Czym są narzędzia do zarządzania wiedzą?

Narzędzia do zarządzania wiedzą zapewniają, że Twoja organizacja może gromadzić informacje i stosować tę wiedzę dla maksymalnej wartości w Twoim biznesie. Różne narzędzia do zarządzania wiedzą koncentrują się na różnych typach wiedzy i są zaprojektowane, aby poprawić efektywność w określonych obszarach Twojego biznesu.

Dowiedz się więcej o tym, jak zarządzanie wiedzą i dzielenie się nią mogą pomóc w wynikach finansowych twojej firmy.

Dlaczego narzędzia do zarządzania wiedzą są ważne?

Narzędzia do zarządzania wiedzą oferują szeroki wachlarz korzyści, a każda opcja ma różne mocne (i słabe) strony. Ale oto cztery kluczowe korzyści, których powinieneś się spodziewać po wybranym narzędziu do zarządzania wiedzą:

• Zwiększ swoją rentowność i efektywność 
• Organizuj krytyczne informacje firmy w jednym źródle prawdy
• Ułatwiaj współpracę między zespołami, gdziekolwiek się znajdują
• Promuj ciągłe uczenie się

Typy narzędzi do zarządzania wiedzą

Narzędzia do zarządzania wiedzą są niezbędne dla firm dążących do poprawy efektywności organizacyjnej, uproszczenia komunikacji i wspierania innowacji. Te narzędzia mają różne rodzaje, z których każde jest zaprojektowane w celu spełnienia różnych celów. 

Systemy zarządzania dokumentami, jedne z kluczowych narzędzi do zarządzania wiedzą, umożliwiają łatwe przechowywanie, organizację i odzyskiwanie istotnych plików i dokumentów. 

Platformy współpracy ułatwiają płynne zespołowe działania i dzielenie się wiedzą wśród pracowników, podczas gdy systemy zarządzania treścią zapewniają centralne repozytorium do tworzenia, edytowania i dystrybucji treści cyfrowej.

Dodatkowo, systemy wsparcia decyzji pomagają w analizie danych i rozwiązywaniu problemów, podczas gdy narzędzia sieci społecznościowej promują nieformalne dzielenie się wiedzą i budowanie relacji. 

Wdrożenie odpowiednich narzędzi do zarządzania wiedzą może znacząco zwiększyć produktywność firmy i jej ogólną wydajność.

Oto pomocna lista typów narzędzi do zarządzania wiedzą:

1. Bazy wiedzy

Abaza wiedzyto wyszukiwalny repozytorium informacji, które przechowuje dane twojej firmy do wewnętrznego lub zewnętrznego dostępu. Służy do gromadzenia, zarządzania i organizowania kluczowych informacji organizacyjnych, aby pomóc Twoim zespołom lub klientom znaleźć potrzebne informacje, gdy ich potrzebują. 

Istnieją dwa typy baz wiedzy. Baza wiedzy przystosowana do maszyn przechowuje dane, które można analizować tylko przez systemy sztucznej inteligencji. 

Baza wiedzy przystosowana do ludzi przechowuje dokumenty i teksty fizyczne, które są dostępne dla ludzi. Bazy wiedzy przystosowane do ludzi są bardziej interaktywne, ale wyszukiwanie z reguły zajmuje więcej czasu.

2. Systemy zarządzania nauką (LMS)

Systemy zarządzania nauką pomagają firmom wybudować solidnąpodstawę zarządzania wiedząpoprzez umożliwienie tworzenia dostosowanych programów szkoleniowych i edukacyjnych. 

Dzięki temu systemowi liderzy w firmie mogą projektować i zarządzać lekcjami, kursami, quizami oraz innymi materiałami szkoleniowymi i dostarczać te zasoby pracownikom, studentom lub partnerom. 

3. Zarządzanie wiedzą w oparciu o usługi (KCS)

Te narzędziawspierają zarządzanie wiedzą w oparciu o usługi, znane również jako wsparcie skoncentrowane na wiedzy, które opisuje, jak zespoły obsługi klienta i wsparcia uzyskują dostęp do wiedzy i wykorzystują ją, aby dostarczyć większą wartość klientom, pracownikom i interesariuszom. 

Za każdym razem, gdy problem jest rozwiązany w organizacji KCS, ta wiedza jest przechowywana w sposób łatwo dostępny dla innych. 

KCS daje każdemu w organizacji możliwość dzielenia się zbiorową odpowiedzialnością za utrzymanie bazy wiedzy i informuje, jak ludzie w organizacji rozwiązują problemy.‍

4. Zarządzanie wiedzą wspomagane przez AI

Narzędzia do zarządzania wiedzą wspomagane przez AI mogą gromadzić, filtrować, przedstawiać lub stosować wiedzę. Oferują aplikacje, które mogą wybierać, analizować i klasyfikować tekst; prowadzić zautomatyzowane rozumowanie; oraz tworzyć wizualizacje – wszystko to może poprawić zdolności podejmowania decyzji. 

AI może pomóc organizacjom przetwarzać ludzki wkład, taki jak rozpoznawanie pisma ręcznego i głosu, wykorzystując przetwarzanie języka naturalnego. 

Te systemy mogą również radzić sobie z dużymi danymi, tradycyjnie uznawanymi za nieporęczne i trudne do utrzymania, stosując nowe metody przechowywania danych, jak zdecentralizowany blockchain.

