Ein Wissensmanagement-System ist ein Werkzeug, das Ihr Unternehmen nutzen kann, um Informationen, die für Ihr Geschäft relevant sind, zu erfassen, zu organisieren und zu analysieren. Ein effektives Wissensmanagement-System ermöglicht eine verbesserte Zusammenarbeit, Entscheidungsfindung, Problemlösung, Kommunikation, Innovation und Zeitmanagement unter den Mitarbeitern und führt zu einer effizienteren und zufriedenstellenderen Kundenerfahrung.

Innerhalb Ihres Wissensmanagement-Systems erfasste Informationen können Unternehmensdokumente; Daten zur Produktentwicklung, Präsentationsunterlagen, Produktmerkmale, Fallstudien und bewährte Verfahren umfassen. Ein Content-Management-System kann auch als historische Bibliothek verwendet werden, die Personalinformationen, unternehmensweite Unternehmensnachrichten, Markenaktualisierungen, IT-Änderungen usw. erfasst.

Intuitiv gestaltete Software für Wissensmanagement-Systeme kann mit den Tools integrieren, die Ihr Unternehmen bereits verwendet, alle Informationen und Expertise Ihres Unternehmens erfassen und eine einzige Quelle der Wahrheit schaffen, die Informationen in nahtlos zugängliches Mitarbeiterwissen innerhalb ihrer Arbeitsabläufe umwandelt. Richtig eingesetzt, wird dies eine wissensgetriebene Kultur schaffen, die dazu beitragen kann, die Effektivität zu steigern, die Kundenerfahrungen zu verbessern und Ihrem Team die Zeit zurückzugeben, die sie zuvor mit der Suche nach den Informationen verbringen mussten, die sie benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen.

Merkmale eines guten Wissensmanagement-Systems

Wenn Sie ein Wissensmanagement-System auswählen, möchten Sie eine Software, die die Informationen erfasst, die Sie aus einer Vielzahl von Quellen benötigen, und die schnelle, präzise, relevante Suchergebnisse für Ihre Benutzer gewährleistet. Ihr ideales Wissensmanagement-System sollte Ihnen auch ermöglichen, vorhandenes Wissen und Inhalte einfach zu migrieren, Inhalte nach Bedarf hinzuzufügen und zu aktualisieren.  

Selbst wenn Ihre Teammitglieder remote arbeiten, überall im Land oder in der Welt verteilt sind, sollte Ihr Wissensmanagement-System in der Lage sein, das Wissen, das jeder Mitarbeiter benötigt, bereitzustellen – wo auch immer sie arbeiten, ohne dass ein zeitaufwändiger und komplizierter Suchprozess erforderlich ist. Die effektivsten Wissensmanagement-Systeme können auch an die Bedürfnisse Ihrer Benutzer angepasst werden und bieten Funktionen, die Interaktion und Zusammenarbeit fördern.

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Hier ist eine hilfreiche Checkliste der wichtigsten Funktionen, die es einfacher machen kann, das richtige System für Ihr Unternehmen auszuwählen:

