Giới thiệu

Trong thế giới hiện đại phát triển nhanh chóng, dựa trên dữ liệu, việc có các công cụ phù hợp để quản lý, hợp tác và tối ưu hóa quy trình là rất quan trọng. Airtable là một công cụ nổi bật trong thị trường phần mềm năng suất đông đảo. Airtable cho phép bất kỳ nhóm nào tạo ứng dụng trên cơ sở dữ liệu chia sẻ, hỗ trợ quy trình làm việc quan trọng và độc đáo nhất của họ. Các nhóm tại hơn 300.000 tổ chức, bao gồm 80% trong số 100 công ty trong danh sách Fortune, tin dùng nền tảng Ứng Dụng Kết Nối Airtable để kết nối người và dữ liệu của họ và đạt được mục tiêu quan trọng nhất của họ. Mặc dù ban đầu có vẻ giống như một bảng tính, Airtable mạnh mẽ hơn nhiều. Các khối xây dựng của Airtable giúp nhóm mô hình hóa các công việc họ đang làm, xác định mối quan hệ giữa các công việc đó và tạo ra giao diện một cách rõ ràng dành riêng cho loại công việc của họ.

​

Tính linh hoạt, giao diện thân thiện và khả năng mạnh mẽ của Airtable làm cho nó trở thành một công cụ quý giá cho các nơi làm việc hiện đại yêu cầu quản lý dữ liệu và hợp tác hiệu quả. Hướng dẫn này cung cấp cái nhìn tổng quan sâu rộng về Airtable, các tính năng của nó, các trường hợp sử dụng thực tế và các thói quen tốt nhất để giúp bạn tận dụng tối đa nền tảng mạnh mẽ này.

​

Airtable dành cho ai

Airtable được thiết kế cho bất kỳ nhóm hoặc cá nhân nào cần tổ chức thông tin, làm việc cộng tác với người khác và xây dựng ứng dụng tùy chỉnh mà không cần chuyên môn kỹ thuật sâu. Độ linh hoạt của nó khiến nó thích hợp cho:

​

• Quản lý Dự Án của bạn muốn tối ưu hóa quy trình dự án và thời gian.
• Đội Ngũ Tiếp Thị cần một trung tâm tập trung cho kế hoạch và theo dõi chiến dịch.
• Người Phát Triển Sản Phẩm cần một công cụ linh hoạt để quản lý bảng kế hoạch và yêu cầu tính năng.
• Đội Ngũ Nhân Sự tìm kiếm một cách tốt hơn để quản lý đường ống ứng viên và hồ sơ nhân viên.
• Đội Ngũ Kinh Doanh phối hợp với cơ hội, khách hàng và mối quan hệ.
• Các Công Ty Sáng Tạo quản lý dự án khách hàng, lịch sản xuất nội dung và tài sản.

​

Tính năng Cơ bản

Airtable đầy đặn các tính năng giúp nó trở thành một công cụ mạnh mẽ cho các nhiệm vụ và quy trình làm nào.

​

• Cơ Sở Dữ Liệu Linh Hoạt: Airtable kết hợp sự đơn giản của bảng tính với sức mạnh của một cơ sở dữ liệu. Nó cho phép người dùng lưu thông tin dưới dạng bảng trong khi cung cấp khả năng liên kết bản ghi giữa các bảng, cho phép chức năng cơ sở dữ liệu quan hệ.
• Các Chế Độ Xem Có Thể Tùy Chỉnh: Người dùng có thể tạo các chế độ xem khác nhau (ví dụ: lưới, lịch, kanban) để hiển thị dữ liệu của họ theo cách phù hợp nhất với các nhiệm vụ cụ thể hoặc công đồng mục tiêu.
• Các Loại Trường Phong Phú: Từ các tệp đính kèm và hộp kiểm tra đến danh sách thả xuống và liên kết, Airtable cung cấp một loạt rộng các loại trường để phù hợp với các dạng dữ liệu khác nhau.
• Công Cụ Hợp Tác: Airtable hỗ trợ hợp tác trong thời gian thực, cho phép các thành viên nhóm làm việc cùng nhau một cách mượt mà và trao đổi trực tiếp trong ứng dụng.
• Tự Động Hóa: Người dùng có thể thiết lập các tự động hóa để kích hoạt các hành động cụ thể dựa trên các điều kiện xác định, tạo sự suôn sẻ cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và cải thiện hiệu quả.
• Khả Năng Tích Hợp: Airtable tích hợp với nhiều ứng dụng bên thứ ba, bao gồm Slack, Zapier, Google Workspace và nhiều hơn nữa, mở rộng chức năng của mình và cho phép luồng dữ liệu mượt mà qua các nền tảng khác nhau.
• Các Khối: Các khối là các phần bổ sung cung cấp các khả năng bổ sung như biểu đồ, bản đồ, thiết kế trang và nhiều hơn nữa, tăng cường thêm tiện ích của Airtable.

