В швидкозмінній цифровій ландшафті важливо мати організований процес управління контентом. Посилання, повна платформа хмарного зберігання, пропонує рішення для спрощення вашого технічного стеку та зменшення витрат. Ця безпечна та зручна платформа підтримує увесь життєвий цикл контенту, від створення та обміну файлами до спільного редагування, електронних підписів, класифікації та зберігання. З більш ніж 1,500 інтеграцій Посилання дозволяє командам безшовно співпрацювати на своїх улюблених додатках незалежно від місця розташування. Довіряється понад 100,000 провідним організаціям у всьому світі, включаючи AstraZeneca, JLL і Nationwide, Посилання визнана лідером всіма провідними фахівцями аналітичних фірм галузі.

\u200b

Для кого призначене Посилання

Посилання призначена для організацій будь-якого розміру та різних галузей, які шукають покращити свої можливості управління контентом та співпраці. Незалежно від того, чи ви невелике стартап підприємство або велике підприємство, Посилання пропонує масштабовані рішення для задоволення ваших потреб. Ідеальні користувачі включають:

\u200b

Менеджери операцій, які прагнуть оптимізувати процеси.
Команди з обслуговування клієнтів, які мають на меті покращити обслуговування.
IT-відділи, що зосереджені на надійності та безпеці систем.
HR-професіонали, що прагнуть покращити внутрішні комунікації та вступ.
Керівники знань, які присвячені ефективному доступу та організації інформації.

\u200b

Основні функції

Посилання пропонує ряд функцій, які призначені для покращення ефективності та співпраці в вашій організації. Основні функції включають:

\u200b

Створення та Обмін Файлами: Легко створюйте, завантажуйте та діліться файлами з членами команди та зовнішніми партнерами безпечно.
Спільне Редагування: Співпрацюйте в реальному часі над документами з колегами, використовуючи інтегровані інструменти, такі як Google Workspace та Microsoft Office 365.
Електронний Підпис: Спрощуйте процеси схвалення за допомогою безпечних можливостей електронного підпису від Box.
Класифікація та Збереження: Класифікуйте, позначайте та організовуйте вміст легко для забезпечення відповідності та спрощення політик збереження.
Інтеграції: Отримуйте доступ до управління вмістом у понад 1,500 найкращих додатків, включаючи Salesforce, Slack та Zoom, для інтегрованого робочого процесу.
Безпека та Відповідність: Скористайтеся передовими функціями безпеки, включаючи шифрування, контроль доступу та сертифікації відповідності, щоб захистити конфіденційну інформацію.
Автоматизація Робочого Процесу: Автоматизуйте рутинні завдання для поліпшення ефективності та зменшення ручної роботи.

\u200b

Кращі варіанти використання

Посилання сяє в низці сценаріїв, надаючи безцінну підтримку в різних галузях та командах:

\u200b

Операції: Централізуйте документи, ефективно управляйте процесами та забезпечте неперервність операцій з безпечним доступом до необхідних файлів.
Досвід Користувача: Оптимізуйте документацію підтримки, надайте швидкий доступ до баз знань та покращте взаємодію з клієнтами та час реакції.
Кадри: Покращте адаптацію нових співробітників з легким доступом до важливих документів, оптимізуйте внутрішні зв'язки та ефективно управляйте навчальними матеріалами.
ІТ: Забезпечте безпечне та надійне зберігання файлів, безперервно управляйте інформацією по всій організації та підтримуйте вимоги відповідності.
Управління Знаннями: Централізуйте контент, полегште доступ до критичної інформації та забезпечте актуальnі та організовані бази знань.

\u200b

Початок роботи

Зареєструйтеся та Створіть Обліковий Запис: Відвідайте веб-сайт Box та зареєструйтеся для створення облікового запису. Виберіть план, який відповідає потребам вашої організації.
Налаштуйте свій профіль: Заповніть свій профіль користувача, додавши деталі та завантаживши фото профілю. Це допомагає партнерам впізнати і співпрацювати з вами.
Створення та Організація Папок: Почніть зі створення папок для організації файлів. Ви можете встановлювати дозволи для контролю того, хто може переглядати або редагувати кожну папку.
Завантажте Файли: Почніть завантажувати файли, перетягуючи їх у свої папки або використовуючи кнопку завантаження. Посилання підтримує широкий спектр форматів файлів.
Запросіть Членів Команди: Запросіть колег на співпрацю над папками та файлами. Скористайтеся функцією 'Поділитися', щоб предоставити доступ та встановити відповідні дозволи.
Налаштуйте Інтеграції: Підключіть Box до улюблених додатків, таких як Google Workspace, Microsoft Office 365, Slack та інші, щоб поліпшити ваш робочий процес.
Почніть спільну роботу: Використовуйте функції спільного редагування Box для спільної роботи над документами в реальному часі. Відстежуйте зміни, залишайте коментарі та зв'язуйтеся з членами команди безпосередньо всередині Посилання.
Використовуйте Автоматизацію Робочих процесів: Налаштуйте автоматизовані робочі процеси для оптимізації повторюваних завдань та підвищення ефективності. Налаштуйте робочі процеси для відповідності конкретним потребам вашої організації.
Захистіть свій вміст: Увімкніть розширені функції безпеки, такі як шифрування та багаторівнева автентифікація. Регулярно переглядайте та оновлюйте дозволи, щоб забезпечити безпеку контенту.

