Corporate wiki vs knowledge base

Meskipun sering digunakan secara bergantian, wiki perusahaan dan basis pengetahuan melayani tujuan yang berbeda—tetapi terkadang tumpang tindih. Wiki perusahaan umumnya merupakan ruang kolaboratif di mana siapa pun dalam tim dapat berkontribusi dan mengedit konten, sehingga sangat baik untuk menangkap pengetahuan yang berkembang dan dokumentasi yang didorong oleh tim. Basis pengetahuan, di sisi lain, biasanya lebih terstruktur dan terpusat, sering digunakan untuk menyimpan konten yang diverifikasi dan berotoritas—seperti FAQ produk, dokumentasi proses, atau sumber daya dukungan pelanggan. Perbedaan kunci terletak pada siapa yang membuat konten, bagaimana dipelihara, dan bagaimana seharusnya digunakan: wiki memprioritaskan fleksibilitas dan kolaborasi, sementara basis pengetahuan fokus pada akurasi dan kontrol.

Jika Anda akrab dengan cara kerja Wikipedia (terbuka untuk konten baru dan pengeditan dari semua orang), Anda memahami dasar dari apa itu wiki perusahaan—kecuali daripada memungkinkan siapa pun mengakses dan mengeditnya, hanya orang dari perusahaan yang diizinkan. Dikenal juga sebagai wiki internal atau wiki perusahaan, ini adalah basis data sentral di mana komunitas karyawan dapat berkontribusi atau mengedit konten yang terkait dengan proses, proyek, produk, dan layanan perusahaan. Idea di balik sebuah perusahaan menggunakan perangkat lunak wiki adalah menyediakan ruang bagi para ahli di berbagai subjek: mulai dari informasi klien, proses pelatihan khusus, hingga model harga masa lalu dan saat ini, untuk secara teratur menambahkan dan memperbarui informasi sehingga mudah dicari oleh karyawan lain. This reduces the time team members spend searching or shoulder tapping to find the answers to their questions.

Benefits of corporate wikis

A corporate wiki allows employees to share, update, and search information quickly and easily for the benefit of the whole business. When individuals contribute their expertise on a specific topic, that knowledge is available for the next person who needs it, without a time-consuming search. Other benefits include:

• Pengetahuan yang dipertahankan — Semakin banyak pengetahuan yang dimiliki karyawan, semakin efektif mereka dapat melayani pelanggan dan menjalankan peran kerja mereka. Having a reference point in a company wiki for a particular customer problem, process question, or pricing detail can save employees a lot of time and frustration. 
• Titik pencarian terpusat — Informasi penting perusahaan secara inheren tersebar di seluruh manual, situs web, buku panduan, email, percakapan yang direkam, dan bahkan dalam pikiran karyawan Anda. A company wiki can bring all that knowledge together into one searchable location.
• Penyelamat waktu — Menyederhanakan informasi dan memiliki sumber kebenaran tunggal bukan hanya memberdayakan karyawan untuk bertindak secara otonom, tetapi juga dapat membantu mereka menghemat waktu. Daripada harus melalui berbagai saluran dan bertanya kepada beberapa karyawan tentang kebijakan resmi perusahaan saat muncul masalah umum atau khusus, wiki perusahaan dapat mengumpulkan jawaban untuk pertanyaan umum dan memungkinkan tim Anda untuk melanjutkan dengan percaya diri dengan cepat.
• Menghilangkan kebingungan — Ketika perusahaan Anda berkembang, sebuah wiki perusahaan yang terpelihara dengan baik membantu menghilangkan kebingungan tentang versi dokumen yang mungkin sudah usang. Growing enterprises often change the way they do things or accumulate more knowledge in specific areas. Using a company wiki as a single source of truth can help ensure that your team has access to the most accurate, up-to-date information on a given topic at any point in time.
• Kolaborasi yang meningkat — Wiki perusahaan mendorong anggota tim untuk berbagi apa yang telah dipelajari dengan tujuan membuat bisnis Anda lebih baik. Employees may be inspired to contribute toward this shared success, and individuals contributing potentially linked content may become collaborators on future projects.
• Sumber daya terhubung — Kemampuan untuk menghubungkan konten yang dihasilkan pengguna dalam wiki perusahaan memberikan kedalaman tambahan bagi pencari. They can learn more about a specific subject or verify information discussed in more than one area.

