Det finns många sätt att förbättra din teams produktivitet och effektivitet, även när de arbetar hemifrån. Läs vår lista med 7 sätt på hur effektiviteten kan förbättras.
När industrier över hela linjen navigerar övergången till distansarbete och asynkront arbete, ställer vi oss återigen den ständiga frågan: är anställda mindre effektiva när de arbetar hemifrån? Och om svaret är ja, hur kan anställdas effektivitet förbättras under 2020?
Veckans arbete på 40 timmar försvann långt innan en global pandemi omformade vårt arbetslandskap. Anställda hade överträffat normala arbetstider på kontoret, och det är säkert att säga att gränserna mellan vårt personliga och professionella liv suddas ut alltmer när arbete hemifrån blir den nya normen. Vi finner oss själva med att kolla in våra arbetsdatorer vid alla timmar på dygnet. Var ärlig — hur många gånger har du fångat dig själv med att kolla din Slack (eller ditt företags motsvarande kommunikationsplattform) på din mobiltelefon "efter arbetstid" under den senaste veckan?
Så vi lägger mer tid "online" men vad betyder det för vår produktivitet och kvaliteten på vårt arbete? Ökade arbetstimmar motsvarar inte ökad effektivitet, så låt oss ta reda på hur man förbättrar effektiviteten på jobbet — när "kontoret" plötsligt är den trånga hörnan i vårt tvättstuga.
De 7 bästa sätten att förbättra produktiviteten på arbetsplatsen
1. Delegera uppgifter till rätt personer
Detta kan verka självklart; en chef behöver delegera. Men det är ofta lättare sagt än gjort, särskilt i en distansarbetsmiljö. Innan du sätter igång med ett projekt på ett öppet sätt, ta lite tid att tänka över vem som skulle passa bäst för uppgiften.
En grundläggande förståelse för dina teammedlemmars styrkor och kommunikativa stilar är avgörande för genomtänkt delegering. Du kan inte förvänta dig att alla ska vara bra på allt. Förklara för dina teammedlemmar varför du ger dem en uppgift, istället för att bara tilldela den. Genom att ta de extra 2 minuterna för att skicka ett meddelande som: "Hej Bill — ville bara låta dig veta att jag ger denna uppgift till dig eftersom du har arbetat nära med XYZ tidigare och jag vet att du är bra på XYZ." Denna lilla extrainformation kommer att göra underverk för att uppmuntra anställda att öka sin produktivitet och få projekt genom dörren snabbare.
2. Klargör mål och prioriteringar
Utan tydliga förväntningar kan dina anställda inte förväntas arbeta effektivt. Om det finns någon form av oklarhet kring mål eller prioriteringar av projekt kommer människor helt enkelt inte att känna motivationen att arbeta så produktivt som de annars skulle. De mål som du ställer för dina team bör vara väl undersökta och uppnåeliga. Om ett mål inte känns genomförbart för ditt team, kommer de inte att se någon anledning att arbeta mot det.
När du har ställt upp dina mål, använd ett projektledningsverktyg för att spåra framsteg och sätta delmål för ditt team. Att markera prestationer längs vägen (även de små sakerna!) kommer regelbundet att uppmuntra och förbättra teamets effektivitet.
3. Fokusera på effektiv kommunikation
Om det fanns några frågor om detta tidigare har arbetslandskapet 2020 klargjort svaret: kommunikation är officiellt nyckeln.
Vi är alla på samma sida att investera i en teamkommunikationsplattform som Slack eller MS Teams är ett måste istället för något trevligt att ha i en distansarbetsmiljö. Men att hitta ett sätt att hantera kommunikation och undvika meddelandeöverbelastning är inte alltid enkelt. Tricket här är att hitta ett sätt att hålla reda på vad dina teammedlemmar gör samtidigt som man inkluderar de vattenkylarbantar som alla saknar.
Att kommunikationen är viktigare än någonsin är inte ett frikort för att sätta 7 extra möten på allas kalendrar. Virtuella möten medför sina egna utmaningar; granska dina befintliga möten, dela kunskap före och efter mötet, och gör det till en vana att spela in alla möten för att dela med folk i teamet som inte kunde delta.
Ett av de allra bästa sätten att uppmuntra anställda att prestera effektivt i sina roller är att ge dem en anledning att göra det. En del av detta betyder att skapa en kultur som dina anställda älskar och vill vara en del av. Just nu betyder det en ökad känsla av flexibilitet och förståelse.
