Điều hướng trong cảnh quan các công cụ hợp tác có thể là một nhiệm vụ đáng gờm, đặc biệt khi nền tảng hiện tại của bạn, như Microsoft SharePoint, không hoàn toàn phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn do sự phức tạp, chi phí hoặc các hạn chế khác. Dù bạn đang tìm kiếm một giải pháp dễ sử dụng hơn, tiết kiệm chi phí hơn hoặc cung cấp các tính năng khác nhau, khám phá các lựa chọn thay thế cho SharePoint là một động thái thông minh. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ khám phá một loạt các tùy chọn, bao gồm các lựa chọn miễn phí, mã nguồn mở và trả phí, để giúp bạn tìm ra công cụ lý tưởng giúp tăng năng suất và khuyến khích sự hợp tác tốt hơn trong đội của bạn. (Chưa chắc bạn đã sẵn sàng để thực hiện bước nhảy? Tìm kiếm trí tuệ nhân tạo doanh nghiệp của Guru kết nối với SharePoint để bạn có thể tìm những gì bạn cần ngay lập tức, mà không cần rời khỏi quy trình làm việc của mình.

Sharepoint là gì?

Microsoft SharePoint là một nền tảng phổ biến cho các doanh nghiệp chia sẻ, quản lý và truy cập tài liệu một cách hợp tác. Việc tích hợp sâu với các ứng dụng văn phòng Microsoft khác và khả năng quản lý tài liệu mạnh mẽ làm cho nó là một công cụ quan trọng trong nhiều môi trường công nghệ thông tin doanh nghiệp.

Lý do tại sao mọi người tìm kiếm lựa chọn thay thế cho SharePoint

Mặc dù phổ biến, SharePoint có thể không phải là sự lựa chọn phù hợp cho mọi tổ chức do sự phức tạp, chi phí và độ dốc học tập cao của nó. Nhiều doanh nghiệp tìm kiếm các lựa chọn dễ sử dụng hơn, tiết kiệm chi phí hơn hoặc phù hợp hơn với nhu cầu vận hành cụ thể của họ.

Những yếu tố cần xem xét khi chọn một lựa chọn thay thế cho SharePoint

Khi bạn đang tìm kiếm một lựa chọn thay thế cho SharePoint, có một số yếu tố cần xem xét quan trọng sẽ đảm bảo bạn chọn lựa chọn hoàn hảo cho nhu cầu và phong cách kinh doanh độc đáo của bạn. Đây là điều cần lưu ý:

Kích thước và nhu cầu của công ty của bạn

Hãy xem xét xem giải pháp bạn đang quan tâm có thể mở rộng với doanh nghiệp của bạn và có phù hợp với yêu cầu công việc hiện tại của nhóm của bạn không. Những nhóm nhỏ có thể cần một cái gì đó đơn giản và dễ sử dụng, trong khi các tổ chức lớn có thể cần một hệ thống mạnh mẽ hơn được thiết kế để xử lý các quy trình phức tạp và nhiều thành viên nhóm hơn, với các tính năng hợp tác tốt hơn. Mục tiêu là chọn một nền tảng có thể phát triển cùng bạn, tránh rắc rối của việc chuyển đổi hệ thống sau này khi doanh nghiệp của bạn mở rộng.

Ngân sách của bạn

Xem xét nhiều hơn chỉ về chi phí ban đầu và phí cho một gói đăng ký. Xem xét xem bạn có thể cần tùy chỉnh hoặc thêm các tính năng khác để làm cho nền tảng hoạt động tốt cho bạn. Rõ ràng về ngân sách của bạn sẽ giúp đảm bảo rằng đầu tư này nâng cao hoạt động của bạn mà không cạn kiệt nguồn lực của bạn. Luôn nhớ: sự lựa chọn đắt tiền chưa chắc đã là lựa chọn tốt nhất cho nhu cầu của bạn.

Yêu cầu bảo mật

Đảm bảo nền tảng phù hợp với các tiêu chuẩn an ninh của ngành của bạn và đáp ứng tất cả các yêu cầu tuân thủ cần thiết. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang làm việc trong lĩnh vực như chăm sóc sức khỏe hoặc tài chính, nơi mà các sự cố an ninh dữ liệu có thể dẫn đến hậu quả pháp lý và tài chính nghiêm trọng. Cũng thông minh khi chọn một giải pháp có khả năng xử lý các mối đe dọa bảo mật đang phát triển, giữ dữ liệu của bạn an toàn ngay hôm nay và trong tương lai.