Challenges of traditional corporate wikis

To create an effective company wiki, team buy-in is necessary. Why? Because you need regular contributors to add enough useful information to the centralized repository and people to update and edit the content when it needs a refresh. Some challenges companies may encounter to this buy-in with traditional wikis are:

• Faktor kerja tambahan — Karyawan diharapkan untuk memberikan pengetahuan ke wiki, meskipun ini bukan bagian dari peran kerja inti mereka. Creating or editing content for a wiki takes time, so an employee may be reluctant to use their valuable time for this purpose. Mulai dari awal bahwa sebuah wiki perusahaan yang kuat akan pada akhirnya menghemat waktu semua orang, dan bahwa sedikit usaha sekarang akan mengurangi jumlah pekerjaan yang diperlukan nantinya, adalah kunci.
• Terlalu banyak pengawasan — Meskipun pemimpin harus memperhatikan kualitas keseluruhan wiki perusahaan, ide itu seharusnya bersifat kolaboratif. If a leader is telling employees exactly what they can or cannot contribute or edit, the purpose of an internal wiki is lost.
• Masalah navigasi — Beberapa wiki perusahaan, terutama yang bergantung pada perangkat lunak lama, terlalu kompleks dan tidak intuitif untuk pencarian pengguna. Newer software and collaborative input into your organization strategy can help.
• Di luar alur kerja — Wiki tradisional biasanya ada di luar alur kerja sehari-hari Anda. Jika mencampurkan aplikasi web lain yang membuat Anda keluar dari tempat Anda bekerja. Content management systems that lack integrations with your existing apps will damage your teams productivity. Access to real-time knowledge on the fly is essential, especially for modern customer support and sales teams. 
• Kurangnya analitik — Wiki perusahaan tradisional biasanya tidak menawarkan banyak wawasan tentang bagaimana karyawan mengonsumsi konten. This results in content gaps. A knowledge base with a built in analytics tool allows you to understand what it is that your team members are frequently searching for. By uncovering these unanswered questions you can strengthen your internal knowledge sharing and cover up those content gaps.

How to create an internal company wiki

Setting up an internal wiki for your business can be relatively easy if you use the right tool. Traditional wikis have numerous limitations: they may be overly complex, unintuitive, or require too much time spent searching by the user. Fortunately, better options are available.

Dengan alat wiki internal yang ramah pengguna, Anda dapat membangun wiki perusahaan yang mudah dicari, diedit, dan dinavigasi dengan hierarki konten yang rasional. Wiki internal Anda harus memungkinkan penautan antara halaman Anda, terintegrasi dengan alat-alat manajemen pengetahuan lain Anda, dan menyediakan manajemen izin dan hak akses.

Here are some simple steps to follow to implement your ideal internal wiki:

1. Select your software 

You want a tool that offers all of the features mentioned above. In most cases, you are also looking for software that is either very easy to install or configure or skips these steps and works right from your browser. Integrasi dengan alat lain di perusahaan Anda adalah kunci untuk menjaga wiki internal Anda tetap terkini dan memberikan nilai kepada tim Anda. Pelajari lebih lanjut tentang memilih perangkat lunak manajemen pengetahuan.

2. Import content or start creating

Dengan perangkat lunak yang mendukung integrasi, Anda dapat dengan mudah mengimpor konten yang ada di perusahaan Anda ke wiki internal baru Anda. The right tool also makes creating and editing new content an easy-to-understand, user-friendly process.

3. Implement internal links

Adding internal links to related, similar, or complementary content on internal wiki pages can make it more efficient for team members to find what they need. Adding internal links to additional content on the wiki allows your users to enhance their understanding of a specific topic or process. 

4. Decide on permissions and access rights

Anda perlu mengonfigurasi izin dan hak akses wiki internal Anda berdasarkan konten mana yang harus dibagikan dengan semua orang di perusahaan Anda versus apa yang harus bersifat pribadi atau hanya tersedia untuk tim tertentu. Permissions can be set to determine who is allowed to edit your content, as well as which employees should access your account settings and billing information. 

5. Welcome your team to the wiki and solicit involvement 

A well-designed wiki welcome page can explain its intended benefits for employees and provide guidance on how to use it. It can also answer questions about searches, editing permissions, and key contacts. To make sure your company derives the most benefit from an internal wiki, encourage team members to regularly contribute, calling attention to their areas of expertise and offering incentives for adding and editing content, when appropriate.

Apa itu basis pengetahuan?

