Eğer ekibiniz, bilgi yönetimi, belge paylaşımı veya iç intranet çözümleri için SharePoint'i düşünüyorsa, yalnız değilsiniz. Microsoft tarafından geliştirilen SharePoint, uzun zamandır kurumsal işbirliği ve içerik yönetim alanında baskın bir oyuncu olmuştur. Ancak organizasyonunuz büyüdükçe ve ihtiyaçlar geliştikçe, en iyi uyan aracı bulmak için tüm seçenekleri keşfetmek önemlidir. Bu rehberde, SharePoint'in ne sunduğuna, nerede başarılı olduğuna ve ihtiyaçlarınıza daha iyi uyan sağlam bir alternatif olan Guru ile karşılaştırıldığına dalmacağız.

SharePoint Nedir?

SharePoint, Microsoft tarafından geliştirilen bir web tabanlı işbirliği platformudur. Orjinal olarak 2001 yılında piyasaya sürüldü, belgeleri, intranetleri ve ekipler arasında iç işbirliğini yönetmek için kapsamlı bir araç haline geldi. Microsoft 365 paketinin bir parçasıdır ve Outlook, Teams ve OneDrive gibi araçlarla sorunsuz bir şekilde entegre olur, bu da zaten Microsoft ekosistemini kullanan şirketler için bir çözüm haline getirir.

SharePoint, ölçeklenebilirliği ve esnekliği nedeniyle özellikle büyük işletmeler tarafından tercih edilir. Organizasyonlar, iç web siteleri oluşturmak, belge yönetim sistemleri oluşturmak ve departmanlar arasında iletişimi kolaylaştırmak amacıyla kullanır. Ekip, merkezi bir belge kitaplığına, içsel bir bloga veya güçlü bir intranet çözümüne ihtiyaç duyuyorsa, SharePoint, bu ihtiyaçları karşılamak için yüksek derecede özelleştirilebilir bir platform sunar.

SharePoint'in Başlıca Özellikleri

1. Belge yönetimi ve paylaşımı: SharePoint, belgeler için kütüphaneler oluşturmada ve sürüm kontrolü, izinler ve erişim yönetimi aracılığıyla kolay işbirliğine olanak tanımada mükemmeldir. Kullanıcılar belgeler üzerinde birlikte çalışabilir, değişiklikleri takip edebilir ve kimin ne göreceğini kontrol edebilir.
2. İç intranet ve siteler: SharePoint, şirketlerin haberleri, şirket güncellemelerini ve kaynakları paylaşmak için intranet siteleri oluşturmasına olanak tanır. Bu siteler, farklı ekiplere, departmanlara veya şirket geneline özelleştirilebilir.
3. Microsoft 365 ile sorunsuz entegrasyon: Microsoft ekosisteminde derinlemesine entegre olan kuruluşlar için, SharePoint'in Teams, Outlook ve OneDrive ile entegrasyonları iş akışlarını hızlandırır. Dosyalar platformlar arasında erişilebilir ve güncellemeler otomatik olarak senkronize edilir.
4. Özel iş akışları ve otomasyon: Power Automate (önceki adıyla Microsoft Flow) gibi araçlar sayesinde SharePoint, işletmelerin onay süreçleri ve bildirimler gibi manuel görevleri azaltarak otomatik iş akışları oluşturmasına olanak tanır.
5. Kurumsal düzeyde güvenlik: Microsoft'un bir parçası olarak, SharePoint yerleşik uyumluluk özellikleri, veri koruması ve güçlü erişim kontrolleri sunar, veri gizliliğini sağlamak için.

Kimler SharePoint kullanıyor?

SharePoint, belge yönetimi, düzenleyici uyumluluk ve iç iletişimin kritik olduğu endüstrilerde yaygın olarak kullanılmaktadır. Bu, finans, sağlık, ve hükümet gibi güvenlik ve versiyon kontrolünün temel olduğu sektörleri içerir. Ayrıca, merkezi, ölçeklenebilir bir platforma ihtiyaç duyan büyük kuruluşlar ve çok uluslu şirketler için de popüler bir tercihtir.

SharePoint'in Artıları ve Eksileri

Artıları:

• Microsoft 365 ile Entegrasyon: Şirketiniz zaten Microsoft'un paketini kullanıyorsa, SharePoint, üretkenliği artırarak ve aksaklıkları en aza indirerek sorunsuz entegrasyon sağlar.
• Belge yönetimi: SharePoint'in gelişmiş belge kitaplıkları, versiyon kontrolü ve izin ayarları, karmaşık belge paylaşım ihtiyaçları olan şirketler için mükemmel bir tercih yapmasını sağlar.
• Özelleştirilebilir iş akışları: Onayları, bildirimleri ve diğer süreçleri otomatik hale getirerek işletme verimliliğini artırabilirsiniz.
• Ölçeklenebilirlik: SharePoint, küçük departman projelerinden büyük, kurum genel sistemlere kadar her şeyi ele alacak şekilde tasarlanmıştır.

Eksileri:

• Karmaşıklık ve öğrenme eğrisi: SharePoint, özellikle özelleştirmeyi ve kurulumu yönetmek için ayrılmış IT ekipleri olmayan şirketler için yeni kullanıcılar için ezici olabilir.
• Maliyet: Özelleştirme, barındırma ve depolama ihtiyaçlarına bağlı olarak, SharePoint özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler için yüksek maliyetli bir yatırım haline gelebilir.
• Özelleştirme kısıtlamaları: SharePoint esneklik sunarken, geniş kapsamlı özelleştirme genellikle önemli bir geliştirme çabası gerektirir ve sistemi sürdürmekte artan karmaşıklığa yol açabilir.