5. Zarządzanie relacjami z klientami (CRM)

Zaprojektowane, aby pomóc wszystkim zespołom zaangażowanym w marketing, sprzedaż i obsługę klienta, systemy CRM śledzą informacje o klientach i perspektywach przez cały czas trwania relacji z klientem. 

Korzystając z CRM, Twoja firma może śledzić wszystko, od pierwszego kontaktu z perspektywą i sposobu, w jaki do Ciebie trafiła, do interakcji, które miała z Twoim zespołem sprzedaży podczas całego procesu zakupu, aż po powtarzające się zakupy.

Te dane klientów są przechowywane w narzędziu CRM, do którego Twój zespół może teraz uzyskać dostęp w dowolnym momencie, aby zrozumieć kontekst relacji i odpowiednio reagować na wszelkie problemy, które mogą się pojawić. To przekłada się na lepsze doświadczenie klienta. 

6. Zarządzanie treścią

Systemy zarządzania treścią obejmują tworzenie, zarządzanie i dystrybucję treści organizacyjnej na twoimintranecie firmylub stronie internetowej. 

Skuteczny system zarządzania treścią zapewnia szablony do publikacji treści, umożliwia łatwą edycję i tagowanie metadanych, śledzi zmiany i pozwala na dostęp do różnych wersji treści, umożliwia pracę współpracującą i równoległe tworzenie treści, integruje systemy zarządzania dokumentami oraz zapewnia rozszerzenia i wtyczki zwiększające funkcjonalność.

Jakie narzędzie do zarządzania wiedzą jest odpowiednie dla Twojego zespołu?

Jedno jest pewne: jest wiele dobrych narzędzi do zarządzania wiedzą dostępnych na rynku. Zatem, konieczne jest staranne rozważenie i badanie, aby znaleźć odpowiednią platformę dla Twojej firmy. 

Ważne jest, aby ocenić swoje cele, priorytety i budżet przed rozpoczęciem. I nie idź na kompromisy. Twoje narzędzie do zarządzania wiedzą powinno wspierać współpracę, innowacje i rozwój biznesu przez lata.

Najlepsze narzędzia do zarządzania wiedzą do użycia w 2025 roku 

Dostępnych jest wiele różnych narzędzi KM, w tym bardziej kompleksowe płatne wersje dla dużych lub małych firm oraz bardziej podstawowe darmowe wersje. Powszechnie używane narzędzia obejmują bibliotekę treści lub bazy danych do dzielenia się wiedzą.  

1. Guru

Guru to platforma do zarządzania wiedzą wspierana przez AI, która centralizuje wiedzę firmy i sprawia, że jest natychmiast dostępna. Dzięki rozszerzeniom przeglądarki, integracji z Slackiem, niestandardowymiAgentami Wiedzy i nie tylko, Guru wnosi zaufane odpowiedzi w toku pracy. Zawiera również weryfikację ekspertów, więc zespoły wiedzą, że wiedza, na której polegają, jest aktualna i dokładna.

Główne cechy:

• Ogłoszenia
  
  
• Rozszerzenie przeglądarki
  
  
• Integracje z Slack i Microsoft Teams
  
  
• Weryfikacja ekspercka
  
  
• Inteligentne wyzwalacze wiedzy
  
  
• Ponad 200 szablonów
  
  

Korzyści: Guru zwiększa produktywność, dostarczając zaufaną, weryfikowaną wiedzę w ramach Twoich narzędzi – zmniejszając powtarzające się pytania i utratę kontekstu.

Najlepsze dla: Zespoły poszukujące kompleksowej platformy AI, bazy wiedzy oraz rozwiązania do intranetu.

2. Confluence

Confluence od Atlassian jest popularnym miejscem współpracy, które pomaga zespołom tworzyć, organizować i zarządzać dokumentacją. Integruje się z Jira dla zespołów deweloperskich zarządzających zarówno treścią, jak i projektami oprogramowania. Confluence oferuje strukturalne tworzenie stron, edytowanie w trybie współpracy i śledzenie wersji, aby zespoły mogły działać spójnie.

Kluczowe funkcje:

• Szablony stron
  
  
• Edycja w czasie rzeczywistym
  
  
• Uprawnienia i powiadomienia
  
  
• Nawigacja po drzewie stron
  
  
• Integracja z Jira
  
  

Korzyści: Pomaga zespołom dokumentować procesy, dzielić się planami projektów i śledzić aktualizacje w jednym miejscu.

Najlepsze dla: Zespołów inżynieryjnych i produktowych już korzystających z narzędzi Atlassian.

3. Stack Overflow dla Zespołów

Stack Overflow dla Zespołów pozwala programistom i zespołom technicznym dzielić się rozwiązaniami i dokumentować wewnętrzną wiedzę w ustrukturyzowanym formacie pytanie-odpowiedź. Umożliwia łatwe wyszukiwanie starych odpowiedzi, aby zmniejszyć liczbę powtarzających się pytań i przyspiesza proces wprowadzenia. Zespoły mogą budować prywatną bazę wiedzy, w której zachowane są ekspertyzy i są one dostępne w dowolnym momencie.

Kluczowe funkcje:

• Ustrukturyzowane pytanie-odpowiedź
  
  
• Integracja z Slack i Teams
  
  
• Panel zdrowia wiedzy
  
  
• Prywatne hostowanie
  
  
• Grupy użytkowników i kolekcje
  
  

Korzyści: Zmniejsza izolację wiedzy i przyspiesza rozwiązywanie problemów technicznych przy użyciu znanego formatu pytanie-odpowiedź.

