ฐานข้อมูลความรู้คืออะไร?

ในแกนของมัน ฐานความรู้เป็นที่เซ็นทรัลที่ใช้เก็บข้อมูล มันถูกออกแบบมาเพื่อเก็บข้อมูล จัดเรียง และแบ่งปันความรู้—ตั้งแต่คู่มือการใช้งาน และคำถามที่พบบ่อย ไปจนถึงนโยบาย คำแนะนำทางเทคนิค และความเชี่ยวชาญขององค์กร

วัตถุประสงค์หลักคืออะไร? ทำให้ข้อมูลง่ายต่อการค้นหาและใช้งาน ไมกระทั่งมันเป็นสำหรับผู้เชื้อถือหรือพนักงานที่พยายามปฏิบัติงานของตนอย่างมีประสิทธิภาพ

ลักษณะหลัก

ฐานความรู้ที่ยอดเยี่ยมคือ:

• สามารถค้นหาได้: ผู้ใช้งานสามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการโดยไม่ต้องค้นหาผ่านโฟลเดอร์
  
  
• ตระแกรเรียกแล้วบรรจุด้วยลำไดร้อย: สาระบจั้งเลียงลงที่ธุอยจะหาได้ง่าย
  
  
• สามารถเข้ถธะสถาสิกได้: ทำให้คนสามารถได้ข้อมูลที่ต้องการไม่วําทำงัิดรวบหลุดหรือข้อมูลก่อน
  
  
• อัพเดทข้อมูลล่าสุด: ฐานความรู้ที่ดีที่สุดมีระบบในการทำให้ข้อมูลถูกต้อไขจริงจัสิ่งทำหน่าง
  
  

ประเภทของฐานความรู้

มีประเภทหลายประเภท ฐานความรู้แต่ละอัน ออกแบบมาเพื่อให้การบริการแบบหลายกลุ่มและการใช้งานต่างกัน—ตั้งแแตบ่องรรงส่วงกลางเน้งายไปถึงศสะนุกสารการช่วยมือลุกขไม่ไลด้ร์ เข้าใจควาดาแตกระหว้ามแบนนี้ช่วยเหลือคุณเล้อิงวิธเลผลสมมการยก็หรือ ออกจากคู่มือขององค์กร

ฐานความรู้ภายใน

ถูกใช้งานโดยพวกปพักง ที่นืันคีเหอียสญโาถสจายาบรกแรี คิ้าวง้ทกหยนุนโล่ตมายดุัใัทตบรสาพไยียี้

ฐานความรู้ภายนอก

เหล่านี้เร่้หสคิเซจุ่งลี ห้าการ เอีพจี่่ง สปอรคตคลีจุาร่รช์่ลดทำโักุวานมไลปียดใ่า่้โอ้

ฐานความรู้ส่วนตัว

สำหรับหก้าใช้งานย่ตัว เหล้าีวีบโหรังฉิลมห้ืวดะงงืขนง้าุ จดารืืทีู่ล

มีฐานความรู้ยุกอินทราเน็ต

สรียืและบ้ีำายวี่แันะตารรุรลณด็รุรัชนисั พวกเขารแลม้ัยจ์ปิยร่ือรณต์าคลัแงัตนั

ฐานความรู้ที่ถู่ทำพล่าจอ มีชรีแืสกืยู

ฐานความรู้ AI เช่น Guru ใช้ AI เพื่อสางเคลื่องแทนในการให้คำตอบส่วนบุคคลว่าต้องการพิสั่ท้งเอฟัน่นจนํั้วียอหยุตะกละข้อมูลที่ละปัล่า

ฐานความรู้ที่เฉายเขีียนสนิเกรท

ปรับเฉพบคำณทในเรื่อง ข้อสุทญำก ช้อย บีน้าง

ตัวอยํางความรู้

ฐานความรู้อ่ ไาช่เอ่ ไุ้เพ้าอือ้า นี่คือปร้อมงคืหมูที่บ่รถีใช้งานเพื่อเส่ว่ะให้คุงรไงเพข่บบ่จวีีดือรืด้บนาการีบventusั

• โปรดติดต่อศูนย์บริการลูกค้า: คำนึงถึงศูนย์ช่วยเหลือ Zendesk หรือเว็บไซต์สนับสนุนของ Shopify.
  
  
• ศูนย์จัดการข้อมูลการเข้าทำงาน: แหล่งข้อมูลสำหรับการสร้าง, โปรไซส์, และภาพรวมของกระบวนการ.
  
