Onboarding ne anlama gelir?

Onboarding, birinin yeni bir iş, uygulama veya beceriyle tanışmasının sürecidir.

Onboarding'ın amacı nedir?

Onboarding'ın amacı, kendini yeni bilgilerle tanıştırmaktır. Bu süreç, çalışanların pozisyonlarını, iş gereksinimlerini ve şirketlerini anlamalarına yardımcı olacak şekilde tasarlanmıştır.

Farklı onboarding türleri

HR alanındaki birçok kişi, yeni çalışanlarla ilgili olarak yerleşim terimini kullanır, ancak new hires'la ilgisi olmayan farklı türde yerleşim türleri vardır. 3 tür yerleşime odaklanmak için bir an ayıralım: 

• Çalışan onboarding
• Müşteri onboarding
• Kullanıcı onboarding

Çalışan Yerleştirme 

Tanım 

Çalışan onboarding, bir çalışanı bir kuruluşa tanıtmak için kullanılan süreçtir.

Çalışan Onboarding Görevleri

Yeni çalışan üzerinde odaklanılsa da onboarding süreci genellikle farklı rollerdeki çeşitli insanları içerir. Çalışan yerleşimi sırasında rollerine göre beklenebileceklerin bir özeti:

Çalışan

Bu, çalışanların mümkün olduğunca çok bilgi edinmeleri için bir zaman dilimidir ve bunu başarmanın pek çok farklı yolu vardır. Bu; deklarasyonu tamamlamayı, meslektaşları tanımayı ve yeni iş ortamlarına uyum sağlamalarına yardımcı olacak işleri yapmayı içerebilir.

İK

İK, çalışana ilişkin yasal ve pratik yönleri ele almak için bulunur. İK, çalışanlar için doldurulacak önemli formlar sağlamaya yardımcı olabilir; bu formlar vergi, sigorta, ödeme ve çalışan politikalarıyla ilgilidir.

Müdür 

Yöneticiler, onboarding sürecinde ilginç bir rol oynarlar ve örtüştürülen birçok şeyi bir araya getirebilirler. Önemli belgelerin tamamlandığından emin olurlarken ya da görevler atarken, yöneticiler yeni çalışanların kendilerini hoş hissetmeleri için ellerinden geleni yapmalılar. Yeni çalışanların sorabileceği sorulara cevap vermek ve çalışanın işyerindeki ilk birkaç hafta ve ay için bir planı olmalılar. 

Müşteri onboarding

Tanım

Müşteri onboarding, şirketlerin yeni müşterilerini işlerine, ürünlerine ve hizmetlerine tanıtmak için kullandığı süreçtir. Bu süreç ideal olarak iş ve müşteri arasında uzun vadeli ve karşılıklı yararlı bir ilişkiyi teşvik etmek ve işbirliği çalışmaları etrafında beklentileri belirlemek üzere tasarlanmalıdır.

Bu bütün süreç, müşteri hizmetinde ve genel müşteri deneyiminde kritik bir rol oynayabilir. Şirketler, müşterilerinin ihtiyaçlarının bu önemli zaman diliminde karşılanmasını sağlamak için ellerinden geleni yapmalılar.

Müşteri onboarding örnekleri

Müşteriler için onboarding deneyimi, 5 dakikalık bir tanıtım çağrısı kadar basit veya düzenli bir toplantı planı oluşturmak kadar detaylı olabilir. Müşteri onboarding için belirlenmiş bir süre yoktur, bu nedenle süreç, bağlılık gerektiği kadar karmaşık olabilir.

Kullanıcı onboarding

Kullanıcı onboarding, yeni kullanıcıların bir uygulamayı veya yazılım programını nasıl kullanacaklarını öğrenmeleri için kullandığı süreçtir. Düşündüğünüz gibi, kullanıcı onboarding yalnızca bir kullanıcının bir ürünü "kullanmayı" öğrenmesiyle ilgili değildir.

Kullanıcı onboarding'ın ana hedefi, insanların ürününüzün yapmasına izin verdiği şeylerde daha iyi olmalarına yardımcı olmaktır. Guru için, bunun anlamı insanların işlerini yapabilmeleri için gereken bilgiyi bulmalarına ve paylaşmalarına yardımcı olmaktır.

Kullanıcı onboarding örneği

Guru'yu bir örnek olarak kullandığımıza göre, bu trende devam edelim! Biz genellikle sıradan hoş geldiniz e-postasının ötesine geçmeyi ve SSS sayfasına bağlantı vermeyi tercih ederiz. İnsanların en iyi uygulamaları ve ipuçlarını öğrenmeleri için Guru Topluluğu'nu kurduk. 

Onboarding ile oryantasyon arasında ne fark var?

Onboarding ve oryantasyon terimlerini birbirinin yerine kullanabilir gibi görünse de, bu durumda semantikler önemli. Onboarding ve oryantasyon, birinin hıza ulaşmasına yardım etmekle ilgili olsa da, temel farklılıklara sahiptir.