• Benutzerfreundlichkeit/Adoption – Minimieren Sie Störungen, indem Sie ein Wissensmanagement-System auswählen, das den Benutzern von Anfang an seinen Wert zeigt. Ihr ideales System sollte es Teammitgliedern ermöglichen, Inhalte oder Daten einfach zu importieren und zu formatieren oder Informationen von Grund auf zu erstellen.
• Intelligente Integration – Suchen Sie nach einem System, das das Wissen und die Expertise Ihres Teams erfasst sowie das Wissen, das sie suchen, aus jeder wichtigen Interaktion und Websuche. Darüber hinaus bedeutet die Fähigkeit zur Integration mit den Tools, die Ihre Teams bereits verwenden, und zur Synchronisierung von Inhalten, dass Ihre internen und externen Inhalte einfach an einem Ort gespeichert, überprüft und abgerufen werden.
• Organisation – Sammlungen, Gruppen, Tags und andere organisatorische Funktionen können Ihnen helfen zu bestimmen, wer was sieht und Inhalte für einfachere, intuitivere Suchen zu sortieren.
• Zugänglichkeit – Mitarbeiter sollten einfachen Zugang zu dem Wissen haben, das sie benötigen, um ihre Jobs zu erledigen, egal wo – oder auf welchem Gerät oder Browser – sie arbeiten.
• Anpassbarkeit – Suchen Sie nach einem System, das es Ihnen ermöglicht, spezifische Wissensvorschläge anzupassen, die basierend auf dem Gebiet oder dem Inhaltsschwerpunkt eines Benutzers angezeigt werden.
• Intelligente Vorschläge – Wissen sollte in Echtzeit aufgedeckt werden, während Mitarbeiter Gespräche mit Kunden oder anderen Teammitgliedern am Telefon oder in Chat-Tools führen. Die Verwendung eines Wissensaustauschtools, das spezifische Informationen vorschlägt, wird die Akzeptanz fördern und den Teams die Informationen bringen, die sie benötigen, bevor sie überhaupt wissen, dass sie sie benötigen.
• Kollaborative Funktionen – Teams und Personen miteinander zu verbinden, damit sie ihr Wissen teilen können, ist entscheidend für eine effektive Zusammenarbeit, ebenso wie das Bereitstellen von Wissen an diese Personen zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Durch die Schaffung eines kollaborativen Prozesses im Wissensmanagement können Sie Ihre Fachkräfte nutzen, um alle in Ihrer Organisation auf die gleiche Seite zu bringen.
• Inhaltsverifikation/Erkenntnisse – Expertenverifikation, Kennzeichnung von veralteten oder ungenauen Inhalten, Warnungen vor doppelten Inhalten, empfohlene Tags und tiefgehende Einblicke zur Verfolgung und Verbesserung des Wissens durch KI-Integration sind alles leistungsstarke Funktionen des Wissensmanagements.

Herausforderungen des Wissensmanagement-Systems System

Versuchen Sie, eine „Wissenskultur“ zu schaffen, erfordert die Auswahl einer benutzerfreundlichen Wissensmanagementlösung, die eine einfache Adoption fördert, mit Ihrer bestehenden Unternehmenskultur übereinstimmt und in Bezug auf Zeit und Budget kosteneffektiv ist. Einige Wissensmanagementtools aus der Vergangenheit waren zu komplex für Mitarbeiter, um sie effektiv zu nutzen; zu teuer und zeitaufwendig für Unternehmen, um sie aufrechtzuerhalten; und boten keine klaren und leicht kommunizierbaren Vorteile für das Unternehmen insgesamt – ganz zu schweigen von individuellen Teams, Mitarbeitern und Kunden. Hier ist ein genauerer Blick auf einige dieser Herausforderungen:

• Komplizierte oder verwirrende Informationsspeicher- und Suchfunktionen – Wenn das Finden der benötigten Informationen – oder der Versuch, Expertise in einer gemeinsamen Wissensdatenbank hinzuzufügen oder zu aktualisieren – zu viel Zeit oder Aufwand in Anspruch nimmt, werden Mitarbeiter ein Wissensmanagement-System selten oder nie nutzen.
• Mangel an Kommunikation über die Vorteile des Wissensmanagements – Wie wird dieses gespeicherte, geteilte, durchsuchbare Wissen die Zusammenarbeit der Mitarbeiter, die Produktivität, die Kundeninteraktionen und Ihr Unternehmen insgesamt verbessern? Können Sie messbare Fortschritte und Erfolgsgeschichten zeigen? Mitarbeiter müssen Wert sehen, um in das von Ihnen gewählte Wissensmanagement-System zu investieren.
• Kosten-Nutzen-Diskrepanzen – Wenn Ihr Wissensmanagement-System zu kostspielig ist, insbesondere wenn Sie nicht die Zustimmung und Teilnahme Ihrer Teammitglieder erhalten, werden Sie keinen klaren Geschäftsnutzen sehen. Kosteneffektive, benutzerfreundliche, leicht integrierbare und zugängliche Tools sind ein Muss für die Akzeptanz eines Wissensmanagement-Systems.

