Företagswiki vs kunskapsbas

Även om de ofta används omväxlande, tjänar en företagswiki och en kunskapsbas olika men ibland överlappande syften. En företagswiki är vanligtvis ett samarbetsutrymme där vem som helst i teamet kan bidra och redigera innehåll, vilket är bra för att fånga in utvecklande kunskap och teamdriven dokumentation. En kunskapsbas, å andra sidan, är vanligtvis mer strukturerad och centraliserad, ofta använd för att lagra verifierat, auktoritativt innehåll - som produkt-FAQ, processdokumentation eller kundsupportresurser. Den stora skillnaden ligger i vem som skapar innehållet, hur det underhålls och hur det är menat att användas: wikis prioriterar flexibilitet och samarbete, medan kunskapsbaser fokuserar på noggrannhet och kontroll.

Om du är bekant med hur Wikipedia fungerar (öppet för nytt innehåll och redigering från alla), förstår du grunderna i vad en företagswiki är - förutom att istället för att tillåta alla att få åtkomst och redigera den, kan endast personer från företaget göra det. Också känt som en intern wiki eller företagswiki, är det en central databas där en gemenskap av anställda kan bidra eller redigera innehåll som är relaterat till företagsprocesser, projekt, produkter och tjänster. Idén med ett företag som använder wikiprogramvara är att tillhandahålla ett utrymme för experter inom olika ämnen: från kundinformation, till specifika träningsprocesser, till tidigare och nuvarande prissättningsmodeller, för att regelbundet lägga till och uppdatera information så att den enkelt kan sökas av andra anställda. This reduces the time team members spend searching or shoulder tapping to find the answers to their questions.

Benefits of corporate wikis

A corporate wiki allows employees to share, update, and search information quickly and easily for the benefit of the whole business. When individuals contribute their expertise on a specific topic, that knowledge is available for the next person who needs it, without a time-consuming search. Other benefits include:

• Bevarad kunskap — Ju mer kunskap dina anställda har, desto effektivare kan de betjäna kunder och utföra sina arbetsroller. Having a reference point in a company wiki for a particular customer problem, process question, or pricing detail can save employees a lot of time and frustration. 
• Ett centraliserat sökpunkt — Viktig företagsinformation är i grunden utspridd över manualer, webbplatser, handböcker, e-postmeddelanden, inspelade samtal och till och med dina anställdas sinnen. A company wiki can bring all that knowledge together into one searchable location.
• En tidsbesparare — Att effektivisera information och ha en enda källa till sanning kan inte bara ge anställda befogenhet att agera självständigt, utan det kan hjälpa dem att spara tid. Istället för att behöva gå igenom olika kanaler och fråga flera anställda om vad som är ditt företags officiella policy när det uppstår ett allmänt eller specifikt problem, kan en företagswiki samla svaren på vanliga frågor och låta ditt team snabbt fortsätta med förtroende.
• Eliminera förvirring — När ditt företag utvecklas, hjälper en väl-underhållen företagswiki till att eliminera förvirring om äldre versioner av dokument som kan vara föråldrade. Growing enterprises often change the way they do things or accumulate more knowledge in specific areas. Using a company wiki as a single source of truth can help ensure that your team has access to the most accurate, up-to-date information on a given topic at any point in time.
• Ökad samarbete — En företagswiki uppmuntrar teammedlemmar att dela med sig av vad de har lärt sig med avsikten att göra ditt företag bättre. Employees may be inspired to contribute toward this shared success, and individuals contributing potentially linked content may become collaborators on future projects.
• Länkade resurser — Möjligheten att länka användargenererat innehåll inom företagswikin ger ytterligare djup för sökaren. They can learn more about a specific subject or verify information discussed in more than one area.