Поради та найкращі практики

Для максимізації користі від Box розгляньте наступні поради та найкращі практики:

\u200b

Організуйте свій вміст: Використовуйте послідовну структуру папок та правила найменувань, щоб зберігати файли організовано й легко доступно.
Використовуйте теги та метадані: Застосовуйте теги та метадані до ваших файлів для покращення можливостей пошуку та доступу до відповідного вмісту.
Використайте функції спільної роботи: Скористайтеся можливостями спільного редагування, коментування та призначення завдань, щоб підвищити ефективність роботи в команді та спілкування.
Уважно встановлюйте дозволи: Регулярно переглядайте й оновлюйте дозволи, щоб гарантувати доступ лише авторизованим користувачам до конфіденційної інформації.
Увімкніть керування версіями: Використовуйте керування версіями для відстеження змін та зберігання історії редагування документів, що дозволяє легко повернутися, якщо це необхідно.
Автоматизуйте робочі процеси: Визначте повторювані завдання, які можна автоматизувати, та налаштуйте індивідуальні робочі процеси для оптимізації цих процесів.
Залишайтеся в безпеці: Регулярно переглядайте налаштування безпеки, застосовуйте оновлення та використовуйте найкращі практики для захисту вашого вмісту від несанкціонованого доступу.
Навчання та підтримка: Надайте регулярне навчання та підтримку членам команди, щоб вони були озброєні знаннями про функції Box та могли ефективно ними користуватися.

\u200b

Інтеграція з Guru

Посилання безшовно інтегрується з Guru, рішенням пошуку Enterprise AI, для підвищення продуктивності та спрощення доступу до інформації. З AI-пошуками Guru ви можете безпосередньо отримати надійну інформацію в Box, не перериваючи свого робочого процесу. Основні переваги використання Посилання з Guru включають:

\u200b

AI-Пошуки: Guru дозволяє використовувати природну мову та контекстні пошуки в Box, забезпечуючи миттєві відповіді та скорочуючи час, витрачений на пошук інформації.
Персоналізована Інформація: На основі прав користувачів Guru надає відповідну та персоналізовану інформацію безпосередньо в Box, гарантуючи, що користувачі мають доступ до найбільш відповідних даних.
Покращена Співпраця: Інтегруючи Guru із Box, команди можуть користуватися контекстними рекомендаціями та активною обміном знаннями, що ще більше підвищує співпрацю та ефективність.
Збільшена Продуктивність: Інтеграція зменшує потребу в перемиканні між платформами, дозволяючи користувачам працювати ефективніше, отримуючи доступ до всієї необхідної інформації в одному місці.

\u200b

Висновок

Посилання виділяється як потужне рішення хмарного зберігання, призначене для покращення управління контентом та співпраці в різних галузях. Від його комплексних можливостей, від обміну файлами до електронного підпису, в поєднанні з потужними інтеграціями та передовими заходами безпеки, роблять його необхідним інструментом для сучасних робочих місць. Дотримуючись кращих практик та скориставшись інтеграцією Guru, організації можуть додатково підвищити продуктивність та ефективність. Ми радимо вам спробувати Box та на власній шкурі відчути всі його переваги, інтегруючи його з Guru для безперервного та потужного робочого процесу.

Основні висновки 🔑🥡🍕

Як я можу інтегрувати Box з Guru, щоб вирішувати проблеми робочого місця?

Щоб ефективно інтегрувати Box з Guru, спочатку підтвердіть безпечне підключення обох платформ. Потім призначте теки в Box для безшовного обміну інформацією в базі знань Guru. Використовуйте контроль доступу для забезпечення безпеки даних під час покращення співпраці між командами.

Які є кращі практики організації файлів та папок у Box?

При організації файлів у Box створіть логічну структуру папок з інтуїтивно зрозумілими правилами найменувань для легкого навігації. Використовуйте теги та метадані для покращення можливостей пошуку. Впровадіть систему контролю версій для відстеження змін та забезпечення, що учасники команди працюють з найсвіжішими файлами.

Чи можу я співпрацювати в реальному часі з колегами, використовуючи Box?

Так, Box дозволяє спільне редагування документів, електронних таблиць та презентацій в реальному часі. Декілька користувачів можуть одночасно редагувати файли та залишати коментарі, забезпечуючи безперервну співпрацю незалежно від фізичного місця розташування. Ця функція підвищує продуктивність та оптимізує процес огляду в командах.