‍HRIS là gì?

Nếu bạn liên quan đến NHÂN SỰ hoặc giám sát hệ thống quản lý nhân viên của công ty bạn, có lẽ bạn đã gặp thuật ngữ HRIS. Nhưng nó chính xác là gì? Viết tắt này đại diện cho Hệ thống Thông tin Nhân sự—một giải pháp phần mềm được thiết kế để tối ưu hóa và quản lý các quy trình, dữ liệu và luồng làm việc của một công ty.

Hệ thống HRIS giúp các chuyên gia NHÂN SỰ và lãnh đạo doanh nghiệp cải thiện hiệu quả bằng cách tích hợp các hoạt động NHÂN SỰ như thanh toán lương, quản lý phúc lợi, quản lý tài năng, và tuân thủ vào một nền tảng tập trung.

Ý nghĩa và định nghĩa của HRIS

Ở cốt lõi, một HRIS là một công cụ công nghệ tập hợp nhiều chức năng NHÂN SỰ vào một hệ thống liền mạch. Nó phục vụ như một cơ sở dữ liệu trung tâm nơi các bộ phận NHÂN SỰ có thể lưu trữ và truy xuất dữ liệu nhân viên, tự động hóa luồng công việc, và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn quy định. Nói cách khác, đó là cột sống kỹ thuật số của bộ phận NHÂN SỰ của bạn.

Tầm quan trọng của HRIS trong quản lý NHÂN SỰ hiện đại

Quản lý các chức năng NHÂN SỰ theo cách thủ công có thể mất thời gian và dễ mắc lỗi. Một hệ thống HRIS giải quyết những thách thức này bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ hành chính, giảm thiểu lỗi dữ liệu, và cung cấp cá nhân NHÂN SỰ những hiểu biết thời gian thực để hỗ trợ việc ra quyết định có căn cứ. Bằng cách áp dụng những hệ thống này, các công ty có thể giảm chi phí quản lý hành chính và tập trung hơn vào các sáng kiến chiến lược, như tương tác với nhân viên, giữ chân nhân sự, và phát triển tài năng.

Hệ thống HRIS: Một phân tích chi tiết

Hiểu rõ về cách hệ thống HRIS hoạt động quan trọng để lựa chọn đúng cho tổ chức của bạn. Hãy khám phá các thành phần cốt lõi và tính năng làm cho những hệ thống này trở nên quý giá.

Các thành phần cốt lõi của hệ thống HRIS

Các giải pháp hệ thống thông tin nhân sự thường bao gồm một số thành phần chính:

• Quản lý dữ liệu nhân viên: Lưu trữ và quản lý thông tin chi tiết về nhân viên.
• Thanh toán lương và quản lý phúc lợi: Tự động hóa việc trả lương, khấu trừ, và các chế độ phúc lợi.
• Quản lý tuân thủ: Đảm bảo tổ chức của bạn tuân thủ theo luật lao động và chính sách nội bộ.

Cách HRIS tích hợp các chức năng NHÂN SỰ

Những hệ thống này xuất sắc trong việc đưa nhiều chức năng NHÂN SỰ vào một nơi. Ví dụ, khi một nhân viên mới tham gia công ty, thông tin của họ được nhập vào hệ thống một lần và tự động sử dụng trên khắp lương, phúc lợi, và các mô-đun quản lý hiệu suất. Sự tích hợp này giảm đáng kể các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và giảm thiểu lỗi của con người.

Các tính năng chính của các giải pháp HRIS hiện đại

Những giải pháp hiện đại vượt xa khả năng lưu trữ dữ liệu cơ bản. Họ cung cấp các tính năng tiên tiến như:

• Portals tự phục vụ cho nhân viên quản lý quyền lợi và yêu cầu nghỉ phép của họ.
• Truy cập di động cho chức năng nhân sự khi đang di chuyển.
• Công cụ phân tích và báo cáo để theo dõi xu hướng lực lượng lao động và hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Sự quan trọng của HRIS trong cảnh quan kinh doanh hiện nay

Những hệ thống này đã biến đổi cách các tổ chức tiếp cận quản lý vốn con người. Dưới đây là lý do mà họ quan trọng trong cảnh quan kinh doanh hiện đại.