Cách tích hợp với cấu trúc công nghệ hiện tại của bạn

Tùy chọn thay thế SharePoint tốt nhất của bạn nên hòa hợp một cách mượt mà với các công cụ và ứng dụng mà nhóm của bạn sử dụng hàng ngày. Quan trọng là nền tảng mới này cần nâng cao hệ sinh thái công nghệ hiện tại của bạn, thay vì chỉ là một công cụ khác để quản lý. Tích hợp đúng cách sẽ tận dụng các đầu tư hiện tại của bạn, tăng năng suất và khuyến khích tỷ lệ sử dụng mạnh mẽ trên toàn nhóm của bạn. Tìm kiếm một hệ thống kết nối một cách mượt mà với mọi thứ từ CRM của bạn đến các công cụ quản lý dự án của bạn, tạo ra một môi trường mạch lạc giúp đơn giản hóa thay vì làm phức tạp các luồng công việc của bạn.

Những lựa chọn thay thế tốt nhất cho SharePoint

Hãy chiêm ngưỡng thế giới các lựa chọn thay thế cho SharePoint. Từ các giải pháp doanh nghiệp toàn diện đến các nền tảng tập trung hơn, mỗi bản cung cấp các tính năng độc đáo được thiết kế để nâng cao sự hợp tác nhóm và tối ưu hóa luồng làm việc. Hãy nhìn vào những điều làm nổi bật mỗi đối thủ của SharePoint này trên thị trường đầy sôi động của các công cụ hợp tác.

Guru: Cách cách thay đổi không gian làm việc của bạn với AI

Hãy tưởng tượng một công cụ kết hợp chức năng của một công cụ tìm kiếm trí tuệ doanh nghiệp với tinh thần hợp tác của một wiki và sự kết nối của một mạng nội bộ. Đó chính là Guru - một nền tảng đa năng nơi quản lý kiến thức gặp gỡ hợp tác thời gian thực và cung cấp thông tin.

Những điểm nổi bật: Kết hợp tìm kiếm trí tuệ doanh nghiệp, một wiki, và một mạng nội bộ vào một nền tảng duy nhất mạch lạc. Nó tập trung kiến thức nội bộ của bạn, và cung cấp nó trong các luồng làm việc thông thường của bạn, đảm bảo bạn luôn có thông tin mà bạn cần ngay khi bạn cần nó.

Tính năng: Đề xuất nội dung dựa trên AI, đồng bộ HRIS, trang chủ tùy chỉnh, giao diện người dùng trực quan, tùy chọn chỉnh sửa cộng tác, tích hợp mạnh mẽ với hàng trăm ứng dụng nơi làm việc phổ biến, và một tiện ích mở rộng trình duyệt cho việc truy cập nhanh chóng. Guru cũng cung cấp phân tích để xác định và khắc phục khoảng trống kiến thức, nâng cao việc học liên tục và độ chính xác thông tin.

Box: Sắp xếp, bảo mật, và chia sẻ nội dung của bạn dễ dàng

Box cung cấp nhiều hơn chỉ lưu trữ trên đám mây; đó là một hệ thống quản lý nội dung toàn diện nâng cao sự hợp tác an toàn trên mọi thiết bị.

Những điểm nổi bật: Nổi tiếng với các tính năng bảo mật mạnh mẽ đáp ứng các tiêu chuẩn tuân thủ và bảo mật yêu cầu bởi doanh nghiệp.

Tính năng: Chia sẻ tệp và hợp tác thời gian thực, điều khiển bảo mật tiên tiến, mã hóa và giao diện người dùng trực quan. Tích hợp mượt mà với hàng trăm ứng dụng để tối ưu quy trình làm việc.

Nguồn: G2

Dropbox Business: Phòng làm việc thông minh

Dropbox Business mở rộng trải nghiệm quen thuộc với Dropbox vào môi trường nhóm, nơi hợp tác và đồng bộ hóa thông minh là trung tâm.

Điểm nổi bật: Cung cấp không gian lưu trữ lớn và các công cụ mạnh mẽ cho hợp tác nhóm và quản lý tệp, bọc trong thiết kế thân thiện với người dùng quen thuộc.

