Đối với nhiều người dùng, tìm kiếm trên phần mềm sẽ cảm thấy giống như một cái lưỡi đao. Trong một chiếc tay đó, nó sử dụng để đưa nhóm người nhanh chóng để tìm tất cả tổ chức thông tin chỉ muốn đi dưới những hướng dẫn quy điện. Hàng phải, mâu thuẫn có thể phát sinh nếu kết quả tìm kiếm không như mong đợi. Ngay cả khi bạn đang cố gắng tìm những điều cụ thể trên những điều dưới, đặt tên cho bộ lọc hoặc đơn giản đặt câu hỏi, bạn cũng không đơn độc nào. Trong câu chuyện đó, chúng tôi sẽ nghiên cứu về cấu trúc của PlanGrid search, thực hiện cái đau đau của người dùng và cung cấp lời khuyên thực tế bất kỳ một mục tiêu nào. Ngoài ra, chúng tôi sẽ nghiên cứu về những công cụ bạn có thể sử dụng để tích hợp và thêm một cơ chế tìm kiếm vượt qua toàn bộ chuỗi. Hiểu những điểm giống như thế này cơ bản rất cần thiết để tối ưu hóa hiệu suất và hợp tác trong các dự án.

Tổng Quan về Cách Tìm Kiếm Hoạt Động trong PlanGrid

Hiểu được bối cảnh bên trong của công cụ tìm kiếm trên PlanGrid là điều cần thiết nếu bạn muốn tối ưu hóa hiệu quả tối đa. Sự tích hợp tìm kiếm này được thiết kế để lập chỉ mục mọi tài liệu, thiết kế, ghi chép và tập tin khác trên dự án của bạn. Đây là cách hoạt động:

• Lập Chỉ Mục：PlanGrid tổng hợp các file mỗi lần được tải lên hoặc thay đổi. Điều đó có nghĩa là nội dung mới sẽ được xếp hạng để tìm kiếm theo đuôi. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng những thay đổi trên cơ sở dữ liệu khi bên ngoài PlanGrid rất có thể sẽ phải mất nhiều thời gian hơn để phản ánh trong trải nghiệm liên tục.
• Lựa Chọn Bộ Lọc：Sự tìm kiếm cho phép người dùng hiệu chỉnh kết quả tìm kiếm theo dạng bên trong, ngày, bộ nộm và các phần tử khác. Sử dụng những lựa chọn này là cần thiết nhất trong quá trình tham gia những dự án có khá nhiều file khác nhau nữa, và kết quả tìm kiếm thực sự trở nên phổ biến hơn. Các nhóm từ dùng nhiều nhất ở đây là chơi một vai trò quan trọng trong việc sắp xếp và đánh giá những dữ liệu của chủ trong công cụ.
• Hỗ Trợ Tìm Kiếm Mờ：Sự tìm kiếm được lập sẵn công cụ tìm kiếm có thể được sử dụng để nhận diện bộ từ mờ mịt đó. Quy trình tìm kiếm thông minh hơn có thể dễ dàng nhận diện mọi vấn đề hơn theo sau mọi dữ liệu của chúng ta. Các công cụ tìm kiếm thông minh thì cũng đều là một cặp thủ công trong toàn bộ bộ từ xác định được nhờ cách xác định mọi dữ liệu khác của bạn rồi.
• Nhược Điểm: Mặc dù có các tính năng mạnh mẽ, tìm kiếm của PlanGrid vẫn có nhược điểm. Người dùng có thể thấy rằng những truy vấn cụ thể có thể đôi khi tạo ra kết quả rộng lớn nếu không xây dựng cẩn thận. Ngoài ra, một số loại tài liệu cụ thể có thể không được tạo chỉ mục một cách hiệu quả, có nghĩa là người dùng có thể bỏ qua thông tin quan trọng do thiếu khả năng nhìn thấy.

Những Vấn Đề Phổ Biến với Tìm Kiếm PlanGrid

• Khó Khăn trong Việc Tìm Tài Liệu Cụ Thể: Nhiều người dùng báo cáo gặp khó khăn khi tìm kiếm tài liệu cụ thể do kết quả tìm kiếm chung chung. Điều này có thể dẫn đến lãng phí thời gian và sự căng thẳng khi tài liệu quan trọng cho tiến trình dự án.
• Số Lượng Kết Quả Nhiều Cồng Kềnh: Khi tìm kiếm trong các dự án lớn, số lượng kết quả có thể làm bịt tay người dùng. Người dùng có thể phải lựa chọn trong vô số mục, làm cho việc xác định nhanh chóng những gì họ cần trở nên khó khăn.
• Kết Quả Tìm Kiếm Hẹp Không Sử Dụng Hiệu Quả Các Bộ Lọc: Một số người dùng không hoàn toàn nhận thức về các tùy chọn lọc có thể thu hẹp tìm kiếm một cách hiệu quả. Bỏ lỡ các khả năng này thường dẫn đến thời gian tìm kiếm kéo dài, giảm năng suất tổng thể.
• Truy Vấn Tìm Kiếm Tạo Ra Thông Tin Không Liên Quan: Đặc biệt đối với các dự án phức tạp, người dùng thường gặp tình huống trả về tài liệu không liên quan. Điều này có thể gây căng thẳng, đặc biệt khi tìm kiếm thông tin kỹ thuật cụ thể hoặc hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng.
• Thời Gian Chỉ Mục Không Đồng Nhất: Mặc dù PlanGrid cố gắng chỉ mục tài liệu một cách nhanh chóng, có thể xảy ra trễ trong việc phản ánh tải lên gần đây trong kết quả tìm kiếm. Người dùng có thể phải tìm kiếm tài liệu vừa tải lên, điều này có thể gây cản trở quy trình làm việc.

