Введення

Коли мова йде про управління документами та файлами вашої організації, вибір правильного інструменту для зберігання файлів може суттєво вплинути на ефективність та відповідність. Два популярних варіанти в цій категорії - SharePoint та Box.

\u200b

SharePoint підкреслює "Відповідність скрізь". Це дозволяє користувачам керувати версіями, застосовувати графіки зберігання, оголошувати записи та накладати юридичні обмеження на традиційний, веб- чи соціальний контент. Це робить його ідеальним для організацій, які надають перевагу строгому керуванню вмістом та потребам у виконанні вимог.

-

З іншого боку, Box підтримує Контентний Хмар, безпечну, легку у використанні платформу, створену для всього життєвого циклу контенту. Від створення та спільного використання файлів до спільного редагування, електронних підписів, класифікації та утримання, Box спрощує технічний стек та пропонує понад 1 500 інтеграцій з іншими додатками. Довіряють перевірений організаціями, такими як AstraZeneca, JLL та Nationwide, Box отримав визнання від провідних індустріальних аналітиків.

-

Порівнюючи ці два потужні інструменти для зберігання файлів, ви можете визначити, який найкраще відповідає потребам вашої організації.

\u200b

Огляд SharePoint

SharePoint відомий своїми комплексними рішеннями у сфері управління вмістом, підкреслюючи виконання вимог та контроль версій. Десятиліттями воно було невід'ємним елементом у підприємств, пропонуючи ряд функцій, які підтримують керування документами, співпрацю та функціональні можливості локальної мережі.

\u200b

Основні функції

• Управління версіями та документами: SharePoint надає детальне відстеження версій і управління, забезпечуючи прозорість та контроль над історією документів.
• Відповідність та управління записами: Він пропонує екстенсивні інструменти для застосування графіків збереження, декларування записів та накладання правових захоплень, забезпечуючи відповідність вимогам регулятивних органів.
• Співпраця та функції внутрішньої мережі: SharePoint сприяє командній співпраці через внутрішні мережі, екстранети та сайти команди.
• Інтеграція з екосистемою Microsoft: Глибока інтеграція з набором офісних програм Microsoft та іншими послугами Microsoft 365 підвищує продуктивність та рівномірність робочого процесу.
• Налаштовані робочі процеси: Користувачі можуть автоматизувати та оптимізувати процеси за допомогою налаштованих робочих процесів.
• Надійні контрольні заходи безпеки: Розширені функції безпеки для захисту конфіденційної інформації.

\u200b

Огляд Box

Box створений як комплексний Контентний Хмар, який підтримує співпрацю, відповідність та управління життєвим циклом контенту. Він виділяється своєю зручним інтерфейсом користувача та обширними можливостями інтеграції.

\u200b

Основні функції

• Управління життєвим циклом контенту: Від створення до збереження, Box підтримує кожен етап життєвого циклу документа.
• Спільна робота та спільне редагування: Функції спільної роботи в реальному часі, включаючи спільне редагування та коментування, підтримані інтеграціями з такими інструментами, як Microsoft Office та Google Workspace.
• Безпечна публікація файлів: Box пропонує безпечні варіанти публікації файлів з деталізацією управління дозволами.
• Електронний підпис та автоматизація робочих процесів: Включає вбудовані можливості електронного підпису та інструменти для автоматизації робочих процесів.
• Відповідність та безпека: Пріоритетні обмеження в сфері відповідності, підтримка різних стандартів та регуляцій галузі.
• Розширені інтеграції: Понад 1 500 інтеграцій, що дозволяють безшовне проведення робочих процесів по різних програмах.
• Інтерфейс, що зручний для користувача: Відомий своїм інтуїтивно зрозумілим та легким у використанні інтерфейсом, що спрощує процес прийняття для команд.

\u200b

Подібності

Як SharePoint, так і Box - це потужні інструменти зберігання файлів, призначені для покращення співпраці, відповідності та управління документами в організаціях. Ключові подібності включають:

\u200b

• Управління документами: Обидві платформи пропонують комплексні можливості управління документами, включаючи керування версіями та метаданими.
• Функції відповідності: Вони підкреслюють дотримання вимог відповідності, підтримуючи різні регуляторні та стандарти галузі.
• Інструменти співпраці: Обидві надають інструменти для сприяння командній співпраці, обміну файлами та координації роботи з документами.
• Безпека: Розширені функції безпеки для захисту даних та забезпечення авторизованого доступу.
• Можливості інтеграції: Вони обидві підтримують інтеграції з іншими популярними інструментами та сервісами для оптимізації робочих процесів.

