Có nhiều cách để cải thiện năng suất và hiệu quả của đội ngũ bạn, ngay cả khi làm việc từ xa. Đọc danh sách của chúng tôi về 7 cách để cải thiện hiệu suất.
Khi các ngành công nghiệp đang trong quá trình chuyển đổi sang làm việc từ xa và làm việc không đồng bộ, chúng ta lại phải đối mặt với câu hỏi mãi mãi: liệu nhân viên có kém hiệu quả hơn khi làm việc từ nhà? Và nếu câu trả lời là có, làm thế nào để cải thiện hiệu suất của nhân viên vào năm 2020?
Tuần làm việc 40 giờ đã không còn tồn tại từ lâu trước khi đại dịch toàn cầu hình thành lại bối cảnh làm việc của chúng ta. Nhân viên đã vượt qua thời gian làm việc bình thường ở văn phòng, và có thể nói rằng ranh giới giữa cuộc sống cá nhân và chuyên nghiệp của chúng ta ngày càng mờ nhạt khi làm việc từ nhà trở thành tiêu chuẩn mới. Chúng ta thấy mình thường xuyên kiểm tra máy tính làm việc vào mọi giờ trong ngày và đêm. Hãy thành thật — bao nhiêu lần bạn đã tự bắt gặp mình kiểm tra Slack (hoặc nền tảng truyền thông của công ty) trên điện thoại của bạn “sau giờ làm việc” trong tuần qua?
Vậy, chúng ta đang mất nhiều giờ “trực tuyến” hơn, nhưng điều đó có nghĩa là gì về năng suất và chất lượng công việc của chúng ta? Việc tăng thêm giờ làm không không tương ứng với việc tăng hiệu suất, vì vậy hãy tìm hiểu cách cải thiện hiệu suất làm việc — khi ‘văn phòng’ bỗng nhiên là một góc chật hẹp của phòng giặt.
7 cách hàng đầu để cải thiện năng suất làm việc
1. Phân chia công việc cho người phù hợp
Điều này có thể có vẻ hiển nhiên; một quản lý cần phải phân chia công việc. Nhưng thường thì nói dễ hơn làm, đặc biệt trong môi trường làm việc từ xa. Trước khi khởi động một dự án một cách mập mờ, hãy dành chút thời gian suy nghĩ ai là người phù hợp nhất cho nhiệm vụ hiện tại.
Một hiểu biết cơ bản về sức mạnh và phong cách giao tiếp của các thành viên trong nhóm của bạn là rất quan trọng để phân công công việc hợp lý. Bạn không thể mong đợi mọi người giỏi trong mọi việc. Giải thích cho các thành viên trong nhóm của bạn lý do tại sao bạn giao cho họ một nhiệm vụ, thay vì chỉ đơn thuần giao cho họ. Bằng cách dành thêm 2 phút để gửi một tin nhắn như, “Chào Bill — tôi muốn cho bạn biết rằng tôi sẽ giao nhiệm vụ này cho bạn vì bạn đã làm việc chặt chẽ với XYZ trong quá khứ và tôi biết bạn rất giỏi ở XYZ.” Một chút thông tin thêm này sẽ có tác dụng kỳ diệu là khuyến khích nhân viên tăng cường năng suất và hoàn thành dự án nhanh chóng hơn.
2. Làm rõ mục tiêu và ưu tiên
Nếu không có sự kỳ vọng rõ ràng, bạn không thể mong đợi nhân viên của mình làm việc hiệu quả. Nếu có bất kỳ sự mơ hồ nào xung quanh mục tiêu hoặc ưu tiên của dự án, mọi người sẽ đơn giản không cảm thấy động lực để làm việc năng suất như họ có thể. Các mục tiêu mà bạn đặt ra cho những nhóm của bạn nên được nghiên cứu kỹ lưỡng và có thể đạt được. Nếu một mục tiêu không có vẻ khả thi với nhóm của bạn, họ sẽ không thấy lý do nào để làm việc hướng tới nó.