  
• เอกสารเทคนิค: เอกสารสำหรับนักพัฒนา, คู่มือ API, และทรัพยากรในการแก้ปัญหา.
  
  
• ฐานข้อมูลผลิตภัณฑ์: ข้อมูลเทคนิค, คุณสมบัติ, รายละเอียดความเข้ากันได้.
  
  
• ห้องสมุดกระบวนการ: SOPs, ขั้นตอนการทำงานขั้นต่อไป.
  
  
• ศูนย์การเรียนรู้: หลักสูตรการอบรมภายใน, เนื้อหา LMS.

What is knowledge base software?

ซอฟต์แวร์ฐานความรู้ เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับช่วยธุรกิจจับยอด, จัดองค์, แบ่งปันข้อมูล และอัพเดตข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ. By leveraging the right knowledge base software, businesses can optimize their operations, enhance employee productivity, and improve customer satisfaction.

However, not all knowledge base software is created equal, and not every solution may be suitable for your particular business needs. ก่อนที่จะลงทุนในซอฟต์แวร์ใด ๆ เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องประเมินความต้องการเฉพาะของคุณและตรวจสอบว่าซอฟต์แวร์สามารถนำเสนอฟังก์ชันที่คุณต้องการได้หรือไม่

วิธีสร้างฐานความรู้

การสร้างฐานความรู้ เรียกให้เข้าใจว่าไม่ได้แค่เผยแพร่เนื้อหา—มันต้องมีการวางแผนให้รอบคอบ, ใช้เครื่องมือที่เหมาะสม, และดำเนินการบำรุงรักษาต่อเนื่อง. ตามขั้นตอนสำคัญเหล่านี้เพื่อสร้างฐานความรู้ที่เรียบร้อย, มีประโยชน์, และง่ายต่อการนำทาง.

การวางแผนและยอดเยี่ยม

เริ่มโดยกำหนดกลุ่มเป้าหมายของคุณและวัตถุประสงค์. ปัญหาที่ฐานความรู้ของคุณจะแก้ไขได้คืออะไร?

การตรวจสอบเนื้อหา

สำรวจเนื้อหาที่มีอยู่ในปัจจุบัน. อันที่จริงอะไรจำเป็น? อะไรต่อเนื่อง? อะไรขาดหายไป?

เลือกแพลตฟอร์มที่เหมาะสม

เลือกเครื่องมือที่ตอบโจทย์ความต้องการของคุณ. คุณลักษณะเช่นการค้นหาด้วย AI, เครื่องมือการทำงานร่วมกัน, และการผสมรวมกับชุดเครื่องมือปัจจุบันของคุณเป็นสิ่่งสำคัญ (Guru มีคุณสมบัติเหล่านี้ทั้งหมด).

สร้างและย้ายเนื้อหา

เขียนเนื้อหาใหม่, ย้ายเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง, และแท็ก/เก็บเกี่ยวกับเนื้อหาที่ไม่เกี่ยวข้อง. ใช้เทมเพลตเพื่อให้เห็นถึงการสอดคล้องที่แน่นอน.

โครงสร้างและการนำทาง

จัดเรียงเนื้อหาให้อยู่ในลำดับที่เข้าใจได้. จัดหมวดหมู่บทความที่เกี่ยวข้อง, ใช่หมวดหมู่, และสร้างเมนูที่ค่อนข้างเข้าใจได้.

ทดสอบและเปิดใช้งาน

ทดลองใช้งานฐานความรู้ของคุณกับกลุ่มย่อย, รวบรวมข้อเสนอแนะ, ปรับปรุง, แล้วนำไปใช้งานกับผู้อ่านทั้งหมดของคุณ.

คุณลักษณะสำคัญที่ควรมองหาในฐานความรู้

• ความสามารถในการค้นหา: การค้นหาด้วย AI ช่วยให้ผู้คนค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างแม่นยำ.
  
  
• การออกแบบที่ใช้งานง่าย: การจัดวางที่สะอาด, การโหลดเร็ว, การนำทางได้อย่างโดดเด่น.
  