\

Відмінності

Незважаючи на їх подібності, SharePoint та Box мають кілька ключових відмінностей, що можуть вплинути на ваш вибір:

\u200b

• Модель розгортання:
• SharePoint: Глибоко інтегрується з екосистемою Microsoft та може бути розгорнутий як локально, так і в хмарі.
• Box: Платформа, орієнтована на хмарне зберігання, яка підтримує гнучкість у SaaS без розгортання на місці.

\u200b

• Інтерфейс користувача: 
• SharePoint: Має потужний, насичений функціями інтерфейс, але може бути складним та вимагати більше навчання.
• Box: Відомий своїм простішим, більш інтуїтивним інтерфейсом користувача, який легко навігується.

\u200b

• \
• SharePoint: Високий ступінь налаштувань з можливостями для розширеного конфігурування та розробки.
• Box: Пропонує менше гнучкості в налаштуваннях, але надає просте, готове до використання рішення.

\u200b

• \
• SharePoint: Підкреслює виконання вимог щодо відповідності та управління вмістом через розширені функції управління.
• Box: Розглядається для всього життєвого циклу контенту, інтегруючи створення, співпрацю, підпис електронної пошти та утримання всередині однієї платформи.

\u200b

• \
• SharePoint: Найкраще використовувати в середовищах, вже підтримуються екосистемою Microsoft.
• Box: Підтримує понад 1 500 інтеграцій, роблячи його універсальним для використання в різноманітних технічних стеках.

\u200b

Плюси та мінуси

SharePoint

\

• Глибока інтеграція з інструментами та сервісами Microsoft.
• Широкі можливості налаштування та гнучкість.
• Високий рівень відповідності та функції управління записами.
• Потужні можливості для інтранету та екстраниету.

\u200b

\

• Висока крива навчання через складний інтерфейс.
• Можливо знадобляться значні ІТ-ресурси для налаштування та підтримки.
• Вищі витрати, особливо для встановлень на місці.

\u200b

Box

\

• Користувацький та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс.
• Комплексне управління життєвим циклом вмісту.
• Широкі інтеграції з іншими додатками.
• Міцні хмарні можливості співпраці.
• Вбудована підпис та автоматизація робочих процесів.

​

\

• Менш кастомізації порівняно з SharePoint.
• Може не інтегруватися так гладко з сервісами Microsoft, якщо сильно покладатися на екосистему Microsoft.
• Обмежені можливості офлайну порівняно з варіантами для якщо пакету встановлень.

-

Випадки використання

SharePoint

• \
• \
• \

\u200b

Box

• \
• \
• \

\u200b

Висновок

Як SharePoint, так і Box пропонують потужні можливості для зберігання файлів та управління контентом, кожен з унікальними перевагами та використаннями. SharePoint вирізняється в середовищах, що вимагають глибокої інтеграції з сервісами Microsoft та складного управління відповідністю. Її широкі можливості налаштування роблять її відповідною для організацій, які потребують індивідуальних рішень.

\u200b

Box, зі своїм користувацьким інтерфейсом та комплексним управлінням життєвим циклом, ідеальний для організацій, що шукають просте за використання хмарне рішення. Її широкі інтеграції роблять її універсальною для різних робочих середовищ, ефективно підтримуючи віддалену співпрацю.

\u200b

Choosing between SharePoint and Box depends on your organization’s specific needs:

• Для складної відповідності та глибокої інтеграції з Microsoft, SharePoint - вибраний вибір.
• Для простої та високоінтегрованої платформи, що підтримує гнучкі робочі середовища, Box - оптимальне рішення.

\u200b

Оцініть ваші конкретні вимоги, технічний стек та динаміку робочої сили, щоб прийняти обґрунтоване рішення. Both tools provide significant advantages, and the right choice will enhance your organization’s efficiency and content management capabilities.