Khi bạn đã đề ra các mục tiêu, hãy sử dụng một công cụ quản lý dự án để theo dõi tiến độ và đặt milestones cho nhóm của bạn. Đánh dấu những thành tựu trên đường đi (ngay cả những điều nhỏ nhặt!) sẽ thường xuyên khuyến khích và cải thiện hiệu quả nhóm.
3. Tập trung vào giao tiếp hiệu quả
Nếu trước đây có bất kỳ câu hỏi nào về điều này, thì bối cảnh làm việc năm 2020 đã làm rõ câu trả lời: giao tiếp là chìa khóa chính.
Chúng ta đều đồng ý rằng việc đầu tư vào một nền tảng giao tiếp của đội như Slack hoặc MS Teams là điều cần thiết hơn là điều đáng có trong một môi trường làm việc từ xa. Nhưng tìm cách quản lý giao tiếp và tránh quá tải tin nhắn không phải lúc nào cũng đơn giản. Mẹo ở đây là tìm cách theo dõi những gì các thành viên trong nhóm của bạn đang làm trong khi kết hợp phần giao lưu văn phòng mà mọi người đều đang thiếu.
Thực tế là giao tiếp quan trọng hơn bao giờ hết không phải là lý do để thêm 7 cuộc họp vào lịch trình của mọi người. Các cuộc họp ảo đặt ra những thách thức riêng; hãy xem xét các cuộc họp hiện có của bạn, chia sẻ kiến thức trước và sau cuộc họp, và tạo thói quen ghi lại tất cả các cuộc họp để chia sẻ với những người trong nhóm không tham dự được.
Một trong những cách tốt nhất để khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả trong vai trò của họ là cho họ một lý do để làm như vậy. Một phần của điều đó có nghĩa là tạo nên một văn hóa mà nhân viên của bạn yêu thích và muốn trở thành một phần của nó. Ngay bây giờ, điều đó có nghĩa là có cảm giác linh hoạt và thấu hiểu cao hơn.
Giờ làm việc linh hoạt và PTO hào phóng là một động lực lớn. Cho thấy rằng bạn hiểu, việc cân bằng giữa công việc và con cái cùng với một đại dịch toàn cầu không dễ dàng cho bất kỳ ai trong chúng ta. Bằng cách không chỉ đề nghị, mà còn khuyến khích đội ngũ của bạn dành thời gian cho bản thân, bạn sẽ tạo ra một môi trường khỏe mạnh nơi mọi người sẽ làm việc tốt nhất khi họ trực tuyến.
Đây là cách chúng tôi tài liệu hóa chính sách PTO linh hoạt của chúng tôi trong Guru để giữ cho tất cả đội ngũ của chúng tôi ở cùng một trang:
5. Onboard hiệu quả những nhân viên mới
Đầu tư vào đào tạo và phát triển là chìa khóa để thúc đẩy năng suất lâu dài tại nơi làm việc. Tất nhiên, việc thích nghi với một công việc mới cần thời gian và rất nhiều sự học hỏi sẽ xảy ra trong quá trình làm việc, nhưng đặt nền tảng cho một quy trình onboarding vững chắc sẽ giúp các nhóm của bạn thích nghi và cải thiện hiệu quả làm việc nhanh hơn.
Sử dụng một công cụ quản lý kiến thức toàn công ty là rất quan trọng khi không còn có không gian văn phòng vật lý. Chúng ta không thể còn phụ thuộc vào những trận gõ vai hay những cuộc khảo sát trong phòng để tìm thông tin mà chúng ta cần, vì vậy việc đảm bảo rằng nhóm của bạn có câu trả lời cho những câu hỏi họ cần để thậm chí làm công việc của họ, chưa kể là một cách hiệu quả, là một ưu tiên hàng đầu. Kiến thức này có thể là bất cứ điều gì từ ‘cách thiết lập không gian làm việc WFH của bạn’ đến ‘phân tích các tính năng sản phẩm mới’ nhưng bất kể tính chất kỹ thuật của câu hỏi, nhân viên của bạn cần một nguồn thông tin đáng tin cậy để có thể tiếp cận các câu trả lời cần thiết để làm việc hiệu quả. Điều này có nghĩa là đầu tư vào và duy trì một cơ sở dữ liệu kiến thức chứa tất cả kiến thức nội bộ của công ty bạn.