Sự tiến hóa của công nghệ nhân sự

Hành trình từ các quy trình nhân sự thủ công đến các hệ thống dựa trên đám mây không thua kém một cuộc cách mạng công nghệ nào. Những phần mềm ban đầu chỉ dành cho thanh toán lương đã phát triển thành các nền tảng tinh vi có khả năng quản lý toàn bộ vòng đời của nhân viên - từ tuyển dụng đến nghỉ hưu.

HRIS so với quản lý nhân sự truyền thống

Khác với các phương pháp quản lý nhân sự truyền thống, nơi dữ liệu thường bị phân cụm và quản lý thủ công, hệ thống thông tin nhân sự cung cấp một giải pháp toàn diện, tích hợp. Điều này dẫn đến độ chính xác dữ liệu tốt hơn, quy trình nhanh hơn và trải nghiệm của nhân viên được cải thiện. Ví dụ, một HRIS tự động cập nhật hồ sơ nhân viên khi có thay đổi xảy ra, trong khi các hệ thống thủ công có thể liên quan đến việc nhập dữ liệu trùng lặp trên nhiều nền tảng.

Ảnh hưởng đến hiệu suất tổ chức

Một HRIS tăng đáng kể hiệu suất tổ chức bằng cách giảm gánh nặng hành chính. Các quy trình tự động cho phép các nhóm nhân sự tập trung hơn vào các nhiệm vụ chiến lược và truy cập dữ liệu thời gian thực giúp ra quyết định nhanh hơn. Các tổ chức sử dụng các hệ thống này thường trải qua tình hình đổi ngôi giảm, tuân thủ tốt hơn và tăng năng suất tổng thể.

Các chức năng chính của HRIS

Những hệ thống này cung cấp một loạt các tính năng, được thiết kế để tối ưu hóa các quy trình nhân sự khác nhau. Dưới đây là các chức năng chính cần chú ý:

Quản lý dữ liệu nhân viên

Hệ thống thông tin nhân sự phục vụ như một trung tâm tập trung lưu trữ và quản lý thông tin nhân viên, từ chi tiết cá nhân đến đánh giá hiệu suất. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu dễ truy cập và được cập nhật, cho phép các nhóm nhân sự ra quyết định dựa trên dữ liệu tốt hơn.

Thanh toán và bồi thường

Một trong những chức năng quan trọng nhất của HRIS là quản lý thanh toán lương. Nó tự động hóa các phép tính lương, các khoản thuế và khấu trừ, giảm thiểu khả năng phát sinh lỗi và đảm bảo thanh toán đúng hạn.

Quản lý quyền lợi

Những giải pháp này đơn giản hóa việc quản lý quyền lợi bằng cách cho phép nhân viên đăng ký các kế hoạch bảo hiểm y tế, quản lý các đóng góp nghỉ hưu và theo dõi số dư nghỉ phép thông qua cổng tự phục vụ.

Quản lý tài năng và tuyển dụng

Các nền tảng hệ thống thông tin nhân sự tối ưu hóa quy trình tuyển dụng bằng cách tự động hóa việc đăng tải thông tin việc làm, theo dõi ứng viên và cung cấp dữ liệu về xu hướng tuyển dụng. Các tính năng quản lý tài năng giúp các công ty duy trì nhân tài hàng đầu bằng cách hỗ trợ phát triển nhân viên liên tục và kế hoạch kế nhiệm.

Quản lý hiệu suất

Hệ thống thông tin nhân sự thường bao gồm các công cụ đánh giá hiệu suất, cho phép nhóm nhân sự đặt mục tiêu, theo dõi tiến bộ của nhân viên và cung cấp phản hồi. Điều này tạo ra một phương pháp cấu trúc để quản lý sự phát triển của nhân viên.

