Molti utenti provano frustrazione nel tentare di navigare nelle funzionalità di ricerca di Freshdesk. Che tu stia cercando ticket specifici, interazioni con i clienti o anche documentazione interna, una ricerca inefficace può rallentare i tempi di risposta e l'efficienza del processo. In questo post, esploreremo come funzionano le ricerche di Freshdesk, evidenzieremo i punti critici comuni e forniremo suggerimenti pratici per migliorare i risultati delle tue ricerche. Discuteremo anche di come integrare strumenti aggiuntivi può ulteriormente migliorare la tua esperienza, rendendo più facile accedere alle informazioni di cui hai bisogno quando ne hai bisogno. Entriamo nella comprensione della ricerca di Freshdesk e delle strategie che possono renderla più efficace per il tuo team.

Comprendere come funziona la ricerca in Freshdesk

La funzionalità di ricerca di Freshdesk è progettata per aiutare gli utenti a localizzare rapidamente ticket e informazioni rilevanti attraverso vari canali. La ricerca opera su un'interfaccia intuitiva, consentendo ai membri del team di inserire parole chiave, ID ticket e informazioni sui clienti. Ecco alcuni aspetti chiave di come è strutturata la ricerca di Freshdesk:

• Indicizzazione: Freshdesk utilizza l'indicizzazione per facilitare risultati di ricerca più rapidi. L'indicizzazione organizza le voci del database in sezioni gestibili, consentendo al sistema di recuperare informazioni rapidamente. Tuttavia, è essenziale comprendere che i ticket appena creati potrebbero impiegare un breve periodo prima di essere completamente indicizzati e possano essere trovati tramite le query di ricerca.
• Filtri: Gli utenti possono applicare vari filtri quando cercano in Freshdesk per restringere i risultati. Filtri come stato del ticket, priorità e intervallo di date possono migliorare significativamente la precisione dei risultati della ricerca. Ad esempio, se stai cercando solo ticket chiusi del mese scorso, puoi impostare quei parametri specifici.
• Supporto per ricerche fuzzy: Freshdesk include capacità di ricerca fuzzy, che consentono agli utenti di trovare risultati pertinenti anche se commettono errori di ortografia in una parola chiave o usano formulazioni simili. Questa funzione è particolarmente utile quando si trattano richieste dei clienti in cui la formulazione esatta potrebbe non essere disponibile.
• Limitazioni: Nonostante la sua struttura efficace, la ricerca di Freshdesk presenta alcune limitazioni che possono occasionalmente ostacolare l'esperienza dell'utente. Ad esempio, query di ricerca complesse potrebbero non fornire risultati soddisfacenti e il sistema potrebbe non riconoscere sempre sinonimi o variazioni nella terminologia, lasciando alcuni utenti a cercare senza meta.

Punti critici comuni con la ricerca di Freshdesk

• Mancanza di risultati rilevanti: Un problema comune riscontrato dagli utenti è ricevere risultati di ricerca irrilevanti nonostante l'uso di parole chiave accurate. Questo può portare a frustrazione mentre i team sprecano tempo prezioso nel setacciare ticket che non soddisfano le loro richieste.
• Lentezza delle prestazioni di ricerca: Gli utenti potrebbero notare un rallentamento delle prestazioni durante l'esecuzione delle ricerche, specialmente in account con grandi set di dati. Tempi di risposta lenti possono interrompere il flusso di lavoro e ostacolare una comunicazione efficace con i clienti, riducendo l'efficienza complessiva.
• Difficoltà nella sintassi di ricerca: Molti utenti non sono completamente a conoscenza delle migliori pratiche per l'inserimento delle query in Freshdesk. La sintassi di ricerca corretta può variare e non comprendere questo può portare a ricerche inefficaci e frustrazione per l'utente.
• Indicizzazione incoerente: L'indicizzazione di Freshdesk può a volte essere incoerente, portando a un ritardo nel modo in cui i nuovi ticket appaiono nei risultati di ricerca. Questo problema può creare complicazioni per gli utenti che cercano risposte immediate alle richieste dei clienti.
• Mancanza di linee guida documentate per la ricerca: Freshdesk non fornisce sempre linee guida complete o risorse per ottimizzare le tue query di ricerca. Questa mancanza di informazioni può lasciare gli utenti a lottare per massimizzare il proprio potenziale di ricerca e sentirsi persi senza una direzione appropriata.

Suggerimenti utili per migliorare i risultati di ricerca di Freshdesk

• Utilizzare parole chiave specifiche: Per migliorare i risultati della ricerca, usa parole chiave dettagliate e specifiche piuttosto che termini generici. Ad esempio, includere il nome del cliente o il numero del ticket può aiutare a individuare ticket esatti, migliorando significativamente la rilevanza della ricerca.
• Applicare i filtri saggiamente: Assicurati di utilizzare le opzioni di filtro in modo efficace. Prenditi il tempo per impostare criteri appropriati basati su stato, tipo e intervallo di date per affinare i risultati. Questa pratica ridurrà il volume di ticket irrilevanti visualizzati nei risultati della ricerca.
• Esplora i sinonimi: Quando cerchi, considera di utilizzare parole diverse che simboleggiano lo stesso problema. Questo sfrutterà la capacità di ricerca fuzzy di Freshdesk e migliorerà le possibilità di recuperare risultati appropriati, in particolare se ci sono informazioni incomplete.
• Aggiorna regolarmente e contrassegna i ticket: Una gestione costante dei ticket gioca un ruolo vitale nell'efficacia della ricerca. Assicurati che i ticket siano contrassegnati in modo appropriato e aggiornati frequentemente per aiutare altri utenti a trovare informazioni rilevanti più facilmente.
• Sfrutta la cronologia delle ricerche: Freshdesk fornisce una funzione di cronologia delle ricerche. Utilizza questa funzione per esaminare le query e i risultati passati per identificare strategie di ricerca efficaci e affinare il tuo approccio. Questo spesso impedisce ai team di ripetere ricerche non riuscite.

Migliorare La tua esperienza di ricerca attraverso gli strumenti

I team utilizzano spesso vari strumenti in congiunzione con Freshdesk per creare un flusso di lavoro più coeso. Integrare soluzioni come Guru può elevare significativamente l'esperienza di ricerca posizionando informazioni chiave a portata di mano. Guru offre un modo per connettere senza soluzione di continuità conoscenza e documentazione attraverso varie piattaforme, assicurando che i membri del team possano trovare risposte rapidamente, senza eccessivi passaggi tra le app. Questo non solo migliora la produttività, ma aiuta anche a mantenere standard di supporto coerenti. Stabilendo un'esperienza di ricerca più collaborativa e migliorata dall'IA, il tuo team può prendere decisioni informate più rapidamente e fornire un servizio migliore ai clienti. Fornire supporto può diventare meno una questione di ricerca e più un'interazione orientata alla soluzione.