Đầu tư vào một cơ sở dữ liệu kiến thức được tập trung, được xác minh bởi các chuyên gia và tích hợp với công nghệ hiện có sẽ giữ cho toàn bộ đội ngũ của bạn đồng bộ và năng suất, ngay cả khi họ làm việc ở các múi giờ khác nhau.
Một giải pháp quản lý kiến thức là vô dụng nếu nó không thực sự được sử dụng bởi các đội ngũ của bạn. Một cơ sở dữ liệu kiến thức hoạt động đòi hỏi một công cụ trực quan tích hợp vào quy trình làm việc và hữu ích cho nhu cầu hàng ngày của đội ngũ của bạn.
Tìm hiểu cách các đội ngũ ở Zoom đã áp dụng hiệu quả Guru như một giải pháp cơ sở dữ liệu kiến thức:
7. Hãy tử tế với bản thân và đội ngũ của bạn!
Đây là một năm đầy thử thách cho mọi người. Rất nhiều điều đã thay đổi trong cả bối cảnh chuyên nghiệp và cuộc sống cá nhân của chúng ta. Năng suất làm việc sẽ không thể không bị ảnh hưởng trong những ngày này.
Ngoài tất cả các mẹo và thủ thuật khác, hãy hào phóng và thấu hiểu và kiểm tra những người bạn làm việc cùng. Năng suất sẽ không phục hồi ngay lập tức, nhưng dần dần chúng ta đang xây dựng những công cụ và phương pháp để làm việc trở lại.
Khi các ngành công nghiệp đang trong quá trình chuyển đổi sang làm việc từ xa và làm việc không đồng bộ, chúng ta lại phải đối mặt với câu hỏi mãi mãi: liệu nhân viên có kém hiệu quả hơn khi làm việc từ nhà? Và nếu câu trả lời là có, làm thế nào để cải thiện hiệu suất của nhân viên vào năm 2020?
Tuần làm việc 40 giờ đã không còn tồn tại từ lâu trước khi đại dịch toàn cầu hình thành lại bối cảnh làm việc của chúng ta. Nhân viên đã vượt qua thời gian làm việc bình thường ở văn phòng, và có thể nói rằng ranh giới giữa cuộc sống cá nhân và chuyên nghiệp của chúng ta ngày càng mờ nhạt khi làm việc từ nhà trở thành tiêu chuẩn mới. Chúng ta thấy mình thường xuyên kiểm tra máy tính làm việc vào mọi giờ trong ngày và đêm. Hãy thành thật — bao nhiêu lần bạn đã tự bắt gặp mình kiểm tra Slack (hoặc nền tảng truyền thông của công ty) trên điện thoại của bạn “sau giờ làm việc” trong tuần qua?
Vậy, chúng ta đang mất nhiều giờ “trực tuyến” hơn, nhưng điều đó có nghĩa là gì về năng suất và chất lượng công việc của chúng ta? Việc tăng thêm giờ làm không không tương ứng với việc tăng hiệu suất, vì vậy hãy tìm hiểu cách cải thiện hiệu suất làm việc — khi ‘văn phòng’ bỗng nhiên là một góc chật hẹp của phòng giặt.
7 cách hàng đầu để cải thiện năng suất làm việc
1. Phân chia công việc cho người phù hợp
Điều này có thể có vẻ hiển nhiên; một quản lý cần phải phân chia công việc. Nhưng thường thì nói dễ hơn làm, đặc biệt trong môi trường làm việc từ xa. Trước khi khởi động một dự án một cách mập mờ, hãy dành chút thời gian suy nghĩ ai là người phù hợp nhất cho nhiệm vụ hiện tại.
