Що таке інструменти управління знаннями?

Інструменти управління знаннями забезпечують можливість вашій організації захоплювати інформацію та застосовувати ці знання для максимальної вигоди для вашого бізнесу. Різні інструменти управління знаннями спрямовані на різні типи знань і призначені для підвищення ефективності в конкретних частинах вашого бізнесу.

Дізнайтеся більше про як управління знаннями та обмін знаннями можуть допомогти фінансовим показникам вашої компанії.

Чому інструменти управління знаннями важливі?

Інструменти управління знаннями пропонують широкий спектр переваг, і кожен варіант має різні сильні (і слабкі) сторони. Але ось чотири ключові переваги, які ви повинні очікувати від будь-якого інструменту управління знаннями, який ви оберете:

• Покращити вашу прибутковість та ефективність
• Організуйте критичну інформацію компанії в єдине джерело правди
• Забезпечувати співпрацю між командами, де б вони не знаходилися
• Сприяти постійному навчанню

Типи інструментів управління знаннями

Інструменти управління знанням необхідні для підприємств, які прагнуть покращити організаційну ефективність, оптимізувати комунікацію та сприяти інноваціям. Ці інструменти мають різні типи, кожен з них розроблений для виконання різних завдань. 

Системи управління документами, один із ключових інструментів управління знаннями, дозволяють легкість зберігання, організації та вилучення важливих файлів та документів. 

Платформи співпраці сприяють безшвидкісній роботі команд та обміну знаннями серед працівників, тоді як системи управління контентом надають центральний репозиторій для створення, редагування та розподілу цифрового контенту.

Додатково, системи підтримки рішень допомагають з аналізом даних та вирішенням проблем, в той час як інструменти соціальних мереж сприяють неформальному обміну знаннями та побудові відносин. 

Впровадження правильних інструментів управління знаннями може значно підвищити продуктивність компанії та загальну ефективність.

Ось корисний перелік типів інструментів управління знаннями:

1. Бази знань

База знань – це пошуковий репозиторій інформації, який зберігає дані вашої компанії для внутрішнього або зовнішнього доступу. Він призначений для захоплення, управління та організації ключової організаційної інформації з метою допомогти вашим командам або клієнтам знаходити інформацію, яку вони потребують, коли вони потребують її. 

Існують два типи баз знань. Машиночитаний репозиторій знань зберігає дані, що можуть бути проаналізовані лише системами штучного інтелекту. 

Людиночитаний репозиторій знань зберігає документи та фізичні тексти, що доступні для людей. Людиночитані бази знань більш інтерактивні, але пошуки часто є більш часомісткими.

2. Системи управління навчанням (LMS)

Системи управління навчанням допомагають підприємствам побудувати міцний фундамент управління знаннями, дозволяючи створювати індивідуалізовані навчальні та освітні програми. 

Ця система дозволяє лідерам компанії створювати та керувати уроками, курсами, вікторинами та іншими навчальними матеріалами та постачати ці ресурси співробітникам, студентам або партнерам. 

3. Knowledge-Centered Service® (KCS)

Ці інструменти підтримують сервіс на основі знань, відомий також як підтримка на основі знань, який описує, як команди обслуговування та підтримки користувачів отримують та використовують знання для надання більшої вартості клієнтам, працівникам та зацікавленим сторонам. 

Кожного разу, коли проблема вирішується в організації KCS, це знання зберігається таким чином, щоб його легко було доступно іншим. 

KCS надає всім у організації частку відповідальності за збереження бази знань та вказує, як люди в організації вирішують проблеми.‍

4. Управління знаннями щодо штучного інтелекту

Інструменти управління знаннями штучного інтелекту можуть захоплювати, фільтрувати, представляти або застосовувати знання. Серед них є додатки, які можуть вибирати, аналізувати та класифікувати текст; здійснювати автоматизоване мислення; та створювати візуалізації – все це може покращити можливості прийняття рішень. 

Штучний інтелект може допомогти організаціям обробляти людські вхідні дані, такі як почерк та впізнавання голосу, використовуючи обробку природної мови. 