Đào tạo và phát triển

Những hệ thống này thường hỗ trợ hệ thống quản lý học tập (LMS), cho phép các công ty lên lịch, theo dõi và báo cáo về chương trình đào tạo nhân viên, đảm bảo việc phát triển nhân viên liên tục.

Lợi ích của việc triển khai một HRIS

Đầu tư vào một hệ thống dành riêng mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức, bao gồm:

Quy trình HR được tối ưu hóa

Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại như tính lương và quản lý lợi ích, các hệ thống giảm thiểu công việc thủ công, cho phép các chuyên gia HR tập trung vào các sáng kiến chiến lược.

Độ chính xác và bảo mật dữ liệu được nâng cao

Các hệ thống HRIS đảm bảo rằng dữ liệu nhân viên đồng nhất và được cập nhật trên tất cả các chức năng HR. Hơn nữa, chúng cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ thông tin nhạy cảm.

Việc ra quyết định được cải thiện thông qua phân tích dữ liệu

Với các công cụ báo cáo và phân tích tích hợp, các hệ thống HRIS cung cấp những cái nhìn quý giá vào xu hướng nhân sự, giúp đội ngũ HR ra quyết định dựa trên dữ liệu có lợi cho tổ chức.

Tăng cường sự tương tác của nhân viên

Các tính năng tự phục vụ giúp nhân viên tự quản lý các nhiệm vụ liên quan đến HR của họ, từ cập nhật thông tin cá nhân đến gửi yêu cầu nghỉ phép, dẫn đến sự tương tác và hài lòng cao hơn.

Quản lý tuân thủ

Hệ thống thông tin về nhân sự giúp các công ty tuân thủ các luật lao động và chính sách nội bộ bằng cách cung cấp cảnh báo và báo cáo tự động để đảm bảo đáp ứng tất cả các yêu cầu pháp lý.

Các loại hệ thống HRIS

Khi chọn hệ thống của bạn, quan trọng phải hiểu các loại khác nhau có sẵn là điều quan trọng:

Giải pháp dựa trên đám mây

Những hệ thống này được lưu trữ trực tuyến và có thể truy cập từ mọi nơi. Các giải pháp HRIS dựa trên đám mây được ưa chuộng vì khả năng mở rộng, dễ cập nhật và giảm nhu cầu về tài nguyên IT nội bộ.

Phần mềm trên nền tảng cơ sở hạ tầng

Đối với các tổ chức ưa thích giữ việc kiểm soát hoàn toàn hệ thống của họ, phần mềm HRIS trên nền tảng cơ sở hạ tầng được cài đặt trên máy chủ riêng của công ty. Trong khi điều này cung cấp nhiều tùy chỉnh hơn, thường yêu cầu một khoản đầu tư ban đầu cao hơn.

Mô hình HRIS lai lần

Các hệ thống kết hợp tính linh hoạt của các giải pháp dựa trên đám mây với sự kiểm soát của phần mềm trên nền tảng cơ sở hạ tầng, tạo cho tổ chức sự cân bằng giữa tính truy cập và tính tùy chỉnh.

Chọn HRIS phù hợp cho tổ chức của bạn

Chọn đúng HRIS yêu cầu xem xét cẩn thận nhu cầu cụ thể của công ty của bạn.

Đánh giá nhu cầu của công ty của bạn

Bắt đầu bằng cách đánh giá các quy trình HR hiện tại của bạn và xác định các lĩnh vực mà một HRIS có thể mang lại giá trị lớn nhất. Ví dụ, nếu bạn đang tìm cách cải thiện tính chính xác trong việc thanh toán lương hoặc tối ưu hóa tuyển dụng, ưu tiên những tính năng này khi mua giải pháp.

Yếu tố chính cần xem xét khi chọn một HRIS

• Khả năng mở rộng: Hệ thống có thể phát triển cùng với công ty của bạn?
• Trải nghiệm người dùng: Hệ thống có sự trực quan và dễ sử dụng không?
• Tích hợp: Liệu nó có tích hợp tốt với phần mềm hiện tại của bạn không?