Một hiểu biết cơ bản về sức mạnh và phong cách giao tiếp của các thành viên trong nhóm của bạn là rất quan trọng để phân công công việc hợp lý. Bạn không thể mong đợi mọi người giỏi trong mọi việc. Giải thích cho các thành viên trong nhóm của bạn lý do tại sao bạn giao cho họ một nhiệm vụ, thay vì chỉ đơn thuần giao cho họ. Bằng cách dành thêm 2 phút để gửi một tin nhắn như, “Chào Bill — tôi muốn cho bạn biết rằng tôi sẽ giao nhiệm vụ này cho bạn vì bạn đã làm việc chặt chẽ với XYZ trong quá khứ và tôi biết bạn rất giỏi ở XYZ.” Một chút thông tin thêm này sẽ có tác dụng kỳ diệu là khuyến khích nhân viên tăng cường năng suất và hoàn thành dự án nhanh chóng hơn.
2. Làm rõ mục tiêu và ưu tiên
Nếu không có sự kỳ vọng rõ ràng, bạn không thể mong đợi nhân viên của mình làm việc hiệu quả. Nếu có bất kỳ sự mơ hồ nào xung quanh mục tiêu hoặc ưu tiên của dự án, mọi người sẽ đơn giản không cảm thấy động lực để làm việc năng suất như họ có thể. Các mục tiêu mà bạn đặt ra cho những nhóm của bạn nên được nghiên cứu kỹ lưỡng và có thể đạt được. Nếu một mục tiêu không có vẻ khả thi với nhóm của bạn, họ sẽ không thấy lý do nào để làm việc hướng tới nó.
Khi bạn đã đề ra các mục tiêu, hãy sử dụng một công cụ quản lý dự án để theo dõi tiến độ và đặt milestones cho nhóm của bạn. Đánh dấu những thành tựu trên đường đi (ngay cả những điều nhỏ nhặt!) sẽ thường xuyên khuyến khích và cải thiện hiệu quả nhóm.
3. Tập trung vào giao tiếp hiệu quả
Nếu trước đây có bất kỳ câu hỏi nào về điều này, thì bối cảnh làm việc năm 2020 đã làm rõ câu trả lời: giao tiếp là chìa khóa chính.
Chúng ta đều đồng ý rằng việc đầu tư vào một nền tảng giao tiếp của đội như Slack hoặc MS Teams là điều cần thiết hơn là điều đáng có trong một môi trường làm việc từ xa. Nhưng tìm cách quản lý giao tiếp và tránh quá tải tin nhắn không phải lúc nào cũng đơn giản. Mẹo ở đây là tìm cách theo dõi những gì các thành viên trong nhóm của bạn đang làm trong khi kết hợp phần giao lưu văn phòng mà mọi người đều đang thiếu.
Thực tế là giao tiếp quan trọng hơn bao giờ hết không phải là lý do để thêm 7 cuộc họp vào lịch trình của mọi người. Các cuộc họp ảo đặt ra những thách thức riêng; hãy xem xét các cuộc họp hiện có của bạn, chia sẻ kiến thức trước và sau cuộc họp, và tạo thói quen ghi lại tất cả các cuộc họp để chia sẻ với những người trong nhóm không tham dự được.
Một trong những cách tốt nhất để khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả trong vai trò của họ là cho họ một lý do để làm như vậy. Một phần của điều đó có nghĩa là tạo nên một văn hóa mà nhân viên của bạn yêu thích và muốn trở thành một phần của nó. Ngay bây giờ, điều đó có nghĩa là có cảm giác linh hoạt và thấu hiểu cao hơn.
