Bedrijfs wiki vs kennisdatabase

Hoewel ze vaak door elkaar worden gebruikt, vervullen een bedrijf wiki en een kennisdatabase verschillende—maar soms overlappende—doelen. Een bedrijfs wiki is meestal een samenwerkingsruimte waar iedereen van het team kan bijdragen en inhoud kan bewerken, wat het ideaal maakt voor het vastleggen van evoluerende kennis en door het team gedreven documentatie. Een kennisdatabase daarentegen is meestal meer gestructureerd en gecentraliseerd, vaak gebruikt voor het bewaren van geverifieerde, gezaghebbende inhoud—zoals product-FAQ's, procesdocumentatie of klantenondersteuningsbronnen. Het belangrijkste verschil ligt in wie de inhoud creëert, hoe het wordt onderhouden en hoe het bedoeld is om te worden gebruikt: wiki's geven prioriteit aan flexibiliteit en samenwerking, terwijl kennisdatabases zich richten op nauwkeurigheid en controle.

Als u bekend bent met hoe Wikipedia werkt (open voor nieuwe inhoud en bewerkingen door iedereen), begrijpt u de basisprincipes van wat een bedrijfs wiki is — behalve dat in plaats van iedereen toegang te verlenen en bewerken, alleen mensen van het bedrijf kunnen dat. Ook bekend als een interne wiki of bedrijfswiki, is het een centrale database waar een gemeenschap van werknemers inhoud kan bijdragen of bewerken die verband houdt met bedrijfsprocessen, projecten, producten en diensten. Het idee achter een bedrijf dat wikisoftware gebruikt is om een ruimte te bieden aan experts op verschillende onderwerpen: van klantinformatie, tot specifieke trainingsprocessen, tot oude en huidige prijsmodellen, om regelmatig informatie toe te voegen en bij te werken zodat het gemakkelijk door andere werknemers kan worden doorzocht. This reduces the time team members spend searching or shoulder tapping to find the answers to their questions.

Benefits of corporate wikis

A corporate wiki allows employees to share, update, and search information quickly and easily for the benefit of the whole business. When individuals contribute their expertise on a specific topic, that knowledge is available for the next person who needs it, without a time-consuming search. Other benefits include:

• Behouden kennis — Hoe meer kennis uw werknemers hebben, hoe effectiever ze klanten kunnen bedienen en hun functies kunnen vervullen. Having a reference point in a company wiki for a particular customer problem, process question, or pricing detail can save employees a lot of time and frustration. 
• Een gecentraliseerd zoekpunt — Belangrijke bedrijfsinformatie is inherent verspreid over handleidingen, websites, handboeken, e-mails, opgenomen gesprekken en zelfs de gedachten van uw werknemers. A company wiki can bring all that knowledge together into one searchable location.
• Een tijdsbesparing — Het stroomlijnen van informatie en het hebben van een enkele bron van waarheid kan niet alleen werknemers in staat stellen autonoom te handelen, maar het kan hen ook helpen tijd te besparen. In plaats van door verschillende kanalen te moeten gaan en meerdere werknemers te moeten vragen wat het officiële beleid van uw bedrijf is wanneer zich een algemeen of specifiek probleem voordoet, kan een bedrijfswiki de antwoorden op veelgestelde vragen verzamelen en uw team in staat stellen snel en met vertrouwen verder te gaan.
• Verwarring elimineren — Naarmate uw bedrijf evolueert, helpt een goed onderhouden bedrijfswiki om verwarring over oudere versies van documenten die mogelijk verouderd zijn, te elimineren. Growing enterprises often change the way they do things or accumulate more knowledge in specific areas. Using a company wiki as a single source of truth can help ensure that your team has access to the most accurate, up-to-date information on a given topic at any point in time.
• Verhoogde samenwerking — Een bedrijfswiki moedigt teamleden aan om te delen wat ze hebben geleerd met de bedoeling uw bedrijf beter te maken. Employees may be inspired to contribute toward this shared success, and individuals contributing potentially linked content may become collaborators on future projects.
• Gekoppelde bronnen — De mogelijkheid om door gebruikers gegenereerde inhoud binnen de bedrijfswiki te koppelen biedt extra diepgang voor de zoeker. They can learn more about a specific subject or verify information discussed in more than one area.