Ці системи також можуть впоратися з "великими даними", традиційно вважаними невмілими і складними для підтримки, використовуючи нові методи зберігання даних, такі як децентралізована блокчейн.

5. Управління відносинами з клієнтами (CRM)

Призначені для допомоги всім командам, задіяним у маркетингу, продажу та обслуговуванні клієнтів, CRM-системи відстежують інформацію про перспективи та клієнтів протягом відносин з клієнтами. 

Використовуючи CRM, ваша компанія може відстежувати все, починаючи з першого контакту з потенційним клієнтом та тим, як вони до вас прийшли, закінчуючи взаємодією, яку вони мають з вашою командою продажів протягом процесу покупки, а також повторними покупками. 

Ці дані про клієнтів зберігаються в інструменті CRM, до якого ваша команда тепер може отримати доступ у будь-який час для розуміння контексту відносин і адекватної реакції на будь-які проблеми, які можуть виникнути. Це перекладається в кращий досвід для клієнтів. 

6. Управління контентом

Системи управління контентом охоплюють створення, управління та поширення вмісту вашої організації на корпоративному шлюзі або веб-сайті компанії. 

Ефективна система управління контентом надає шаблони для публікації вмісту, дозволяє легку редагування та маркування метаданими, відстежує зміни та надає доступ до різних версій вмісту, дозволяє колаборативну роботу та розвиток вмісту паралельно, інтегрує системи управління документами та надає розширення та плагіни для покращення функціональності.

Який інструмент управління знаннями підійде вашій команді?

Одне річ вже очевидно: існує багато добрих інструментів управління знаннями. Тому потрібні обережна увага та дослідження, щоб знайти правильну платформу для вашої компанії. 

Важливо оцінити ваші цілі, пріоритети та бюджет перед початком. І не допускайте компромісів. Ваш інструмент управління знаннями повинен сприяти співпраці, інноваціям та росту бізнесу протягом багатьох років вперед.

Топ-20 інструментів управління знаннями для використання у 2025 році 

Існує великий вибір інструментів управління знаннями, в тому числі більшомасштабні платні версії для корпоративних або малих підприємств та більш базові безкоштовні версії. До популярних інструментів відносяться бібліотека вмісту або бази знань.

1. Guru

Guru - це платформа управління знаннями на основі штучного інтелекту, призначена для централізації загальних знань вашої компанії та миттєвого доступу до них прямо там, де працює ваша команда. З розширеннями для браузера, інтеграцією зі Slack, користувацькими Агентами знань та багато чим іншим, Guru доводить надійні відповіді до процесів роботи. Також включає перевірку експертів, щоб команди знали, що вони користуються актуальними та точними знаннями.

Основні функції:

• Оголошення
  
  
• Розширення для браузера
  
  
• Інтеграції з Slack та Teams
  
  
• Підтвердження експерта
  
  
• Інтелектуальні тригери знань
  
  
• 200+ шаблонів
  
  

Переваги: Guru підвищує продуктивність, надаючи знання на основі штучного інтелекту, перевірені AI, по всіх вашіх інструментах, що дозволяє скоротити кількість повторних питань і втрату контексту.

Найкраще для: Команд, які шукають універсальний AI-привідний базу знань, пошук в предприємствах та рішення корпоративних підрозділів.

2. Confluence

Confluence від Atlassian - популярне робоче середовище співпраці, яке допомагає командам створювати, організовувати та керувати документацією. Він інтегрується безшовно з Jira для команд розробників, які керують як вмістом, так і програмними проектами. Confluence пропонує структуроване створення сторінок, спільне редагування та відстеження версій для збереження згуртованих команд.

Ключові функції:

• Шаблони сторінок
  
  
• Редагування в реальному часі
  
  
• Дозволи та сповіщення
  
  
• Навігація за деревом сторінок
  
  
• Інтеграція Jira
  
  

Переваги: Допомагає командам документувати процеси, обмінюватися планами проектів та відстежувати оновлення в одному місці.