Giờ làm việc linh hoạt và PTO hào phóng là một động lực lớn. Cho thấy rằng bạn hiểu, việc cân bằng giữa công việc và con cái cùng với một đại dịch toàn cầu không dễ dàng cho bất kỳ ai trong chúng ta. Bằng cách không chỉ đề nghị, mà còn khuyến khích đội ngũ của bạn dành thời gian cho bản thân, bạn sẽ tạo ra một môi trường khỏe mạnh nơi mọi người sẽ làm việc tốt nhất khi họ trực tuyến.
Đây là cách chúng tôi tài liệu hóa chính sách PTO linh hoạt của chúng tôi trong Guru để giữ cho tất cả đội ngũ của chúng tôi ở cùng một trang:
5. Onboard hiệu quả những nhân viên mới
Đầu tư vào đào tạo và phát triển là chìa khóa để thúc đẩy năng suất lâu dài tại nơi làm việc. Tất nhiên, việc thích nghi với một công việc mới cần thời gian và rất nhiều sự học hỏi sẽ xảy ra trong quá trình làm việc, nhưng đặt nền tảng cho một quy trình onboarding vững chắc sẽ giúp các nhóm của bạn thích nghi và cải thiện hiệu quả làm việc nhanh hơn.
Sử dụng một công cụ quản lý kiến thức toàn công ty là rất quan trọng khi không còn có không gian văn phòng vật lý. Chúng ta không thể còn phụ thuộc vào những trận gõ vai hay những cuộc khảo sát trong phòng để tìm thông tin mà chúng ta cần, vì vậy việc đảm bảo rằng nhóm của bạn có câu trả lời cho những câu hỏi họ cần để thậm chí làm công việc của họ, chưa kể là một cách hiệu quả, là một ưu tiên hàng đầu. Kiến thức này có thể là bất cứ điều gì từ ‘cách thiết lập không gian làm việc WFH của bạn’ đến ‘phân tích các tính năng sản phẩm mới’ nhưng bất kể tính chất kỹ thuật của câu hỏi, nhân viên của bạn cần một nguồn thông tin đáng tin cậy để có thể tiếp cận các câu trả lời cần thiết để làm việc hiệu quả. Điều này có nghĩa là đầu tư vào và duy trì một cơ sở dữ liệu kiến thức chứa tất cả kiến thức nội bộ của công ty bạn.
Đầu tư vào một cơ sở dữ liệu kiến thức được tập trung, được xác minh bởi các chuyên gia và tích hợp với công nghệ hiện có sẽ giữ cho toàn bộ đội ngũ của bạn đồng bộ và năng suất, ngay cả khi họ làm việc ở các múi giờ khác nhau.
Một giải pháp quản lý kiến thức là vô dụng nếu nó không thực sự được sử dụng bởi các đội ngũ của bạn. Một cơ sở dữ liệu kiến thức hoạt động đòi hỏi một công cụ trực quan tích hợp vào quy trình làm việc và hữu ích cho nhu cầu hàng ngày của đội ngũ của bạn.
Tìm hiểu cách các đội ngũ ở Zoom đã áp dụng hiệu quả Guru như một giải pháp cơ sở dữ liệu kiến thức:
7. Hãy tử tế với bản thân và đội ngũ của bạn!
Đây là một năm đầy thử thách cho mọi người. Rất nhiều điều đã thay đổi trong cả bối cảnh chuyên nghiệp và cuộc sống cá nhân của chúng ta. Năng suất làm việc sẽ không thể không bị ảnh hưởng trong những ngày này.
Ngoài tất cả các mẹo và thủ thuật khác, hãy hào phóng và thấu hiểu và kiểm tra những người bạn làm việc cùng. Năng suất sẽ không phục hồi ngay lập tức, nhưng dần dần chúng ta đang xây dựng những công cụ và phương pháp để làm việc trở lại.
Trải nghiệm sức mạnh của nền tảng Guru trực tiếp - tham gia tour sản phẩm tương tác của chúng tôi