Oryantasyon bir günde mi yoksa bir hafta boyunca mı yapılıyor, fark etmez, tek seferde tamamlanan bir türdür. Oryantasyonun ana amacı, yeni çalışanları, kullanıcıları ve müşterileri, gelecekte karşılaşabilecekleri her şeye hazırlamaktır.

Öte yandan, iş başı sürekli bir süreçtir ve haftalar sürebilir. İş başı çok daha geniş kapsamlıdır ve verimlilik ve derin öğrenme üzerine odaklanılarak tasarlanmıştır. Kısacası, oryantasyon, derinlemesine bir iş başı deneyiminin vazgeçilmez bir öncüsü olarak görülebilir.

İş başındayken kullanılabilecek en iyi araçlar

Kimin onboarding yapıldığı fark etmeksizin, doğru araçlara sahip olmak, herkesin başarılı bir onboarding deneyimine sahip olup olmayacağında büyük bir rol oynayabilir. Mükemmel bir iş başı deneyimi oluşturmak istiyorsanız, bu süreçte bu araçları dahil etmekten emin olun.

1. Şirket wikisi

Çalışanlar, kullanıcılar, müşteriler: Kim olduğunuzun bir önemi yok, yeni bir durumdaysanız sorular karşınıza çıkacaktır. İnsanlara, en önemli sorularından bazılarına cevabı bulabilecekleri bir tek gerçek kaynağa sahip olmalarını kolaylaştırın. 

Wikiniz, genellikle sorulan soruları listelediğinden daha fazlasını içerebilir. Temel nasıl yapılır bilgileri, organizasyon şemaları ve kültür notları listelemek oldukça faydalı olabilir. Yeni birisi ne isteyeceği düşünülürken biraz yaratıcı olmaktan çekinmeyin. İş ve toplantılarla ilgili detaylar yardımcı olabilir, ancak öğle yemeği yerleri ve kahve molası önerileri birinin gününü renklendirebilir.

2. Eğitim modülleri 

Onboarding tek seferde yapılacak bir şey olmamalı. Egzersizler ve konuşmaların ardından insanların soruları olabilir. İnsanların kendi zamanlarında öğrenmeye devam etmelerini sağlamak için eğitim modülleri hazırlamanıza yardımcı olabilecek yazılımı bulmak kolaylaştırın.

Doğru yazılım, öğrenmeyi kolaylaştırmak, düzenlemek ve hatta takip etmek için çok şey yapabilir. İnsanlar eski modülleri tekrar ziyaret edebilir, yeni olanlara geçebilir ve kendi hızlarında öğrenebilirler.

3. Sözleşmeler ve e-imzalar 

Çoğu şirket dosyasızlaşmış olabilir, ancak bu belge işlemi kaybolmuş anlamına gelmez. İmzalanması gereken pek çok sözleşme, anlaşma ve diğer önemli belge bulunmaktadır. Şirketiniz ve yeni insanlar için en önemli belgelerinizi yönetmenize yardımcı olacak uygun yazılımı bularak işleri kolaylaştırın.

E-imzaları dağıtmaya, düzenlemeye ve toplamaya yardımcı olabilecek yazılım belge yönetimini kolaylaştırabilir. Ayrıca belgeleri kolayca izleme olanağınız da olacak.

4. Geribildirim ve anketler 

Geribildirim toplamak, herhangi bir sürecin önemli bir parçası olmalıdır ve iş başı süreci farklı değildir. Yeni insanlar ve süreçleri yürüten insanlar için sürecin nasıl işlediğini ve çalıştığını öğrenmek isteyeceksiniz.

İşin nasıl gittiğini görmek için sürecin sonuna kadar beklemek zorunda kalmayacağınızı hissedin. Süreç boyunca geribildirim istemek, işlerin ne kadar iyi gittiğini ölçmenize yardımcı olabilir.

5. İletişim araçları

İletişim halinde olmak, iş başı sürecinde önemlidir. İnsanların birbirleri ile iletişimde kalabilecekleri bir iletişim aracı bulmalarına yardımcı olun. 

Bazı insanlar e-posta yoluyla çalışmayı tercih ederken, diğerleri mesajlaşma uygulamalarını veya hatta telefon aramasını veya mesajlaşmayı tercih eder. İnsanlara farklı seçenekler sunun, böylece en iyi iletişim şeklini kendilerine uygun biçimde seçebilsinler.

En iyi iş başı deneyimini nasıl oluşturacağınız

Yeni bir çalışan, kullanıcı veya müşteriyi işe almak için sebepler farklı olabilir, ancak başarılı bir iş başı deneyiminin prensipleri aynıdır. Mümkün olan en iyi onboarding deneyimini yaratmak istiyorsanız, bu konuları dikkate almak önemlidir. 