Flexibla timmar och generös PTO är en stor incitament. Visa att du förstår, att jonglera arbete och barn samt en global pandemi är inte lätt för någon av oss. Genom att inte bara erbjuda, utan uppmuntra ditt team att ta tid för sig själva kommer du att odla en hälsosam miljö där folk kommer att göra sitt bästa arbete när de är online.
Här är hur vi dokumenterar något som vår flexibla PTO-policy i Guru för att hålla alla våra team på samma sida:
5. Effektivt onboarda nya anställda
Investering i utbildning och utveckling är avgörande för att främja långsiktig produktivitet på arbetsplatsen. Självklart tar det tid att komma in i ett nytt jobb och mycket lärande kommer oundvikligen att hända på språng, men att lägga en stark grund för onboardingprocessen hjälper dina team att anpassa sig och förbättra sin effektivitet på jobbet mycket snabbare.
6. Investera i företagsomspännande kunskapshantering
Att använda ett företagsomspännande kunskapshanterings verktyg är särskilt viktigt när ett fysiskt "kontorsutrymme" är avskrivet. Vi kan inte längre förlita oss på axeltryck eller rumsomröstningar för att hitta den information vi behöver, så att säkerställa att ditt team har svaren på de frågor de behöver för att ens göra sina jobb från första början, för att inte nämna effektivt, är en högsta prioritet. Detta innebär att investera i och upprätthålla en kunskapsbas som rymmer all din organisations interna kunskap. Detta innebär att investera i och upprätthålla en kunskapsbas som rymmer all intern kunskap inom ditt företag.
En kunskapshanteringslösning är värdelös om den inte faktiskt används av dina team.
En aktiv kunskapsbas kräver ett intuitivt verktyg som integreras i arbetsflöden och är användbart för ditt teams dagliga behov. En aktiv kunskapsbas kräver ett intuitivt verktyg som integreras i arbetsflöden och är användbart för ditt teams vardagliga behov.
Ta reda på hur teamen på Zoom effektivt antog Guru som sin kunskapsbaslösning:
7. Var snäll mot dig själv och dina team!
Detta har varit ett prövande år för alla. Mycket har förändrats både i vårt professionella landskap och i vårt privatliv. Effektivitet på arbetsplatsen kommer oundvikligen att ta sig olika uttryck nu för tiden.
Förutom alla andra tips och tricks, var generös och förstående och kolla in med de människor du arbetar med. Produktiviteten kommer inte att öka över natten, men långsamt bygger vi upp verktygen och metoderna för att arbeta igen.
När industrier över hela linjen navigerar övergången till distansarbete och asynkront arbete, ställer vi oss återigen den ständiga frågan: är anställda mindre effektiva när de arbetar hemifrån? Och om svaret är ja, hur kan anställdas effektivitet förbättras under 2020?
Veckans arbete på 40 timmar försvann långt innan en global pandemi omformade vårt arbetslandskap. Anställda hade överträffat normala arbetstider på kontoret, och det är säkert att säga att gränserna mellan vårt personliga och professionella liv suddas ut alltmer när arbete hemifrån blir den nya normen. Vi finner oss själva med att kolla in våra arbetsdatorer vid alla timmar på dygnet. Var ärlig — hur många gånger har du fångat dig själv med att kolla din Slack (eller ditt företags motsvarande kommunikationsplattform) på din mobiltelefon "efter arbetstid" under den senaste veckan?
Så vi lägger mer tid "online" men vad betyder det för vår produktivitet och kvaliteten på vårt arbete? Ökade arbetstimmar motsvarar inte ökad effektivitet, så låt oss ta reda på hur man förbättrar effektiviteten på jobbet — när "kontoret" plötsligt är den trånga hörnan i vårt tvättstuga.
De 7 bästa sätten att förbättra produktiviteten på arbetsplatsen
1. Delegera uppgifter till rätt personer
Detta kan verka självklart; en chef behöver delegera. Men det är ofta lättare sagt än gjort, särskilt i en distansarbetsmiljö. Innan du sätter igång med ett projekt på ett öppet sätt, ta lite tid att tänka över vem som skulle passa bäst för uppgiften.
En grundläggande förståelse för dina teammedlemmars styrkor och kommunikativa stilar är avgörande för genomtänkt delegering. Du kan inte förvänta dig att alla ska vara bra på allt. Förklara för dina teammedlemmar varför du ger dem en uppgift, istället för att bara tilldela den. Genom att ta de extra 2 minuterna för att skicka ett meddelande som: "Hej Bill — ville bara låta dig veta att jag ger denna uppgift till dig eftersom du har arbetat nära med XYZ tidigare och jag vet att du är bra på XYZ." Denna lilla extrainformation kommer att göra underverk för att uppmuntra anställda att öka sin produktivitet och få projekt genom dörren snabbare.