Xem xét về triển khai và tích hợp

Đảm bảo hệ thống HRIS bạn chọn tích hợp một cách mượt mà với ngăn chặn công nghệ hiện tại của bạn, chẳng hạn như phần mềm kế toán hoặc nền tảng giao tiếp nhân viên. Đào tạo đúng cách và quản lý thay đổi cũng quan trọng để đảm bảo sự chấp nhận thành công.

Xu hướng tương lai trong công nghệ HRIS

Công nghệ HRIS liên tục phát triển, với một số xu hướng thú vị trên chấn trời:

Trí tuệ nhân tạo và máy học trong HRIS

Trí tuệ nhân tạo đang biến đổi hệ thống HRIS bằng cách tự động hóa nhiều quy trình hơn, chẳng hạn như sàng lọc hồ sơ và dự đoán hiệu suất nhân viên. Các thuật toán máy học có thể giúp các nhóm nhân sự HR đưa ra quyết định thông minh dựa trên xu hướng dữ liệu.

Giải pháp HRIS di động

Việc truy cập di động ngày càng quan trọng, cho phép nhân viên và quản lý hoàn thành các công việc nhân sự khi đang di chuyển, từ việc phê duyệt yêu cầu nghỉ phép đến xem dữ liệu lương.

Phân tích tiên đoán cho quản lý lực lượng lao động

Với phân tích tiên đoán, các hệ thống HRIS có thể dự đoán xu hướng như sự ra đi của nhân viên và nhu cầu lực lượng lao động, giúp các công ty lập kế hoạch hiệu quả hơn cho tương lai.

Vượt qua thách thức trong việc áp dụng HRIS

Việc triển khai HRIS đi kèm với một loạt các thách thức riêng của nó. Đây là cách vượt qua chúng:

Những trở ngại triển khai phổ biến

Những thách thức như di chuyển dữ liệu, đào tạo người dùng, và tích hợp với hệ thống hiện có có thể làm chậm quá trình chấp nhận. Một kế hoạch triển khai cẩn thận có thể giảm nhẹ những vấn đề này.

Chiến lược cho việc tích hợp HRIS thành công

Đảm bảo hợp tác giữa các phòng ban và cung cấp đào tạo toàn diện cho tất cả người sử dụng. Hơn nữa, cân nhắc triển khai theo từng giai đoạn để làm dịu quá trình chuyển đổi.

Đào tạo và quản lý thay đổi

Quản lý thay đổi là yếu tố chìa khoá cho việc triển khai HRIS thành công. Cung cấp đào tạo liên tục và hỗ trợ sẽ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái hơn khi sử dụng hệ thống mới.

Kết luận: Vai trò của HRIS trong định hình tương lai của nhân sự

Hệ thống HRIS không còn là một xa xỉ nữa; chúng trở thành một điều cần thiết cho bất kỳ tổ chức nào muốn cạnh tranh trong cảnh quan kinh doanh hiện nay. Bằng cách tối ưu hóa quy trình nhân sự, cải thiện độ chính xác dữ liệu và cung cấp các công cụ phân tích mạnh mẽ, một HRIS có thể cách mạng hóa bộ phận nhân sự của bạn.

Từ việc cải thiện hiệu quả tổ chức đến tăng cường cam kết của nhân viên, lợi ích của một HRIS là rộng lớn. Đó là một giải pháp toàn diện giúp đơn giản hóa công việc nhân sự trong khi cung cấp những thông tin chiến lược.

Khi bạn xem xét triển khai một HRIS, hãy xem đó như một đầu tư vào tương lai của công ty bạn. Với hệ thống đúng đắn, bạn sẽ được trang bị tốt hơn để quản lý lực lượng lao động, thúc đẩy sự phát triển và duy trì vị thế hàng đầu trong cạnh tranh.

‍