שיתוף ידע הוא תחמין של כל צוות מוצלח. אך כשחברה מתרחבת, היא לא יכולה עוד לסמוך על הידע שמתוחזה פתאום. וכאשר זה קורה, עשוי להיות זמן לגייס מנהל ידע. זהו תפקיד אשר מוקדש ליצירת תרבות נושאתת ידע ולהבטחת שכל העובדים מוכנים להצלחה בתפקידיהם.

מהו מנהל ידע?

מנהל ידע מבטיח שכולם בארגוזך מקבלים את המידע שצריכים. הם עושים זאת על ידי בעלות על השלטה המתמדית של מאגר נתונים או ויקי החברה, כולל בריאותה הכוללת ושיטות הפעולה הטובות ביותר. הם האנשים שמקבלים החלטות חשובות בנוגע לארכיטקטורת מידע, טכנולוגיה ולמבנה הכללי ושימוש במסד מידע של הארגון.

למה מנהלי ידע הם השקעה משמעותית בצוות שלך  

תלוי בגודל הארגון, סוג הבסיס של הידע וב אסטרטגיית ניהול ידע אסטרטגיית ניהול ידע שיושם, חברה עשויה בחור ליצור תפקיד מנהל ניהול ידע מוקדש בבדיד.

מנהלי ידע יכולים לעשות הרבה יותר מאשר לשמור על העמודים שלך ועל מסד הנתונים בסדר. למעשה, לגייס כזה יכול להיות לך הרבה יתרונות. 

שיפור גישה למידע ולידע 

אנו יודעים שמספר רב של עובדים כבר משתמשים בתוכנה לשיתוף ידע שלך, אך מנהל ידע יכול באמת לעזור לך להעלות את משחק השיתוף הידע שלך לרמה הבאה.

הצוות שלך עשה עבודה טובה די טובה במציאת דרכם לחלוקת ידע בתוך המערכת שנקבעה, אך מנהל ידע עשוי לעזור להפוך את הדברים אף יותר נגישים וניתנים לשיתוף. הם מומחים בארגון ובתפצות מידע חשוב, והם יודעים איך להפוך מערכת "די טובה" למערכת "באמת מדהימה". 

חשוב גם לדעת כי ניהול ידע אינו מוגבל רק ליצירת תוכן לשיתוף. מנהל ידע אמיתי יכול לעזור לסייע בסוגים נוספים של שיתוף ידע ובהדרכה של אחרים על הדרך הנכונה להפיץ מידע. 

לא בטוחים מה אנו מתכוונים אליו? אנו נאפשר לאפריל אלן מ-  חוג הידע  להסביר:

אני חושב על ניהול ידע כקישור עקוף עם מנהל הידע כמאמן ומקלל, שמופנה צוותים ואנשים לשיפור פרקטיקות השיתוף שלהם.

​

הם עושים זאת על ידי עיצוב יותר רץ של זרימת מידע בין הכלים, וגם על ידי יצירת תנאים לזרימה של ידע בין אנשים. תנאים אלו עשויים להיות הזדמנויות לא מעוצבות להתכנס, כמו גם מבנים רשמיים כמו למידה עמיתית והדרכה.

לזנז את תהליך הקבלת ההחלטות

מהו הדרך הטובה ביותר לעיצוב כרטיסים שמתארים את תהליך המכירות? איך אנחנו משנים את הכותרת ומערכת התיוג כדי להקל על אנשים למצוא מידע? 

בעבודה שלך אין חוסר ברעיונות טובים. הבעיה נמצאת בהחלטה על רעיון טוב שצריך להתקדם בו. לפעמים הדרך הקלה ביותר לעשות דברים היא פשוט לקבל מישהו לומר “כן” או “לא”. 

היופי של הפקת מנהל ידע הוא כפול במרחב הזה. אתה מקבל מישהו שיכול להיות ה"מחליט" הרשמי, ויש לך מישהו עם מומחיות הנדרשת לקבל החלטות אלו. במקום שיבוצים אין סופיים לפגישות תכנון ולקבל דיעות מדי, כעת יש לך אדם אחד עליו אתה יכול לסמוך כדי לקבוע החלטות מבוססות. 