2. Klargör mål och prioriteringar
Utan tydliga förväntningar kan dina anställda inte förväntas arbeta effektivt. Om det finns någon form av oklarhet kring mål eller prioriteringar av projekt kommer människor helt enkelt inte att känna motivationen att arbeta så produktivt som de annars skulle. De mål som du ställer för dina team bör vara väl undersökta och uppnåeliga. Om ett mål inte känns genomförbart för ditt team, kommer de inte att se någon anledning att arbeta mot det.
När du har ställt upp dina mål, använd ett projektledningsverktyg för att spåra framsteg och sätta delmål för ditt team. Att markera prestationer längs vägen (även de små sakerna!) kommer regelbundet att uppmuntra och förbättra teamets effektivitet.
3. Fokusera på effektiv kommunikation
Om det fanns några frågor om detta tidigare har arbetslandskapet 2020 klargjort svaret: kommunikation är officiellt nyckeln.
Vi är alla på samma sida att investera i en teamkommunikationsplattform som Slack eller MS Teams är ett måste istället för något trevligt att ha i en distansarbetsmiljö. Men att hitta ett sätt att hantera kommunikation och undvika meddelandeöverbelastning är inte alltid enkelt. Tricket här är att hitta ett sätt att hålla reda på vad dina teammedlemmar gör samtidigt som man inkluderar de vattenkylarbantar som alla saknar.
Att kommunikationen är viktigare än någonsin är inte ett frikort för att sätta 7 extra möten på allas kalendrar. Virtuella möten medför sina egna utmaningar; granska dina befintliga möten, dela kunskap före och efter mötet, och gör det till en vana att spela in alla möten för att dela med folk i teamet som inte kunde delta.
Ett av de allra bästa sätten att uppmuntra anställda att prestera effektivt i sina roller är att ge dem en anledning att göra det. En del av detta betyder att skapa en kultur som dina anställda älskar och vill vara en del av. Just nu betyder det en ökad känsla av flexibilitet och förståelse.
Flexibla timmar och generös PTO är en stor incitament. Visa att du förstår, att jonglera arbete och barn samt en global pandemi är inte lätt för någon av oss. Genom att inte bara erbjuda, utan uppmuntra ditt team att ta tid för sig själva kommer du att odla en hälsosam miljö där folk kommer att göra sitt bästa arbete när de är online.
Här är hur vi dokumenterar något som vår flexibla PTO-policy i Guru för att hålla alla våra team på samma sida:
5. Effektivt onboarda nya anställda
Investering i utbildning och utveckling är avgörande för att främja långsiktig produktivitet på arbetsplatsen. Självklart tar det tid att komma in i ett nytt jobb och mycket lärande kommer oundvikligen att hända på språng, men att lägga en stark grund för onboardingprocessen hjälper dina team att anpassa sig och förbättra sin effektivitet på jobbet mycket snabbare.
6. Investera i företagsomspännande kunskapshantering
Att använda ett företagsomspännande kunskapshanterings verktyg är särskilt viktigt när ett fysiskt "kontorsutrymme" är avskrivet. Vi kan inte längre förlita oss på axeltryck eller rumsomröstningar för att hitta den information vi behöver, så att säkerställa att ditt team har svaren på de frågor de behöver för att ens göra sina jobb från första början, för att inte nämna effektivt, är en högsta prioritet. Detta innebär att investera i och upprätthålla en kunskapsbas som rymmer all din organisations interna kunskap. Detta innebär att investera i och upprätthålla en kunskapsbas som rymmer all intern kunskap inom ditt företag.
En kunskapshanteringslösning är värdelös om den inte faktiskt används av dina team.
En aktiv kunskapsbas kräver ett intuitivt verktyg som integreras i arbetsflöden och är användbart för ditt teams dagliga behov. En aktiv kunskapsbas kräver ett intuitivt verktyg som integreras i arbetsflöden och är användbart för ditt teams vardagliga behov.
Ta reda på hur teamen på Zoom effektivt antog Guru som sin kunskapsbaslösning:
7. Var snäll mot dig själv och dina team!
Detta har varit ett prövande år för alla. Mycket har förändrats både i vårt professionella landskap och i vårt privatliv. Effektivitet på arbetsplatsen kommer oundvikligen att ta sig olika uttryck nu för tiden.
Förutom alla andra tips och tricks, var generös och förstående och kolla in med de människor du arbetar med. Produktiviteten kommer inte att öka över natten, men långsamt bygger vi upp verktygen och metoderna för att arbeta igen.
Upplev kraften i Guru-plattformen förstahands - ta vår interaktiva produktturné