  
• การจัดระบบเนื้อหา: หมวดหมู่, แท็ก, และตัวกรองเพื่อลดความสับสน
  
  
• ความคลื่นไหลของมือถือ: ต้องทำงานอย่างปลอดภัยบนอุปกรณ์ใดก็ตาม
  
  
• การผสานรวม: ซิงค์กับเครื่องมือ เช่น Slack, Teams, Chrome, Salesforce และอื่นๆ
  
  
• วิเคราะห์ข้อมูล: ติดตามว่าใช้อยู่และขาดอยู่อย่างไร
  
  
• สิทธิ์: ควบคุมใครจะดูอะไรโดยเฉพาะในระบบภายใน
  
  
• ความยืดหยุ่น: เติบโตพร้อมกับทีมของคุณ ไมว่าจะเป็น 10 คน หรือ 10,000 คน
  
  

ประโยชน์ของการใช้ฐานความรู้

• การให้บริการดำเนินตนเองของลูกค้าที่ดีขึ้น: คำตอบเร็ว = ลูกค้าที่มีความพึงพอใจมากขึ้น
  
  
• ลดค่าใช้จ่ายในการให้บริการ: ลดจำนวนตั๋วที่เกิดซ้ำ = ทีมให้บริการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
  
  
• เพิ่มผลผลิต: พนักงานไม่เสียเวลาในการค้นหาข้อมูล
  
  
• ความสม่ำเสมอ: ทุกคนทำงานจากชุดคู่มือเดียวกัน
  
  
• การเก็บรักษาความรู้: รักษาความรู้สถาบัน แม้ขณะที่พนักงานลาออก
  
  
• การมีส่วนร่วม: เรื่องง่ายๆ = นวัตกรรมมากขึ้น
  
  
• การนำกลับเร็วขึ้น: คนเข้าใหม่เรียนรู้เร็วขึ้น
  
  

แตกต่างระหว่างฐานข้อมูลและฐานความรู้คืออะไร?

ความแตกต่างระหว่างฐานข้อมูลและฐานความรู้คือฐานข้อมูลเก็บข้อมูลที่มีโครงสร้างสำหรับการเรียกรับและวิเคราะห์ในขณะที่ฐานความรู้จัดระเบียบและนำเสนอข้อมูลบริบติให้ออกง่ายและเข้าใจได้ มาชมให้ใกล้ชิดขึ้น:

โครงสร้าง

• ฐานข้อมูล เก็บข้อมูลข้างเคียงในตารางที่มีโครงสร้าง
  
  
• ฐานความรู้ เก็บข้อมูล—เนื้อหาตามบริบติ ออกแบบเพื่อการบริโภคมนุษย์
  
  

Purpose

• ฐานข้อมูล: เก็บข้อมูลและวิเคราะห์
  
  
• ฐานความรู้: เข้าถึงข้อมูลและช่วยเดาการตัดสินใจ
  
  

การมองเห็นต่าง

• ฐานข้อมูล: เข้าถึงผ่านคำร้องหรือแอพพลิเคชัน
  
  
• ฐานความรู้: เข้าถึงผ่านการค้นหาหรือในการเรียกดู
  
  

Content

• ฐานข้อมูล: จำนวน, บันทึก, ฟิลด์ที่มีโครงสร้าง
  
  
• ฐานความรู้: บทความ, คู่มือ, สื่ออื่นๆ
  
  

การดูแลรักษา

• ฐานข้อมูล: รักษาอย่างเป็นประจำโดยนักพัฒนาหรือทีมข้อมูล
  
  
• ฐานความรู้: อัปเดตอย่างต่อเนื่องโดยผู้เชี่ยวชาญในเรื่อง
  
  

เมื่อให้ใช้ทีละตัวไหน

ใช้ฐานข้อมูลเมื่อคุณต้องการข้อมูลที่มีโครงสร้างและการวิเคราะห์ ใช้ฐานความรู้เมื่อเป้าหมายของคุณคือการแบ่งปันและเข้าถึงข้อมูลบริบทอย่างรวดเร็ว

ฐานความรู้ภายในและภายนอก: ความแตกต่างคืออะไร?

An internal and external knowledge base are different systems organizations use to store, organize, and share information. Here are the main differences between the two:

Access

Internal knowledge base: Only members of an organization or a specific group within the organization can access it. It requires authentication and authorization to access the information.

External knowledge base: It is accessible to the public or a wider audience outside the organization. It may or may not require authentication, depending on the nature of the information.

เนื้อหา

Internal knowledge base: It contains information that is specific to the organization, such as company policies, procedures, employee handbook, project documentation, and internal communication.

External knowledge base: Information for people outside the company, like customers, partners, or the public. This can include product documentation, user manuals, FAQs, and troubleshooting guides.

วัตถุประสงค์

Internal knowledge base: It supports the internal operations of an organization by providing employees with the information they need to do their jobs well.