​

Trường phù hợp nhất để sử dụng 

Airtable vô cùng xuất sắc trong nhiều tình huống, mang lại giá trị lớn qua nhiều ngành công nghiệp và chức năng nhóm.

​

• Quản Lý Dự Án: Các nhóm có thể quản lý dự án từ đầu đến cuối, theo dõi nhiệm vụ, các mốc, ngân sách và hạn chót, và trực quan hóa tiến triển bằng cách sử dụng bảng kanban hoặc biểu đồ Gantt.
• Kế Hoạch Nội Dung: Các nhóm tiếp thị và nội dung có thể lập kế hoạch, tạo ra và theo dõi lịch sản xuất nội dung, quản lý lịch biên tập và lưu trữ tài sản thương hiệu.
• Phát Triển Sản Phẩm: Các nhóm sản phẩm có thể quản lý bảng kế hoạch tính năng, ưu tiên nhiệm vụ phát triển, theo dõi lỗi và phối hợp kế hoạch phát hành.
• Quy hoạch Sự kiện: Người tổ chức sự kiện có thể xử lý danh sách khách mời, ngân sách, lịch trình và phối hợp với nhà cung cấp.
• Quản lý Mối quan hệ Khách hàng (CRM): Các nhóm bán hàng có thể quản lý tuyển khách hàng tiềm năng, theo dõi tương tác của khách hàng và giữ liên lạc với các bước tiếp theo và các dãy bán hàng.
• Phân bổ Tài nguyên: Các nhóm nhân sự và vận hành có thể quản lý hồ sơ nhân viên, dãy chuyển tuyển và phân bổ tài nguyên.

​

Bắt đầu

1. Đăng Ký tài khoản: Truy cập trang web của Airtable và đăng ký một tài khoản miễn phí bằng địa chỉ email của bạn.
2. Tạo một Cơ sở: Một "cơ sở" là cấu trúc tổ chức trung tâm trong Airtable. Bạn có thể bắt đầu bằng cách tạo một cơ sở mới từ đầu hoặc sử dụng một trong các mẫu đã được xây dựng sẵn của Airtable.
3. Thêm Bảng: Trong mỗi cơ sở, thêm các bảng để tổ chức các loại thông tin khác nhau. Ví dụ, trong cơ sở quản lý dự án, bạn có thể có các bảng riêng biệt cho các nhiệm vụ, thành viên nhóm và dòng thời gian.
4. Xác định Trường: Tùy chỉnh các trường trong bảng của bạn theo loại dữ liệu bạn cần lưu trữ. Chọn từ nhiều loại trường như văn bản, số, ngày, tệp đính kèm, liên kết và nhiều hơn nữa.
5. Tạo Các chế độ xem: Dựng các chế độ xem khác nhau để hình dung dữ liệu của bạn theo cách có ý nghĩa. Sử dụng chế độ xem lưới để định dạng bảng chuẩn, chế độ lịch để thông tin dựa trên ngày, chế độ kanban cho quản lý công việc và chế độ thư viện để xem ảnh và phương tiện.
6. Mời Người Cộng tác: Chia sẻ cơ sở của bạn với các thành viên nhóm bằng cách mời họ qua email. Thiết lập quyền để kiểm soát ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc bình luận trên dữ liệu của bạn.
7. Tự động hóa Quy trình: Thiết lập tự động hóa để tối ưu hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Kích hoạt các hành động dựa trên điều kiện cụ thể, như gửi email thông báo, cập nhật trường hoặc tạo bản ghi.
8. Tích hợp với Các Công cụ Khác: Kết nối Airtable với các công cụ khác trong ngăn xếp công nghệ của bạn để kích hoạt luồng dữ liệu mượt mà và mở rộng chức năng. Sử dụng tích hợp hoặc dịch vụ bên thứ ba như Zapier để tự động hóa quy trình.