Najlepsze dla: Zespołów programistycznych i inżynieryjnych zarządzających wiedzą techniczną.

4. Notion

Notion to elastyczne narzędzie do pracy, które łączy w sobie tworzenie dokumentacji, zarządzanie projektami i bazy danych. Zespoły mogą budować wewnętrzne wikipedie, organizować procedury operacyjne i współpracować nad zadaniami z jednego hubu. Jego modułowy, oparty na blokach interfejs umożliwia całkowitą personalizację Twojego miejsca pracy.

Kluczowe funkcje:

• Dostosowywane strony i szablony
  
  
• Bloki przeciągnij i upuść
  
  
• Bazy danych i tabele
  
  
• Udostępnianie stron i komentowanie
  
  
• Integracje i osadzenia
  
  

Korzyści: Łączy elastyczność z łatwością użycia, co ułatwia budowę niestandardowych systemów wiedzy.

Najlepsze dla: Startups i małych zespołów, które potrzebują dostosowanego, lekkiego rozwiązania.

5. ClickUp

ClickUp to platforma do zarządzania projektami, która także wspiera rozbudowane funkcje dokumentacji. Zespoły mogą tworzyć dokumenty, wikipedie i bazy wiedzy powiązane bezpośrednio z projektami i zadaniami. Jest idealny dla organizacji, które chcą zjednoczyć wydajność, współpracę i dzielenie się wiedzą.

Kluczowe funkcje:

• Edytor dokumentów
  
  
• Łączenie zadań
  
  
• Tablice
  
  
• Historia wersji
  
  
• Ponad 20 opcji widoku
  
  

Korzyści: Łączy śledzenie projektów i zarządzanie wiedzą w jednej platformie, co zapewnia lepszą widoczność.

Najlepsze dla: Zespoły, które chcą zarządzać projektami i dokumentacją w jednym miejscu.

6. Document360

Document360 to samodzielne narzędzie do bazy wiedzy zaprojektowane w celu pomocy zespołom w zarządzaniu treściami skierowanymi do klientów i wewnętrznymi. Oferuje czysty, dostosowujący się portal z dokładnymi uprawnieniami i analityką. Dzięki zaawansowanemu zarządzaniu wersjami i wsparciu wielojęzycznemu, łatwo dostosowuje się do zespołów i geografii.

Kluczowe funkcje:

• Edytor Markdown
  
  
• Hierarchia kategorii
  
  
• Analityka i zarządzanie wersjami
  
  
• Integracje i rozszerzenia
  
  
• Opcje brandingu portalu
  
  

Korzyści: Ułatwia tworzenie profesjonalnych, wyszukiwalnych baz wiedzy dla klientów lub zespołów wewnętrznych.

Najlepsze dla: Zespołów wsparcia i produktowych zarządzających FAQ, dokumentami pomocniczymi lub notatkami z wydania.

7. Bloomfire

Bloomfire zapewnia centralne, wyszukiwalne centrum wiedzy firmy z wbudowanymi narzędziami współpracy. Pracownicy mogą wchodzić w interakcję z treściami poprzez polubienia, komentarze i subskrypcje, aby pozostać zaangażowanym. Zawiera również rozbudowaną analitykę, aby pokazać, co jest oglądane i gdzie występują luki.

Kluczowe funkcje:

• Wyszukiwanie oparte na AI
  
  
• Rozszerzenie Chrome
  
  
• Informacje zwrotne w treści
  
  
• Subskrypcje treści
  
  
• Skanowanie wirusów plików
  
  

Korzyści: Zachęca do współpracy i zaangażowania poprzez przyjazną użytkownikowi, treściową platformę.

Najlepsze dla: Firm średniej i dużej wielkości centralizujących wewnętrzną wiedzę zespołu.

8. Nuclino

Nuclino oferuje czysty, współpracujący obszar roboczy, w którym zespoły mogą współedytować dokumenty, organizować projekty i utrzymywać dokumentację wewnętrzną. Jego wizualny i intuicyjny interfejs ułatwia nawigację i łączenie powiązanych treści. Platforma wspiera markdown, historię wersji oraz nawigację w stylu grafu.

Kluczowe cechy:

• Wizualne środowisko pracy
  
  
• Wsparcie Markdown
  
  
• Linkowanie wewnętrzne
  
  
• Widok graficzny
  
  
• Edycja w czasie rzeczywistym
  
  

Korzyści: Sposób na organizację projektów, notatek i dokumentacji bez rozpraszania uwagi.

Najlepsze dla: Zespołów lean i startupów w początkowej fazie budujących systemy wiedzy.

9. Slite

Slite pomaga zespołom tworzyć i organizować dokumentację, notatki i wiki projektowe w prostym, uporządkowanym środowisku. Jest szczególnie popularny wśród zespołów zdalnych, dzięki narzędziom do współpracy asynchronicznej. Dzięki historii wersji, edycji w czasie rzeczywistym i możliwości wyszukiwania, Slite ułatwia zarządzanie wiedzą zespołu.

Kluczowe cechy:

• Edycja współpracy
  
  
• Kursory w czasie rzeczywistym
  
  
• Tagowanie i foldery
  
  
• Komentarze i reakcje
  
  
• Tryb offline
  
  

Korzyści: Promuje uporządkowane dzielenie się wiedzą z czystym designem i solidnymi narzędziami do współpracy.