Die Investition in ein Wissensmanagement-System kann Ihnen helfen, bessere Kundenerfahrungen, interne und externe Beziehungen, Produkte und Prozesse aufzubauen. Es kann auch helfen, Expertenwissen auf Abruf mit Ihrem Team zu teilen, wann immer sie es benötigen.

Wie man ein Wissensmanagement-System erstellt

Bei der Auswahl der richtigen Wissensmanagement-Tools für Ihr Team und dem Aufbau Ihres Wissensmanagement-Systems sind viele Aspekte zu berücksichtigen, einschließlich, wer den Wissensmanagement-Prozess leiten und daran teilnehmen wird und welche spezifischen Ziele Ihr Unternehmen für diese neue Wissensmanagement-Strategie hat.

Bewerten Sie, wo Sie stehen, wo Sie hinwollen, welche Technologie Sie benötigen, um dorthin zu gelangen, und welche Ihrer Mitarbeiter regelmäßig zur kollektiven Wissensbasis Ihres Unternehmens beitragen werden. Die Einrichtung dieser Art von Wissensgovernance kann Ihr Wissensmanagement-System effektiver für die Benutzer machen, die regelmäßig damit interagieren. Wenn Sie diese Prinzipien im Hinterkopf behalten, können Sie bestimmen, wie Sie ein System anpassen, das diese Beiträge und Interaktionen für Ihre Mitarbeiter und das Unternehmen insgesamt vorteilhaft macht. Lassen Sie uns Schritt für Schritt erläutern, wie Sie ein erfolgreiches KM-System aufbauen.

Schritt 1: Identifizieren und Definieren der Ziele Ihres Wissensmanagement-Systems

Um ein Wissensmanagement-System zu implementieren, das für Ihr Unternehmen funktioniert und von Ihren Mitarbeitern unterstützt wird, müssen Sie klar die Bedürfnisse, Ziele, Vorgaben und das Geschäftsszenario Ihres Unternehmens für Wissensmanagement definieren. Hier sind einige Beispiele, wie diese Ziele und Vorgaben aussehen könnten:

• Den Kundenserviceteams das zu geben, was sie brauchen, um Probleme zu lösen, Up-Selling zu betreiben und Kundenerfahrungen zu verbessern
• Ihren Vertriebsteams zugängliches, umsetzbares Wissen bereitzustellen, das sie nutzen können, um Verkaufszyklen zu verkürzen, mit einem schnelllebigen Produkt Schritt zu halten und Interessenten in zufriedene Kunden zu verwandeln
• Effiziente, benutzerfreundliche Workflows für remote arbeitende Mitarbeiter zu ermöglichen, egal wo oder wann sie arbeiten
• Marketing-Teams eine gemeinsame Sprache und kollektives Wissen sowie Messaging-Ressourcen zu geben, damit sie sich auf das Erzählen Ihrer Geschichte und den Aufbau Ihrer Marke konzentrieren können
• Ihren Mitarbeitern zu ermöglichen, mehr Zeit mit dem Aufbau Ihres Unternehmens zu verbringen und weniger Zeit damit, Fragen zu beantworten und nach internen Informationen zu suchen

Schritt 2: Bewerten und Wählen der Wissensmanagement-Plattform

Wenn Sie bereit sind, eine Wissensmanagement-Plattform auszuwählen, sollten Sie bewerten, wer sie nutzen wird und wie, um sicherzustellen, dass sie für remote arbeitende Mitarbeiter zugänglich ist. Um die Akzeptanz und Nutzung durch Ihre Teams zu fördern, ist es wichtig, eine Plattform auszuwählen, die einfach zu bedienen ist — in ihrer Such-, Inhalts- und Bearbeitungsfunktionen.

