Pourquoi est-il important d'avoir une base de connaissances ?

Avoir une base de connaissances est crucial pour les entreprises et les organisations car elle permet le stockage et l'organisation centralisés d'informations et d'expertise importantes. Cela peut inclure la documentation de support client, les politiques et procédures de l'entreprise, les informations sur les produits, et plus encore. Avec une base de connaissances bien organisée, les employés peuvent facilement accéder aux informations dont ils ont besoin pour effectuer leur travail efficacement, réduisant ainsi les erreurs et améliorant la productivité. Et dans l'environnement actuel, c'est de plus en plus important - après tout, près de la moitié des employés ont du mal à trouver les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail.

De plus, une base de connaissances peut aider à standardiser les processus et procédures au sein de l'organisation, garantissant cohérence et qualité dans la prestation de services. En fin de compte, une base de connaissances est un outil puissant pour améliorer la collaboration, la communication et le partage des connaissances au sein d'une organisation, ce qui conduit à une performance améliorée et de meilleurs résultats.

Comment créer une base de connaissances en 7 étapes

Étape 1 : Mener des recherches pour déterminer le besoin de la base de connaissances

Comprendre l'utilité d'une base de connaissances est une chose. Déterminer l'objectif que votre base de connaissances remplira pour votre organisation en est une autre. 

La première étape pour mettre en place une base de connaissances est de déterminer le besoin que votre base de connaissances va satisfaire. Réfléchissez à votre public. Voulez-vous que votre base de connaissances soutienne vos employés, vos clients ou les deux ? Une fois que vous savez quel(s) public(s) vous souhaitez que votre base de connaissances serve, recherchez où se situent les plus grands lacunes de connaissances.

• Quelles questions ou sujets vos employés ou clients demandent-ils le plus souvent ?
• Quel département est submergé par les demandes d'informations de manière constante ?
• Quel est votre taux de réponse actuel aux questions des employés et des clients et ce taux de réponse augmente-t-il ?
• La productivité au sein de votre organisation diminue-t-elle parce que l'information ne peut pas être partagée efficacement ?
• Quelles lacunes sérieuses existeraient si certains employés de l'entreprise quittaient l'organisation et emportaient leurs connaissances avec eux ?

 Les réponses à ces questions vous aideront à comprendre si vous avez besoin d'une base de connaissances et à commencer à réfléchir à la façon dont elle devrait être structurée.

Étape 2 : Déterminer le type de base de connaissances

Une fois que vous savez que vous avez besoin d'une base de connaissances, vous devez déterminer quel type de base de connaissances servirait le mieux vos besoins. Il existe six types courants de bases de connaissances, chacun servant un public ou une fonction différente :

1. Base de connaissances interne : Conçue pour les employés, ce type regroupe les politiques de l'entreprise, les documents de formation et les procédures opérationnelles standard pour soutenir les opérations internes.
2. Base de connaissances externe : Destinée au grand public et visant les clients, elle comprend des FAQ, des guides de produits et des contenus de dépannage pour le support en libre-service.
3. Base de connaissances partenaire : Adaptée pour les collaborateurs externes comme les fournisseurs ou les revendeurs, offrant les ressources et la documentation dont ils ont besoin pour travailler efficacement avec votre organisation.
4. Base de connaissances IT : Axée sur le support technique, stockant la documentation sur les configurations système, les étapes de dépannage et les résolutions de tickets.
5. Base de connaissances RH : Centralise les informations liées aux employés comme les avantages, les politiques de congés et les documents d'intégration pour un accès facile par le personnel.
6. Base de connaissances produit : Contient une documentation détaillée sur les caractéristiques, les spécifications et l'utilisation d'un produit, souvent créée par les équipes produit ou de support.

Pour décider du type de base de connaissances que vous souhaitez créer, réfléchissez au public que la base de connaissances servira, à l'accessibilité que vous souhaitez offrir au grand public, et à la manière dont vous hébergeriez la base de connaissances sur le serveur de votre entreprise ou dépendriez d'un fournisseur pour l'héberger.

Étape 3 : Développer la structure de la base de connaissances

L'organisation est un élément clé dans la création d'une structure organisationnelle pour une base de connaissances. Vous voulez que tous les utilisateurs puissent rapidement et facilement trouver ce qu'ils recherchent. Développer la structure de votre base de connaissances au début de votre processus vous aidera non seulement à organiser votre contenu à mesure que votre base de connaissances se développe, mais informera également la conception de la navigation et la rendra plus intuitive pour les utilisateurs..

