‍Що таке HRIS?

Якщо ви займаєтеся управлінням персоналом або керуєте системами управління працівниками компанії, ви, можливо, стикнулися з терміном HRIS. Але що це усе-таки? Цей акронім означає Інформаційна система управління людськими ресурсами – програмне рішення, призначене для оптимізації та управління процесами, даними та потоками роботи компанії.

Системи HRIS допомагають фахівцям з управління людськими ресурсами та бізнес-лідерам підвищити ефективність, інтегруючи різні кадрові діяльності, такі як виплата зарплати, адміністрування соціальних вигод, управління талантами та виконанням вимог щодо відповідності в одній централізованій платформі.

Значення та визначення HRIS

У своїй сутності HRIS – це технологічний інструмент, який об'єднує різноманітні функції управління людськими ресурсами в одній безшовній системі. Це служить центральною базою даних, де відділи кадрів можуть зберігати та отримувати дані про співробітників, автоматизувати робочі процеси та забезпечувати дотримання нормативних стандартів. Іншими словами, це цифрова основа вашого відділу управління людськими ресурсами.

Важливість HRIS в сучасному управлінні ЛР

Ручне управління кадровими функціями може бути як витратним часом, так і податковими на помилки. Система HRIS адресує ці проблеми, автоматизуючи адміністративні завдання, мінімізуючи втрати даних та надаючи командам кадровиків реальний час інсайтів, що підтримують інформоване прийняття рішень. За допомогою цих систем компанії можуть зменшити адміністративні витрати та зосередитися більше на стратегічних ініціативах, наприклад, залученні працівників, утриманні та розвитку талантів.

Системи HRIS: Розбирання

Глибоке розуміння того, як працюють системи HRIS, є важливим для правильного вибору для вашої організації. Дозвольте нам поглибитися в основні компоненти та функції, що роблять ці системи такими цінними.

Основні компоненти систем HRIS

Рішення із систем управління інформацією про людські ресурси зазвичай складаються з кількох ключових компонентів:

• Управління даними працівників: Зберігання та управління докладними даними про працівників.
• Виплата зарплати та адміністрування вигод: Автоматизація виплат заробітної плати, відрахувань та вигод.
• Управління відповідністю: Забезпечення дотримання вашою організацією законів про працю та внутрішніх політик.

Як HRIS інтегрує функції управління персоналом

Ці системи відмінно справляються з об'єднанням кількох функцій управління персоналом під одним дахом. Наприклад, коли новий співробітник приєднується до компанії, його дані вводяться в систему один раз і автоматично використовуються в системі виплат заробітної плати, вигод та модулях управління роботою. Ця інтеграція значно зменшує надлишкові завдання та мінімізує людські помилки.

Ключові функції сучасних рішень HRIS

Сучасні рішення виходять за межі базового зберігання даних. Вони пропонують передові функції, такі як:

• Портали самообслуговування для співробітників для управління їхніми перевагами та запитами на відпустку.
• Мобільний доступ до функцій управління Кадрами в дорозі.
• Аналітичні та звітні інструменти для моніторингу тенденцій у робочій силі та підтримки прийняття рішень на основі даних.

Значення HRIS в сучасному бізнес-ландшафті

Ці системи трансформували підхід організацій до управління людським капіталом. Ось чому вони є важливими в сучасному бізнес-ландшафті.

Еволюція технологій HR

Шлях від ручних процесів управління Кадрами до систем на основі хмар – це справжня технологічна революція. Те, що почалося як просте програмне забезпечення для обліку заробітної плати, переросло в складні платформи, здатні управляти усім життєвим циклом співробітника – від найму до виходу на пенсію.

HRIS проти традиційного управління Кадрами

У відміну від традиційних методів управління персоналом, де дані часто знаходяться у відокремлених сховищах та керуються вручну, системи інформації про людські ресурси надають цілісне, інтегроване рішення. Це призводить до кращої точності даних, швидших процесів та покращених досвідів співробітників. Наприклад, HRIS автоматично оновлює записи про співробітників при змінах, тоді як ручні системи можуть вимагати дублювання даних на кількох платформах.

