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Unternehmenshintergrund

Guru entwickelt KI-gesteuerte Enterprise-Such- und Wissensmanagement-Tools, die Teams helfen, die Informationen zu finden, die sie benötigen, um ihre Arbeit sofort zu erledigen. Als ein Unternehmen, das seinen eigenen Champagner trinkt, nutzt Guru seine eigene Plattform intern in allen Abteilungen – von Vertrieb und Support bis hin zu Produkt und People Ops. Erfahren Sie mehr unter getguru.com.

Die Herausforderung

Das People Operations-Team von Guru wollte die Hürden reduzieren, wie Mitarbeiter auf wichtige Informationen zugreifen – von den logistischen Aspekten des jährlichen Unternehmens-Retreats bis hin zur Navigation bei Leistungs- und Vergütungsüberprüfungen. HR-Informationen waren oft verstreut oder in Slack verborgen, was es den Mitarbeitern schwer machte zu wissen, was am aktuellsten war oder wo sie zuerst nachsehen sollten.
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„Es ist so einfach, dass Dinge in Slack oder E-Mail verloren gehen. Die Leute wussten nicht immer, wo sie die neuesten Aktualisierungen finden oder ob die Informationen, die sie hatten, noch korrekt waren.“ — Jess Lantis, VP of People Operations

Die Lösung

Das Team nutzte Gurus Kernkompetenzen – starke Sammlungsstruktur, Ankündigungen, Newsletter und die neue Seitenfunktion –, um die Art und Weise, wie sie kommunizieren und HR-Informationen teilen, neu zu gestalten:

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📖 Sammlungen‍

Sie strukturierten HR-Wissen in einer intuitiven Sammlungstruktur, die es jedem erleichterte, die benötigten Informationen zu finden.

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📣 Ankündigungen‍

Sie verwendeten Guru-Ankündigungen für wichtige Aktualisierungen – wie Fristen für die offene Einschreibung oder die Einführung neuer Richtlinien – um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter die Botschaft sah und wiederholte Nachverfolgungen zu reduzieren.

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🚀 Newsletter‍

Sie erstellten monatliche Newsletter direkt in Guru und verlinkten auf relevante Karten, Veranstaltungen und Ressourcen, um alle auf dem Laufenden zu halten.

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📍 Seiten‍

Das Team erstellte benutzerdefinierte Seiten für wichtige Initiativen, wie das Unternehmens-Retreat 2025, stellte wichtige Informationen zum Leistungsbewertungszyklus klar auf ihrer Abteilungsseite dar und kuratierte eine Seite für den Einarbeitungsprozess, indem Karten, Kalender und wichtige Links – alles in einem leicht navigierbaren Layout – zusammengebracht wurden.

„Die Verwendung von Guru bedeutet, dass die Leute nicht herumfragen müssen, um das zu finden, was sie brauchen – es ist alles da und es ist genau. Ich liebe es, dass wir unsere Inhalte gut aussehen lassen und nützlich machen können.” — Jess Lantis

Der Ansatz

Hier ist, wie das Team Guru in ihren HR-Workflows implementiert hat:
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1. Wichtige Momente im Mitarbeitererlebnis kartiert (z.B. Onboarding, Überprüfungen, Veranstaltungen) und sie mit Guru-Tools abgeglichen, die Klarheit und Konsistenz bieten.
   
   
2. In smarten Sammlungen organisiert, damit jeder Antworten in jedem Stadium seiner Reise suchen und selbst bedienen kann.
   
   
3. Benutzerdefinierte Seiten erstellt für Veranstaltungen und hochgradige Prozesse wie Überprüfungen, die auf die Karten verlinken, die die Leute am meisten benötigen.
   
   
4. Ankündigungen eingerichtet für zeitkritische Kommunikation, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter dasselbe Update zur gleichen Zeit erhält.
   
   
5. Regelmäßige Newsletter veröffentlicht in Guru, um einen vertrauenswürdigen und vorhersehbaren Rhythmus von Aktualisierungen zu schaffen.
   
   
6. Basierend auf Feedback iteriert, um die Inhalte und das Layout kontinuierlich basierend auf den Bedürfnissen der Mitarbeiter zu verbessern.
   
   

„Guru hat uns geholfen, einen einzigen Ort zu schaffen, um Leute zu dirigieren. Jetzt bekommen wir weniger wiederholte Fragen und selbstbewusstere, selbstständige Mitarbeiter.” — Jess Lantis

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Das Ergebnis

Das People Ops-Team von Guru verbringt jetzt weniger Zeit damit, wiederholte Fragen zu verfolgen und mehr Zeit damit, sich auf die Mitarbeitererfahrung und strategische Initiativen zu konzentrieren. Der Wechsel zu Guru bedeutet:
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🙌 Mehr Selbstbedienung—Mitarbeiter wissen, wo sie suchen sollen und vertrauen den Informationen, die sie finden.

😀 Weniger Unterbrechungen— hatte die wenigsten eventbezogenen Fragen für das Retreat 2025 dank Seiten.

🗣️Klarere Kommunikationen—Newsletter, Seiten und Ankündigungen zeigen regelmäßig, was am wichtigsten ist.

🧑‍🏫 Intelligentere Einarbeitung und Veranstaltungen—benutzerdefinierte Seiten helfen, Menschen durch komplexe Erfahrungen wie Retreats und Überprüfungszyklen zu führen.

„Guru erleichtert es, die Leute mit den Informationen zu verbinden, die sie brauchen. Egal, ob es sich um einen neuen Mitarbeiter handelt, der die Logistik des ersten Tages herausfindet, oder um jemanden, der sich auf eine Vergütungsüberprüfung vorbereitet – Guru ist der Weg, wie sie dorthin gelangen.” — Jess Lantis