Найкраще для: Інженерних та продуктових команд, які вже використовують інструменти Atlassian.

3. Stack Overflow для команд

Stack Overflow для команд дозволяє розробникам і технічним командам обмінюватися рішеннями та документувати внутрішні знання у структурованому форматі питань та відповідей. Це робить минулі відповіді легко шукати для зменшення кількості дублюючих питань та прискорення процесу адаптації. Команди можуть створити приватну базу знань, де експертиза зберігається і доступна в будь-який час.

Ключові функції:

• Структурована система питань та відповідей
  
  
• Інтеграція з Slack та Teams
  
  
• Панель керування здоров'ям знань
  
  
• Приватне розміщення екземпляра
  
  
• Групи користувачів та збірки
  
  

Переваги: Зменшує ізольованість знань та прискорює технічне усунення несправностей за допомогою зрозумілого формату питань та відповідей.

Найкраще для: Команд розробників і інженерів, які керують технічними знаннями.

4. Ідеї

Ідеї – гнучкий інструмент простору, який поєднує документацію, управління проектами та бази даних. Команди можуть створювати внутрішні вікі, організовувати SOPs та спільно працювати над задачами з одного хаба. Його модульний, блоковий інтерфейс дозволяє повністю налаштовувати ваш робоче середовище.

Ключові функції:

• Сторінки та шаблони на замовлення
  
  
• Перетягування та розміщення блоків
  
  
• Бази даних та таблиці
  
  
• Обмін сторінками та коментування
  
  
• Інтеграції та вбудовування
  
  

Переваги: Поєднує гнучкість з легкістю використання, що дозволяє легко створювати власні системи знань.

Найкраще для: Стартапів та невеликих команд, які потребують настроюваного легкого рішення.

5. ClickUp

ClickUp є платформою управління проектами, яка також підтримує потужні можливості документації. Команди можуть створювати документи, вікі та бази знань, прив'язані безпосередньо до проектів та завдань. Ідеально підходить для організацій, які бажають об'єднати продуктивність, співпрацю та обмін знаннями.

Основні функції:

• Редактор документів
  
  
• Посилання на завдання
  
  
• Білборди
  
  
• Історія версій
  
  
• 20+ варіантів перегляду
  
  

Переваги: Поєднує відстеження проектів та управління знаннями в одній платформі для кращої видимості.

Найкраще для: Команд, які бажають управляти проектами та документацією в одному місці.

6. Document360

Document360 - це автономний інструмент бази знань, призначений для допомоги командам у управлінні зовнішнім синергетичним та внутрішнім вмістом. Він пропонує чистий, налаштований портал з детальними дозволами та аналітикою. З товарним контролем і підтримкою мови, він легко масштабується для команд та географій.

Основні функції:

• Редактор Markdown
  
  
• Ієрархія категорій
  
  
• Аналітика та версіювання
  
  
• Інтеграції та розширення
  
  
• Опції брендування порталу
  
  

Переваги: Допомагає легко створювати професійно виглядаючі, пошукові бази знань для клієнтів або внутрішніх команд.

Найкраще для: Підтримка та продуктові команди, які керують ЧаПами, довідковими документами або нотатками про випуск.

7. Bloomfire

Bloomfire надає централізовану, зручну платформу для зберігання корпоративних знань із вбудованими засобами співпраці. Співробітники можуть взаємодіяти з контентом через лайки, коментарі та підписки, щоб залишатися залученими. Також він має потужну аналітику, щоб показати, що переглядають та де існують прогалини.

Основні функції:

• Пошук, приведений до дії штучним інтелектом
  
  
• Розширення Chrome
  
  
• Зворотний зв'язок у контенті
  
  
• Підписки на контент
  
  
• Сканування файлів на віруси
  
  

Переваги: Сприяє співпраці та залученню через користувацькодружелюбну платформу, орієнтовану на контент.

Найкраще для: Середні та великі компанії, які централізують на внутрішній знання команди.