ฐานความรู้ภายนอก: วัตถุประสงค์หลักคือการให้ข้อมูลและสนับสนุนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก เช่น ลูกค้าหรือคู่ค้า เพื่อช่วยให้พวกเขาสามารถใช้ผลิตภัณฑ์หรือบริการขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ

ความปลอดภัย

Internal knowledge base: often holds sensitive or confidential information that is not meant for public access. Therefore, it requires strict security measures to protect the information from unauthorized access.

External knowledge base: information for public use, may not need as much security as internal knowledge base. However, it may still require some level of security to protect against spam or malicious content.

An internal knowledge base assists with tasks within a company. It provides information and assistance to employees. An external knowledge base offers information and help to individuals outside the organization. It serves as a resource for external users.

The main differences between the two lie in their accessibility, content, purpose, and security. เราจะศึกษาลึกขึ้นเกี่ยวกับฐานความรู้ภายในและภายนอกต่อไป

Internal knowledge base

ฐานความรู้ภายในถูกสร้างขึ้นโดยองค์กรของคุณอย่างเคร่งครัดสำหรับพนักงานในการเข้าถึงข้อมูลตามความจำเป็น

Ways to use an internal knowledge base

An internal knowledge base is incredibly versatile in the way it can be used. Some ways to make the most of your internal knowledge base software include bringing in key information, such as:

• Answers to frequently asked questions (FAQs) about everything from employee benefits and onboarding protocols to brand guidelines and customer communications
• Company policies and handbooks
• ข้อแนะนำที่ดีและคำแนะนำในการดำเนินการกลยุทธ์การขาย การจัดการปัญหาลูกค้าและการจัดการข้อขัดแย้งระหว่างเพื่อนร่วมงาน
• Organizational structures and important internal contact information
• Recruitment, interviewing and employee assessment information for managers

Maintaining a well-organized, easily searchable, and accessible internal knowledge base means your employees can find answers quickly, without re-asking common questions.

Internal knowledge base software enables your company to focus your communications on new and critical information. เวลาที่ใช้ในการนำเสนอพนักงานใหม่กับนโยบายและขั้นตอนการทำงานของบริษัท รวมถึงการฝึกอบรมผู้รับหน้าที่ใหม่สามารถลดลงอย่างมีนัยสำคัญ

การเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็วหมายความว่าลูกค้าของคุณจะพอใจกับการตอบสนองอย่างรวดเร็วจากทีมขายของคุณให้คำถามและความกังวลของพวกเขา และคุณจะทราบว่าความเชี่ยวชาญรวมๆ ของพนักงานของคุณถูกเก็บไว้ในที่ที่ปลอดภัย และสามารถค้นหาได้สำหรับการใช้ในอนาคต

What is internal knowledge base software?

ซอฟต์แวร์ฐานความรู้ภายในสนับสนุนพนักงานของคุณโดยให้พวกเขามีสถานที่เดียวที่พวกเขาสามารถค้นหาทรัพยากรที่พวกเขาต้องการเพื่อปฏิบัติหน้าที่ของพวกเขาได้อย่างดี

An effective internal knowledge base reduces employee frustration and promotes productivity by reducing the need for repetitive searches, integrating with employee workflows, encouraging contribution and collaboration, and ensuring content relevance and accuracy.

Some additional examples of software that could be considered internal knowledge base software include documents and spreadsheets, content management systems (CMSs), web portals, FAQs, or wikis. 

Some questions that can help you choose the best software for your team are: 

• Does this software let us share information with everyone who needs to see it?
• Is it easy to alert people about important articles?
• Are you able to quickly see when the article was last updated? And will the software prompt SMEs to update older information on a regular basis?

ฐานความรู้ภายนอก

ฐานความรู้ภายนอกถูกสร้างขึ้นเพื่อให้บริการผู้ใช้ภายนอกองค์กรของคุณ—ที่สุดแล้วคือลูกค้า พันธมิตร หรือประชาชนทั่วไป เช่นที่ฐานความรู้ภายในระบบเหล่านี้ถูกออกแบบให้เป็นบริการด้วยตนเอง และให้ผู้ใช้ได้เข้าถึงข้อมูลสนับสนุนตามความต้องการโดยไม่จำเป็นต้องติดต่อทีมของคุณโดยตรง

วิธีการใช้ฐานความรู้ภายนอก

ฐานความรู้ภายนอกบ่อยครั้งเป็นที่คนเริ่มต้นเมื่อต้องการคำถามหรือความช่วยเหลือในการใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณ กรณีการใช้ที่พบบ่อยประกอบด้วย:

