Як користуватися SharePoint: Повний посібник
Введення
У сучасному швидкому світі, орієнтованому на відповідність, управління різноманітними формами контенту - від традиційних документів до веб- та соціальних медіа-вмісту - може бути велетенським завданням. Ось де входить SharePoint. Stands out in the modern workplace by offering a robust solution to streamline compliance processes.
Спрощує цей процес і забезпечує, що ваша організація може легко дотримуватися вимог регулювання. За зростання регулювань необхідність для бізнесу дотримуватися цих стандартів важливіша, ніж коли-небудь. SharePoint не лише спрощує цей процес, але також забезпечує, що ваша організація може легко дотримуватися регуляторних вимог.
Для кого призначений SharePoint
SharePoint розроблено для будь-якої організації, яка працює з великими обсягами даних і потребує простого методу управління виконанням регулювань. Ідеальні користувачі включають:
- Офіцери відповідності: Гарантування відповідності всього організаційного контенту вимогам галузі.
- Менеджери записів: Управління життєвим циклом записів від створення до утилізації.
- Менеджери ІТ: Забезпечення безпеки інформації під час управління ризиками відповідності.
- Юридичні команди: Встановлення юридичних утримань на відповідні документи під час судових слухань або аудиту.
- Менеджери операцій: Оптимізація процесів та скорочення ручних завдань у сфері відповідності.
Основні функції
SharePoint пропонує повний набір функцій, розроблених для вирішення ваших потреб управління виконанням регулювань безперервно:
- Управління версіями: Ведення обліку різних версій ваших документів для забезпечення відповідності з законодавством.
- Графіки зберігання: Застосування налаштованих графіків зберігання для різних типів контенту.
- Оголошення записів: Декларування та ефективне управління записами від створення до утилізації.
- Юридичні утримання: Встановлення юридичних утримань на документи для запобігання їхньому зміненню чи видаленню під час аудитів або судових слухань.
- Комплексне покриття: Управління традиційним, веб-та соціальним контентом всім в одному місці.
- Автоматизовані робочі процеси: Скорочення ручних завдань за допомогою автоматизованих робочих процесів в галузі відповідності.
- Дозволи користувачів: Переконайтеся, що до конфіденційної інформації мають доступ лише авторизований персонал.
Кращі варіанти використання
SharePoint відмінно себе зарекомендовує в різних сценаріях, вирішуючи конкретні проблеми та оптимізуючи управління виконанням регулювань у різних галузях та командах:
Для Команд Виконання Регулювань
Сценарій: Потрібно забезпечити, що всі записи пацієнтів керуються відповідно до вимог HIPAA.Користь: SharePoint пропонує робочі процеси відповідності, які можуть забезпечити дотримання графіків зберігання HIPAA, гарантуючи додержання вимог законодавчої відповідності та мінімізацію юридичних ризиків.
Для Відділів Правової Допомоги
Сценарій: Під час судової процедури юридична фірма повинна встановити утримання на численні документи.Користь: Юридичні команди можуть використовувати SharePoint для швидкої реалізації юридичних утримань, гарантуючи неможливість змін чи видалень важливих документів.
Для IT Відділів
Сценарій: Департамент ІТ у фінансовій установі повинен управляти відповідністю як для внутрішніх записів, так і для комунікації у соціальних мережах.Користь: SharePoint надає інтегровану платформу для управління всіма типами контенту під одним дахом, спрощуючи зусилля з відповідності та зменшуючи ризики.
Для Менеджерів Рекордів
Сценарій: Освітній заклад повинен управляти студентськими записами від прийому до статусу випускника.Користь: Менеджери записів можуть застосовувати різні графіки зберігання до різних документів, забезпечуючи дотримання вимог у галузі освіти.
Для Команд Операцій
Сценарій: Виробнича компанія прагне автоматизувати свої процедури відповідності для зменшення ручної роботи.Користь: SharePoint підтримує автоматизовані робочі процеси відповідності, значно зменшуючи ручні завдання і покращуючи ефективність операцій.
Початок роботи
Зареєструватися
Відвідайте веб-сайт SharePoint та зареєструйтесь для безкоштовної пробної версії або виберіть відповідний план підписки.
Перша Налагодження
Виконуйте майстер налаштування, щоб налаштувати початкові налаштування, включно з ролями користувачів та дозволами.
Налаштувати Графік Повернення
Cтворіть графіки повернення, відповідно до ваших потреб виконання регулювань.
Інтегрувати Існуючий Вміст
Імпортуйте ваші існуючі матеріали в SharePoint, переконавшись, що він почне управляти контролем версій та збереженням миттєво.
Оприлюднити Рекорди
Відзначати необхідні документи, починаючи їх управлінням життєвим циклом.
Налаштувати Автоматизовані Робочі Потоки
Увімкніть автоматизовані потоки виконання регулювань, щоб мінімізувати ручне втручання.
Налаштувати Правові Утримання
Налаштуйте параметри правового утримання для відповідного контенту, щоб впевнитися, що він лишається без змін під час аудитів або судових процесів.
Поради та найкращі практики
Для максимізації користі від SharePoint розгляньте наступні найкращі практики:
- \
- \
- \
- \
- \
Інтеграція з Guru
SharePoint безшовно інтегрується з Гуру, покращуючи управління виконанням обов'язкових вимог завдяки інтелектуальним можливостям пошуку від Гуру.
Інтегруючі SharePoint з Guru, ви можете:
- \
- \
- \
Переваги використання SharePoint з Guru включають у себе підвищену ефективність, скорочення часу пошуку та більш безпечне керування документами, відповідність законодавству.
Висновок
SharePoint - це комплексний інструмент управління відповідністю, призначений задовольняти потреби сучасних організацій. Завдяки своєму міцному набору функцій, SharePoint спрощує управління відповідністю, пропонуючи керування версіями, графіків зберігання, оголошення записів та юридичні утримання для традиційного, веб- та соціального контенту. Інтегруючи SharePoint з Гуру, ви можете подальше підвищити ефективність та продуктивність вашої організації, забезпечивши легку виконання всіх ваших вимог до виконання обов'язків.
- Спробуйте SharePoint сьогодні і перетворіть спосіб управління відповідністю, забезпечуючи ваше постійне лідерство в постійно змінному регуляторному середовищі.
Основні висновки 🔑🥡🍕
Як можна максимізувати співпрацю за допомогою SharePoint?
Для підвищення співпраці використовуйте функції спільного доступу до документів SharePoint, створюйте командні сайти для управління проектами та використовуйте його інтеграцію з Гуру для обміну знаннями. Заохочуйте користувачів регулярно оновлювати та ділитися інформацією для створення культури командної роботи та продуктивності.
Які найкращі практики для організації вмісту в SharePoint?
Ефективно організуйте вміст, створюючи чітку структуру папок, використовуючи метадані для позначення файлів для легкого пошуку та встановлюючи конвенції найменувань для однорідності. Реалізуйте керування версіями для відстеження змін та оновлень. Регулярно переглядайте та оновлюйте вміст для забезпечення актуальності та точності.
Як SharePoint інтегрується з Гуру для вирішення викликів робочого середовища?
SharePoint безшовно інтегрується з Гуру, надаючи єдину платформу для управління знаннями та співпраці. Використовуючи інсайти Гуру та можливості управління документами SharePoint, команди можуть легко отримувати достовірну інформацію, оптимізувати робочі процеси та ефективно вирішувати сучасні виклики робочого середовища.