Вплив на ефективність організації

HRIS значно підвищує ефективність організації шляхом зменшення адміністративного навантаження. Автоматизовані робочі процеси дозволяють Командам Кадрів більше уваги приділяти стратегічним завданням, а доступ до даних в реальному часі дозволяє швидше приймати рішення. Організації, які використовують ці системи, часто відчувають зменшення текучості кадрів, кращу відповідність вимогам регулювання та збільшення загальної продуктивності.

Ключові функції HRIS

Ці системи пропонують широкий спектр функцій, розроблених для оптимізації різних процесів управління Кадрами. Ось ключові функції, на які варто звернути увагу:

Управління даними про співробітників

Система інформації про людські ресурси служить централізованою платформою для зберігання та управління інформацією про співробітників, від особистих даних до оцінок результативності. Це забезпечує легкий доступ до даних та їх актуальність, дозволяючи Командам Кадрів приймати більш обґрунтовані рішення.

Облік заробітної плати та компенсацій

Одна з найбільш критичних функцій HRIS – управління заробітною платою. Воно автоматизує розрахунок зарплати, утримання податків та утримання, зменшуючи ймовірність помилок та забезпечуючи своєчасні виплати.

Адміністрування вигод

Ці рішення спрощують адміністрування вигод, дозволяючи співробітникам записуватись на медичні страхування, керувати внесками у пенсійний фонд та відслідковувати залишки відпусток через портали самообслуговування.

Управління талантами та набором персоналу

Платформи інформаційних систем Кадрів спрощують процес набору персоналу, автоматизуючи публікації вакансій, відстежуючи кандидатів та навіть надаючи дані про тенденції зайнятості. Функції управління талантами допомагають компаніям утримувати топ-таланти, сприяючи постійному розвитку співробітників та плануванню наслідування.

Управління результативністю

Система інформації про людські ресурси часто включає інструменти перегляду результатів, що дозволяють Командам Кадрів встановлювати цілі, відстежувати прогрес співробітників та надавати зворотний зв'язок. Це створює системний підхід до управління зростанням співробітників.

Освіта та розвиток

Ці системи часто підтримують системи управління навчанням (LMS), що дозволяє компаніям планувати, відстежувати та звітувати про програми навчання персоналу, забезпечуючи постійний розвиток працівників.

Переваги впровадження HRIS

Інвестування в спеціалізовану систему приносить численні користі організаціям, включаючи:

Оптимізація процесів управління людськими ресурсами

Автоматизуючи рутинні завдання, такі як обробка заробітної плати та управління соціальними вигодами, системи зменшують ручні навантаження, дозволяючи фахівцям з управління людськими ресурсами зосередитися на стратегічних ініціативах.

Покращена точність та безпека даних

Системи HRIS гарантують, що дані про співробітників є однаковими та актуальними для всіх функцій управління людськими ресурсами. Більше того, вони надають надійні засоби безпеки для захисту конфіденційної інформації.

Покращення у прийнятті рішень за допомогою аналітики

З вбудованими інструментами звітності та аналізу даних, системи HRIS надають цінні уявлення про тенденції на ринку праці, дозволяючи командам управління людськими ресурсами приймати рішення на основі даних, які приносять користь організації.

Збільшення залученості працівників

Функції самообслуговування надають працівникам можливість управляти своїми власними завданнями, пов'язаними з управлінням людськими ресурсами, від оновлення особистої інформації до подачі запитів на відпустку, що призводить до більшої залученості та задоволеності.

Управління відповідністю

Системи інформації про людські ресурси допомагають компаніям дотримуватися законодавства про працю та внутрішніх політик, надаючи автоматизовані сповіщення та звіти, що гарантують виконання всіх юридичних вимог.

Типи систем HRIS

При виборі вашої системи важливо розуміти різні доступні типи:

Хмарні рішення

Ці системи розміщені в Інтернеті та доступні з будь-якого місця. Хмарні рішення для управління людськими ресурсами популярні завдяки масштабовності, легкості оновлення та зменшенню потреби внутрішніх ІТ-ресурсів.