Najlepsze dla: Rozproszonych zespołów poszukujących spójnego wewnętrznego centrum wiedzy.

10. Trainual

Trainual łączy dokumentację szkoleniową z standardyzacją procesów, aby pomóc firmom w szybkiej adaptacji i efektywnym skalowaniu. Umożliwia przypisywanie ścieżek nauki, śledzenie postępów i aktualizowanie procedur w jednym scentralizowanym systemie. Z wbudowanymi szablonami i diagramami organizacyjnymi, wspiera funkcje HR i operacyjne.

Kluczowe cechy:

• Szablony SOP
  
  
• Organizacja i katalog
  
  
• Profile pracowników
  
  
• Tworzenie quizów
  
  
• Uprawnienia na podstawie roli
  
  

Korzyści: Przyspiesza wprowadzanie nowych pracowników i ułatwia skalowanie szkolenia zespołu.

Najlepsze dla: HR, operacji i małych firm tworzących ustandaryzowaną dokumentację szkoleniową.

11. Slab

Slab to nowoczesne narzędzie bazy wiedzy stworzone dla szybko rozwijających się zespołów, które chcą dokumentować i dzielić się wiedzą w sposób klarowny i łatwy. Łączy czyste doświadczenie pisarskie z potężnymi funkcjami organizacyjnymi, dzięki czemu członkowie zespołu mogą szybko tworzyć, znajdować i aktualizować zawartość. Slab integruje się również z narzędziami takimi jak Slack i GitHub, aby uprościć współpracę.

Kluczowe cechy:

• Czysty, wolny od rozpraszaczy edytor
  
  
• Tematy i struktura zagnieżdżona
  
  
• Zjednoczone wyszukiwanie
  
  
• Integracje z Slackiem i GitHubem
  
  
• Historia wersji
  
  

Korzyści: Pomaga zespołom organizować wiedzę w sposób czytelny i dostępny, utrzymując ją świeżą i widoczną.

Najlepsze dla: Szybko rozwijających się startupów i średniej wielkości zespołów, które chcą prostego, intuicyjnego wewnętrznego wiki.

12. SharePoint

SharePoint to platforma do zarządzania treścią i dokumentami w przedsiębiorstwie stworzona przez Microsoft, mająca na celu bezpieczne przechowywanie, organizację i udostępnianie informacji. Dzięki głębokiej integracji z Microsoft 365 wspiera współpracę, wersjonowanie dokumentów i portale wewnętrzne na dużą skalę. Jej dostosowywalne szablony i kontrole dostępu sprawiają, że jest dobrze dopasowana do dużych lub regulowanych organizacji.

Kluczowe cechy:

• Biblioteki dokumentów i witryny zespołowe
  
  
• Kontrola uprawnień i przepływy pracy
  
  
• Integracja z Microsoft 365
  
  
• Współpraca i wersjonowanie
  
  
• Narzędzia do publikacji i udostępniania treści
  
  

Korzyści: Zapewnia bezpieczne, scentralizowane centrum dokumentów i wiedzy z solidnymi funkcjami zarządzania.

Najlepsze dla: Dużych przedsiębiorstw już korzystających z narzędzi Microsoft, które potrzebują skalowalnego zarządzania treścią i dokumentacją.

13. Shelf

Shelf to platforma do zarządzania wiedzą wspierana przez AI, stworzona w celu szybkiego dostępu do właściwych odpowiedzi przez zespoły wsparcia. Centralizuje wiedzę i wykorzystuje automatyzację do polecania treści podczas interakcji na żywo. Dzięki wbudowanym przepływom pracy i kontrolom jakości, zapewnia, że treści są dokładne, istotne i gotowe do użycia.

Kluczowe cechy:

• Sugestie treści oparte na AI
  
  
• Inteligentne wyszukiwanie i wykrywanie intencji
  
  
• Automatyzacja przepływu pracy
  
  
• Rozszerzenie przeglądarki
  
  
• Analizy treści i zarządzanie
  
  

Korzyści: Zwiększa efektywność agentów i doświadczenie klienta poprzez odsłanianie odpowiedniej wiedzy w czasie rzeczywistym.

Najlepsze dla: Zespołów wsparcia, centrów obsługi i BPO zarządzających dużymi wolumenami interakcji opartych na wiedzy.

14. Jitbit

Jitbit to system zgłoszeń wsparcia z funkcją bazy wiedzy, wspierający wewnętrzne zespoły IT i wsparcia. Umożliwia łatwą dokumentację powtarzających się problemów, aby agenci mogli odwracać zgłoszenia i reagować efektywniej. System integruje się również z narzędziami takimi jak Active Directory i klienciemail.

Kluczowe cechy:

• System zgłoszeń z wbudowaną bazą wiedzy
  
  
• Gotowe odpowiedzi i zasady automatyzacji
  
  
• Integracja LDAP i email
  
  
• Portal samoobsługowy
  
  
• Raportowanie i analityka
  
  

Korzyści: Łączy zarządzanie zgłoszeniami wsparcia z wewnętrzną dokumentacją w jednym prostym systemie.

Najlepsze dla: Zespołów IT i mniejszych działów wsparcia, które chcą lekkiej, wbudowanej bazy wiedzy.

