‍Ngay cả khi bạn đang dự định triển khai một ứng dụng mới hay tái cấu trúc hoàn toàn, việc có một quy trình quản lý sự thay đổi hiệu quả là điều bắt buộc. Nhưng cũng đừng lo lắng, chúng tôi đã sẵn sàng để đồng hành cùng bạn.

Vậy thì Quản lý sự thay đổi là gì?

Quản lý sự thay đổi là việc thành công đẩy người dùng qua một thay đổi lối sống.  Nó dễ bị nhầm lẫn với một cái tật phức tạp trong kinh doanh khi chúng ta thảo luận về thay đổi tổ chức (“Chúng ta đã có một công cụ mới và cần phải triển khai thành công nó vào cuối tháng vì mục tiêu OKR trong quý IV!”), nhưng yếu tố cơ bản là ở trái tim của mọi thay đổi. Nếu liên quan của người dùng thay đổi khó vấp ngã, đề nghị bao quát đầy đủ những người sẽ bị ảnh hưởng bởi bản cập nhật, thì liệu một phương án quản lý thay đổi nào có thể thành công lên được không?

Tại sao nên có một quy trình quản lý sự thay đổi?

Chúng ta đều biết những kết quả của một triển khai thay đổi không được kiểm soát: mức độ sinh sản thấp, lo lắng, ám ảnh, và quay trở lại những thói quen cũ. Sau một loạt các thay đổi thất bại, mọi người sẽ tin rằng thời điểm nào cũng không an toàn nên họ cũng không thử làm gì theo cách đó nữa. Khi đó, đổi thay tổ chức đã kết thúc bằng sự ngừng sử dụng và trở thành đứng im bởi vì thời khắc của nó được chà đậm theo.

Bước đầu tiên trong quản lý hiệu quả sự thay đổi là biết được và luôn nhận ra lý do đằng sau sự thay đổi và sau đó phải truyền đạt nó theo cách phân tích. Và lý do chính mà các quá trình quản lý thay đổi thất bại là thiếu đồng thuận và những trường hợp khác mà bạn có thể nhận thấy sau đó về các lý do tại sao thường không thành công.

Những lý do hàng đầu khiến đổi thay thất bại.

• Giải thích tại sao sự thay đổi đã kém nên chưa được phân tích hay truyền đạt tốt.
• Lãnh đạo không đồng ý với ý kiến của bạn.
• Người có ảnh hưởng theo quan điểm không được giữ vị trí chủ chốt.
• Sự thực hiện mà chưa có tính hệ thống.
• Không duy trì ngay ngắn.
• Quá trình triển khai thiếu lòng mẫn cảm.

Những rủi ro thay đổi ở các tổ chức.

• Lo ngại, căng thẳng và mệt mỏi của nhân viên.
• Thiếu niềm tin về chế độ hoàn thành để dẫn đến sự kháng cự của mọi người.
• Ngôi trường có vẻ như bị hỗn loạn.
• Mức độ rời bỏ nhiều như vậy, gây ra sự mất đi kiến thức và thông qua nghiệp vụ.
• Đề án bị bóp nghẹt hoặc bỏ hoàn toàn.
• Sự hài lòng thấp khi tiếp cận khách hàng dẫn đến suy nghĩ tiêu cực về nhãn hiệu.
• Hiệu quả kinh doanft toàn cầu thấp hơn

Những bước thay đổi quản lý là gì? 

Để đưa tổ chức của bạn vào con đường thay đổi thành công (và giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn), có năm bước chính cần thực hiện. 

1. Chuẩn bị cho sự thay đổi

Khi chúng ta nghĩ về việc chuẩn bị, chúng ta thường nghĩ về hạ tầng và các giải pháp (điều quan trọng ), nhưng một khía cạnh không được đánh giá cao trong quá trình chuẩn bị là xem xét cách mà một sự thay đổi có thể được hỗ trợ bởi hành vi và văn hoá. Giúp nhân viên và lãnh đạo hiểu vấn đề ở đâu trước khi giới thiệu một giải pháp mới; tích cực yêu cầu phản hồi về trạng thái hiện tại của công việc và sử dụng nó để thông báo cách thức bạn thông báo sự thay đổi sắp tới và xác định ai cần phải là bên liên quan.

1. Tạo một kế hoạch quản lý thay đổi và truyền thông chiến lược và tầm nhìn

Bây giờ bạn hiểu cách định vị thay đổi của mình cho sự đồng thuận tổ chức rộng hơn, bạn đã sẵn sàng xác định phạm vi, lập kế hoạch triển khai, thu hút các bên liên quan đúng và xác định cách bạn sẽ đánh giá thành công. Cũng quan trọng là bạn chia sẻ tại sao đằng sau sự thay đổi như một phần của quy trình đồng thuận của bạn khi bạn trình bày kế hoạch cho các đối tác khác nhau trong công ty và nói về cách nó sẽ ảnh hưởng đến từng người một.

1. Thực hiện thay đổi tổ chức

Tiếp theo, đưa dự án của bạn vào hoạt động. Theo kế hoạch hành động bạn đã đề ra, nhưng đảm bảo yêu cầu phản hồi ở mỗi bước để xem xét xem bạn cần điều chỉnh khi đi. Không chỉ có thể giảm thiểu rủi ro thất bại kéo dài, mà còn giúp duy trì đồng thuận khi nhân viên thấy nhu cầu của họ được giải quyết và tích hợp trong quá trình đạt các mốc quan trọng.