Uzman vs. SharePoint

SharePoint ile Guru Karşılaştırması, tercih genellikle şirketinizin iş akışı ihtiyaçlarına, kullanım kolaylığına ve harici entegrasyonlara ne kadar bağımlı olduğunuza bağlıdır.

Guru’nun Güçlü Yönleri

1. Kullanım Kolaylığı: SharePoint'in aksine, Guru, basitlik ve erişilebilirlik göz önünde bulundurularak oluşturulmuştur. Çalışanların bilgilere doğrudan iş akışları içinden erişebilmelerini sağlayan sezgisel bir arayüz ve Slack, Teams ve Chrome ile sorunsuz entegrasyon sunar.
2. AI destekli bilgi yönetimi ve kurumsal arama: Guru, organizasyonlar için AI kullanarak "gerçek tek kaynak" oluşturmada başarılıdır. Otomatik bilgi doğrulama ve gelişmiş arama gibi özelliklerle birlikte, bir tarayıcı eklentisiyle, Guru, kullanıcıların her zaman iş akışları içinde doğru ve güncel bilgilere erişebilmelerini sağlar.
3. Derin kişiselleştirme: Guru, şirketlerin ve ekiplerin, çalışanların işlerini yapmaları için gereken tüm bilgileri ve liderliğin onlara bildirmeleri gereken önemli duyuruları içeren özel ana sayfalar oluşturmalarına olanak tanır. Rol ve etkinlik gibi bağlama dayalı AI içerik önerileri ve kişiselleştirilmiş, departman özel AI asistanları ile, çalışanlar ihtiyaç duydukları cevapları zahmetsizce alırlar.
4. Güvenlik: Guru, verilerinizin ve içeriğinizin yalnızca sizin tarafınızdan sahip olunduğunu garanti eder, üçüncü taraf LLM'ler tarafından hiçbir veri saklamaz. Takımınızın AI modeli size özgüdür ve özel olarak eğitilmiştir; bağlı kaynaklar zaten belirlediğiniz gizlilik izinlerine uyar. Guru'nun sağlam güvenlik uygulamaları hakkında daha fazla bilgi edinin.

SharePoint'in güçlü yönleri

1. Kurumsal düzey özellikler: Gelişmiş belge yönetimi, izin kontrolleri ve uyumluluk özelliklerine ihtiyaç duyan büyük organizasyonlar için SharePoint'i geçmek zor. Katı veri güvenliği ve uyumluluk standartları gerektiren endüstriler için daha kapsamlı bir çözüm sunar.
2. Büyük ekipler için özelleştirme: Kendi IT ekibiniz varsa veya kapsamlı özelleştirmeye ihtiyacınız varsa, SharePoint çok özel kullanım durumlarına, iç web sitelerinden karmaşık belge iş akışlarına kadar özelleştirilebilen esnek bir platform sunar.
3. Daha derin Microsoft entegrasyonu: Zaten Teams, Outlook veya Power Automate gibi Microsoft araçlarına güvenen organizasyonlar için SharePoint'in sorunsuz entegrasyonu mevcut iş akışlarına güçlü iyileştirmeler sağlayabilir.

Müşterilerin söyledikleri

Her iki platform için müşteri geri bildirimleri güçlü ve zayıf yanlarını vurguluyor.

SharePoint kullanıcıları güçlü belge yönetimi ve Microsoft ürünleri ile entegrasyonunu takdir ediyor. Bir Capterra inceleyicisi şunları belirtti: "Çok sayıda insanın SharePoint'ten şikayet ettiğini duyuyorum, ancak her seferinde kullanışlı araçlar, işbirliği, entegrasyon, otomasyon ve hepsini çok makul bir maliyetle bir araya getirmenin inanılmaz kolay olduğunu görüyorum." M365 ile sıkı bir şekilde entegre olduğundan, sunulan her şeyden faydalanmanın mantıklı olduğunu söyledi.

Guru kullanıcıları sezgisel arayüzünü ve yapay zeka destekli bilgi yönetimini seviyor. Bir Capterra inceleyicisi şunları söyledi: "Guru gerçekten bizi kurtardı ve departmanımızda o kadar başarılı oldu ki, tüm şirketimiz bilgi tabanlarını bu platforma taşımaya başladı." Kullanımı ve özelleştirmesi gerçekten kolaydır ve herhangi bir bilgiyi tutmaya ihtiyaç duyan her şirkete öneririm.

Sonuç: Takımınız için doğru aracı seçme

Takımınız zaten Microsoft ekosistemine gömülü ise ve gelişmiş belge yönetimi ve uyumluluk özelliklerine ihtiyaç varsa, özellikle büyük işletmeler için SharePoint daha uygun olabilir. Ancak, önceliğinizin kullanım kolaylığı, sorunsuz iş akışı entegrasyonu ve yapay zeka destekli bilgi doğrulaması olması durumunda, Guru daha kullanıcı dostu ve ölçeklenebilir bir alternatif sunar. Guru bilgi yönetimini basitleştirir ve doğrulanmış bilgilere daha hızlı erişim sağlar, bu da hızlı hareket eden ekipler için ise SharePoint gibi bir sistem karmaşıklığı olmadan verimliliği artırmak için idealdir.

Takımınızın bilgi paylaşımı ve işbirliği çabalarını düzenleme vakti geldiyse, Guru'yu deneyin ve nasıl verimliliğinizi artırabileceğinizi görün.

‍