Якщо ваша команда розглядає SharePoint для управління знаннями, обміну документами чи внутрішнім інтранетом, ви не одні. SharePoint, розроблений Microsoft, давно є провідним учасником у галузі корпоративної співпраці та управління контентом. Але по мірі зростання вашої організації та змін потреб важливо дослідити всі варіанти, щоб знайти інструмент, який найкраще пасує. У цьому керівництві ми розглянемо, що пропонує SharePoint, де він відзначається та як він порівнюється з Guru, потужним альтернативним рішенням, яке може краще відповідати потребам вашої команди.

Що таке SharePoint?

SharePoint – це веб-платформа співпраці, розроблена компанією Microsoft. Початково запущений в 2001 році, він розвинувся до комплексного інструменту для управління документами, інтранетами та внутрішньою співпрацею між командами. Він є частиною набору Microsoft 365 і взаємодіє безперешкодно з такими інструментами, як Outlook, Teams та OneDrive, роблячи його основним рішенням для компаній, які вже використовують екосистему Microsoft.

SharePoint особливо популярний серед великих підприємств через його масштабованість та гнучкість. Організації використовують його для створення внутрішніх веб-сайтів, створення систем управління документами та полегшення комунікації між відділами. Чи вашій команді потрібна централізована бібліотека документів, внутрішній блог чи потужне рішення для інтранету, SharePoint пропонує високорівневу платформу для вирішення цих потреб.

Ключові функції SharePoint

1. Управління документами та обмін: SharePoint відзначається у створенні бібліотек для документів та спрощенні співпраці через контроль версій, права доступу та управління доступом. Користувачі можуть спільно створювати документи, відстежувати зміни та контролювати, хто бачить що.
2. Інтранет та внутрішні сайти: SharePoint дозволяє компаніям будувати та налаштовувати внутрішні сайти для обміну новинами, оновленнями компанії та ресурсами. Ці сайти можуть бути настроєні для різних команд, відділів або використання на рівні всієї компанії.
3. Безперервна інтеграція з Microsoft 365: Для організацій, що глибоко впроваджені в екосистему Microsoft, інтеграції SharePoint з Teams, Outlook та OneDrive спрощують робочі процеси. Файли доступні на всіх платформах, і оновлення синхронізуються автоматично.
4. Користувацькі робочі процеси та автоматизація: З інструментами, які надає Power Automate (раніше Microsoft Flow), SharePoint дозволяє підприємствам створювати автоматизовані робочі процеси, що зменшують ручні завдання, такі як в процесі схвалення та сповіщення.
5. Рівень безпеки на підприємстві: Як частина Microsoft, SharePoint пропонує вбудовані функції відповідності, захисту даних та суворих засобів доступу для забезпечення конфіденційності даних.

Хто використовує SharePoint?

SharePoint широко використовується в галузях, де керівництво документами, відповідність нормативам та внутрішня комунікація є важливими. Це включає галузі, такі як фінанси, охорона здоров'я та уряд, де безпека та управління версіями є невід'ємними. Це також популярний вибір для великих підприємств та міжнародних корпорацій, яким потрібна централізована, масштабована платформа.

Переваги та недоліки SharePoint

Переваги:

• Інтеграція з Microsoft 365: Якщо ваша компанія вже використовує набір від Microsoft, SharePoint забезпечує безперебійну інтеграцію, покращуючи продуктивність та мінімізуючи розлад.
• Управління документами: Розширені бібліотеки документів, управління версіями та налаштування дозволів роблять SharePoint відмінним вибором для компаній з складними потребами у спільному використанні документів.
• Індивідуалізовані робочі потоки: Ви можете автоматизувати рутинні завдання, такі як схвалення, сповіщення та інші процеси, покращуючи операційну ефективність.
• Масштабованість: SharePoint побудований для роботи з усіма від дрібних проектів відділу до великих корпоративних систем.

Недоліки:

• Складність та крива навчання: SharePoint може бути пригнічуючим для нових користувачів, особливо для компаній без присвячених ІТ-команд управління налаштуваннями та налаштуванням.
• Вартість: Залежно від налаштування, потреб у хостингу та зберіганні, SharePoint може стати дорогим інвестуванням, особливо для невеликих та середніх підприємств.
• Обмеження налаштувань: Хоча SharePoint має гнучкість, розширені налаштування часто потребують значних зусиль у розробці та можуть призвести до збільшення складності підтримки системи.

