Для багатьох користувачів, які намагаються справлятися з складнощами документації будівництва, функція пошуку в PlanGrid іноді може виглядати як меч з двома облямівками. З одного боку, це потужний інструмент, призначений для допомоги командам швидко знаходити інформацію, яку вони потребують серед шарів проектної документації. З іншого боку, можуть виникати роздратування, коли результати пошуку не відповідають очікуванням. Незалежно від того, чи маєте ви труднощі із уточненням певних документів, навігацією по фільтрам або просто цікавитесь, як вдосконалювати стратегію пошуку, ви не самі. У цій статті ми розглянемо, як побудовано пошук в PlanGrid, визначимо загальні болючі пункти, з якими стикаються користувачі, та надамо практичні поради для покращення вашого досвіду пошуку. Крім того, ми розглянемо, як ви можете інтегрувати інші інструменти для створення більш комплексної функції пошуку на всьому своєму робочому процесі. Розуміння цих аспектів є важливим для покращення ефективності та співпраці на будівельних проектах.

Огляд того, як працює пошук в PlanGrid

Розуміння внутрішніх механізмів роботи пошуку в PlanGrid є важливим для максимізації його потенціалу. Функціональність пошуку призначена для індексації документів, планів, нотаток та інших файлів, пов'язаних із проектами, що полегшує користувачам швидше знаходити актуальну інформацію. Ось як це зазвичай працює:

• Індексація: PlanGrid індексує документи кожен раз, коли їх завантажують або змінюють. Це означає, що новий контент стає доступним для пошуку досить швидко, забезпечуючи актуальність вашої проектної документації у системі завжди. Однак пам'ятайте, що зміни, внесені до файлів поза PlanGrid, можуть зайняти час, щоб відобразитися у функціоналі пошуку.
• Опції фільтрації: Функція пошуку дозволяє користувачам фільтрувати результати за типом, датою, тегами та категоріями. Використання цих фільтрів є важливою удосконаленням пошуків, особливо в більших проектах, де нерелевантні результати можуть бути приголомшливими. Спеціальні теги також відіграють важливу роль у структуруванні контенту та покращенні точності пошуку.
• Підтримка Нечіткого Пошуку: PlanGrid включає можливість нечіткого пошуку, що означає, що він може впізнати помилки в написанні або схожі терміни. Ця функція корисна для користувачів, які можуть бути невпевнені у точних термінах або назвах. Вона підвищує можливість отримання відповідних документів навіть у разі виникнення незначних помилок у пошуковому запиті.
• Обмеження: Незважаючи на свої потужні можливості, пошук у PlanGrid має свої обмеження. Користувачі можуть виявити, що дуже конкретні запити іноді можуть призводити до широких результатів, якщо їх не конструювати обережно. Крім того, певні види документів можуть бути не так ефективно проіндексовані, що означає, що користувачі можуть пропустити важливу інформацію через відсутність видимості.

Загальні болі при використанні пошуку в PlanGrid

• Складнощі в пошуку конкретних документів: Багато користувачів повідомляють про труднощі з пошуком певних документів через загальні результати пошуку. Це може призвести до витрачання часу та роздратування, коли документація має вирішальне значення для просування проекту.
• Перевантажена кількістю результатів: Під час пошуку в обширних проектах обсяг результатів може бути приголомшливим. Користувачам може знадобитися розгрібатися серед безлічі записів, що ускладнює швидке визначення потрібного.
• Звуження результатів пошуку не використовуючи повністю фільтри: Деякі користувачі не повністю ознайомлені з варіантами фільтрації, які можуть ефективно обмежити пошук. Пропускаючи ці можливості часто веде до тривалого пошуку, що знижує загальну продуктивність.
• Запити пошуку видають нерелевантну інформацію: Особливо для складних проектів користувачі часто потрапляють у ситуації, коли їх пошуковий запит повертає не пов'язані документи. Це може бути роздратовуюче, особливо коли потрібно знайти конкретну технічну інформацію або виконати важливі завдання.
• Непостійні часи проіндексування: Хоча PlanGrid ставить перед собою завдання швидко індексувати документи, можуть виникати затримки в відображенні останніх завантажень в результатах пошуку. Користувачі можуть знайти себе при пошуку документів, які вони щойно завантажили, що може уповільнити робочий процес.

Корисні поради для покращення результатів пошуку PlanGrid

• Ефективне використання фільтрів: Ознайомтеся з різними опціями фільтрації, доступними в PlanGrid. Використання діапазонів дат, тегів та видів документів може значно скоротити результати. Це дозволяє значно полегшити пошук того, що ви шукаєте, без просування через зайву інформацію.
• Використовуйте конкретні ключові слова: Проводячи пошуки, спробуйте використовувати конкретну мову, що стосується ваших документів або запитів. Чим більш специфічні ваші ключові слова, тим кращі шанси отримати відповідні результати. Наприклад, замість пошуку "безпека" використання "інструкцій з безпеки для дахів" може призвести до більш точних результатів.
• Відстежуйте зміни та версії: Регулярно перевіряйте останні зміни або версії ваших документів, щоб гарантувати, що ваші пошукові запити повертають найактуальнішу інформацію. Навчання членів команди про важливість контролю версій може покращити загальну ефективність пошуку.
• Підтримуйте свої теги організованими: При завантаженні документів, дотримуйтесь системи поєднання. Це допомагає не лише з індексацією, але й з майбутніми пошуками. Організована система тегів означає, що ви можете знайти відповідні документи швидше, відфільтровуючи менше, чітко визначені теги.
• Експериментуйте з розмитим пошуком: Скористайтеся функцією розмитого пошуку PlanGrid. Якщо ви часто допускаєте помилки при написанні певних термінів або назв, не соромтеся вводити ваші запити з приблизністю. Однак все ж краще прагнути до точності для покращення ефективності пошуку.

Розширення вашого досвіду пошуку через інструменти

Хоча PlanGrid пропонує важливі можливості пошуку, багато команд виявляють, що вони використовують кілька інструментів для ефективного управління своїми робочими процесами. Налагодження зв'язку між цими різними додатками може покращити загальний досвід пошуку. Інтеграція зовнішнього інструменту управління знаннями, такого як Guru, може надати більш об'єднане і ефективне рішення для пошуку.

Guru працює як додаткове покращення, яке централізує знання по всьому вашому технічному стеку. Ви можете легко підключити його до PlanGrid та інших інструментів управління проектами, які ви використовуєте, створюючи всебічний досвід пошуку. Це означає, що якщо член команди не може знайти документ в PlanGrid, вони можуть швидко перевірити Guru для отримання відповідної інформації та ресурсів без постійного перемикання між додатками.

Впровадження таких інструментів може заощадити час, зменшити роздратування та дозволити більш ефективно поширювати інформацію серед команд. Підвищуючи можливості пошуку, подумайте про те, як консолідування інформації та покращення її доступності можуть трансформувати робочий процес вашої команди.