Hầu hết người dùng của Confluence đều phải xử lý với khả năng tìm kiếm của nó—hoặc được thu hút bởi cách nó hoạt động hoặc hứng tức bởi những hạn chế của nó. Rất có thể sẽ thấy không thể chạm đến được, đặc biệt là khi tìm kiếm thông tin thiết yếu một cách nhanh chóng trong một môi trường hợp tác. Có hay là một người sử dụng Confluence có kinh nghiệm lâu năm hay mới vào nghề, việc hiểu biết các chi tiết của khả năng tìm kiếm sẽ khiến hiệu suất làm việc của bạn được cải thiện đáng kể. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá cách hoạt động Confluence search, các khó khăn mà người dùng có thể gặp phải và một số mẹo hữu ích để cải thiện kết quả tìm kiếm. Chúng ta cũng sẽ thảo luận cách các kỹ thuật viên có thể mở rộng khả năng tìm kiếm bằng cách sử dụng các công cụ bên ngoài tích hợp tốt với Confluence. Và hãy cùng nhau bắt đầu cuộc phiêu lưu này để tạo ra trải nghiệm tìm kiếm hiệu quả và hiệu suất cao trong Confluence!

Tổng quan về cách tìm kiếm hoạt động trong Confluence

Tìm kiếm trong Confluence được thiết kế để làm đơn giản hóa khả năng truy cập thông tin trong môi trường hợp tác. Tìm kiếm trong Confluence cho phép người dùng tìm kiếm trang, bài đăng và các nội dung khác được lưu trữ trong không gian Confluence của họ. Tuy nhiên, việc hiểu biết về cách hoạt động của tìm kiếm—cũng như cách nó được chỉ mục hóa, bộ lọc và hỗ trợ tìm kiếm mờ—có thể khiến trải nghiệm người dùng của bạn trở nên hết sức trọn vẹn.

Một trong những khía cạnh cơ bản của khả năng tìm kiếm Confluence là cơ chế đánh chỉ mục. Khi nội dung được tạo hoặc cập nhật trong Confluence, nội dung đó sẽ được đánh chỉ mục bởi nền tảng, giúp việc tìm kiếm nhanh chóng hơn đáng kể. Tuy nhiên, các kết quả tìm kiếm có thể thay đổi dựa trên các quyền truy cập của người dùng. Nếu người dùng không có quyền truy cập vào một số không gian hoặc trang nào đó, nội dung này sẽ không xuất hiện trong kết quả tìm kiếm của họ. Đó có nghĩa là hiệu suất tìm kiếm Confluence nói riêng có liên quan mật thiết đến các nút quyền bạn có.

Một số tính năng quan trọng khác của khả năng tìm kiếm Confluence là hỗ trợ tìm kiếm mờ. Hỗ trợ tìm kiếm mờ giúp người dùng tìm được nội dung ngay cả khi họ không biết chính xác ngữ pháp của ngôi từ hoặc tên gọi của nội dung đó. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng dù hỗ trợ tìm kiếm mờ có thể giúp trong việc tìm kiếm, tuy nhiên nó không luôn cho kết quả chính xác, và có thể trả về kết quả có liên quan nhưng không phải là chính xác theo như ý muốn của người dùng.

Confluence cũng cung cấp nhiều bộ lọc tìm kiếm để giúp người dùng chỉ ra kết quả phù hợp hơn. Người dùng có thể sử dụng bộ lọc tìm kiếm dựa trên loại nội dung, không gian hoặc thậm chí là ngày cập nhật nội dung để tìm kiếm thông tin một cách chính xác hơn. Tóm lại, bất kể khả năng tìm kiếm Confluence có thể mạnh mẽ, tuy nhiên hiệu quả của nó phụ thuộc vào sự hiểu biết cách tận dụng các tính năng một cách chính xác và đầy đủ.