Challenges of traditional corporate wikis

To create an effective company wiki, team buy-in is necessary. Why? Because you need regular contributors to add enough useful information to the centralized repository and people to update and edit the content when it needs a refresh. Some challenges companies may encounter to this buy-in with traditional wikis are:

• Det extra arbetsmomentet — Anställda förväntas bidra med kunskap till wikin, även om det inte ingår i deras kärnjobb. Creating or editing content for a wiki takes time, so an employee may be reluctant to use their valuable time for this purpose. Att kommunicera från början att en stark, fungerande företagswiki i slutändan kommer att spara tid för alla, och att lite arbete nu kommer att minska mängden arbete som krävs senare, är avgörande. ‍
• För mycket tillsyn — Medan ledare bör hålla ett öga på den övergripande kvaliteten på företagswikin, är idén att den ska vara samarbetsvillig. If a leader is telling employees exactly what they can or cannot contribute or edit, the purpose of an internal wiki is lost.
• Navigationsproblem — Vissa företagswikis, speciellt de som förlitar sig på äldre programvara, är för komplexa och inte intuitiva för användarsökningar. Newer software and collaborative input into your organization strategy can help.
• Utanför arbetsflöden — Traditionella wikis existerar vanligtvis utanför din vardagliga arbetsflöde. Det innebär att lägga till en annan webbapplikation som tar dig utanför där du arbetar. Content management systems that lack integrations with your existing apps will damage your teams productivity. Access to real-time knowledge on the fly is essential, especially for modern customer support and sales teams. 
• Brist på analys — Traditionella företagswikis erbjuder vanligtvis inte mycket insikt om hur anställda konsumerar innehåll. This results in content gaps. A knowledge base with a built in analytics tool allows you to understand what it is that your team members are frequently searching for. By uncovering these unanswered questions you can strengthen your internal knowledge sharing and cover up those content gaps.

How to create an internal company wiki

Setting up an internal wiki for your business can be relatively easy if you use the right tool. Traditional wikis have numerous limitations: they may be overly complex, unintuitive, or require too much time spent searching by the user. Fortunately, better options are available.

Med en användarvänlig intern wiki-verktyg kan du bygga en företagswiki som är lätt att söka, redigera och navigera med en förnuftig innehållshierarki. Din interna wiki bör tillåta länkning mellan dina sidor, integrera med dina andra kunskapshanterings-verktyg och tillhandahålla behörigheter och åtkomsträttshantering.

Here are some simple steps to follow to implement your ideal internal wiki:

1. Select your software 

You want a tool that offers all of the features mentioned above. In most cases, you are also looking for software that is either very easy to install or configure or skips these steps and works right from your browser. Integration med ditt företags andra verktyg är nyckeln till att hålla din interna wiki uppdaterad och ge värde till ditt team. Läs mer om att välja en kunskapshantering mjukvara.

2. Import content or start creating

Med programvara som stödjer integration kan du enkelt importera ditt företags befintliga innehåll till din nya interna wiki. The right tool also makes creating and editing new content an easy-to-understand, user-friendly process.

3. Implement internal links

Adding internal links to related, similar, or complementary content on internal wiki pages can make it more efficient for team members to find what they need. Adding internal links to additional content on the wiki allows your users to enhance their understanding of a specific topic or process. 

4. Decide on permissions and access rights

Du behöver konfigurera din interna wikis behörigheter och åtkomsträtt baserat på vilket innehåll som ska delas med alla i ditt företag jämfört med vad som ska vara privat eller endast tillgängligt för vissa team. Permissions can be set to determine who is allowed to edit your content, as well as which employees should access your account settings and billing information. 

5. Welcome your team to the wiki and solicit involvement 

A well-designed wiki welcome page can explain its intended benefits for employees and provide guidance on how to use it. It can also answer questions about searches, editing permissions, and key contacts. To make sure your company derives the most benefit from an internal wiki, encourage team members to regularly contribute, calling attention to their areas of expertise and offering incentives for adding and editing content, when appropriate.

