Việc lựa chọn công cụ tìm kiếm và kiến thức nội bộ phù hợp là quyết định quan trọng đối với bất kỳ nhóm nào. Với nhiều nền tảng trên thị trường, việc tìm ra nền tảng phù hợp với nhu cầu cụ thể của đội ngũ có thể gặp khó khăn. Bài viết này giới thiệu về Haystack, khám phá những gì nó cung cấp và so sánh với Guru, một giải pháp quản lý kiến thức hàng đầu khác. Đến cuối cùng, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về công cụ nào phù hợp nhất với mục tiêu kinh doanh của bạn.

Haystack là gì?

Haystack là một nền tảng tìm kiếm nội bộ và khám phá thông tin được thiết kế để giúp các công ty tổ chức và truy cập thông tin phân tán trên các công cụ khác nhau. Được phát triển để tối ưu hóa việc truy cập thông tin, đặc biệt phổ biến trong các tổ chức gặp khó khăn trong việc xử lý thông tin phân tầng qua nhiều nền tảng. Haystack tích hợp với một loạt các công cụ thông dụng như Google Workspace và Slack, cung cấp cho nhân viên quyền truy cập nhanh chóng vào tài liệu, cuộc trò chuyện và thông tin quan trọng tại một nơi.

Chức năng chính của Haystack xoay quanh việc cải thiện khả năng tìm kiếm - giúp người dùng nhanh chóng tìm thấy thông tin liên quan từ các ứng dụng, tệp tin và cuộc trò chuyện khác nhau. Các nhóm làm việc trong các ngành công nghệ nặng như phát triển phần mềm và CNTT thường hướng đến Haystack vì lý do này, đặc biệt là những người sử dụng nhiều công cụ dựa trên đám mây trong quy trình làm việc của họ.

Các tính năng chính của phần mềm Haystack

Haystack nổi bật bởi việc tập trung vào khả năng tìm kiếm nhanh, chính xác trên một ngăn xếp công nghệ phân mảnh. Dưới đây là một số tính năng nổi bật của nó:

Khả năng tìm kiếm mạnh mẽ

Điểm bán chính của Haystack là khả năng tìm kiếm qua nhiều nền tảng và công cụ. Dù thông tin ẩn sâu trong email, lưu trữ đám mây hoặc nhật ký trò chuyện, Haystack đề cao nó thông qua một thanh tìm kiếm thống nhất, giảm thời gian tìm kiếm tài nguyên.

Bộ lọc tùy chỉnh tìm kiếm

Người dùng có thể thu hẹp các truy vấn của mình bằng cách sử dụng bộ lọc tùy chỉnh, giúp họ tìm ra kết quả phù hợp nhất từ các tập hợp dữ liệu lớn. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp lớn nơi thông tin được lưu trữ ở nhiều vị trí khác nhau.

Slack và Microsoft Teams tích hợp

Với việc tích hợp mượt mà vào các nền tảng truyền thông như Slack và Microsoft Teams, Haystack đảm bảo rằng nhân viên có thể tìm kiếm kiến thức trực tiếp trong các ứng dụng họ đã sử dụng để cộng tác.

Tích hợp bổ sung

Ngoài các công cụ cộng tác, Haystack cung cấp tích hợp với các nền tảng như Google Workspace, Jira và Confluence, mở rộng khả năng tìm kiếm của mình đến các khía cạnh khác nhau của quy trình làm việc của tổ chức.

Ai sử dụng Haystack

Haystack đặc biệt quý giá đối với các tổ chức cỡ trung đến lớn đối mặt với nhiều công cụ và lượng dữ liệu lớn. Đây là lựa chọn phổ biến trong các ngành công nghệ, phát triển phần mềm và tư vấn—nơi mà tốc độ, độ chính xác và khả năng điều hướng bộ dữ liệu phức tạp là quan trọng. Nhóm kỹ sư và bộ phận CNTT thường ưa chuộng Haystack vì hiệu suất của nó trong việc tổng hợp thông tin từ các nguồn phân tán.

Ưu và nhược điểm của Haystack

Giống như bất kỳ công cụ nào, Haystack đều có ưu điểm và hạn chế của mình. Dưới đây là cái nhìn chi tiết hơn về cả hai.

Ưu điểm

• Tích hợp với các công cụ khác: Haystack kết nối một cách mượt mà với các công cụ phổ biến như Slack, Google Workspace và Jira.
• Chức năng tìm kiếm: Hệ thống tìm kiếm của nó nhanh chóng và có thể tùy chỉnh, giúp dễ dàng hiển thị thông tin đúng mục đích một cách nhanh chóng.
• Tùy chỉnh và tính mở rộng: Nền tảng có thể mở rộng với các nhóm phát triển, và bộ lọc tìm kiếm của nó cho phép người dùng tinh chỉnh kết quả theo nhu cầu cụ thể của họ.

Hạn chế

• Khó khăn ban đầu: Một số người dùng báo cáo rằng thiết lập và tùy chỉnh Haystack có thể mất thời gian, đặc biệt là với người dùng không chuyên môn.
• Tập trung hạn chế: Mặc dù Haystack giỏi về tìm kiếm, nhưng thiếu các tính năng quản lý kiến thức mạnh mẽ hơn ngoài việc khám phá thông tin.

Guru so với Haystack

Cả Guru và Haystack đều nhằm mục tiêu đơn giản hóa việc truy cập kiến thức nhưng thực hiện điều này với các ưu tiên khác nhau. Guru tập trung vào kiến thức được xác minh và phân phối tích cực trong quy trình làm việc, trong khi Haystack chuyên về việc khám phá thông tin nhanh chóng trên các hệ thống phân tán. Dưới đây là cái nhìn song song về những gì mỗi công cụ cung cấp.

