Чи плануєте щось таке невелике, як запуск нового додатку, або наскільки значне є повна реструктуризація, мати ефективний процес управління змінами є обов'язковим. Але не турбуйтеся, у нас є все, що вам потрібно, щоб бути ефективним агентом змін для будь-якого нового рішення.

Що таке управління змінами?

Управління змінами в основному полягає в успішному проведенні людей через зміну поведінки. Легко забутися у бізнес-жаргоні, коли ми говоримо про організаційні зміни («У нас є новий інструмент і нам потрібно успішно впровадити його до кінця тижня, щоб відповідати нашим цілям 4-го кварталу!»), але головний чинник змін - це завжди люди. Якщо старі звички довго не помиратимуть, будь-яка стратегія управління змінами повністю повинна враховувати тих, кого вплине оновлення, або воно провалиться.

Чому важливий процес управління змінами?

Ми всі бачили результати погано керованих змін: низьке прийняття, страх, тривогу і повернення до старих звичок. Після серії невдалих змін люди в кінцевому рахунку перестають довіряти, що будь-яка зміна буде успішною, а потім навіть не намагаються вплинути на зміни - у якому пункті бізнес припиняє бути конкурентним і застоює. Наявність ефективного процесу управління змінами - це ризиковий пом'якшувач, що дозволяє організаціям уникати цього циклу застою з усіх сторін.

Першим кроком в хорошому процесі управління змінами є знання причини зміни, а потім слідування цьому чіткою комунікацією та стимулом для змін. Після усього, відсутність підтримки - один з основних способів занепаду процесів управління змінами, але це не єдиний. Поглибитесь у чому невдаються спроби управління змінами.

Основні причини невдалого успіху змін

• Причина зміни погано розуміється або не висвітлюється
• Керівництво не підтримує
• Правильні зацікавлені сторони не беруть участь у процесі
• Впровадження погано продумане
• Немає коротко- або довгострокового продовження
• Процес проводиться без співчуття

Основні ризики управління змінами в організації

• Плутанина серед співробітників, стрес та вигорання
• Відсутність віри в успішний результат змін, що призводить до високого організаційного опору змінам
• Здавалося б, «хаотичне» робоче місце
• Висока кількість зворотних втрат від співробітників, що призводить до втрати інституційних знань
• Проекти призупиняються або взагалі не завершуються
• Погане задоволення клієнтів, що призводить до негативних асоціацій з брендом
• Загальна ефективність бізнесу знижується

Які п'ять кроків управління змінами? 

Для того, щоб організувати успішну зміну в організації (та зменшити потенційні ризики), потрібно виконати п'ять основних кроків. 

1. Підготуватися до змін

Коли ми думаємо про підготовку, ми часто думаємо про логістику та рішення (які є важливими), але недооціненим аспектом процесу підготовки є розгляд того, як зміну можна підтримати поведінкою і культурою. Допоможіть співробітникам та керівництву зрозуміти, де є проблеми, перед тим як вводити нове рішення; активно запитуйте відгуки щодо поточного стану речей та використовуйте їх, щоб визначити, як ви будете спілкуватися з урахуванням майбутньої зміни та ідентифікувати, хто повинен бути власником інтересу.

1. Складіть план управління змінами та сповіщуйте про стратегію й бачення

Тепер, коли ви розумієте, як розмістити вашу зміну для широкої підтримки в організації, ви готові визначити обсяг, розробити план впровадження, залучити відповідних зацікавлених сторін, і визначити, як ви будете вимірювати успіх. Також важливо поділитися чому зміну, яка є частиною вашого процесу підтримки, намагаючись представити план для різних представників у компанії, та розповісти, як це вплине на кожного індивідуально.

1. Впровадіть організаційну зміну

Далі, запустіть свій проект. Дотримуйтесь плану дій, який ви визначили, але переконайтеся, що почуваєте відгуки на кожному кроці, щоб побачити, чи не потрібно робити коригування по мірі руху. Це не лише допоможе уникнути відкладеного невдачі, але також допоможе зберегти підтримку, коли співробітники бачать, що їх потреби враховані та інтегровані, коли ви досягаєте важливих пунктів.