Vad är en kunskapsbank?

En kunskapsbank är ett onlinearkiv av information som ditt team kan få tillgång till när de vill för att lära sig mer om ditt företags erbjudanden, policys, tjänster och mer. Usually located online, a knowledge base helps a company effectively collect, organize, and retrieve information for internal use – or for use by customers or the general public. Företags kunskapsbanksprogramvara hjälper företag med kundsjälvbetjäning så att anställda kan spendera mindre tid på att svara på standardfrågor och mer tid på komplexa frågor. 

Det finns flera typer av kunskapsbanker. En intern kunskapsbank tillåter anställda att fånga och dela mission-kritisk information, viktiga utbildningar, detaljerade produkter FAQs, onboarding-procedurer för nya anställda och mer. Läs mer om kunskapsbanker med vår referensguide.

‍Fördelar med kunskapsbanker

Modern kunskapsbanksprogramvara erbjuder några betydande fördelar för anställda - och för ditt övergripande företag - jämfört med en företagswiki.

• En snabb och pålitlig sökfunktion - Kunskapsbanksprogramvara erbjuder ofta mer avancerade dokument-sökmotor och länkningsfunktioner jämfört med en företagswiki.
• Användarvänliga redigeringsverktyg - Kunskapsbanksprogramvara låter användare uppdatera innehåll utan att använda speciell markup-språk. Your content oversight team will benefit from this type of curation and customization control. Dessutom, när dina teammedlemmar kan redigera innehåll, får de förmågan att göra det mer lättläst och användarvänligt. 
• Möjligheten att definiera roller och behörigheter - Med en kunskapsbank kan du ställa in behörigheter för att tillåta specifika personer att skapa och redigera angivna typer och ämnen av innehåll. This enhances content quality and makes verification easier. Det låter också användare att lita på att informationen de hittar är aktuell och korrekt. 
• Analysintegration - Få en bättre uppfattning om ditt mest populära och hjälpsamma innehåll och synlighet i var användare navigerar näst. Analysen inbyggd i kunskapsbanken kan ge dig insikter i var du behöver mer innehåll och intuitiva länkar.
• Integration med arbetsflöden - Traditionella wikis finns vanligtvis utanför ditt vardagliga arbetsflöde. Content management systems that lack integrations with your existing apps will damage your teams productivity. Access to real-time knowledge on the fly is essential, especially for modern customer support and sales teams. En stark kunskapsbank bör föra dig informationen du behöver där du redan är.
• Granskning och verifiering av innehåll - Funktionaliteten hos kunskapsbanksprogramvaran stödjer automatisk identifiering av duplicerat, föråldrat eller motsägande innehåll. 

Challenges of knowledge bases

While there are many benefits to a knowledge base versus a company wiki, establishing a knowledge base will have challenges that can be resolved with insightful implementation planning:

• Engagemang från anställda – Kommer anställda att uppfatta din nya kunskapsbank som bara nästa nya protokoll i en lång rad av här-idag-gone-tomorrow-initiativ? Will they resent the replacement for their own ways of finding and sharing information? Your knowledge base implementation plan should include ways you will set expectations for use of the knowledge base, training all employees in its use, and rewarding positive behavior.
• Plattformssäkerhet – Din kunskapsbas är precis det – din. Säkra behörigheter måste etableras så att kunskap delas med lämpliga anställda och inte din konkurrens.‍
• Kunskapsgenomsyn – Se till att din kunskapsbas har inbyggda regler för att moderera och validera allt innehåll samt flagga innehåll för uppdatering.

Sammanfattning

Valet mellan ett företagswiki och en kunskapsbas beror på hur ditt team arbetar, vem som behöver åtkomst och hur mycket kontroll du vill ha över ditt innehåll. Om du är redo att se hur en modern, integrerad kunskapslösning ser ut i praktiken, titta på vår demo och utforska hur Guru kan hjälpa till.

‍