Ưu điểm của Guru

• Xác minh kiến thức bằng trí tuệ nhân tạo: Tự động nhắc chủ sở hữu nội dung xác nhận tính chính xác của thông tin, đảm bảo nhân viên luôn truy cập kiến thức cập nhật.
• Tiện ích trình duyệt và thẻ kiến thức ngữ cảnh: Cung cấp thông tin liên quan trong quy trình làm việc, giảm thiểu nhu cầu chuyển ứng dụng.
• Trang: Cung cấp trang chủ có thể tùy chỉnh, có thương hiệu làm trung tâm thông tin thiết yếu. Những trang này giúp tập trung cập nhật, thông báo và tài nguyên, cải thiện sự phối hợp trên các nhóm​.
• Đại lý Tri thức: Các đại lý AI tùy chỉnh phục vụ các bộ phận khác nhau bằng cách hiển thị nội dung phù hợp nhất. Ví dụ, các nhóm bán hàng nhận quyền truy cập nhanh vào cập nhật sản phẩm, trong khi các nhóm IT nhận câu trả lời ngay lập tức cho các câu hỏi kỹ thuật. Những đại lý này đảm bảo mỗi nhóm tìm thấy chính xác những gì họ cần mà không cần phải tìm kiếm trong dữ liệu không liên quan​.
• Tích hợp sâu với Slack, Salesforce và Zendesk: Nhúng tri thức trực tiếp vào quy trình làm việc hàng ngày, giúp nhân viên truy cập thông tin chính trong các công cụ họ sử dụng thường xuyên nhất.
• Giao diện thân thiện với người dùng và thiết lập nhanh chóng: Thiết kế của Guru giúp việc tiếp nhận trở nên dễ dàng và giảm thời gian tiêu tốn cho việc hướng dẫn.

Ưu điểm của Haystack

• Khả năng tìm kiếm mạnh mẽ: Tìm kiếm trên nhiều nền tảng, nhanh chóng đưa ra thông tin được lưu trữ trong các hệ thống khác nhau.
• Bộ lọc tìm kiếm có thể tùy chỉnh: Tinh chỉnh các truy vấn tìm kiếm để đưa ra kết quả chính xác, đặc biệt hữu ích cho tập dữ liệu lớn.
• Liên kết với Slack và Microsoft Teams: Cho phép người dùng tìm kiếm nội dung trực tiếp trong các công cụ trò chuyện của họ, giảm ma sát.
• Liên kết với Google Workspace, Jira và Confluence: Mở rộng chức năng tìm kiếm đến các nền tảng hợp tác và quản lý dự án tài liệu.

Nhận xét từ phía khách hàng

Phản hồi từ khách hàng cung cấp cái nhìn quý giá về trải nghiệm thực tế khi sử dụng Haystack và Guru.

Một người dùng Haystack trên G2 chia sẻ, “Haystack đã nâng cấp nền tảng công ty của chúng tôi.” Tôi đánh giá cao việc kết nối chặt chẽ của nó với danh sách gửi và tài liệu công ty của chúng tôi – tích hợp vững chắc. Dễ sử dụng, và thiết kế làm sạch và phân loại. Ngoài ra, tính năng tìm kiếm hoạt động tốt. Tôi thích trò chơi đoán con số và việc sử dụng biểu tượng cảm xúc!”

Một người dùng Guru trên Capterra đã nêu bật, “Một trong những tính năng nổi bật của Guru là khả năng tích hợp mượt mà với các công cụ và nền tảng khác. Sự tích hợp này giúp việc đội ngũ truy cập và cập nhật thông tin mà không làm gián đoạn quy trình làm việc của họ. Ngoài ra, giao diện trực quan và chức năng tìm kiếm mạnh mẽ giúp người dùng tìm thấy thông tin một cách nhanh chóng, giúp tăng năng suất đáng kể.”

Kết luận: Lựa chọn công cụ phù hợp cho đội ngũ của bạn

Cả Haystack và Guru đều cung cấp cách thức giá trị để cải thiện khả năng tiếp cận kiến thức, nhưng mỗi sản phẩm mang đến một cách tiếp cận độc đáo. Nếu đội ngũ của bạn cần khả năng tìm kiếm mạnh mẽ trên nhiều nền tảng, cả hai công cụ đều cung cấp giải pháp hiệu quả. Haystack xuất sắc trong việc đưa ra thông tin từ các nguồn khác nhau, trong khi Guru cũng vậy, cùng với cơ sở kiến thức mạnh mẽ, được xác minh bằng trí tuệ nhân tạo—đảm bảo đội ngũ của bạn không chỉ tìm thấy bất kỳ thông tin nào, mà là thông tin đúng.

Đối với các đội ngũ muốn xây dựng cơ sở kiến thức đáng tin cậy, có tổ chức với việc cung cấp kiến thức một cách chủ động, Guru là lựa chọn tốt hơn. Với sự kết hợp của việc xác minh bằng trí tuệ nhân tạo, thẻ kiến thức ngữ cảnh và việc tích hợp liền mạch, Guru đảm bảo nhân viên luôn có kiến thức chính xác và cập nhật nhất trong tầm tay.

Muốn trang bị cho đội ngũ của bạn kiến thức đáng tin cậy? Thử nghiệm Guru ngay hôm nay và tăng năng suất với sự hỗ trợ điều khiển bởi trí tuệ nhân tạo.

‍