Challenges of traditional corporate wikis

To create an effective company wiki, team buy-in is necessary. Why? Because you need regular contributors to add enough useful information to the centralized repository and people to update and edit the content when it needs a refresh. Some challenges companies may encounter to this buy-in with traditional wikis are:

• De extra arbeidsfactor — Er wordt van werknemers verwacht dat ze kennis bijdragen aan de wiki, ook al maakt het geen deel uit van hun kernfunctie. Creating or editing content for a wiki takes time, so an employee may be reluctant to use their valuable time for this purpose. Vanaf het begin communiceren dat een sterke, goed functionerende bedrijfswiki uiteindelijk iedereen tijd zal besparen, en dat een beetje werk nu de hoeveelheid werk later zal verminderen, is essentieel. ‍
• Te veel toezicht — Hoewel leiders het totale kwaliteitsniveau van de bedrijfswiki in de gaten moeten houden, is het idee dat het collaboratief moet zijn. If a leader is telling employees exactly what they can or cannot contribute or edit, the purpose of an internal wiki is lost.
• Navigatieproblemen — Sommige bedrijfswiki's, vooral die welke afhankelijk zijn van oudere software, zijn te complex en niet intuïtief voor gebruikerszoekopdrachten. Newer software and collaborative input into your organization strategy can help.
• Buiten workflows — Traditionele wiki's bestaan typisch buiten uw dagelijkse werkstroom. Dat betekent dat het toevoegen van nog een webtoepassing die u buiten uw huidige werkplek brengt. Content management systems that lack integrations with your existing apps will damage your teams productivity. Access to real-time knowledge on the fly is essential, especially for modern customer support and sales teams. 
• Gebrek aan analyses — Traditionele bedrijfswiki's bieden doorgaans geen inzicht in hoe werknemers de inhoud consumeren. This results in content gaps. A knowledge base with a built in analytics tool allows you to understand what it is that your team members are frequently searching for. By uncovering these unanswered questions you can strengthen your internal knowledge sharing and cover up those content gaps.

How to create an internal company wiki

Setting up an internal wiki for your business can be relatively easy if you use the right tool. Traditional wikis have numerous limitations: they may be overly complex, unintuitive, or require too much time spent searching by the user. Fortunately, better options are available.

Met een gebruiksvriendelijke interne wiki-tool kunt u een bedrijfswiki bouwen die gemakkelijk te doorzoeken, bewerken en navigeren is met een logische inhoudshierarchie. Uw interne wiki moet het mogelijk maken om te linken tussen uw pagina's, integreren met uw andere kennisbeheer tools, en toestemmingen en toegangsrechten beheer bieden.

Here are some simple steps to follow to implement your ideal internal wiki:

1. Select your software 

You want a tool that offers all of the features mentioned above. In most cases, you are also looking for software that is either very easy to install or configure or skips these steps and works right from your browser. Integratie met de andere tools van uw bedrijf is essentieel om uw interne wiki up-to-date te houden en waarde te bieden aan uw team. Lees meer over het kiezen van een kennisbeheer software.

2. Import content or start creating

Met software die integratie ondersteunt, kunt u gemakkelijk de bestaande inhoud van uw bedrijf importeren in uw nieuwe interne wiki. The right tool also makes creating and editing new content an easy-to-understand, user-friendly process.

3. Implement internal links

Adding internal links to related, similar, or complementary content on internal wiki pages can make it more efficient for team members to find what they need. Adding internal links to additional content on the wiki allows your users to enhance their understanding of a specific topic or process. 

4. Decide on permissions and access rights

U moet de toestemmingen en toegangsrechten van uw interne wiki configureren op basis van welke inhoud moet worden gedeeld met iedereen in uw bedrijf versus wat privé moet zijn of alleen beschikbaar voor bepaalde teams. Permissions can be set to determine who is allowed to edit your content, as well as which employees should access your account settings and billing information. 

5. Welcome your team to the wiki and solicit involvement 

A well-designed wiki welcome page can explain its intended benefits for employees and provide guidance on how to use it. It can also answer questions about searches, editing permissions, and key contacts. To make sure your company derives the most benefit from an internal wiki, encourage team members to regularly contribute, calling attention to their areas of expertise and offering incentives for adding and editing content, when appropriate.

Wat is een kennisbank?