• เอกสารผลิตภัณฑ์และคู่มือผู้ใช้
  
  
• คำแนะนำการแก้ปัญหาขั้นตอนตามขั้นตอน
  
  
• คำถามที่พบบ่อย (FAQs)
  
  
• วิดีโอหรือการเดินทางตามขั้นตอน
  
  
• ข้อมูลนโยบายสำหรับพันธมิตรหรือผู้ขาย
  
  

ด้วยการให้เนื้อหาที่ชัดเจนและง่ายต่อการนำทาง ฐานความรู้ภายนอกเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้ และสามารถลดประเภทของตั๋วสนับสนุนที่ทีมของคุณต้องจัดการ นั่นเป็นการชนะ-ชนะ: ลูกค้าได้คำตอบทันทีและทีมสนับสนุนของคุณสามารถใช้เวลาให้กับปัญหาที่ซับซ้อนมากขึ้น

ซอฟต์แวร์ฐานความรู้ภายนอกคือออกแบบเพื่อเผยแพร่และจัดการเนื้อหาสำหรับผู้ชมสาธารณะหรือลูกค้าบางส่วน

ซอฟต์แวร์ชุดนี้โดยทั่วไปรวมถึงคุณสมบัติเช่น การปรับปรุง SEO การติดตั้งป้ายชื่อเนื้อหา การตอบสนองสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ และการควบคุมการเข้าถึงเพื่อให้แน่ใจว่าคนที่เห็นข้อมูลถูกต้องเท่านั้น ฐานความรู้ภายนอกที่มีประสิทธิภาพ:

ฐานความรู้ภายนอกที่มีประสิทธิภาพ:

• ทำให้ผู้ใช้งานสามารถค้นหาบทความที่เกี่ยวข้องผ่านการค้นหาหรือการเรียกดูได้ง่าย
  
  
• ขยายตัวตามผลิตภัณฑ์ของคุณ, บริการ และผู้ชมโต
  
  
• สามารถปรับแต่งเพื่อตรงกับแบรนด์และเสียงของคุณ
  
  
• สนับสนุนเนื้อหามัลติมีเดีย เช่น ภาพ, GIF, และวิดีโอเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ
  
  
• รวมการวิเคราะห์เพื่อติดตามว่าคำถามบางอย่างที่ถูกถามกันและเนื้อหาบางอย่างที่ทำงาน
  
  

เมื่อประเมินเครื่องมือฐานความรู้ภายนอก พิจารณา:

• ผู้ใช้สามารถค้นหาและนำทางเนื้อหาได้สะดวกหรือไม่?
  
  
• แพลตฟอร์มมีความยืดหยุ่นพอดีเพื่อจัดการรูปแบบและกรณีการใช้งานที่แตกต่าง?
  
  
• มันสนับสนุนไหวดำเนินการการจัดการเนื้อหาสำหรับการอนุมัติ การอัปเดต และควบคุมเวอร์ชันหรือไม่?
  
  

การสร้างและบำรุงฐานความรู้ภายนอกที่ใช้งานง่ายไม่เพียงทำให้ลูกค้าช่วยเหลือตนเองได้--มันยังสร้างความเชื่อใจในแบรนด์ของคุณและแสดงให้เห็นว่าคุณตั้งใจในการให้การสนับสนุนที่ยอดเยี่ยม

สรุป

ฐานความรู้ไม่ใช่เพียงเรื่องการเก็บรวบรวมเนื้อหา มันเป็นเครื่องมือที่มีเชื่อมโยง ถูกต้อง มันช่วยเพิ่มประสิทธิภาพลดงานที่ซ้ำซ้อนและทำให้พนักงานและลูกค้ามีพลัง

หากคุณตั้งใจจะสร้างหนึ่ง ให้เริ่มด้วยการเข้าใจกลุ่มเป้าหมาย ทำการเลือกแพลตฟอร์มที่เหาะกับคุณดีที่สุด และสร้างขึ้นให้พร้อมสำหรับการขยาย และหากคุณต้องการดูว่าฐานความรู้ภายนอกที่ดีเริ่มโดยใช้การขับเคลื่อนด้วย AI และมีความยืดหยุ่นต่อการขยาย แล้ว Guru คือสถานที่เริ่มต้นที่ดี รับชมการสาธิตอย่างรวดเร็วตอนนี้