Guru проти SharePoint

Порівнюючи SharePoint та Guru, вибір часто зводиться до потреб вашої компанії у робочому процесі, зручності використання та того, наскільки ви покладаєтеся на зовнішні інтеграції.

Переваги Guru

1. Простота використання: На відміну від SharePoint, Guru створений з урахуванням простоти та доступності. Він пропонує інтуїтивний інтерфейс та безшовну інтеграцію з Slack, Teams та Chrome, забезпечуючи, що співробітники можуть отримувати доступ до інформації безпосередньо у своїх робочих процесах.
2. Штучний інтелект для управління знаннями та впровадження підприємства: Guru відмінно використовує штучний інтелект для створення "єдиного джерела правди" для організацій. З функціями, такими як автоматична перевірка знань та розширений пошук, плюс зручне розширення для браузера, Guru забезпечує, що користувачі завжди мають доступ до точної та актуальної інформації безпосередньо у своїх робочих процесах.
3. Глибока персоналізація: Guru дозволяє компаніям та командам створювати індивідуальні домашні сторінки, щоб співробітники могли починати свій день з усією необхідною їм інформацією для виконання своїх обов'язків, плюс важливі оголошення, які керівництво хоче, щоб вони знали. З порадами щодо вмісту ШІ на основі контексту, таких як їх роль та діяльність, плюс персоналізовані, відділово-специфічні ШІ-помічники, співробітники отримують відповіді на свої питання без зусиль.
4. Безпека: Guru гарантує, що ви – і лише ви – володієте своїми даними та контентом, без зберігання даних сторонніми LLMs. Ваша AI-модель команди унікальна для вас і приватно навчена, а будь-які підключені джерела дотримуються прав доступу до конфіденційності, які ви вже встановили. Дізнайтеся більше про надійні практики безпеки Guru.

Міцні сторони SharePoint

1. Функції рівня корпорації: Для великих організацій, які потребують передового управління документами, контролю доступу та функцій відповідності, SharePoint важко перевершити. Це пропонує більш надійне рішення для галузей, які вимагають суворих стандартів забезпечення безпеки даних та відповідності.
2. Налаштування для великих команд: Якщо у вас є висококваліфікована команда ІТ або потрібна широка настройка, SharePoint надає гнучку платформу, яка може бути пристосована до дуже конкретних випадків використання, від внутрішніх веб-сайтів до складних робочих процесів з документами.
3. Глибока інтеграція з Microsoft: Для організацій, які вже користуються інструментами Microsoft, такими як Teams, Outlook або Power Automate, безшовна інтеграція SharePoint може забезпечити потужні поліпшення існуючим робочим процесам.

Що говорять клієнти

Відгуки клієнтів про обидві платформи підкреслюють їхні міцні й слабкі сторони.

Користувачі SharePoint оцінюють його потужне управління документами та інтеграцію з продуктами Microsoft. Один рецензент Capterra сказав: "Чув, що багато людей стогнали від SharePoint, але я виявляю знову й знову, що він надзвичайно легко дозволяє скласти корисні інструменти, співпрацювати, інтегрувати, автоматизувати і все це за дуже розумну ціну. Будучи тісно інтегрованим з M365, зрозуміло використовувати усі його можливості."

Користувачі Guru полюбляють його інтуїтивний інтерфейс та знання, управляні штучним інтелектом. Один рецензент Capterra сказав: "Guru справді врятував нас і був настільки успішним у нашому відділі, що наша вся компанія тепер переходить свої бази знань на цю платформу. Використання його дійсно легко, можливе налаштування та організація, і я рекомендував би його будь-якій компанії, що потребує централізованої платформи для зберігання інформації."

Висновок: Вибір правильного інструмента для вашої команди

Якщо ваша команда вже вбудована в екосистему Microsoft та потребує передового управління документами і функцій відповідності, SharePoint може бути кращим вибором, особливо для великих підприємств. Проте, якщо вашим пріоритетом є легкість використання, безшовна інтеграція робочих процесів та перевірка знань за допомогою штучного інтелекту, Guru пропонує користувачам дружніший і масштабований альтернативний варіант. Guru спрощує управління знаннями та надає швидкий доступ до перевіреної інформації, що робить його ідеальним для команд, які працюють швидко та бажають підвищити продуктивність без складності системи, такої як SharePoint.

Якщо ви готові спростити спільне використання знань та зусилля зі співпраці вашої команди, спробуйте Guru і побачте, як він може підвищити вашу продуктивність.

‍