8. Nuclino

Нукліно пропонує чисте, спільне робоче середовище, де команди можуть спільно редагувати документи, організовувати проекти та підтримувати внутрішню документацію. Його візуальний, інтуїтивно зрозумілий інтерфейс дозволяє легко навігувати та посилатися на пов'язаний контент. Платформа підтримує markdown, історію версій та графічну навігацію.

Ключові особливості:

• Візуальне робоче середовище
  
  
• Підтримка markdown
  
  
• Внутрішнє посилання
  
  
• Вигляд графа
  
  
• Редагування в реальному часі
  
  

Переваги: Відволікання безплатний спосіб організувати проекти, нотатки та документацію.

Найкраще для: Команд, що зосереджені або підприємств, які на стадії побудови системи спільних знань.

9. Слайт

Слайт допомагає командам створювати та організовувати документацію, нотатки та вікі-проекти в простому, структурованому середовищі. Це особливо популярно серед віддалених команд завдяки інструментам для асинхронної співпраці. З історією версій, редагуванням в реальному часі та можливістю пошуку, Слайт легко управляє знаннями команди.

Ключові особливості:

• Спільний редактор
  
  
• Змінні в реальному часі
  
  
• Теги та теки
  
  
• Коментарі та реакції
  
  
• Офлайн-режим
  
  

Переваги: Сприяє організованому обміну знаннями за чистим дизайном та потужними інструментами співпраці.

Найкраще для: Розподілені команди, що шукають оптимізовану внутрішню інформаційну платформу.

10. Трейнуаль

Трейнуаль поєднує навчальну документацію з стандартизацією процесів для допомоги підприємствам швидше адаптуватися та масштабуватися більш ефективно. Це дозволяє вам призначати шляхи навчання, стежити за прогресом і оновлювати процедури в одній централізованій системі. З вбудованими шаблонами та організаційними діаграмами, вона підтримує функції як в HR, так і в операціях.

Ключові особливості:

• Шаблони SOP
  
  
• Організаційна структура та довідник
  
  
• Профілі працівників
  
  
• Конструктор квизів
  
  
• Права засновані на ролях
  
  

Переваги: Прискорює процес введення в дію і спрощує масштабування навчання команди.

Найкраще для: HR, операцій та невеликих підприємств, що створюють стандартизовану документацію для навчання.

11. Slab

Slab - це сучасний інструмент бази знань, призначений для швидкозростаючих команд, які бажають документувати та ділитися знанням з ясністю та легкістю. Він поєднує чистий досвід написання з потужними функціями організації, щоб члени команди могли швидко створювати, знаходити й оновлювати зміст. Slab також інтегрується із інструментами, такими як Slack та GitHub, для оптимізації співпраці.

Основні функції:

• Чистий, відволікання редактора
  
  
• Теми та вкладена структура
  
  
• Єдина пошук
  
  
• Інтеграції Slack та GitHub
  
  
• Історія версій
  
  

Переваги: Допомагає командам чітко організувати знання й доступність, утримуючи його актуальним і доступним.

Найкраще для: Швидкозростаючі стартапи та середні команди, які хочуть простий, інтуїтивний внутрішній вікі.

12. SharePoint

SharePoint - це платформа управління контентом і документацією від Microsoft, створена для того, щоб допомогти організаціям зберігати, організовувати та безпечно ділитися інформацією. З глибокою інтеграцією на платформі Microsoft 365, він підтримує співпрацю, версію документації та внутрішні портали в масштабах. Його налаштовані шаблони та контроль доступу роблять його відмінним вибором для великих чи регульованих організацій.

Основні функції:

• Бібліотеки документів та сайти команд
  
  
• Керування дозволами та робочі процеси
  
  
• Інтеграція з Microsoft 365
  
  
• Співавторство та версіонування
  
  
• Публікація вмісту та інструменти для спільного використання
  
  

Переваги: Забезпечує безпечний, централізований центр для документів та знань з потужними функціями управління.

Найкраще для: Великих підприємств, які вже використовують інструменти Microsoft та потребують масштабованого управління вмістом та документацією.