Die von Ihnen gewählte Plattform sollte auch in der Lage sein, mit Ihren vorhandenen Tools und Workflows integriert zu werden, um sie anpassungsfähiger zu machen an das, was Ihr Team bereits kennt und womit es arbeitet. Suchen Sie nach Organisationsfunktionen, die für Ihre Teams Sinn machen, Anpassungsfähigkeiten, intelligente Vorschläge und kollaborative Funktionen, die Wissen umsetzbar machen, sowie KI-gestützte Verifizierung und Einblicke.

Schritt 3: Bestandsaufnahme vorhandener Informationen und Identifizierung von Lücken

Um ein effektives Wissensmanagement-System und eine Strategie zu implementieren, müssen Sie feststellen, welches Wissen für Ihr Geschäft am wichtigsten ist. Das bedeutet, dass Sie Ihre Inhalte inventarisieren und Lücken im Wissen sowie bei der Erstellung, Aktualisierung, dem Teilen und der Nutzung dieses Wissens innerhalb Ihrer Organisation identifizieren.

In Zusammenarbeit mit Teamleitern und anderen Schlüsselmitarbeitern können Sie Wissenskarten erstellen, die zeigen, über welches Wissen Ihre Teams bereits verfügen und was sie in Bezug auf Stellenrollen, Produkte und Prozesse, Schulungen, Kompetenzen und strategische Prioritäten der Organisation wissen müssen.

Mitarbeiter um Feedback zu häufigen Problemen zu bitten, ist eine weitere hilfreiche Strategie, um sicherzustellen, dass Ihr Wissensmanagement-System gut gewartet und Ihrem Team den meisten Nutzen bietet. Darüber hinaus möchten Sie regelmäßig einen genaueren Blick darauf werfen, wonach Ihre Mitarbeiter häufig suchen und analysieren, wie die Wissensmanagement-Struktur Ihrer Konkurrenten aussieht, wenn möglich.

Schritt 4: Informationen organisieren und neue Inhalte erstellen

Die Organisation Ihrer vorhandenen Inhalte – und der Inhalte und Daten, die Sie im Laufe der Zeit hinzufügen werden – ist ein wichtiger Schritt zur Erstellung eines Wissensmanagement-Systems, das gut für Ihr Unternehmen funktioniert. Ihre ideale Organisationsstruktur hängt von den wichtigsten Bedürfnissen und Erwartungen Ihrer Mitarbeiter sowie von denen Ihrer Kunden ab, und davon, wie sie die Inhalte nutzen werden.

Sie können Ihre Inhalte in Themenkategorien organisieren und relevante Links innerhalb des Inhalts basierend auf dem hinzufügen, was Ihre Benutzer am häufigsten benötigen, oder verwandten Inhalten, die sie wahrscheinlich als nächstes suchen werden. Ihre Organisationsstruktur sollte auch eine Suchfunktion, ein Feedback-Tool und ergänzende Ressourcen deutlich hervorheben.

Eine weitere bewährte Methode zur weiteren Organisation Ihrer Inhalte innerhalb eines Wissensmanagement-Systems besteht darin, diese in Sammlungen, Boards oder Gruppen zusammenzufassen. Dies ermöglicht es den richtigen Personen, zur richtigen Zeit auf die richtigen Inhalte zugreifen zu können. Suchen Sie nach intuitiven Bearbeitungsfunktionen, die es Benutzern ermöglichen, neue Inhalte zu erstellen, ohne ihre regulären Arbeitsabläufe zu verlassen. Dies kann Zeit sparen und die Produktivität erhalten. Außerdem stellen benutzerfreundliche Funktionen sicher, dass es keine steile Lernkurve gibt. Dies kann eine breitere Akzeptanz in Ihrem Team fördern und es erleichtern, Ihr Wissensmanagement-System zu aktualisieren und tatsächlich zu nutzen.