Een kennisbank is een online archief van informatie waarop uw team altijd toegang heeft om meer te weten te komen over de aanbiedingen, regels, diensten en meer van uw bedrijf. Usually located online, a knowledge base helps a company effectively collect, organize, and retrieve information for internal use – or for use by customers or the general public. Bedrijfskennisbankssoftware helpt bedrijven bij selfservice voor klanten, zodat medewerkers minder tijd hoeven te besteden aan het beantwoorden van standaardvragen en meer tijd kunnen besteden aan complexe problemen. 

Er zijn verschillende soorten kennisbanken. Een interne kennisbank stelt medewerkers in staat om missiekritieke informatie, belangrijke trainingen, gedetailleerde product FAQs, onboarding procedures voor nieuwe medewerkers en meer vast te leggen en te delen. Lees meer over kennisbanken met onze referentiegids.

‍Voordelen van kennisbanken

Moderne kennisbankssoftware biedt aanzienlijke voordelen voor medewerkers — en voor uw algehele bedrijf — in vergelijking met een bedrijfswiki.

• Een snelle en betrouwbare zoekfunctie — Kennisbanksoftware biedt vaak geavanceerdere documentzoekmachine- en koppelingsmogelijkheden in vergelijking met een bedrijfswiki.
• Gebruiksvriendelijke bewerkingstools — Kennisbanksoftware stelt gebruikers in staat inhoud bij te werken zonder speciale opmaaktaal te gebruiken. Your content oversight team will benefit from this type of curation and customization control. Bovendien, wanneer teamleden inhoud kunnen bewerken, hebben ze de mogelijkheid om deze meer verteerbaar en gebruiksvriendelijk te maken. 
• De mogelijkheid om rollen en toestemmingen te definiëren — Met een kennisbank kunt u toestemmingen instellen om specifieke personen toe te staan bepaalde typen en onderwerpen van inhoud te maken en bewerken. This enhances content quality and makes verification easier. Het stelt gebruikers ook in staat om te vertrouwen op de informatie die ze vinden, dat deze up-to-date en nauwkeurig is. 
• Analyse-integratie — Krijg een beter idee van uw meest populaire en nuttige inhoud en inzicht in waar gebruikers vervolgens navigeren. De analyses die zijn ingebouwd in de kennisbank kunnen u inzicht geven in waar u meer inhoud en intuïtieve links nodig heeft. ‍
• Integratie met workflows — Traditionele wiki's bestaan meestal buiten uw dagelijkse workflow. Content management systems that lack integrations with your existing apps will damage your teams productivity. Access to real-time knowledge on the fly is essential, especially for modern customer support and sales teams. Een sterke kennisbank zou u de informatie moeten brengen die u nodig heeft waar u zich al bevindt.
• Inhoudsbeoordeling en verificatie — De functionaliteit van de kennisbanksoftware ondersteunt geautomatiseerde identificatie van dubbele, verouderde of in tegenspraak zijnde inhoud, zodat gebruikers deze gemakkelijker kunnen verwijderen of aanpassen en een geoptimaliseerde zoekervaring kunnen bieden. 

Challenges of knowledge bases

While there are many benefits to a knowledge base versus a company wiki, establishing a knowledge base will have challenges that can be resolved with insightful implementation planning:

• Betrokkenheid van medewerkers – Zullen medewerkers uw nieuwe kennisbank zien als alleen het volgende nieuwe protocol in een lange reeks van vandaag-hier-morgen-weg-initiatieven? Will they resent the replacement for their own ways of finding and sharing information? Your knowledge base implementation plan should include ways you will set expectations for use of the knowledge base, training all employees in its use, and rewarding positive behavior.
• Platformbeveiliging – Uw kennisbank is precies dat – van u. Veilige machtigingen moeten worden ingesteld zodat kennis wordt gedeeld met de juiste werknemers en niet met uw concurrent‍
• Kennisnauwkeurigheid – Zorg ervoor dat uw kennisbank ingebouwde regels heeft om alle inhoud te modereren en valideren, evenals inhoud te markeren voor bijwerken.

Conclusie

Het kiezen tussen een bedrijfswiki en een kennisbank hangt af van hoe uw team werkt, wie toegang nodig heeft, en hoeveel controle u wilt over uw inhoud. Als u wilt zien hoe een moderne, geïntegreerde kennisoplossing er in de praktijk uitziet, bekijk onze demo en ontdek hoe Guru kan helpen.

‍