13. Shelf

Shelf - це платформа знань на базі AI, створена для допомоги службовцям підтримки швидше знаходити правильні відповіді. Централізує знання та використовує автоматизацію для рекомендації вмісту під час живого взаємодії. Зі вбудованими робочими процесами та перевірками якості, він забезпечує достовірний, актуальний і готовий до використання вміст.

Основні функції:

• Пропозиції стосовно контенту на базі AI
  
  
• Інтелектуальний пошук та виявлення намірів
  
  
• Автоматизація робочих процесів
  
  
• Розширення для браузера
  
  
• Аналітика та управління контентом
  
  

Переваги: Покрашшує ефективність агентів та досвід користувача за рахунок представлення необхідних знань в реальному часі.

Ідеально для: Команд підтримки, колл-центрів та BPO, які управляють великими обсягами взаємодій, що потребують знань.

14. Jitbit

Jitbit - це система квитків для служби підтримки з вбудованою базою знань, яка підтримує внутрішні IT та команди підтримки. Це дозволяє легко документувати повторні питання, щоб агенти могли відхиляти квитки та відповідати ефективніше. Система також інтегрується з такими інструментами, як Active Directory та поштові клієнти.

Головні особливості:

• Система квитків з вбудованою КБ
  
  
• Готові відповіді та правила автоматизації
  
  
• LDAP та інтеграція пошти
  
  
• Портал самообслуговування
  
  
• Звітність та аналітика
  
  

Переваги: Поєднує управління квитками підтримки з внутрішньою документацією в одній простій системі.

Ідеально для: Команд IT та менших відділів підтримки, які хочуть легку, вбудовану базу знань.

15. QuestionPro InsightHub

InsightHub - це централізований репозиторій досліджень від QuestionPro, який допомагає організаціям управляти та активувати отриману від клієнтів інформацію. Він призначений для захоплення, маркування та категоризації результатів досліджень для легкого повторного використання у командах. InsightHub також підтримує інтеграцію з інструментами опитування та передовою звітністю.

Головні особливості:

• Репозиторій інсайтів та маркування
  
  
• Дашборди та візуалізація даних
  
  
• Управління доступом та ролями користувачів
  
  
• Інтеграція з інструментами опитування
  
  
• Конструктор звітів
  
  

Переваги: Дозволяє командам досліджень та аналітики перетворювати дані клієнтів на доступні та повторно використовувані знання.

Ідеально для: Дослідницьких, маркетингових та стратегічних команд, які управляють постійними дослідженнями споживачів або ринків.

16. Monday.com

Monday.com - це високорівнева система управління роботою, яка поєднує відстеження завдань з документацією знань. Користувачі можуть створювати дошки для проектів, SOP, онбордингу та іншого, з можливістю пов'язувати вміст з робочими процесами. Також підтримує автоматизацію та понад 200 інтеграцій.

Головні особливості:

• Користувацькі дошки та шаблони
  
  
• Віджети знань та перегляди
  
  
• Автоматизація та робочі процеси
  
  
• Додатки для файлів та версіонування
  
  
• Інтеграції з інструментами, такими як Slack, Google Workspace та Zoom
  
  

Переваги: Централізує завдання проекту та знання в одній гнучкій, візуальній платформі.
Найкраще для: Крос-функціональні команди, які хочуть керувати роботою та документацією в одному інструменті.

17. HubSpot

Сервіс HubSpot включає інструмент бази знань, призначений для допомоги компаніям створювати портали самообслуговування для клієнтів. Він пропонує просту публікацію, форматування у формі, що коректується для SEO, та аналітику для відстеження продуктивності статей. Цей інструмент тісно інтегрується з CRM HubSpot, що дозволяє отримувати більш інтелектуальний досвід підтримки.

Головні особливості:

• Налаштована база знань
  
  
• Відстеження ухилу тікетів
  
  
• Інструменти оптимізації пошуку
  
  
• Пропозиції статей за допомогою штучного інтелекту
  
  
• Зворотний зв'язок та звітність
  
  

Переваги: Зменшує навантаження підтримки та покращує досвід клієнтів за допомогою самообслуговування підтримки.