Schritt 5: Implementierung des Wissensmanagement-Systems

Um einen erfolgreichen Start und die unternehmensweite Akzeptanz Ihres Wissensmanagement-Systems zu gewährleisten, sollten Sie die folgenden Schritte unternehmen:

• Erklären Sie Ihre unternehmensweiten Ziele und Ihre Motivation zur Einführung einer Wissensmanagement-Strategie in Bezug auf die Herausforderungen, die Sie angehen möchten, und die Möglichkeiten für spezifische Teams, vom Vertrieb bis zur Produktentwicklung und zum Kundenservice.
• Kommunizieren Sie regelmäßig über Updates und Erfolge im Wissensmanagement, idealerweise mit Daten, und erkennen Sie häufige Mitwirkende an.
• Fragen Sie nach Mitarbeiter-Feedback, damit sie engagiert bleiben, und stellen Sie kontinuierliche Verbesserungen sicher. Finden Sie Wege, um Probleme schnell zu beheben, damit Ihre Benutzer wissen, dass ihr Input wichtig ist.
• Nutzen Sie KI-gesteuerte Funktionen wie Expertenverifikation; Kennzeichnung von veralteten, ungenauen oder doppelten Inhalten; und Einblicke, die Nutzertendenzen und -verhalten veranschaulichen.
• Belohnen Sie die Erstellung und Aktualisierung von Inhalten durch Mitarbeiter und honorieren Sie besonders hilfreiches Feedback.
• Regelmäßige Auffrischungssitzungen und Schulungen durchführen, damit Ihr Team weiß, wie es Ihr Wissensmanagement-System nutzen kann. Dies hilft nicht nur, neue Mitarbeiter einzuarbeiten und sie mit Ihrem System vertraut zu machen, sondern hält auch die Aktualisierung Ihres Wissensmanagement-Systems bei langjährigen Mitarbeitern im Gedächtnis.

Schritt 6: Bewerten & Optimierung der KMS-Leistung nach dem Start

Ihre Arbeit endet nicht, sobald Sie ein Wissensmanagement-System implementiert haben. Wie oben erwähnt, müssen Sie regelmäßig mit den Benutzern kommunizieren, um sicherzustellen, dass Ihr System funktioniert, dass die Mitarbeiter es verwenden – und motiviert sind, es weiterhin zu tun – und um Schmerzpunkte zu identifizieren, die eine Verbesserung erfordern.

Regelmäßige Check-ins und Umfragen können helfen zu bewerten, wie Ihre Teams das System genutzt haben und welche Funktionen und Funktionen ihre Erfahrung verbessern könnten. Die KI-gestützte Analyse ihres Verhaltens kann weiter verdeutlichen, wie Ihr Wissensmanagement-System für verschiedene Segmente Ihres Unternehmens funktioniert. Mit diesen Informationen können Sie Verbesserungen in Qualität, Wert, Leistung und Compliance für jeden Ihrer Benutzer vornehmen, je nach Bedarf.

Schritt 7: Fortlaufende Verbesserung und Aktualisierung des Wissensmanagement-Systems

Nachdem Ihr Wissensmanagement-System in Betrieb genommen wurde, wird eine kontinuierliche Bewertung und Verbesserung erforderlich sein, um Ihren Implementierungsfahrplan für das Wissensmanagement zu unterstützen. Interne Änderungen der Prozesse oder Produkte Ihrer Organisation, wirtschaftliche und andere externe Faktoren, Änderungen in Ihren Teams oder in der Organisationsstruktur sowie aus den Interaktionen der Mitarbeiter mit Ihrem Wissensmanagement-System gewonnene Erkenntnisse werden alle die Informationsbedürfnisse Ihres Unternehmens verändern und die Entwicklung Ihrer Wissensmanagement-Strategie beeinflussen.

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