15. QuestionPro InsightHub

InsightHub to scentralizowane repozytorium badań od QuestionPro, które pomaga organizacjom zarządzać i aktywować spostrzeżenia klientów. Jest zaprojektowane do wychwytywania, tagowania i katalogowania wyników badań, aby ułatwić ich ponowne wykorzystanie w zespole. InsightHub wspiera także integrację z narzędziami do badań i zaawansowane raportowanie.

Kluczowe cechy:

• Repozytorium wiedzy i tagowanie
  
  
• Pulpity i wizualizacje danych
  
  
• Kontrola dostępu i role użytkowników
  
  
• Integracja z narzędziem do badań
  
  
• Kreator raportów
  
  

Korzyści: Umożliwia zespołom badań i spostrzeżeń przekształcanie danych klientów w dostępna, powtarzalną wiedzę.

Najlepsze dla: Zespołów badawczych, marketingowych i strategicznych zarządzających ciągłymi badaniami konsumenckimi lub rynkowymi.

16. Monday.com

Monday.com to wysoko dostosowywalny system zarządzania pracą, który łączy śledzenie zadań z dokumentowaniem wiedzy. Użytkownicy mogą tworzyć tablice dla projektów, SOP, onboardingu i więcej — wszystko z możliwością łączenia treści z przepływami pracy. Wspiera także automatyzację i ponad 200 integracji.

Kluczowe cechy:

• Dostosowywalne tablice i szablony
  
  
• Widżety i widoki wiedzy
  
  
• Automatyzacja i przepływy pracy
  
  
• Załączniki i wersjonowanie plików
  
  
• Integracje z narzędziami takimi jak Slack, Google Workspace i Zoom
  
  

Korzyści: Centralizuje zadania projektowe i wiedzę w jednej elastycznej, wizualnej platformie.
Najlepsze dla: Zespołów międzyfunkcyjnych, które chcą zarządzać pracą i dokumentacją w jednym narzędziu.

17. HubSpot

HubSpot’s Service Hub zawiera narzędzie bazy wiedzy zaprojektowane do pomocy firmom w budowaniu portali samoobsługowych dla klientów. Oferuje łatwe publikowanie, formatowanie przyjazne SEO i analitykę do śledzenia wydajności artykułów. Narzędzie integruje się ściśle z CRM HubSpot, co pozwala na inteligentniejsze doświadczenia w zakresie wsparcia.

Kluczowe cechy:

• Dostosowywalna baza wiedzy
  
  
• Śledzenie odrzucania zgłoszeń
  
  
• Narzędzia do optymalizacji SEO
  
  
• Sugestie artykułów za pomocą AI
  
  
• Informacje zwrotne i raportowanie
  
  

Korzyści: Redukuje obciążenie wsparcia i poprawia doświadczenie klienta dzięki wsparciu samoobsługowemu.

Najlepsze dla: Zespołów wsparcia i serwisu, które już korzystają z CRM HubSpot lub narzędzi marketingowych.

18. Knowmax

Knowmax to platforma zarządzania wiedzą skupiona na wzmocnieniu zespołów pierwszej linii, szczególnie w obsłudze klienta. Oferuje prowadzenie zdefiniowanych przepływów pracy, wizualne drzewa decyzji i gotową wiedzę, którą można wdrożyć w rozmowach głosowych, czacie i e-mailu. Jej możliwości AI gwarantują szybkie uzyskanie precyzyjnych odpowiedzi.

Kluczowe cechy:

• Krok po kroku prowadzone przepływy pracy
  
  
• Drzewa decyzyjne i FAQ
  
  
• Odzyskiwanie treści oparte na AI
  
  
• Aktualizacje w czasie rzeczywistym i audyty
  
  
• Publikacja treści wielokanałowo
  
  

Korzyści: Zwiększa efektywność wsparcia, ułatwiając poruszanie się i podejmowanie decyzji w oparciu o skomplikowaną wiedzę.

Najlepsze dla: Centrów kontaktowych i zespołów CX zarządzających wsparciem o dużej objętości lub złożonym.

19. Zendesk Guide

Zendesk Guide rozszerza ekosystem Zendesk o funkcjonalność samopomocy i centrum pomocy. Umożliwia zespołom wsparcia tworzenie artykułów, automatyzację sugestii i śledzenie wydajności treści. Dzięki AI i uczeniu maszynowemu poprawia odrzucanie zgłoszeń i ogólną satysfakcję klientów.

Kluczowe cechy:

• Motywy centrum pomocy i personalizacja
  
  
• Sugestie artykułów oparte na AI
  
  
• Wsparcie wielojęzyczne
  
  
• Monitorowanie zdrowia treści
  
  
• Zintegrowane opinie i analizy
  
  

Korzyści: Oferuje bezproblemowy sposób umożliwiający klientom zdobywanie wiedzy przy jednoczesnym zmniejszaniu liczby zgłoszeń do działu wsparcia.

Najlepsze do: Zespoły wsparcia korzystające z Zendesk do obsługi zgłoszeń, czatu lub operacji help desk.

20. Tettra

Tettra to prosta wewnętrzna baza wiedzy, która integruje się ze Slackiem i Google Workspace. Zaprojektowana dla rozwijających się zespołów, które chcą dokumentować interne procesy i zmniejszać liczbę powtarzających się pytań. Oferuje również funkcje sugestii dotyczących treści w celu zidentyfikowania luk w wiedzy.