Найкраще для: Команд підтримки клієнтів та сервісні команди, які вже використовують CRM або маркетингові інструменти HubSpot.

18. Knowmax

Knowmax - платформа управління знаннями, спрямована на підтримку фронтових команд, особливо у сфері обслуговування клієнтів. Він пропонує керовані робочі процеси, візуальні дерева прийняття рішень та готові до використання знання, які можна впровадити в голосі, чаті та електронній пошті. Його можливості штучного інтелекту забезпечують швидке відновлення точних відповідей.

Ключові особливості:

• Керовані робочі процеси крок за кроком
  
  
• Дерева прийняття рішень та питання-відповіді
  
  
• Контури змісту, підтримані штучним інтелектом
  
  
• Оновлення та перевірки в реальному часі
  
  
• Публікація контенту у багатьох каналах
  
  

Переваги: Підвищує ефективність підтримки, роблячи складне знання легше доступним і дієвим.

Найкраще для: Контакт-центрів та команд CX, які керують обсягом або складністю робочих потоків підтримки.

19. Посібник Zendesk

Посібник Zendesk розширює екосистему Zendesk із самообслуговуванням знань та функціоналом центру допомоги. Він дозволяє командам підтримки створювати статті, автоматизувати пропозиції та відстежувати продуктивність контенту. З використанням штучного інтелекту та машинного навчання він полегшує ухилення тікетів та загальне задоволення клієнтів.

Ключові особливості:

• Теми центру допомоги та настроювання
  
  
• Пропозиції статей про штучний інтелект
  
  
• Багатомовна підтримка
  
  
• Моніторинг здоров'я контенту
  
  
• Інтегрований зворотній зв'язок та аналітика
  
  

Переваги: Пропонує безшовний спосіб надавання знань клієнтам, що дозволяє зменшити кількість запитів у підтримку.

Краще для: Технічні команди, які використовують Zendesk для обробки запитів, чату або операцій допомоги.

20. Tettra

Tettra - це простий внутрішній база знань, який інтегрується з Slack та Google Workspace. Цей інструмент призначений для зростаючих команд, які хочуть документувати внутрішні процеси та зменшити повторювані питання. Він також пропонує функції підказування контенту для виявлення прогалин у знаннях.

Ключові особливості:

• Запитання та захоплення контенту в Slack
  
  
• Рекомендовані правки та перевірка
  
  
• Організація сторінок та дозволи
  
  
• Синхронізація з Google Workspace
  
  
• Простий редактор та аналітика
  
  

Переваги: Дозволяє легко перетворювати знання команди в пошуковий, спільний ресурс без додаткових труднощів.

Краще для: Стартапів та віддалених команд, які шукають легкий, спрямований на Slack, інструмент документування.

Найкращі інструменти управління знаннями для зростаючих команд

Якщо ви швидко зростаєте і потребуєте навести порядок у хаосі, вам знадобляться інструменти, які є гнучкими, легкими у впровадженні та створені для співпраці. Інструменти, такі як Guru, Notion, Slab та Trainual відмінно впораються з цією задачею. Вони допомагають швидко працюючим командам документувати процеси, організовувати нових працівників та уникати повторень без необхідності важкої адміністрації або налаштувань.

Персональні інструменти управління знаннями для індивідуальної продуктивності

Управління знаннями це не лише для величезних команд. Кожна людина може виграти, особливо ті, хто управляє складними проектами або збирає в себе навчальні матеріали та висновки.

Інструменти, такі як Notion, Obsidian, Evernote та Google Keep, допомагають сольним професіоналам організовувати нотатки, будувати другі мозги та відстежувати прогрес з плином часу. 

Ці інструменти надають перевагу швидкості, можливості пошуку та особистої структурі порівняно зі співпрацею.

Найкращі інструменти управління знаннями центрів допомоги для підвищення ефективності агентів

Для центрів звернень та команд підтримки клієнтів швидкість та точність - це все. Найкращі інструменти управління знаннями в цій галузі надають відповіді в реальному часі, зменшують час обробки та покращують послідовність по всіх каналах. 