1. Yönlendiricileri hazırlayın

Onboarding sürecini yürüten çalışanların her şey hakkında bilgi sahibi olduklarını varsaymanın yanlışına düşmeyin. İş başı sürecinin sorunsuz ilerlemesini sağlamak istiyorsanız, önce süreci yürüten insanlarla bağlantı kurmaya zaman ayırın.

Onboarding uygulamalarının en son pratisyenleri hakkında bilgi sahibi olmalılar ve planları hakkında bir iç görü elde etmelidir. Şimdi soruları olabilecekleri yanıtlamak ve beklentiler ve sonuçlar konusunda uyumlu olduğunuzdan emin olmak için uygun bir zamandır.

Bazı durumlarda, sık sık iş başı sürecine dahil olan kişiler için kendi oryantasyon ve iş başı sürecinizi yapmak mantıklı olabilir. Bu, iş başı sürecini birleştirir ve tüm organizasyon için beklentileri belirler.

2. Beklentileri erken belirleyin

Kimse beklentileri bilmeden bir duruma girmeyi sevmez. Başarılı bir entegrasyon süreci geçirmek istiyorsanız, herkesin beklentilerini karşılaması daha kolay olması için başlangıçta beklentileri belirlemeye zaman ayırın. 

Yeni bir çalışanın rolünün tam kapsamını anladığından emin olun. Bir müşterinin durumunda, angajmanınızdan istedikleri nihai sonuçlar etrafında beklentileri belirleyin. Yeni kullanıcıları eğitiyorsanız, eğitim sona erdikten sonra yazılımınızı nasıl kullanmaları gerektiğini bildirin. 

Bu, 30-60-90 günlük planın faydalarını belirtmek için harika bir zamandır. Bu düşünme tarzı, kolayca kilometre taşlarını belirlemenizi ve onlara ulaşmak için ne yapılması gerektiğini net bir şekilde belirtmenizi sağlar. 

3. Öğrenme stilleri arasında denge kurun 

Bazı insanlar oturup dinlemeyi severken, diğerleri el ile öğrenmeye meyillidir. Harika bir yerleşim planı hem dinleyici hem de el ile öğrenenlere hitap edebilmelidir. 

Dersler, sorular ve eğitim modülleriyle birlikte yan yana çalışma ve el ile aktiviteler için bolca zaman olabilir. Günlerini tek bir şey ile doldurmayı denemeyin. Biraz çeşitlilik, günü dengeye sokabilir ve aşırı yüklenmiş beyinlere çok ihtiyaç duyulan bir mola verebilir. 

Unutmayın, entegrasyon sürecinde esnekliğin değeri hakkında söylenecek bir şey var. İnsanlara öğrendiklerini yansıtmak için yeterli zaman vermek ve bilgi ile başa çıkmaları için farklı yollar sunma önemlidir. 

4. Geribildirim verme fırsatları yaratın

Herkes için entegrasyon sürecinin sonunda entegrasyon sürecinin faydalı olmadığını öğrenmek faydalı değildir. Başarısız yerleşim deneyimlerinden kaçınmak istiyorsanız, yol boyunca geribildirim için bol fırsat oluşturduğunuzdan emin olun. 

Eksik bir şey olmadığından emin olmak için entegrasyon yapılanlarla ve entegrasyonun sorumlularıyla zaman ayırın. Onlara anlamadıkları bir şey olup olmadığını sormaktan direk olarak kaçının. Onlara entegrasyon süreci hakkındaki düşüncelerini, en son entegrasyon faaliyetlerini ve öğrendikleri konusunda ne kadar rahat hissettiklerini sormak.

Haftalık kontrol noktalarını planlamak, insanların öğrenmelerini riske atmadan ihtiyaç duydukları şeyleri almasını sağlamanın harika bir yoludur. 

5. Beklenmeyene hazırlanın 

Dikkatle düşünülmüş bir entegrasyon süreciniz olabilir, ancak en iyi planlar bile hayatın beklenmedik sürprizleri ile başa çıkamaz. İnsanlar hastalanır, son dakika projeleri çıkar, ve öncelikler, her şeyin taşınmış kadar netleştikten sonra bile değişebilir. Biraz esneklik sağlayarak darbelere uyum sağlamayı biraz daha kolaylaştırın. 

İnsanların önemli entegrasyon unsurlarını kaçırmak zorunda kaldıkları durumlar için "yetişme" günleri planlama düşünün. Bu son dakika acil durumları ve anlamadıkları konseptlerde insanları hızlandırmaya yardımcı olmak için faydalı olabilir. 

Esnek bir yerleşimin faydalarını ortaya çıkarmak için doğru zamandır. Materyalleri gözden geçirebilme, eğitim videolarını izleme ve sık sorulan soruları arama, sorunları yönetmeyi ve insanları rayında tutmayı çok daha kolay hale getirir. 

Yerleşimi kolaylaştırmak için ihtiyacınız olan tüm şablonları toplayın