另一個提案請求又進入你的收件箱了嗎？ 沒有什麼比看到工作機會出現在你的桌子上更令人興奮的了，有時候沒有什麼比這更讓人緊張的了。 你會想，寫一份RFP回應在經驗之後會變得更容易。 如果有任何情況的話，每份RFP回應似乎都變得更複雜，儘管你已經做過好幾份了。

你還記得當你的同事不小心包含了你們公司五年前的使命聲明。 然後還有那次，你幾乎無法在截止日之前提交，因為你主要的專案經理正在度假，沒有人能訪問他們的筆記。 而誰會忘記那無數小時的寫作、重寫，還有更多的寫作呢？

沒有人希望因為一份平淡的RFP回應而錯失一個偉大的商機。 幸運的是，當你擁有像Guru這樣的知識庫時，創建理想的RFP回應要容易得多。

在Guru中儲存內容

儘管每份RFP回應都是獨特的，但編寫它們的過程相當直接。 你的項目需求和執行摘要會改變，但產出它們所需的基本模板可保持不變。 將這些連同品牌資產如商標一起保存在Guru中，以確保每個人都能創建一份統一且精緻的RFP。

當你的隊友在處理“關於我們公司的”部分時，他們不應該需要猜測是否擁有公司的最新使命、願景和價值觀。 包含重要公司信息的知識庫卡片應始終經過驗證，以確保準確性。 當你在撰寫回應時，如果注意到有過期的卡片，請隨時要求驗證。

使用答案獲取信息

你不確定Cassie或Bill會處理這個項目的前半部分嗎？ 沒有必要詢問你的經理或團隊中的其他人；直接問Guru就可以了！

RFP往往會產生“全體動員”的情況，因為人們對於應該包含什麼有很多問題。 如果人們可以放下一切，專心於回應工作，那將不是問題，但你的公司無法在每次收到RFP時都停工。

如果你有一個維護良好的知識庫，你已經擁有了回應RFP所需的所有信息。 使用答案快速梳理你的會議紀錄、項目筆記及其他信息，以獲取所需的內容。

簡化並用助理進行總結

你的團隊已經精心擬定了項目計畫，範圍了工作時間，並創建了理想的工作時間表。 你準備將這份25頁的RFP回應送給潛在客戶。 唯一的問題是……這是一份25頁的RFP回應。

RFP是密集的信息來源，但有時也會有過多信息的情況。 與其省略關鍵的資訊，不如在Assist的總結功能的幫助下縮短一些冗長的部分。

你可以使用Assist來幫助寫作過程的每一部分，但總結功能對於RFP特別有益。 嘗試將一些最密集的部分通過Assist的總結功能來處理，以保持內容簡潔。 你可能會找到更簡單和更快的方式來呈現重要信息！

通過Assist的翻譯功能打破語言障礙

發送RFP的公司在德國有一個分支機構，你想給他們留下深刻印象。 或者你確實想讓你在深圳的團隊在你發送之前查看你的回應。 不管怎樣，你有想與之分享你的工作的人，但你也面臨著使事情變得棘手的語言障礙。

如果你還沒有機會使用Assist的“翻譯”功能，現在是嘗試的最佳時機。 與其依賴翻譯服務，不如使用Assist的翻譯功能，確保每個人都能閱讀和審核你的RFP。

使用Guru的RFP回應模板

你的知識庫應在你撰寫的每一份RFP回應中發揮重要作用。 我們希望讓每個人都能輕鬆地用Guru完成最佳工作。 這就是為什麼我們創建了一套供你使用的項目模板。 閱讀我們的建議，了解如何創建出色的項目計畫並使用我們的模板，這樣你就可以創建出令交易達成的RFP回應。