Платформи, такі як Shelf, Knowmax, Zendesk Guide та Jitbit розроблені спеціально для цих середовищ - з допоміжними потоками, деревами вирішень, штучного інтелекту пошуку та вбудованого управління контентом.

Переваги використання програмного забезпечення управління базою знань для служб підтримки

Для служб підтримки інвестування в програмне забезпечення для управління базою знань може суттєво позитивно позначитися на часах реакції та задоволенні клієнтів. Ці інструменти допомагають агентам ефективно розв'язувати проблеми швидше та більш послідовно, централізуючи довідковий контент та забезпечуючи його легку пошуковість.

Багато рішень пропонують функції, такі як керовані процеси, пропозиції засновані на штучному інтелекті та моніторинг готовності вмісту, що гарантує, що ваша база знань залишається актуальною та ефективною на різних платформах.

Приклади інструментів управління знаннями в різних галузях та командах

Ще не впевнені, як виглядають ці інструменти у дії? Ось кілька прикладів:

• Команда підтримки клієнтів використовує Zendesk Guide для побудови центру довідки самообслуговування, що відволікає від заявок.
  
  
• Команда продукту використовує Confluence для документування шляхів та рішень для зручної міжфункціональної посилання.
  
  
• Команда HR використовує Trainual для стандартизації введення в обов'язки та посібників для співробітників.
  
  
• Команда досліджень зберігає висновки з опитувань та інтерв'ю у QuestionPro InsightHub.
  
  

Ці приклади показують, як інструменти управління знаннями можуть пристосовуватися для різних команд, поліпшуючи прозорість, послідовність та співпрацю.

Який інструмент управління знаннями найкращий?

Найкращий інструмент управління знаннями - той, який відповідає розміру, цілям та робочим процесам вашої команди, оскільки не існує жодного універсального рішення.

Якщо ви шукаєте все в одному, систему з штучним інтелектом, яка приводить відповіді в ваші робочі процеси, Guru важко перевершити. Якщо вам потрібна гнучкість та мінімальна структура, Notion та Slite - чудові вибори. 

Для знань, доступних для клієнтів, Zendesk Guide та Document360 надають чисті, зручні для пошуку портали. 

Найкращий інструмент - це той, який ваша команда дійсно використовуватиме - тому зосередьтеся на зручності використання, інтеграції та тому, наскільки добре він відповідає вашим потребам у повсякденні.

Що таке корпоративне управління знаннями?

Корпоративне управління знаннями включає системи, процеси та інструменти, призначені для захоплення, організації та обміну знаннями масштабно по всій організації. Це забезпечує доступ співробітників - від команд на передньому краї до керівництва - до інформації, необхідної для прийняття рішень, ефективної співпраці та збереження взаємодії. Це часто включає інтеграцію знань між відділами, використання пошуку з штучним інтелектом та вбудовування знань в повсякденні робочі процеси для зменшення відокремленості та підвищення продуктивності.

Загальні виклики у управлінні знаннями (та як інструменти їх вирішують)

Управління знаннями здається простим - доки ви дійсно цим не займаєтеся. Більшість команд стикаються з однаковими перешкодами: інформація розсіяна по різних інструментах, контент швидко застаріває, і працівники продовжують задавати одні й ті самі питання. Додайте гібридну або віддалену роботу, і важче утриматися.

Ось де взялись інструменти управління знаннями. Найкращі платформи вирішують ці проблеми централізацією інформації, роблять її доступною для пошуку та гарантують, що вона залишається точною з часом. Системи з штучним інтелектом навіть можуть пропонувати відсутній контент, позначати дубльовану інформацію та надавати відповіді там, де люди вже працюють - чи то в Slack, Chrome, чи в інструменті служби підтримки.

Управління знаннями проти управління документами: В чому різниця?

Хоча вони звучать схоже, управління знаннями та управління документами не одне й те ж. 

Системи управління документами в основному спрямовані на зберігання, організацію та захист файлів - таких як PDF, контракти або політичні документи. Вони допомагають управляти статичними документами та контролювати доступ, версіювання та відповідність.