Basis pengetahuan adalah repositori daring informasi yang dapat diakses oleh tim Anda kapan pun untuk mempelajari lebih lanjut tentang penawaran, kebijakan, layanan, dan lainnya di perusahaan Anda. Usually located online, a knowledge base helps a company effectively collect, organize, and retrieve information for internal use – or for use by customers or the general public. Perangkat lunak basis pengetahuan perusahaan membantu perusahaan dengan layanan mandiri pelanggan, sehingga karyawan dapat menghabiskan lebih sedikit waktu menjawab pertanyaan standar dan lebih banyak waktu untuk masalah-masalah kompleks. 

Ada beberapa jenis basis pengetahuan. Basis pengetahuan internal memungkinkan karyawan untuk menangkap dan berbagi informasi misi kritis, pelatihan penting, FAQ produk terperinci, prosedur onboarding untuk karyawan baru, dll. Pelajari lebih lanjut tentang basis pengetahuan dengan panduan referensi.

Manfaat basis pengetahuan

Perangkat lunak basis pengetahuan modern menawarkan beberapa manfaat signifikan bagi karyawan — dan bisnis Anda secara keseluruhan — dibandingkan dengan wiki perusahaan.

• Fungsi pencarian cepat dan andal — Perangkat lunak basis pengetahuan sering kali menawarkan mesin pencari dokumen yang lebih canggih dan kemampuan penautan dibandingkan dengan wiki perusahaan.
• Alat pengeditan yang ramah pengguna — Perangkat lunak basis pengetahuan memungkinkan pengguna memperbarui konten tanpa menggunakan bahasa markup khusus. Your content oversight team will benefit from this type of curation and customization control. Selain itu, ketika anggota tim Anda dapat mengedit konten, mereka akan memiliki kemampuan untuk membuatnya lebih mudah dipahami dan ramah pengguna. 
• Kemampuan untuk mendefinisikan peran dan izin — Dengan basis pengetahuan, Anda dapat menetapkan izin untuk memungkinkan orang-orang tertentu membuat dan mengedit jenis dan topik konten tertentu. This enhances content quality and makes verification easier. Ini juga memungkinkan pengguna untuk percaya bahwa informasi yang mereka temukan terbaru dan akurat. 
• Integrasi analitik — Dapatkan gambaran yang lebih baik tentang konten paling populer dan bermanfaat Anda dan visibilitas ke mana pengguna dilanjutkan selanjutnya. Analitik yang terintegrasi dalam basis pengetahuan dapat memberi Anda wawasan tentang di mana Anda membutuhkan lebih banyak konten dan tautan intuitif.
• Integrasi dengan alur kerja — Wiki tradisional biasanya berada di luar alur kerja sehari-hari Anda. Content management systems that lack integrations with your existing apps will damage your teams productivity. Access to real-time knowledge on the fly is essential, especially for modern customer support and sales teams. Basis pengetahuan yang kuat harus membawa informasi yang Anda butuhkan ke mana saja Anda berada.
• Peninjauan konten dan verifikasi — Fungsionalitas perangkat lunak basis pengetahuan mendukung identifikasi otomatis konten ganda, usang, atau bertentangan, sehingga pengguna dapat dengan lebih mudah menghapus atau memperbaiki konten tersebut dan memberikan pengalaman pencarian yang dioptimalkan. 

Challenges of knowledge bases

While there are many benefits to a knowledge base versus a company wiki, establishing a knowledge base will have challenges that can be resolved with insightful implementation planning:

• Masuk karyawan — Apakah karyawan akan melihat basis pengetahuan baru Anda hanya sebagai protokol baru berikutnya dalam sejumlah inisiatif yang datang dan pergi? Will they resent the replacement for their own ways of finding and sharing information? Your knowledge base implementation plan should include ways you will set expectations for use of the knowledge base, training all employees in its use, and rewarding positive behavior.
• Keamanan platform – Basis pengetahuan Anda hanyalah milik Anda. Izin aman harus dibentuk sehingga pengetahuan dibagikan dengan karyawan yang sesuai dan bukan kompetisi Anda.‍
• Ketepatan pengetahuan – Pastikan basis pengetahuan Anda memiliki aturan bawaan untuk memoderasi dan memvalidasi semua konten serta menandai konten untuk diperbarui.

Kesimpulan

Memilih antara wiki korporat dan basis pengetahuan tergantung pada bagaimana tim Anda bekerja, siapa yang membutuhkan akses, dan seberapa banyak kontrol yang Anda inginkan atas konten Anda. Jika Anda siap melihat seperti apa solusi pengetahuan terpadu dan modern beraksi, tonton demo kami dan jelajahi bagaimana Guru dapat membantu.