Kluczowe cechy:

• Slack Q&A i pozyskiwanie treści
  
  
• Zaproponowane edycje i weryfikacja
  
  
• Organizacja strony i uprawnienia
  
  
• Synchronizacja z Google Workspace
  
  
• Prosty edytor i analizy
  
  

Korzyści: Umożliwia łatwe przekształcenie wiedzy zespołu w wyszukiwalny, wspólny zasób bez wprowadzania dodatkowego wysiłku.

Najlepsze do: Startupów i zespołów zdalnych poszukujących lekkiego, pierwszego narzędzia dokumentacyjnego opartego na Slacku.

Najlepsze narzędzia do zarządzania wiedzą dla rozwijających się zespołów

Jeśli rośniesz szybko i musisz wprowadzić porządek w chaosie, potrzebujesz narzędzi, które są elastyczne, łatwe do wdrożenia i stworzone do współpracy. Narzędzia takie jak Guru, Notion, Slab i Trainual są w czołówce w tej kategorii. Pomagają szybko rozwijającym się zespołom dokumentować procesy, wdrażać nowych pracowników i unikać powtarzania tych samych pytań, nie wymagając dużej administracji ani dostosowywania.

Narzędzia do zarządzania wiedzą dla indywidualnej produktywności

Zarządzanie wiedzą nie jest tylko dla dużych zespołów. Osoby również mogą skorzystać, szczególnie te, które zarządzają złożonymi projektami lub zbierają nauki i spostrzeżenia. 

Narzędzia takie jak Notion, Obsidian, Evernote i Google Keep pomagają pojedynczym profesjonalistom organizować notatki, budować drugie mózgi i śledzić postępy w czasie. 

Te narzędzia priorytetują szybkość, wyszukiwalność i osobistą strukturę nad współpracą.

Najlepsze narzędzia do zarządzania wiedzą w centrach obsługi klienta w celu poprawy efektywności agentów

Dla centrów obsługi klienta i zespołów wsparcia, szybkość i dokładność są wszystkim. Najlepsze narzędzia do zarządzania wiedzą w tej przestrzeni dostarczają odpowiedzi w czasie rzeczywistym, redukują czas obsługi i poprawiają spójność w różnych kanałach. 

Platformy takie jak Shelf, Knowmax, Zendesk Guide i Jitbit są zaprojektowane specjalnie dla tych środowisk - z wbudowanymi przewodnikami, drzewami decyzyjnymi, wyszukiwaniem AI oraz zarządzaniem treścią.

Zalety korzystania z oprogramowania do zarządzania bazą wiedzy dla zespołów wsparcia

Dla zespołów wsparcia inwestowanie w oprogramowanie do zarządzania bazą wiedzy może mieć dramatyczny wpływ na czasy odpowiedzi i satysfakcję klienta. Poprzez scentralizowanie treści pomocy i ułatwienie ich wyszukiwania, te narzędzia pomagają agentom rozwiązywać problemy szybciej i z większą spójnością.

Wiele rozwiązań oferuje funkcje takie jak prowadzone przepływy pracy, sugestie oparte na sztucznej inteligencji i monitorowanie stanu treści, zapewniając, że baza wiedzy pozostaje świeża i skuteczna we wszystkich kanałach.

Przykłady narzędzi do zarządzania wiedzą w różnych branżach i zespołach

Nadal nie masz pewności, jak te narzędzia działają w praktyce? Oto kilka przykładów:

• Zespół obsługi klienta korzysta z Zendesk Guide do budowy centrum pomocy samoobsługowej, które redukuje liczbę zgłoszeń.
  
  
• Zespół produktowy korzysta z Confluence do dokumentowania planów i decyzji dla łatwego odniesienia międzyfunkcjonalnego.
  
  
• Zespół HR korzysta z Trainual do standaryzacji wdrożeń i podręczników pracownika.
  
  
• Zespół badawczy przechowuje spostrzeżenia z ankiety i wywiadów w QuestionPro InsightHub.
  
  

Te przykłady pokazują, jak narzędzia do zarządzania wiedzą mogą się dostosowywać do różnych zespołów, poprawiając transparentność, spójność i współpracę.

Jakie jest najlepsze narzędzie do zarządzania wiedzą?

Najlepsze narzędzie do zarządzania wiedzą to takie, które jest zgodne z rozmiarem, celami i przepływami pracy twojego zespołu - ponieważ nie ma jednego rozwiązania, które pasowałoby do wszystkich. 

Jeśli szukasz wszechstronnego, zasilanego przez AI systemu, który wprowadza odpowiedzi do twojego przepływu pracy, Guru jest trudny do pobicia. Jeśli chcesz elastyczności i minimalnej struktury, Notion i Slite są doskonałym wyborem. 

Dla wiedzy skierowanej do klientów, Zendesk Guide i Document360 oferują czyste, przyjazne wyszukiwaniu portale. 

Najlepsze narzędzie to to, którego twój zespół naprawdę będzie używać - skup się więc na użyteczności, integracji i na tym, jak dobrze pasuje do twoich codziennych potrzeb.

Czym jest zarządzanie wiedzą w przedsiębiorstwie?

Zarządzanie wiedzą w przedsiębiorstwie obejmuje systemy, procesy i narzędzia wykorzystywane do gromadzenia, organizowania i dzielenia się wiedzą na dużą skalę w całej organizacji. Zapewnia, że pracownicy - od zespołów frontowych do kierownictwa - mają dostęp do informacji, których potrzebują, aby podejmować decyzje, współpracować i pozostać w zgodzie. Często obejmuje to integrowanie wiedzy między działami, korzystanie z wyszukiwania wspomaganego przez AI oraz wbudowywanie wiedzy w codzienne przepływy pracy, aby zredukować silosy i zwiększyć wydajność.