Il existe plusieurs façons différentes d'organiser votre base de connaissances :

• Type d'utilisateur ou rôle : Lorsque vous avez différents utilisateurs ou types de clients, l'organisation de votre base de connaissances par rôle est efficace. Vos utilisateurs pourront rapidement exploiter les connaissances qui leur seraient spécifiques. Par exemple, une base de connaissances RH pourrait être organisée en séparant des informations spécifiques sur votre entreprise avec des sections désignées visant les entrepreneurs, les employés permanents, et les employés à temps partiel.
• Activité : Si vos publics qui utiliseront la base de connaissances ont besoin d'informations spécifiques sur les actions à entreprendre, l'organisation de votre base de connaissances par activité fonctionne bien. Par exemple, une base de connaissances pour une grande agence de voyages peut être organisée par des activités comme planifier votre voyage, réserver des billets, et contacter un agent.
• Étape/Expérience de l'utilisateur : Lorsque vous organisez par étape ou l'expérience de l'utilisateur, l'utilisateur de votre base de connaissances peut facilement associer ses besoins à vos informations. Par exemple, une base de connaissances pour un service en ligne peut être organisée par étapes comme commencer, améliorer le service, et des tutoriels pour l'utilisateur.
• Type de produit: Vous pouvez également organiser votre base de connaissances par type de produit. Par exemple, une entreprise de meubles peut organiser sa base de connaissances par mobilier de salon, mobilier de chambre à coucher, mobilier pour enfants et mobilier de bureau.   

Votre base de connaissances va constamment changer à mesure que votre contenu s'expanse, est édité, ou archivé. C'est pourquoi il est important de rendre vos catégories assez larges pour englober une gamme de contenus pouvant être sous-catégorisés par sujet ou thème.

Étape 4 : Établir des SMEs pour créer du contenu.

Votre base de connaissances nécessite un flux constant de contenu intéressant et engageant qui répond spécifiquement aux besoins de vos publics. Les experts en la matière (SME) et un éditeur désigné (ou deux) doivent être responsables du développement du contenu pour garantir la qualité, la précision et l'efficacité de tout le contenu de votre base de connaissances distribué à vos employés et / ou clients. Voici comment ce processus pourrait fonctionner :

• Quand un article a été d'abord publié et mis à jour Les experts en la matière (SMEs) et un éditeur désigné (ou deux) doivent être responsables de l'élaboration du contenu pour garantir la qualité, l'exactitude et l'efficacité de tout le contenu dans votre base de connaissances qui est distribué à vos employés et/ou clients. Ils fixent également les délais et sont responsables de l'attribution du développement de contenu aux SMEs.
• Le responsable de la base de connaissances détermine le contenu nécessaire pour chaque catégorie. Le responsable outline le but de chaque pièce de contenu, le message principal, les mots-clés, et l'appel à l'action pour chaque article.
• Les rédacteurs examinent le contenu fourni par les experts en la matière et corrigent l'orthographe, la grammaire, le style et la lisibilité.

Parce que vous aurez probablement plus d'un expert en la matière rédigeant du contenu pour votre base de connaissances, vous aurez besoin d'un guide de style pour vous assurer que votre contenu est cohérent en apparence, en ton et en ressenti, quelle que soit la personne qui rédige ou édite ce contenu. Votre service marketing ou de communication a probablement un guide de style qui inclut des directives pour la ponctuation, le style de marque, la mise en forme, et plus encore. 

Étape 5 : Rédiger les ressources de connaissance

Vous voulez vous assurer que votre contenu est facile à comprendre et que vos experts en la matière fournissent ce contenu de manière efficace. Pour ce faire, fournissez-leur des directions d'écriture qui couvrent ces bases :

• Clarté : Utilisez des titres basés sur des actions pour aider votre public à savoir d'un coup d'œil ce que le contenu va expliquer. Expliquez tous les jargons ou termes techniques dans un langage clair.
• Lisibilité : Les lecteurs préfèrent un contenu qui fournit des informations d'un coup d'œil. Votre département de marketing ou de communication a probablement un guide de style qui comprend des directives pour la ponctuation, le style de marque, le formatage et plus encore.
• Engagement : Incluez des images, des graphiques, des infographies ou des vidéos dans le contenu ou comme contenu autonome pour augmenter l'engagement.
• Utilité : Assurez-vous de créer des liens vers des articles connexes au sein de votre base de connaissances. Cela aidera votre public à trouver facilement d'autres ressources qui répondent entièrement à leurs questions.
• Valeur : Chaque contenu de votre base de connaissances doit offrir une solution ou un aperçu précieux. 

