubliceerd in Guru om een vertrouwde en voorspelbare frequentie van updates te creëren.
   
   
6. Itereren op basis van feedback, voortdurend de inhoud en indeling verbeteren op basis van de behoeften van de werknemers.
   
   

“Guru hielp ons een enkele plek te creëren om mensen te leiden. Nu krijgen we minder herhaalde vragen en meer zelfverzekerde, zelfredzame werknemers.” — Jess Lantis

De uitkomst

Het People Ops-team van Guru besteedt nu minder tijd aan het achtervolgen van herhaalde vragen en meer tijd aan de werknemerservaring en strategische initiatieven. De verschuiving naar Guru heeft betekend:
‍

🙌 Meer zelf-service—werknemers weten waar ze moeten kijken en vertrouwen de informatie die ze vinden

😀 Fewer interrupts—had de minste hoeveelheid vragen gerelateerd aan evenementen voor het retreat van 2025 dankzij de pagina's.

🗣️ Duidelijkere communicatie—nieuwsbrieven, pagina's en aankondigingen brengen regelmatig naar voren wat het belangrijkst is

🧑‍🏫 Slimmer onboarding en evenementen—aangepaste pagina's helpen mensen door complexe ervaringen zoals retreats en beoordelingscycli heen te begeleiden

“Guru maakt het gemakkelijk om mensen te verbinden met de info die ze nodig hebben. Of het nu gaat om een nieuwe werknemer die de logistiek van dag één uitzoekt of iemand die zich voorbereidt op een compensatiebeoordeling - Guru is hoe ze daar komen.” — Jess Lantis