לקדם חדשנות ושינוי בארגון 

האם קיימת חברה שלא רוצה להיות יותר חדשנית? כולם רוצים לטעות כי חברתם ייצרה את הדבר הבא ה"גדול" בענפם. ניהול ידע הוא אבן דרך עקרית לחדשנות, והאדם הנכון יכול לעזור לך להגיע ליעדיך. 

זכור, ניהול ידע הוא יותר מסתם איסוף וארגון של מידע חשוב. זה גם עוזר לעודד את השיתוף של רעיונות והשתתפות בין עובדים וצוותים. כשאתה משכיר מנהל ידע, אתה משכיר אדם שיכול לעזור לקדם חדשנות. המנהל ידע שלך יכול לעזור לקדם דיונים, לארגן ידע חשוב ולעזור לקדם שיתוף פעולה בין צוותים. 

לשפר את היעילות במחלקות 

תתפלא כמה יותר יעילים יכולות הדברים להיות כאשר יש לכולם את המידע שהם צריכים לעבודה. אז, פתאום הוא מקבל הרבה פחות זמן לביצוע משימות חיוניות מכיוון שהכל מה שאתה צריך זמין בקלות. לפי Gartner, 47% מעובדים נאבקים כדי למצוא את המידע שהם צריכים לביצוע יעיל של משימותיהם.

חשוב לדמיין מה צוותיך יכולים באמת לעשות אם יש להם זמן ורוח פנימית כדי לעבוד על דברים שונים. פרויקטים חדשים יכולים להתחיל, ישיבות המחשבה הופכות לסדר יומם, וכולם עובדים בצעד אחד כי המשרד כל כך מאורגן ויעיל יותר! 

מי הוא מנהל ידע טוב?

כל אחד שעבודתו היא לקדם את שימוש במאגר מידע knowledge base יכול להיות מנהל ידע, אך אלו שמקבלים באופן רשמי את אפונם עליהם כאחראים tend to include:

• מנהלי האפשרות (כולל גיוס הכנסה, מכירות וCX)
• מנהלי מידע
• מנהלי פעולות
• מנהלי תוכניות
• מנהלי למידה ופיתוח

דוגמה לתיאור עבודת מנהל ידע

יתכן שתוכל למצוא מישהו פנימי לקבל על עצמך עבודת ניהול הידע, או שיתכן שתצטרך להתחיל לגייס לתפקיד. ללא קשר לאיך אתה בוחר לגייס את מנתח הידע שלך, ההצלחה מתחילה עם תיאור עבודה מקיף. 

.המנהל של הידע העתידי שלך (או לוחם חכמה, נינג'ה מדע, או כל שם מקורי שמחליטת המשאבים האנושיים והמותג שלך לשים על התפקיד צריך להגיע עם ציפיות ברורות של תפקידם ואחריותם. במידה ואתה זקוק לעזרה ביצירת תיאור התפקיד שלך, תרגיש חופשי להשתמש בנקודת ההתחלה הזו.

.סיכום: 

האחריות העיקרית של מנהל הידע היא לקדם את השימוש הנכון והמרחבי במאגר הידע של החברה. עליו ליצור הנחיות עבור מה אמור להיכנס למאגר, ועל מי, איך זה משתלב עם שאר מערכות הטכנולוגיה, וכיצד לשמור על זה מלהיות מיושן.

מועמד אידיאלי יצליח בסביבה דינמית מהירות ויש לו רקע בהובלת אסטרטגיית ארכיטקטורת תוכן ומידע בכל החברה. כמנהל ידע, תגדיר את אסטרטגיית ניהול התוכן/הידע שלך ותוביל את ארכיטקטורת ואסטרטגיית התוכן. התפקיד יתמקד בפיתוח, בביקורת, ובשמירה על תוכן ברמה גבוהה ואיכותי לעובדים.

תעבוד קרוב עם גורמים מרכזיים בחברה כדי לשמור על עקביות בקנה מידה גלובלי וליישם את אסטרטגית התוכן בהתאם לחזונם. תשחק תפקיד חשוב בפיתוח של מאגר ידע יעיל ויציב ותהיה לך השפעה ישירה על העובדים ביומיום.