Typowe wyzwania w zarządzaniu wiedzą (i jak narzędzia je rozwiązują)

Zarządzanie wiedzą brzmi prosto - dopóki nie musisz tego zrobić. Większość zespołów spotyka się z tymi samymi przeszkodami: informacje są rozproszone w różnych narzędziach, treści szybko się dezaktualizują, a pracownicy stale zadają te same pytania. Dodatkowo, praca hybrydowa lub zdalna sprawia, że jeszcze trudniej jest pozostać w zgodzie.

Tutaj wchodzą narzędzia do zarządzania wiedzą. Najlepsze platformy rozwiązują te problemy poprzez centralizację informacji, umożliwienie ich wyszukiwania i zapewnienie, że pozostają dokładne z biegiem czasu. Systemy wspomagane przez AI mogą nawet sugerować brakujące treści, flagować zduplikowane informacje i dostarczać odpowiedzi tam, gdzie ludzie już pracują - niezależnie od tego, czy to w Slacku, Chrome lub narzędziu pomocy.

Zarządzanie wiedzą vs. zarządzanie dokumentacją: Jakie są różnice?

Choć brzmią podobnie, zarządzanie wiedzą i zarządzanie dokumentami to nie to samo. 

Systemy zarządzania dokumentami koncentrują się głównie na przechowywaniu, organizacji i zabezpieczaniu plików - takich jak PDF, umowy czy dokumenty polityki. Pomagają zarządzać statycznymi dokumentami oraz kontrolować dostęp, wersjonowanie i zgodność.

Narzędzia do zarządzania wiedzą idą o krok dalej. Nie tylko przechowują dokumenty - sprawiają, że informacje są dostępne, odkrywalne i możliwe do działania. 

Narzędzia KM pomagają ludziom znajdować odpowiedzi, współpracować nad wspólną wiedzą, zbierać spostrzeżenia w czasie rzeczywistym i utrzymywać wszystko na bieżąco. 

Pommyśl o zarządzaniu dokumentami jak o swojej szafce na dokumenty, a zarządzaniu wiedzą jak o zbiorowej pamięci zespołu.

Jak wybrać odpowiednie narzędzia do zarządzania wiedzą

Z tak wieloma dostępnymi narzędziami, wybór odpowiedniego zaczyna się od jasnego zrozumienia specyficznych potrzeb i przepływów pracy twojego zespołu. Oto prosty, krok po kroku przewodnik, aby pomóc ci ocenić twoje opcje:

1. Zidentyfikuj główny przypadek użycia.
   Czy dokumentujesz procesy wewnętrzne? Budujesz centrum pomocy skierowane do klientów? Tworzysz materiały szkoleniowe dla wdrożenia? Zacznij od zdefiniowania, jakiego rodzaju wiedzy potrzebujesz zarządzać i dla kogo jest ona przeznaczona.
   
   
2. Rozważ rozmiar i strukturę swojego zespołu.
   Niektóre narzędzia są zaprojektowane z myślą o małych zespołach i startupach, podczas gdy inne są zoptymalizowane dla dużych, rozproszonych organizacji. Pomyśl o tym, ile osób będzie korzystać z platformy i czy różne zespoły potrzebują oddzielnych przestrzeni roboczych lub poziomów dostępu.
   
   
3. Sporządź mapę swojego istniejącego zestawu narzędzi.
   Szukać narzędzi, które integrują się z tym, co już używasz - Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, Salesforce i tak dalej. Im łatwiej jest połączyć twoje systemy, tym więcej wartości uzyskasz z bazy wiedzy.
   
   
4. Zdecyduj, ile struktury chcesz.
   Czy chcesz elastycznego narzędzia takiego jak Notion, gdzie możesz budować własne systemy, czy czegoś bardziej prowadzonego, takiego jak Guru lub Trainual z wbudowanymi szablonami i workflow weryfikacji? Preferowany styl pracy twojego zespołu ma tutaj znaczenie.
   
   
5. Oceń doświadczenie użytkownika i przyjęcie.
   Nawet najbardziej potężna platforma nie pomoże, jeśli ludzie jej nie używają. Szukaj narzędzi z intuicyjnymi interfejsami, inteligentnym wyszukiwaniem i łatwą obsługą, aby pracownicy mogli szybko wnieść wkład i szybko znajdować odpowiedzi.
   
   
6. Planuj wzrost.
   Upewnij się, że platforma może się rozwijać razem z tobą. Rozważ takie rzeczy, jak zarządzanie uprawnieniami, workflows zarządzania treścią, analizy i to, jak dobrze narzędzie wspiera różne zespoły lub jednostki w dłuższej perspektywie.
   
   

Przechodząc przez te kroki, nie tylko zawęzisz swoją listę - masz również przygotowanie, aby wybrać narzędzie, które przyniesie długoterminową wartość i rzeczywiście będzie używane przez twój zespół.

Trendy w systemach zarządzania wiedzą na 2025 rok

Obszar zarządzania wiedzą szybko się rozwija - a narzędzia w 2025 wyglądają znacznie inaczej niż jeszcze kilka lat temu. Jednym z największych trendów jest wyszukiwanie i odpowiedzi wspomagane przez AI. 