Các điểm đau phổ biến với tìm kiếm trong Confluence

• Hạn chế khả năng lọc: Mặc dù có khả năng lọc, một số người dùng cảm thấy rằng chúng có thể được cải thiện. Điều này có thể dẫn đến sự mất tín tưởng từng mảnh thông tin bị chìm đắm và không dễ dàng truy cập.
• Khó khăn trong tính tin cậy và độ chính xác: Người dùng thường xuyên phải đối mặt với tình huống kết quả tìm kiếm trả về không phù hợp với mong đợi. Nhản vãn khi tìm kiếm trong thời gian ngắn và tìm kiếm tài liệu liên quan tại trọng yếu.
• Khó khăn trong việc lọc kết quả: Một số người dùng có thể thấy bộ lọc quá giới hạn hoặc quá khó để sử dụng, điều này có thể cản trở khả năng tinh chỉnh kết quả tìm kiếm. Điều này có thể dẫn đến việc luân phiên qua nội dung không liên quan, bị lãng phí thời gian và công sức.
• Challenges with naming conventions: Thách thức về cách đặt tên: Nhiều đội không tuân thủ các cách đặt tên một cách nhất quán khi tạo trang. Sự không đồng nhất này có thể khiến khó khăn để tìm kiếm nội dung một cách hiệu quả, từ đó làm phức tạp thêm trải nghiệm tìm kiếm trong Confluence.
• Slow search performance: Hiệu suất tìm kiếm chậm: Người dùng có thể gặp phải những tình huống load chậm khi thực hiện tìm kiếm, đặc biệt là trong các tổ chức có một lượng lớn dữ liệu được lưu trữ. Điều này có thể khiến khó chịu khi cần truy cập thông tin ngay lập tức.

Mẹo hữu ích để cải thiện kết quả tìm kiếm trong Confluence

• Refine your search queries: Thiết lập lại truy vấn tìm kiếm: Sử dụng cụm từ cụ thể hoặc cụm từ cụ thể hơn thay vì các từ ngữ vẩn vơ. Bằng cách nhập các truy vấn tìm kiếm chính xác, bạn sẽ tăng khả năng nhận được những kết quả liên quan hơn, giúp bạn nhanh chóng tìm kiếm được thông tin cần thiết.
• Utilize search filters effectively: Sử dụng bộ lọc tìm kiếm hiệu quả: Dễ dàng làm quen với các bộ lọc có sẵn trong Blackbaud. Thử lọc kết quả dựa trên loại nội dung hoặc ngày cập nhật để thu hẹp tìm kiếm và tập trung vào những nội dung quan trọng hơn.
• Improve naming conventions: Cải thiện cách đặt tên: Khuyến khích thành viên nhóm sử dụng những cách đặt tên một cách nhất quán khi tạo trang hoặc tài liệu. Bằng cách cải thiện cách đặt tên, bạn sẽ không chỉ giúp tổ chức tìm kiếm được nội dung nhanh chóng hơn mà còn giúp nâng cao sự phối hợp và hợp tác trong dự án.
• Leverage tags and labels: Sử dụng thẻ và nhãn: Tạo hệ thống thẻ và nhãn hữu ích để giúp người dùng nhanh chóng truy cập được nội dung liên quan. Bằng cách sử dụng thẻ và nhãn một cách phù hợp, bạn sẽ giúp người dùng có thể nhanh chóng nhận được bất kỳ nội dung nào liên quan.
• Regularly audit your content: Kiểm tra nội dung thường xuyên: Điều hành các cuộc kiểm tra nội dung định kỳ để đảm bảo bỏ qua nội dung cũ hoặc không liên quan. Điều này sẽ dẫn đến trải nghiệm tìm kiếm một cách nhanh chóng, hiệu quả hơn - chỉ một thông tin chính xác và liên quan.

Cải tiến Trải nghiệm Tìm kiếm vớ mối Hợp tác.

Mặc dù Confluence cung cấp những tính năng tìm kiếm cơ bản nhưng nhiều nhóm thấy hữu ích để mở rộng các khả năng tìm kiếm của mình bằng các công cụ bên ngoài. Có nhiều lựa chọn để mở rộng khả năng tìm kiếm của mình. Ví dụ, công cụ như Guru được thiết kế để giúp chặn lối truy cập vào kiến thức trong liên kết khác nhau.

Kịch bản này được thiết kế để lưu trữ dữ liệu từ cùng một hệ thống. Bằng cách liên kết các tính năng thêm vào của thành phố với cổng tên máy tính, bạn có thể tạo một trải nghiệm tìm kiếm bao quát quá khứ.

Cuối cùng, Confluence tìm kiếm nhanh chóng nhưng nó có thể được mang đến bởi các công cụ hỗ trợ làm có sự hiểu biết của tổ chức. Những đội nào đang phụ thuộc vào các ứng dụng qua lại dữ liệu nhất định trong khác sẽ thấy những công cụ này rất có giá trị.