​

Mẹo và thói quen tốt nhất

• Bắt đầu với Một Mẫu: Nếu bạn mới bắt đầu với Airtable, hãy bắt đầu với một mẫu được xây dựng sẵn mà phù hợp với trường hợp sử dụng của bạn. Biểu mẫu có thể cung cấp nền tảng vững chắc và tiết kiệm thời gian trong việc thiết lập cơ sở của bạn.
• Sử dụng Nhật ký Liên kết: Tận dụng các nhật ký liên kết để tạo mối quan hệ giữa các bảng. Tính năng này giúp trong việc tạo cơ sở dữ liệu có cấu trúc hơn và liên kết.
• Tùy chỉnh Loại Trường: Chọn các loại trường phù hợp cho dữ liệu của bạn để đảm bảo nhập dữ liệu chính xác và thao tác dữ liệu hiệu quả.
• Tận dụng Chế độ Xem: Sử dụng các chế độ xem khác nhau để đạt được cái nhìn và tối ưu hóa quy trình làm việc. Ví dụ, sử dụng chế độ lịch để lên lịch và chế độ biểu đồ tương lai để lên kế hoạch dự án.
• Tận dụng Các khối: Khám phá các khối của Airtable để thêm các chức năng nâng cao như biểu đồ để trực quan dữ liệu, thiết kế trang cho in các báo cáo và bản đồ cho dữ liệu địa lý.
• Đặt Automations Một cách Khôn ngoan: Tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại nhưng bắt đầu từ từ. Kiểm tra các tự động hóa của bạn để đảm bảo rằng chúng hoạt động như dự kiến và không làm gián đoạn quy trình làm việc của bạn.
• Hợp tác Trực tuyến: Tận dụng các tính năng hợp tác của Airtable và làm cho nó tối ưu nhất. Sử dụng bình luận để thảo luận về các bản ghi cụ thể và @đề cập để thông báo cho các thành viên nhóm.
• Xem xét và Làm Sạch dữ liệu Định kỳ: Định kỳ xem xét các cơ sở của bạn để dọn dẹp dữ liệu lỗi thời, kiểm tra trùng lặp và lưu trữ dự án đã hoàn thành.
• Tìm Kiếm Hỗ trợ và Tài nguyên: Airtable cung cấp hỗ trợ mở rộng thông qua hướng dẫn, hướng dẫn sử dụng và diễn đàn cộng đồng. Tận dụng các tài nguyên này để vượt qua thách thức và học hỏi thêm mẹo mới.

​

Tích hợp với Guru

Sự tích hợp của Airtable với Guru có thể tăng năng suất một cách đáng kể bằng cách cung cấp kiến thức tức thì và gợi ý ngữ cảnh mà không cần rời khỏi luồng công việc của bạn. Guru cung cấp một hệ thống quản lý kiến thức được trang bị trí tuệ nhân tạo giúp nâng cao khả năng của Airtable thông qua các điểm sau:

• Kiến Thức Ngữ Cảnh: Trí tuệ nhân tạo của Guru cho phép gợi ý ngữ cảnh trực tiếp trong Airtable, đảm bảo rằng các thành viên nhóm có quyền truy cập vào thông tin liên quan khi làm việc.
• Luồng Công Việc Chuẩn: Giảm sự gián đoạn và tối ưu hóa luồng công việc của bạn với khả năng truy cập theo yêu cầu vào kiến thức mới nhất từ Guru, có sẵn trực tiếp trong Airtable.
• Tính cộng tác tăng cường: Guru đảm bảo rằng mọi người trong đội của bạn đều có quyền truy cập vào thông tin chính xác, cải thiện sự cộng tác và quá trình ra quyết định tổng thể.
• Nguồn thông tin duy nhất: Kết hợp Guru với Airtable giúp duy trì một nguồn thông tin duy nhất cho tri thức của tổ chức bạn, giảm khả năng sử dụng thông tin sai lệch hoặc lỗi thời.

string

Để tích hợp Airtable với Guru, làm theo các bước sau:

1. Cài đặt Phần mở rộng Guru: Thêm phần mở rộng Guru vào tài khoản Airtable của bạn.
2. Xác thực Tài khoản Của Bạn: Đăng nhập vào Guru và xác thực tài khoản của bạn để kích hoạt tích hợp.
3. Truy cập Kiến thức của Guru: Trong Airtable, bắt đầu truy cập cơ sở kiến thức của Guru và nhận các gợi ý ngữ cảnh khi làm việc trên cơ sở của bạn.

​

Kết luận

Airtable là một công cụ linh hoạt và mạnh mẽ vượt xa khả năng của một bảng tính tiêu chuẩn, cung cấp quản lý dữ liệu mạnh mẽ và tối ưu hóa quy trình làm việc. Các tính năng của Airtable, như cơ sở dữ liệu linh hoạt, các chế độ xem có thể tùy chỉnh và tự động hóa, khiến nó trở thành lựa chọn lý tưởng cho các trường hợp sử dụng khác nhau trong các ngành công nghiệp khác nhau.

​

Bằng cách tích hợp Airtable với Guru, bạn có thể nâng cao năng suất bằng việc đảm bảo rằng đội của bạn có quyền truy cập ngay lập tức vào thông tin chính xác vào thời điểm phù hợp. Sự kết hợp giữa sức mạnh tổ chức của Airtable và quản lý kiến thức dựa trên trí tuệ nhân tạo của Guru tạo nên một luồng công việc hiệu quả và mượt mà.

​

Cho dù bạn đang quản lý dự án, lên kế hoạch nội dung, hoặc phối hợp với khách hàng, Airtable, đi kèm với Guru, có thể giúp đội của bạn đạt được mục tiêu với hiệu quả và độ chính xác cao hơn. Hãy bắt đầu khám phá Airtable ngay hôm nay và xem cách nó có thể biến đổi luồng công việc của bạn, và đừng quên tận dụng Guru để trải nghiệm một trải nghiệm mạnh mẽ hơn nữa.