האחריות העיקרית כוללת:

• .מגדיר את אסטרטגיית ניהול הידע שלנו ושומר על תוכן איכותי, עדכני, וחיפושי לקהלים ברמות שונות
• עבוד ביעילות על פני הארגון עם גורמים מעורבים, ניהול שינויים, צוותי שירות, מאמנים, מפתחי מפרט ומומחים בתחום.
• .משתמש בניתוחי Guru כדי להעריך את ההשפעה העסקית, לעקוב אחר השימוש ולהגדיר יעילות של תוכן במאגר הידע
• מוביל, מאמן ומפתח צוות של יוצרי תוכן מכל מחלקה
• מייסד הנחיות כתיבה על פי שיטות העבודה הטובות ביותר ומפתח את הצוות על מנת לוודא שהם מצליחים או אף חורגים מן הציפיות

.איך לקבע את מנהל הידע שלך להצלחה

כאשר חיפשת אחר מנהל ידע ובסוף סיימת את החיפוש, זה הזמן המושלם לדבר על כיצד אתה יכול לקבוע לו הצלחה אמיתית

צוות שרוצה שמנהל הידע שלו יצליח צריך לעבוד מעט כדי לשים אותו בסביבת העבודה הטובה ביותר אם אתה רציני להביא מנהל ידע, הנה מה שאתה צריך לעשות

התחשב בתיעוד

חלק גדול מניהול הידע הוא עם תיעוד הנכון. לפני שתביא את השכירה החדשה שלך, עזור לתת לה את הכלים שיידרשו להתחיל לארגן ולשמר ידע פנימי דרך תהליכים חוזרים ותבניות

לא בטוחים מה אנחנו מתכוונים? תתן למומחים להראות לך כיצד הם משתמשים בתבניות כדי לנהל את העבודה החשובה ביותר שלהם

האם המחלקה שלך לשיווק זקוקה לדרך קלה ליצירת הלכות פעולה (SOPs)? ראו כיצד האקספרטים הפיננסיים בחברת לחם יוצרים SOPs מופלאים על ידי הורדת התבנית החינמית שלהם!

רוצה עוד תבניות מועילות מהמומחים בתעשייה והחברים שלך ב-Guru? .בדוק את גלריית התבניות שלנו!

להגדיר את המטרות האולטימטיביות שלך

.ליתן לכולם מטרות פעולתיות היא חיונית להצלחה בעבודה, ולמנהל הידע שלך הבא זה אף יותר כשמשתלטים על תפקיד זה בארגונים שחדשים בהבנת הערך של ניהול הידע, נרגיש קצת כמו שמבישים את האוקיינוס. אז לפני שאתה מביא אותם לתוך זה, חשוב לחשוב מה אתה רוצה שמנהל הידע שלך יגיע לביצוע.

רוב התוצאות הנהדרות שאתה רואה ממנהל הידע שלך עשויות להיות אתגרניות לכמיה במונחים של תוצאות עסקיות קשות. אז במקום לחשוב על דברים במונחים של רווח ויעדים למכירות, חשוב על איך הם יכולים לשפר את המבנה והשיתוף של הידע שלך.

קבע מטרה לזיהוי מומחי נושא ושהם משולבים במלואם למערכת הניהול שלך בעוד שישה חודשים מאז שהבאת את מנהל הידע שלך אליך. תגדיר למנהל הידע שך מוצע בנות המסמך החדש שלך על ידי הבחנת מעל 90 ימים. ללא קשר למה אתה יוצא עם, ודא שאתה נותן להם מטרות ניתנות להשגה ופעולתיות לעמוד בהן.

הבהיט מה הם יכולים ולא יכולים לעשות

עובד הידע שלך יכול לבצע המון כדי לעזור לאסון, לארגן, ולהפיץ מידע חיוני בקרב הצוות שלך. ניתן לראות אותם כתקינים של תקשורת, אדריכלי מידע, ומאסטרים בארגון והפצה.

מנהלי ידע יכולים להיות המון דברים, אך לצערנו, הם לא פתאומיים.