1. Tích hợp sự thay đổi vào văn hóa tổ chức và quy trình

Bạn đã hoàn thành việc triển khai thay đổi và mọi thứ đều diễn ra tốt — khoảng 6 tuần. Làm thế nào để ngăn mọi người quay trở lại thói quen cũ và làm hỏng toàn bộ công việc tuyệt vời của đội của bạn? Củng cố việc thay đổi hành vi thông qua khen thưởng, tài liệu, giao tiếp liên tục, và, có lẽ quan trọng nhất, việc mô phỏng trạng thái lý tưởng một cách rõ ràng của lãnh đạo.

1. Đánh giá tác động của việc thay đổi

Đến lúc xem xét thành công của sự thay đổi của bạn. Nhìn lại các chỉ số hiệu suất quan trọng mà bạn gán trước khi triển khai (ảnh chụp trước/sau rất hữu ích), và tiến hành một cuộc tử vi để có được cái nhìn toàn diện về quá trình đã diễn ra, và thế nào nó có vẻ

Thuật ngữ quy trình quản lý thay đổi

Nếu bạn muốn xuất sắc trong quản lý thay đổi, bạn cần phải học thuộc lòng các thuật ngữ. Đây là một tờ bài tập nhanh.

Mô hình quản lý thay đổi

Một mô hình quản lý thay đổi là kết cấu hiện có dựa trên một số mô hình khác cho một quy trình quản lý thay đổi trong các công ty. Các mô hình phổ biến bao gồm ADKAR, Lewin's, Kotter's, McKinsey's, và Kübler-Ross's.

Quá trình quản lý thay đổi

Một quá trình quản lý thay đổi là việc triển khai từ đầu đến cuối của một sự thay đổi trong một tổ chức.

Kế hoạch quản lý thay đổi

Một kế hoạch quản lý thay đổi là cách cụ thể thực hành thay đổi trong quy trình lớn hơn. Đây là hướng dẫn chuyên gia của chúng tôi để viết kế hoạch của bạn.

Làm thế nào để tạo quy trình quản lý thay đổi hiệu quả cho tổ chức của bạn

Bây giờ bạn biết cách chạy một quy trình quản lý thay đổi mượt mà, có lẽ bạn đang tự hỏi những bước bạn cần thực hiện để tạo ra quy trình đó ban đầu. Đây là những gì bạn cần phải làm:

Xác định sự thay đổi mong muốn và mục tiêu

Thay đổi vì chính việc thay đổi không hữu ích cho bất kỳ ai. Bước đầu tiên là xác定{c cái cần thay đổi xác定{ra chính xác 的{nhất cần thay đổi, và vì sao. Không chỉ giúp làm rõ những điều như phạm vi và tiến độ, nó cũng giúp bạn xác定{ra ai cần được liên quan và ở mức độ nào.

Hợp những bên liên quan và trình bày trường hợp kinh doanh

Có t{ đúng定{的{ những 的{ bên liên quan t{ là chìa khóa. Cuối cùng, họ sẽ là những người giúp bạn áp定{ dụng chính xác thay t{ đổi! Họ cần phải bán và trước mắt trước các bên khác và có thể giúp bạn xác定{ra cách tốt nhất để chuẩn bị tổ chức cho những gì sắp đến.

Lập kế hoạch cho sự thay đổi

Đây là nơi bạn muốn ghi lại những chỉ số hiệu suất chính của bạn sẽ được theo dõi trong quá trình thay đổi. Bạn muốn chụp ấn hình của trạng thái hiện tại của bạn để đánh giá thành công theo các điểm tiến độ đã được xác定{ra trước (cũng như sau khi quá trình hoàn thành).

Định定{ nguồn lực và các chỉ số của thành công

Bạn cần gì để thực hiện thay đổi một cách hiệu quả? Bạn muốn trạng thái tương lai trông như thế nào? Hãy cụ thể về việc xác定{ định các chỉ số thành công.

Cung cấp thông tin rõ ràng từ đầu đến cuối

Không ai thích ở trong bóng tối! Đảm bảo quy trình, điểm kiểm tra và chỉ số thành công của bạn đều được hiển thị cho tất cả mọi người sẽ bị ảnh hưởng - và thường xuyên đề xuất ý kiến, để bạn có thể...

Quản lý sự phản kháng và nâng cao tác động của sự thay đổi

Một lần nữa, thay đổi là khó khoai. Đảm bảo mọi người cảm thấy được lắng nghe có thể giúp bạn giảm mức độ phản kháng và làm cho quá trình dễ dàng hơn để thực hiện. Bên cạnh đó, nhắc nhở đôi khi về lý do đằng sau sự thay đổi và cách nó sẽ mang lại lợi ích cho những người bị ảnh hưởng có thể giữ mọi người làm việc hướng tới một mục tiêu chung.

Nhận ra thành công của dự án quản lý thay đổi

Ở cuối quá trình (hoặc, tốt hơn hết, ở mỗi cột mốc lớn) chúc mừng những gì bạn và đội của bạn đã đạt được. Phản hồi tích cực làm cho các kế hoạch thay đổi tương lai dễ dàng hơn để chấp nhận.

Đánh giá tác động và cải thiện quy trình quản lý thay đổi của bạn cho tương lai

Nhận ra rằng luôn có chỗ để cải thiện. Điều này được gọi là quy trình vì lý do đó. Những gì đã thành công cho bạn nhiều năm trước có thể cần được hoàn toàn cải thiện bây giờ khi bạn có một đội/ngân hàng sản phẩm mới. Lấy những gì bạn đã học và thích nghi.

Làm thế nào để đảm bảo bạn có các công cụ quản lý thay đổi phù hợp

Đánh giá bộ công cụ quản lý thay đổi của bạn

Trang bị cho bản thân những công cụ phù hợp để thành công trong quản lý thay đổi Dưới đây là một số giải pháp tốt nhất:

‍