當世界一夜之間開始在家工作時，雇主有許多明顯的方法可以改善其員工的生活質量。 靈活的工作時間、居家辦公設備、虛擬的快樂時光和品牌休閒服裝是我們啟動遠程生活時與員工分享的即時好處之一。 但隨著綁染運動褲的新奇感消退，當前和未來工作環境的現實逐漸顯現，領導者有必要檢視其技術基礎，並問道，“我們是否擁有成功所需的一切？”

我們已經詳細說明了對於一個遠程工作技術堆疊（視頻會議、團隊通訊+消息和知識管理）我們認為的關鍵要素，但我們也認識到對於在全球居家令之前尚未具備這些工具的團隊，部署這些工具的工作是必須的。 在當技術預算比以往任何時候都受到更多審查的時候，證明新工具的必要性至關重要。

當無法舉行面對面的會議以及被動的午餐桌對話時，對視頻會議和聊天工具的需求變得顯而易見——這在我們轉向遠程工作早期就得到了證明。 Okta 的2020年在家工作業務報告指出，Zoom的月度增長率在2月到3月之間達到110%，而Slack的增長率為19%，顯示出這些工具如何迅速成為我們工作場所的支柱。 但在疫情真正襲擊大部分世界之前，對於遠程協作工具的需求其實在逐漸增長——今年2月初，福布斯報導了在工作場所無摩擦協作的日益重要性，因為員工已經開始期待超越傳統辦公環境的靈活性。

發現知識驅動文化的機會

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知識管理對遠程工作隊伍的影響

這也適用於知識管理的需求——儘管缺乏知識管理的“症狀”可能沒有缺乏視頻會議工具而無法遠程舉行會議那麼明顯。 缺乏知識管理工具和知識共享文化的影響，會嚴重削弱團隊有效和高效協作的能力。 以下是一些驚人的跡象，表明你的團隊需要知識共享介入：

Z世代員工的不滿及最終流失

儘管很多人會迅速稱呼40歲以下的任何人為千禧一代，但Z世代的最年長成員實際上已經進入職場（值得注意的是，有些的定義將Z世代的開始年份定為1995年，而另一些則認為是1997年，這意味著最年長的成員今年會在25歲左右）。 當Z世代進入職場時，他們期望技術不僅能使他們的日常辦公成為可能，還能幫助他們專注於最有意義的工作。 一項ServiceNow的研究顯示，在Z世代員工中，有42%的人表示，如果工作要求他們花太多時間在行政任務上，他們將會離開，這顯示出這一代渴望提供高附加值工作，對於處理繁瑣的舊系統沒什麼耐心。

在我們最近對實施全公司知識管理計劃的Guru用戶進行的調查中，45%的人報告說，在Guru之前，新員工最大的挑戰之一是從各種系統中找到正確的信息，這是Z世代員工，即可能成為許多公司的新員工，幾乎沒有耐心去面對的挑戰。

此外，43%的受訪者表示，Guru幫助他們花更多的時間進行戰略規劃，這表明知識管理可以幫助員工將重點從行政工作轉向更有意義的工作。 93%的受訪者指出，Guru對於員工的參與度和幸福感有影響，這表明支持高附加值工作的知識共享文化可以對士氣產生巨大影響。

整體員工的倦怠和糟糕的工作/生活平衡

不僅是Z世代員工感受到公司缺乏知識管理的後果——較有經驗的員工，尤其是那些已經成為主題專家（SME）的人，在不重視知識共享的環境中，特別容易感受到倦怠。 蓋洛普報導指出，員工倦怠的第二大原因是無法管理的工作量——這意味著保持高價值員工專注於他們最有影響力的工作是至關重要的。

通常，主題專家（SME）是那些在公司待了多年的團隊成員；在快速增長的團隊中，他們可能已經擔任過多個職位，而在初創企業中，他們可能已經見證了幾個產品開發的迭代。 他們在默認情況下成為了“首選”人選，當你的團隊找不到他們需要的信息時，無論是詳細的產品問題還是對行政流程的疑惑。 這些不斷的“肩膀輕拍”似乎無害，但隨著時間的推移積累起來，會顯著增加主題專家們原本的工作量，因為他們必須在完成正常工作的同時回答這些問題。

知識管理可以在幫助你的主題專家避免倦怠方面發揮關鍵作用，讓他們回歸時間，同時讓你的團隊能夠更自給自足。 98% 的受調查的Guru用戶表示，Guru對他們團隊用於回答重複問題所花的時間有影響，99%的人表示Guru影響了他們團隊花多少時間尋找信息。 甚至有19%的人表示，Guru幫助他們的團隊花更多時間在工作之外的活動上，顯示知識管理可以導致更好的工作與生活平衡。 當知識分享者和知識尋求者了解你團隊的知識共享文化時，他們避免倦怠的可能性會高得多。 了解關於主動和被動知識之間的區別，以及每種對知識共享的貢獻。

會議過多以及轉向非同步溝通的掙扎

“這次會議本可以是一封電子郵件”——擱置玩笑不提，當所有會議都在屏幕上進行時，會議疲勞變得更加明顯。 但即使幾個月前，前瞻性思維者就已經了解到減少面對面會議的重要性，並給予其團隊能力以進行非同步協作。 事實上，Gartner預測，面對面會議將從2024年的60%降至25%，而那些對“游牧”工作風格有深思熟慮的企業將能獲得比滯後於此的企業更好的人才（尤其是現在，這一點並不令人意外）。

CNBC提到Basecamp的CEO Jason Fried的無面對面會議政策，這是他們的歷史上混合型團隊避免對辦公室工作的員工偏袒的方式。 相反，他們更喜歡書面文件，然後以同樣的方式分發給所有員工。 擁有明確的信息民主化政策和程序對於確保會議數量更少的工作場所的成功至關重要。

根據MIT Sloan的說法，建立減少面對面對話的文化的另一個關鍵要素是更好的“被動知識”分享系統。 儘管他們鼓勵剛轉為遠程的團隊考慮將“值得知道”的信息納入“必須知道”的交流中，我們也建議推出更廣泛的協作知識共享文化——會議和一對一的聊天不應當是事實傳遞的唯一方式。

為了成功地減少會議，讓你的團隊了解他們將在哪裡以及如何獲得信息，並信任當他們獲得信息時是真實的，至關重要。 在所有使用Guru的公司中，97%的人表示，專家能夠保持信息及時更新對成功支持團隊至關重要。 當團隊感受到他們有有效的通道來分享和驗證基本信息時，在日曆上點擊“刪除”就變得更加容易。

前進的方式非同步的工作

我們正處於一個獨特的時期，流暢的溝通和協作比以往任何時候都要迫切——缺乏這些溝通的情況也比以往任何時候都更加明顯。 隨著你的團隊為今天及未來的成功做好準備，記住，遠程工作及其所帶來的要求將持續存在，而這一需求已持續了相當長的時間。 通過今天建立幫助你的團隊更具協作性、非同步性和目的性的工具和流程，你可以促使你的團隊在任何地方、任何時間都能做到最好。