1. Інтегруйте зміни в організаційну культуру та процеси

Ви завершили впровадження змін та все прекрасно росте — протягом близько 6 тижнів. Як ви уникнете, щоб люди поверталися до старих звичок та скасували всю велику роботу вашої команди? Підсиліть зміну поведінки за допомогою стимулів, документування, постійного спілкування, і, можливо, найважливіше, видимим моделюванням ідеального стану керівництвом.

1. Огляд впливу зміни

Час переглянути успішність вашої зміни. Подивіться на ключові показники ефективності, які ви встановили до введення (снімки до/після дуже допоможуть) та проведіть післяфактум, щоб отримати повний огляд того, як пройшов процес та наскільки «залипаючим» він був.

Термінологія процесу управління змінами

Якщо ви хочете вирізнятися в управлінні змінами, вам потрібно вивчити арготик. Ось швидкий мануал.

Модель управління змінами

Модель управління змінами - це заздалегідь розроблена структура (на основі багатьох експериментів у реальному світі) для створення ефективного процесу управління змінами у компанії. Популярні моделі - ADKAR, Lewin’s, Kotter’s, McKinsey’s, та Kübler-Ross’s.

Процес управління змінами

Процес управління змінами - це впровадження зміни до кінця в організації.

План управління змінами

План управління змінами - це конкретний метод впровадження змін у межах більшого процесу. Ось наш експертний керівник по написанню свого.

Як створити ефективний процес управління змінами для вашої організації

Тепер, коли ви вже знаєте, як провести гладкий процес управління змінами, ви, можливо, задаєтеся питанням, які кроки потрібно вжити для створення цього процесу з самого початку. Ось, що вам потрібно зробити:

Визначте бажані зміни та цілі

Зміни заради змін не корисні нікому. Перший крок - з'ясувати, що саме потрібно змінити, і чому. Це не тільки уточнює такі речі, як обсяг і строк, але також допомагає вам визначити, хто повинен бути залучений та на якому рівні.

Залучіть ключових зацікавлених сторін та представте бізнес-випадок

Мати правильних зацікавлених сторін важливо. Адже саме вони будуть тими, хто допоможе вам належним чином впровадити зміни! Вони повинні бути першими, хто погоджується, та допомагати вам визначити найкращий спосіб підготувати організацію до того, що надходить.

Плануйте зміни

Тут ви захочете документувати ваші ключові показники продуктивності протягом процесу змін. Ви захочете робити знімки вашого поточного стану для оцінки успіху на заздалегідь визначених точках прогресу (а також після завершення процесу).

Визначте ресурси та критерії успіху

Що потрібно для ефективної реалізації змін? Як має виглядати майбутній стан? Будьте якомога дрібничними у визначенні метрик успіху.

Надайте чітку комунікацію з початку до кінця

Ніхто не любить бути в невідомості! Переконайтеся, що ваш процес, контрольні точки і критерії успіху видимі для кожного, хто буде задіяний — і часто запитуйте відгуки, щоб...

Управляти опором та поліпшити вплив змін

Знову ж таки, зміни - це важко. Підтримуючи відчуття того, що їх почули, ви можете знизити рівні опору та полегшити процес безперешкодної реалізації. Крім того, випадкові нагадування про те, чому необхідні зміни і як вони корисні для тих, кого вони стосуються, дозволяють усім працювати на спільну мету.

Визнайте успіх проекту управління змінами

В кінці процесу (чи, краще кажучи, на кожній великій віхі) відзначайте те, що ви та ваша команда досягли. Позитивний відгук полегшує будь-які майбутні плани змін.

Оцініть вплив та поліпшіть ваш процес управління змінами на майбутнє

Пам'ятайте, що завжди є місце для вдосконалення. Це називається процесом з певної причини. Те, що працювало для вас роками тому, може вимагати повного перегляду тепер, коли у вас є нова команда/організація/продукт. Використовуйте те, що ви вивчили, та адаптуйтеся.

Як забезпечити наявність відповідних інструментів управління змінами

Перегляньте свій набір інструментів управління змінами

Взяття до себе успіху управління змінами шляхом використання відповідних інструментів для завдання. Ось деякі з найкращих рішень:

‍