זכור, ניהול הידע הוא אחריות כולם בעבודה, אך תפקיד מנהל הידע הוא לוודא שכולם יוכלו למלא את האחריות הזאת. הם יכולים לעזור עם השוכנים הבסיסיים של שמירת ידע מאורגן והפצתו. אך כדי שזה יעבוד, נדרש מנהלים ועובדים אחרים להיות מוכנים לתרום פיסתי את הלבנים של המידע ההוא. 

זה אפשרי לחלוטין, כדי שזה יקרה, עשוי להיות צורך שתבצע מספר שינויים בארגונך. אבל אל תדאג, נתמקד בזה בקרוב.

דבר עם חברי צוות על צרכי ניהול הידע שלהם

מה צוותיך רוצים לראות מהמנהל הידע?‎ לדוגמה, ממחלקת המקרקעין יכולה להירגע את ההיררכיה של האוסף, והמכירות יכולות להינות מדרך טובה יותר לארגן את היתרונות שלהן. ללא קשר למה הם רוצים, הדרך היחידה לדעת היא לשאול.

כמו שאמרנו במקום, אנו רוצים למנוע ממנהל הידע החדש שלך להרגש כאילו הוא מבשל את האוקיינוס, אז עיקריות היא המפתח. חשוב לחשוב על השינויים המוכחים ביותר שמנהל הידע יכול לעשות על ידי שאלה הנכונה לצוות.

מה יכול לעשות את היום קלה עבור סוכני התמיכה שלך? האם יש משהו שאתה יכול לעשות בפנים לשפר את חווית הלקוח? מה יכול לעזור לצוות ההנדסה לשלוח קוד מהר יותר? כאשר אתה מתמקד בדברים שיכולים להשפיע הכי הרבה, זה יעשה קל יותר להפעיל את מנהל הידע שלך בצורה נכונה.

צור סביבה מזמינה

קשה לתרום לבסיס הידע של החברה שלך כאשר אתה נעמם במהלך השבוע ומקבל זוהה מעובה מהמנהל שלך כאשר הוא רואה שלא על פרויקט עבודה. מאדים מאד, החלפת עבודת הפרויקט מתעשיות יותר מכל דבר אחר. אם אכן אתה רוצה להתגבש את מנהל הידע שלך להצלחה, עשה זאת קל על כולם לעבוד יחד.

הצופי עם מנהלי וחברי צוות שניה כי ניהול הידע אינו פעילות אופצית. כדי שזה יעבוד ביעילות, כל אחד צריך לקחת את הזמן והמאמצים בכדי לתרום.

תן לכולם הזמן שיזדיינו ויארגנו מידע. אין צורך לשים בצד שעות כל יום כדי לעודד אנשים להוסיף ולשפר את בסיס הידע שלך. רק לתת לכולם 15-30 דקות לבצע שינויים ולהוסיף מידע חדש זה עשוי להיות יותר מדי. 

רוצים באמת להקל על היום של מנהל הידע שלך? עזרו להם לזהות את אלופי הידע שלך בתחומים וצוותים שונים. הם ישחקו תפקיד מרכזי בעזרה למנהל הידע שלך ובבניית בסיס הידע שלך. 

הכניסו אותם עם הטכנולוגיה הנכונה 

לקחת מעט זמן כדי לדעת כיצד שימוש בכלים הנכונים עשוי להכין את העובדים להצלחה לפני שאתם מתחילים את חיפוש הכלי שלכם. מנהל הידע שלך בוודאי יצטרך למיין מקור ידע. 

להקל עליהם על ידי הודיע להם על כל התחומים השונים בהם הידע קיים כעת בחברתך. להוביל מנהלים מצוותים שונים כדי לוודא שלא תשאירו אבן בלתי נגיעה.  לדעת איפה הידע שלך קיים עשוי להפוך את חיפוש הכלים והשילובים הנכון קל יותר.

שילוב ידע שלך יכול להקל על מציאת הכלים והשילובים הנכונים. פעם שתדע כך, אתה יכול להתחיל להשתמש בבסיס ידע ממש נהדר.