Tính năng: Tùy chọn đồng bộ tiên tiến, khả năng khôi phục tệp mở rộng và các công cụ hợp tác nhóm. Nó tích hợp tốt với các công cụ như Slack và Zoom để tập trung quy trình làm việc nhóm.

Nguồn: G2

Confluence: Tạo, hợp tác, phối hợp

Confluence là trụ sở kỹ thuật số tiếp theo của đội ngũ của bạn. Thiết kế để bổ sung Jira, nó hoàn hảo cho những người thích quản lý dự án linh hoạt và cần một không gian mà tất cả về hợp tác và sáng tạo.

Điểm nổi bật: Tốt nhất cho các nhóm cần một không gian làm việc mạnh mẽ, có thể phát triển cùng với dự án của họ.

Tính năng: Công cụ tạo nội dung phong phú, khả năng cập nhật động và khả năng hiển thị lịch sử đầy đủ giúp tăng cường theo dõi dự án và hợp tác nhóm.

Nguồn: G2

Samepage: Đoàn kết nhóm

Samepage là một công cụ hợp tác nhóm tất cả trong một giúp tương tác, quản lý dự án và nhiều hơn nữa trên một nền tảng duy nhất, liền mạch.

Điểm nổi bật: Nó xuất sắc trong việc đưa tất cả các khía cạnh của một dự án vào một nơi, giảm thiểu nhu cầu sử dụng nhiều công cụ và nền tảng.

Tính năng: Trò chuyện tích hợp, gọi video, quản lý công việc, chia sẻ tệp và hợp tác tài liệu thời gian thực, tất cả đều truy cập qua máy tính để bàn hoặc di động.

Nguồn: G2

Huddle: Hợp tác an toàn cho nhóm và khách hàng

Huddle được tùy chỉnh để quản lý dự án và cung cấp công việc cho khách hàng trong không gian làm việc an toàn, dễ cấu hình cao.

Điểm nổi bật: Nhấn mạnh vào bảo mật và tương tác với khách hàng, tạo điều kiện lý tưởng cho hợp tác bên ngoài và dự án doanh nghiệp.

Tính năng: Không gian làm việc tùy chỉnh, chia sẻ tệp an toàn và công cụ hợp tác thời gian thực, tất cả tuân thủ tiêu chuẩn chứng nhận hàng đầu ngành.

Nguồn: G2

Jostle: Intranet tập trung vào con người

Jostle được thiết kế để đơn giản hóa giao tiếp nội bộ và tạo dựng văn hóa làm việc sôi động.

Điểm nổi bật: Nổi tiếng với giao diện thân thiện với người dùng và khả năng tăng cường đáng kể sự tham gia của nhân viên và giao tiếp nội bộ.

Tính năng: Dòng thông tin, thư mục nhân viên, công nhận nhóm và danh sách sự kiện, giúp tăng cường cảm giác cộng đồng trong tổ chức.

Nguồn: G2

Igloo: Một cách làm việc mát mẻ

Igloo là một nhà cung cấp giải pháp nơi làm việc số chuyên nghiệp tái định nghĩa cách thức hoạt động kinh doanh trong môi trường doanh nghiệp hiện đại.

Điểm nổi bật: Cung cấp các giải pháp được tùy chỉnh để cải thiện giao tiếp, chia sẻ kiến thức và hợp tác dự án.

Tính năng: Công cụ nơi làm việc số có thể tùy chỉnh bao gồm vận bản tin tức xã hội, cổng thông tin và không gian cộng tác dành cho các nhóm mọi kích thước.

Nguồn: G2

Bynder: Quản lý thương hiệu dễ dàng

Bynder là một nhà lãnh đạo toàn cầu trong việc quản lý tài sản số, được thiết kế để giúp các nhóm tạo, tìm kiếm và sử dụng nội dung nhanh chóng hơn.

Điểm nổi bật: Tối ưu hóa quá trình tạo, chia sẻ và tổ chức tài sản công ty để cải thiện sự nhất quán của thương hiệu trên tất cả các kênh.

Tính năng: Công cụ tự động hóa thương hiệu mạnh mẽ, quản lý tài sản số dễ sử dụng và các mô-đun quy trình công việc sáng tạo để tối ưu hóa hoạt động thương hiệu.

Nguồn: G2

Glasscubes: Chất xúc tác hợp tác của bạn

Glasscubes tập trung vào cung cấp một nền tảng an toàn để quản lý dự án, chia sẻ tệp và truyền thông với các nhóm và khách hàng một cách hiệu quả.