Програмне забезпечення для знаходження на місці

Для організацій, які віддають перевагу збереженню повного контролю над своїми системами, програмне забезпечення для управління людськими ресурсами на місці встановлюється на власних серверах компанії. Хоча це пропонує більше можливостей для налаштування, часто вимагає більших початкових інвестицій.

Гібридні моделі HRIS

Гібридні системи поєднують гнучкість хмарних рішень з контролем програмного забезпечення для знаходження на місці, пропонуючи організаціям баланс між доступністю та налаштуванням.

Вибір правильної системи HRIS для вашої організації

Вибір правильної системи HRIS потребує уважного розгляду конкретних потреб вашої компанії.

Оцінка потреб вашої компанії

Почніть з оцінки ваших поточних процесів у сфері управління людськими ресурсами та ідентифікації областей, де HRIS може найбільше цінуватися. Наприклад, якщо ви прагнете покращити точність виплат зарплати або оптимізувати процес набору персоналу, віддайте перевагу цим функціям при виборі рішення.

Ключові фактори для вибору системи HRIS

• Масштабованість: Чи може система рости разом із вашою компанією?
• Відображення користувача: Чи є система легкою та зручною в користуванні?
• Інтеграція: Чи відбувається інтеграція добре з вашим існуючим програмним забезпеченням?

Реалізація та врахування інтеграції

Переконайтеся, що обрана Вами HRIS відмінно інтегрується з вашим поточним технологічним стеком, таким як облікове програмне забезпечення або платформи спілкування з працівниками. Правильне навчання та управління змінами також є важливими для забезпечення успішного впровадження.

Майбутні тренди в технології HRIS

Технологія HRIS постійно розвивається, з кількома захоплюючими трендами на горизонті:

Штучний інтелект та машинне навчання в HRIS

Штучний інтелект трансформує системи HRIS, автоматизуючи ще більше процесів, таких як відбір резюме та прогнозування результатів праці співробітників. Алгоритми машинного навчання можуть допомогти відділам кадрів робити краще обгрунтовані рішення на основі тенденцій даних.

Мобільні рішення HRIS

Мобільна доступність стає все важливішою, що дозволяє співробітникам і менеджерам виконувати завдання у сфері кадрів у дорозі, від схвалення запитів на відпустку до перегляду даних про заробітну плату.

Прогнозування аналітики для управління персоналом

За допомогою прогнозування аналітики, системи HRIS можуть прогнозувати тенденції, такі як текучість персоналу та потреби персоналу, що дозволяє компаніям планувати більш ефективно майбутнє.

Преодолення викликів у впровадженні HRIS

Впровадження HRIS іде з власним набором викликів. Ось як їх подолати:

Загальні перешкоди впровадження

Виклики, такі як міграція даних, навчання користувачів та інтеграція з існуючими системами можуть сповільнити процес ухвалення. Детальний план впровадження може пом'якшити ці проблеми.

Стратегії для успішної інтеграції HRIS

Переконайтеся в міжвідділовому співробітництві та надайте всебічне навчання всім користувачам. Також, розгляньте поетапне впровадження для полегшення переходу.

Навчання та управління змінами

Управління змінами є ключем до успішного запуску HRIS. Надання постійного навчання і підтримки допоможе працівникам почувати себе більш комфортно при використанні нової системи.

Висновок: Роль HRIS у формуванні майбутнього управління персоналом

Системи HRIS вже не є розкошшю; вони необхідні для будь-якої організації, яка хоче залишитися конкурентоспроможною в сучасному бізнесі. Шляхом оптимізації процесів у сфері кадрів, покращення точності даних та надання потужних аналітичних інструментів, HRIS може революціонізувати відділ кадрів.

Від покращення ефективності організації до підвищення залученості співробітників, переваги HRIS є величезними. Це всебічний рішення, яке спрощує завдання у сфері кадрів, надаючи стратегічні уявлення.

Продумуючи впровадження HRIS, розглядайте його як інвестицію в майбутнє вашої компанії. З правильною системою встановленою, ви будете краще підготовані для управління вашим персоналом, стимулювання зростання та тримання переваг перед конкуренцією.

‍