Étape 6 : Téléchargez des ressources sur la plateforme partagée

Une plateforme de base de connaissances partagée est un système logiciel qui facilite le flux d'informations de votre base de connaissances vers ceux qui en ont besoin. Expliquez tous les termes techniques ou jargon dans un langage clair. Lisibilité : Les lecteurs préfèrent un contenu qui fournit des informations d'un coup d'œil. La plateforme partagée que vous choisissez doit également être capable de s'adapter à la croissance de votre base de connaissances.

Étape 7 : Mettez à jour le contenu fréquemment

La mise à jour du contenu sera une activité régulière afin de garder votre base de connaissances pertinente et utile. Comptez sur les analyses intégrées de votre système logiciel de base de connaissances pour vous aider. Les données que vous examinez vous aideront à mieux comprendre :

• Le type d'informations que les gens consultent 
• Comment le trafic de recherche sur des articles autrefois populaires évolue
• Quand un article a été publié pour la première fois et mis à jour

Planifiez de faire examiner tout le contenu par vos experts en la matière (de façon continue) tout au long de l'année afin de mettre à jour, optimiser ou retirer le contenu si nécessaire. De plus, vous devriez prévoir de mettre à jour le contenu pertinent à chaque fois que les politiques de votre entreprise, les produits, ou les changements apportés à vos services. 

Meilleures pratiques pour construire une base de connaissances

Une base de connaissances bien conçue n'arrive pas par hasard - elle nécessite une stratégie, de la cohérence, et des soins continus. Gardez ces meilleures pratiques à l'esprit :

• Écrire pour votre lecteur : Utilisez un langage clair et évitez le jargon pour rendre le contenu accessible. Considérer la perspective de l'utilisateur et anticiper leurs questions.
• Rendez-le consultable: Utilisez les métadonnées, les balises et des titres clairs pour que les utilisateurs puissent trouver ce dont ils ont besoin. L'optimisation de la recherche augmente la possibilité de trouver et réduit la frustration.
• Soyez cohérent: Utilisez des modèles et un ton uniforme pour garantir le professionnalisme et la clarté. La cohérence aide les lecteurs à faire confiance et à comprendre votre contenu plus rapidement.
• Rencontrez les gens là où ils travaillent: Utilisez des intégrations pour intégrer les connaissances dans les outils que votre équipe utilise déjà. Cela facilite l'adoption et place les réponses là où elles sont le plus utiles.

Outils Pour Vous Aider à Créer une Base de Connaissances

Il ne manque pas de logiciels, mais les meilleurs outils de base de connaissances rendent la création, la gestion et la recherche de contenu faciles. Voici quelques options:

• Guru: Logiciel de base de connaissances alimenté par l'IA qui fournit des informations vérifiées dans les flux de travail. Il est conçu pour soutenir les équipes internes avec des réponses fiables où qu'elles travaillent.
• Guide Zendesk: Idéal pour les centres d'aide orientés client. Il s'intègre à l'assistance Zendesk pour réduire le volume de tickets et améliorer l'auto-assistance.
• Notion: Espace de travail flexible avec des capacités de création de wiki simples. Idéal pour les startups ou les équipes qui souhaitent une solution de base de connaissances interne légère.
• Confluence: Outil de documentation collaborative idéal pour les équipes internes. Offre un formatage riche et un contrôle de version pour une documentation structurée.

Lors du choix d'un outil, tenez compte de son intuitivité, de son intégration avec votre pile technologique et de son soutien à la maintenance à long terme du contenu. Recherchez des plateformes qui équilibrent la flexibilité et la gouvernance.

Conclusion

Une excellente base de connaissances est bien plus qu'une simple documentation, c'est un atout stratégique qui favorise l'évolutivité, réduit les frictions et maintient l'alignement des équipes. En suivant ces étapes et meilleures pratiques, vous pouvez créer une ressource qui fait gagner du temps et autonomise les utilisateurs.

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