Điểm nổi bật: Tốt nhất cho việc quản lý dự án và các giải pháp cổng thông tin khách hàng đòi hỏi mức độ bảo mật và tùy chỉnh cao.

Tính năng: Quản lý công việc, lưu trữ tệp và các công cụ truyền thông nhóm, tất cả được bảo mật bằng mã hóa và thiết kế để tạo điều kiện cho quản lý quy trình công việc hiệu quả.

Nguồn: G2

string

Simpplr: Intranet hiện đại ngày nay

Simpplr đang cách mạng hóa cách các công ty nghĩ về intranet bằng cách cung cấp một môi trường làm việc hiện đại, rất trực quan và tích hợp.

Điểm nổi bật: Tập trung vào việc cải thiện sự tham gia của nhân viên và đơn giản hóa việc khám phá nội dung để tăng cường hiệu suất tổ chức.

Tính năng: Tìm kiếm bằng trí tuệ nhân tạo, cung cấp nguồn cấp nhật cá nhân và tương thích với thiết bị di động, đảm bảo nhân viên dễ dàng truy cập thông tin công ty quan trọng và phù hợp nhất ở bất kỳ đâu họ cũng ở.

Nguồn: G2

Các lựa chọn thay thế SharePoint miễn phí

Đối với các nhóm muốn tăng cường hợp tác mà không phải chi tiền từ ngân sách của họ, có một số lựa chọn thay thế SharePoint miễn phí xuất sắc để xem xét. Dưới đây là hai lựa chọn phổ biến cung cấp một loạt các tính năng để tối ưu hóa quản lý tài liệu và hợp tác nhóm của bạn.

Google Drive

Tính năng: Cung cấp lưu trữ đám mây, chia sẻ tệp và chỉnh sửa văn bản cộng tác. Sự tích hợp với Google Workspace làm cho nó trở thành một công cụ mạnh mẽ cho các nhóm đã sử dụng các sản phẩm Google.

Zoho Docs

Tính năng: Cung cấp một bộ công cụ quản lý tài liệu toàn diện, bao gồm chia sẻ tệp, hợp tác đồng thời và khả năng quy trình công việc tự động.

Lựa chọn SharePoint thay thế (nguồn mở)

Đối với các tổ chức muốn linh hoạt và tùy chỉnh trong các công cụ hợp tác của họ, các lựa chọn thay thế SharePoint nguồn mở cung cấp một lựa chọn hấp dẫn. Những nền tảng này cung cấp cho bạn toàn quyền kiểm soát hoàn toàn trên cả thiết lập của bạn và sự linh hoạt để tùy chỉnh các tính năng để phù hợp với nhu cầu cá nhân của bạn. Hãy xem xét một số ý kiến của các ứng viên mở vào hàng đầu và những gì họ mang đến cũng tương tự.

Alfresco

Tính năng: Hệ thống quản lý nội dung linh hoạt, có thể mở rộng và có thể tùy chỉnh cao.

ƯU điểm và NHƯỢC điểm: Khả năng t�ch hợp mạnh mẽ, mặc d� ni c�n c� thể cần nguồn lực IT đáng kể để quản lý.

Nuxeo

Tính năng: Cung cấp giải pháp quản lý tài liệu, quản lý tài nguyên số và quản lý vụ án.

ƯU điểm và NHƯỢC điểm: Nổi tiếng v� khả năng xử l� rõ r�ng c�c quy tr�nh v� khả năng mở rộng, nhưng c� thể phức tạp khi triển khai.

Liferay

Tính năng: Tập trung vào việc tạo nội dung và trải nghiệm cá nhân trên web, di động và các thiết bị kết nối.

ƯU điểm và NHƯỢC điểm: Có thể tùy chỉnh cao và nhiều tính năng, nhưng có một độ cong học dốc.

Lựa chọn thay thế SharePoint tốt nhất phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh cụ thể, kích thước công ty và ngân sách của bạn. Dù bạn chọn một giải pháp miễn phí, mã nguồn mở hoặc trả phí, mỗi nền tảng đều có điểm mạnh độc đáo có thể nâng cao năng suất, hợp tác và quản lý tài liệu của nhóm của bạn. Hãy chắc chắn khám phá những lựa chọn để tìm ra sự phù hợp nhất cho nhu cầu tổ chức của bạn.