Systemy takie jak Guru wykorzystują generatywną AI i duże modele językowe do serwowania zaufanych odpowiedzi z cytowanymi źródłami, natychmiastowo.

Widzimy również większy nacisk na dostarczanie wiedzy w trakcie pracy - co oznacza, że pracownicy nie muszą opuszczać swoich narzędzi, aby znaleźć to, czego potrzebują. 

Integracje z Slackiem, rozszerzenia przeglądarki i wbudowane wyzwalacze sprawiają, że odpowiedzi wydają się bezproblemowe. Inne trendy obejmują automatyczne kontrole zdrowia treści, weryfikację przez ekspertów i personalizację opartą na rolach, aby podesłać odpowiednie treści odpowiednim osobom.

Jak oprogramowanie do zarządzania systemem wiedzy napędza nowoczesne przepływy pracy

Wiedza nie może sobie pozwolić na bezczynność w odizolowanych dokumentach lub zakopanych wątkach e-mailowych. Zespoły potrzebują natychmiastowego dostępu do wiarygodnych informacji właśnie w narzędziach, których już używają. To właśnie tutaj oprogramowanie do zarządzania systemem wiedzy się wyróżnia.

Te platformy nie tylko przechowują informacje, ale aktywnie dostarczają je do przepływu pracy. Czy to poprzez prezentowanie krok po kroku procedur w Slacku, oferowanie sugestii w czasie rzeczywistym w rozszerzeniach przeglądarki czy automatyczne weryfikowanie aktualizacji dokumentacji, nowoczesne systemy umożliwiają szybki dostęp do wiedzy w zasięgu twoich rąk, kiedykolwiek jej potrzebujesz.

Dla zespołów zdalnych, rozproszonych lub wielofunkcyjnych, to osadzone podejście wzmacnia wyrównanie, redukuje powieloną pracę i utrzymuje projekty na bieżąco. A dzięki udoskonaleniom AI takim jak wyszukiwanie za pomocą naturalnego języka i inteligentne tagowanie, znalezienie prawidłowej odpowiedzi jest szybsze niż kiedykolwiek.

Jak skutecznie wdrożyć narzędzie do zarządzania wiedzą

Wdrażanie narzędzia do zarządzania wiedzą to nie tylko wybór odpowiedniej platformy - chodzi o zapewnienie zespołowi długoterminowego sukcesu. Oto przewodnik krok po kroku, który pomoże ci płynnie uruchomić i uzyskać realną wartość od pierwszego dnia:

1. Zacznij od jasnego przypadku użycia.
   Nie próbuj dokumentować wszystkiego na raz. Skup się na jednym, mającym duży wpływ obszarze, takim jak twój proces wdrażania pracowników, często zadawanych pytaniach związanych z obsługą klienta lub dokumentach procesów wewnętrznych. Szybkie wygrane budują pęd.
   
   
2. Wybierz właścicieli treści.
   Przypisz kogoś (lub kilka osób), aby odpowiadał za utrzymanie twojej wiedzy w dokładnej i aktualnej formie. Ci ludzie nie muszą wszystkiego sami pisać - ale powinni prowadzić strukturę i dbać o czystość treści.
   
   
3. Używaj szablonów, aby utrzymać spójność.
   Większość narzędzi KM oferuje wbudowane szablony do SOP, przewodników i często zadawanych pytań. Wykorzystaj je, aby uniknąć chaosu treści i pomóc współtwórcom pisać w spójny, łatwy do przetworzenia format.
   
   
4. Zintegruj z istniejącymi narzędziami.
   Uczyń wiedzę dostępną tam, gdzie ludzie już pracują - jak Slack, Teams, lub w przeglądarki. Im bardziej zintegrowane jest twoje narzędzie KM, tym bardziej prawdopodobne jest, że twój zespół rzeczywiście będzie go używać.
   
   
5. Skonfiguruj procesy weryfikacji i przeglądu.
   Wiedza szybko traci na ważności. Włącz automatyczne przypomnienia lub procesy weryfikacji, aby zapewnić, że treści pozostaną wiarygodne na dłuższą metę - szczególnie w przypadku rzeczy takich jak polityki czy dokumentacja techniczna.
   
   
6. Śledź wykorzystanie i iteruj.
   Używaj analityki twojego narzędzia, aby zobaczyć, jakie treści są używane, czego brakuje i gdzie ludzie wciąż zadają pytania. Użyj tych danych, aby wypełnić luki i poprawić w miarę upływu czasu.
   
   

Przy odpowiednim podejściu twoja baza wiedzy staje się nie tylko biblioteką treści, ale także spinek dla tego, jak twój zespół dzieli się, uczy i współpracuje.

Zakończenie

Odpowiednie narzędzie do zarządzania wiedzą może zrewolucjonizować sposób, w jaki pracuje Twój zespół - pomagając uchwycić informacje raz i wykorzystywać je wszędzie. Niezależnie od tego, czy wspierasz klientów, wprowadzasz nowe osoby, czy po prostu starasz się zmniejszyć powtarzające się pytania, odpowiednie rozwiązanie ułatwi znalezienie, zaufanie i wykorzystanie wiedzy.

Chcesz zobaczyć, jak wygląda platforma do zarządzania wiedzą klasy najlepszej w akcji? Obejrzyj nagranie na żądanie Guru, aby zobaczyć, jak zarządzanie wiedzą wspomagane przez AI może pomóc twojemu zespołowi pracować mądrzej, a nie ciężej.

‍