Mẹo Hữu Ích để Cải Thiện Kết Quả Tìm Kiếm PlanGrid

• Sử Dụng Bộ Lọc Một Cách Hiệu Quả: Làm quen với các tùy chọn lọc khác nhau có sẵn trong PlanGrid. Sử dụng phạm vi ngày, thẻ và loại tài liệu có thể làm thu hẹp kết quả đáng kể. Điều này giúp cho việc tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm mà không cần lục lặc qua thông tin quá lớn.
• Sử Dụng Từ Khóa Cụ Thể: Khi thực hiện tìm kiếm, hãy sử dụng ngôn ngữ cụ thể liên quan đến tài liệu hoặc truy vấn của bạn. Mức đích hóa từ khóa của bạn càng cụ thể, cơ hội tìm kiếm được kết quả liên quan càng tốt. Ví dụ, thay vì tìm kiếm "an toàn," sử dụng "hướng dẫn về an toàn cho mái nhà" có thể mang lại kết quả chính xác hơn.
• Theo Dõi Thay Đổi và Phiên Bản: Thường xuyên kiểm tra các thay đổi hoặc phiên bản mới nhất của tài liệu của bạn để đảm bảo rằng tìm kiếm của bạn đưa ra thông tin mới nhất. Việc giáo dục các thành viên nhóm về tầm quan trọng của kiểm soát phiên bản có thể cải thiện hiệu suất tìm kiếm tổng thể.
• Giữ Cho Thẻ Của Bạn Được Sắp Xếp: Khi tải lên tài liệu, duy trì một hệ thống thẻ nhất quán. Điều này không chỉ giúp việc chỉ mục mà còn việc tìm kiếm trong tương lai. Một hệ thống thẻ được tổ chức có nghĩa là bạn có thể xác định tài liệu liên quan nhanh hơn bằng cách lọc thông qua ít thẻ, định nghĩa rõ ràng hơn.
• Thử Nghiệm với Tìm Kiếm Mơ Hồ: Tận dụng tính năng tìm kiếm mơ hồ của PlanGrid. Nếu bạn thường xuyên viết sai các thuật ngữ hoặc tên, đừng ngần ngại nhập truy vấn của bạn với một sự ước lượng. Tuy nhiên, vẫn tốt nhất là cố gắng đạt được sự chính xác để cải thiện hiệu suất tìm kiếm.

Mở Rộng Trải Nghiệm Tìm Kiếm Của Bạn Qua Các Công Cụ

Còn mặc dù PlanGrid cung cấp các khả năng tìm kiếm esssential, nhưng nhiều nhóm sẽ tìm thấy những công cụ khác để quản lý các workflows của họ một cách hiệu quả. Việc nối dài khoảng cách giữa các ứng dụng khác nhau này có thể tăng cường trải nghiệm tìm kiếm tổng thể. Integrate một công cụ quản lý tri thức bên ngoài, chẳng hạn như Guru, để cung cấp một giải pháp tìm kiếm tập trung và hiệu quả hơn.

Guru hoạt động như một khả năng có thể tùy chọn để tập trung tri thức trên toàn bộ thùng chứa kỹ thuật của bạn. Bạn có thể kết nối nó một cách mượt mà với PlanGrid và các công cụ quản lý dự án khác mà bạn sử dụng, tạo một trải nghiệm tìm kiếm toàn diện. Điều này có nghĩa là nếu thành viên đội không thể tìm thấy một tài liệu nào đó trong PlanGrid, họ có thể nhanh chóng kiểm tra Guru để tìm kiếm thông tin và tài nguyên liên quan mà không cần nhảy vào các ứng dụng.

Ứng dụng công cụ như vậy có thể tiết kiệm thời gian, giảm sự thất vọng và cho phép chia sẻ thông tin một cách hiệu quả hơn giữa các đội. Khi bạn cải thiện khả năng tìm kiếm, hãy xem xét cách tích hợp thông tin và cải thiện tính dễ tiếp cận có thể thay đổi luồng công việc của đội.