Інструменти управління знаннями йдуть далі. Вони не просто зберігають документи - вони роблять інформацію доступною, знахідною та дієвою. 

Інструменти КЗ допомагають людям знайти відповіді, співпрацювати над спільними знаннями, захоплювати інсайти в реальному часі та тримати все в актуальному стані. 

Подумайте про управління документами як про вашу шафу для файлів, а управління знаннями - як колективний мозок вашої команди.

Як вибрати правильні інструменти для управління знаннями

З такою кількістю інструментів на вибір, вибір правильного починається з чіткого розуміння конкретних потреб та робочих процесів вашої команди. Ось простий, послідовний посібник, що допоможе вам оцінити свої варіанти:

1. Визначте свій основний використовуваний випадок.
   Ви документуєте внутрішні процеси? Будуєте центр підтримки для клієнтів? Створюєте навчальні матеріали для початкового навчання? Почніть з визначення того, який тип знань вам потрібно управляти та для кого вони.
   
   
2. Врахуйте розмір та структуру своєї команди.
   Деякі інструменти створені для компактних команд та стартапів, тоді як інші оптимізовані для великих, розподілених організацій. Замисліться, скільки людей буде користуватися платформою та чи потрібні різним командам окремі простори або рівні доступу.
   
   
3. Складіть карту вашого існуючого технічного стеку.
   Шукайте інструменти, які інтегруються з тим, що ви вже використовуєте - Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, Salesforce і так далі. Чим легше вам з'єднати свої системи, тим більше користі ви отримаєте від вашої бази знань.
   
   
4. Вирішіть, наскільки велику структуру ви хочете.
   Вам потрібен гнучкий інструмент, як Notion, де ви можете створювати свої системи, чи щось більш упорядковане, наприклад Guru або Trainual з вбудованими шаблонами та перевірочними робочими процесами? Тут важливий стиль роботи вашої команди.
   
   
5. Оцініть користувацький досвід та прийняття.
   Навіть найпотужніша платформа не допоможе, якщо люди не користуються нею. Шукайте інструменти з інтуїтивними інтерфейсами, розумним пошуком та простим онбордингом, щоб співробітники могли швидко розпочати внесок та знаходити відповіді.
   
   
6. Плануйте зростання.
   Переконайтеся, що платформа може розширюватися разом з вами. Розгляньте такі питання, як повноваження, робочі процеси управління контентом, аналітика та наскільки добре інструмент підтримує кілька команд чи бізнес-шаф через час.
   
   

Пройшовши ці кроки, ви не тільки скоротите свій список - ви також будете готові обрати інструмент, який надасть довгострокову цінність і фактично буде використаний вашою командою.

Тенденції у системах управління знаннями на 2025 рік

Простір управління знаннями швидко розвивається - і інструменти на 2025 рік виглядають зовсім по-іншому, ніж кілька років тому. Однією з найбільших тенденцій є пошук та відповіді, підтримані штучним інтелектом. 

Системи, такі як Гуру, використовують генеративний штучний інтелект та великі мовні моделі для надання довірених відповідей з посиланнями на джерела миттєво.

Ми також бачимо більше акценту на доставці знань в процесі роботи - означає, що працівники більше не повинні залишати свої інструменти для пошуку необхідної інформації. 

Інтеграції Slack, розширення для браузера та вбудовані тригери роблять відповіді безшовними. Інші тенденції включають автоматизовані перевірки цілісності контенту, робочі процеси експертної верифікації та персоналізацію на основі ролей для відображення відповідного контенту відповідним особам.

Як програмне забезпечення системи управління знаннями потужних робочих процесів

Знання не можуть залишатися бездіяльними в відокремлених документах або захованими листами електронної пошти. Командам потрібен миттєвий доступ до надійної інформації прямо в інструментах, які вони вже використовують. Тут сяє програмне забезпечення централізованої системи управління знаннями.

Ці платформи не лише зберігають інформацію, вони активно постачають її в потік роботи. Незалежно від того, чи це виносить крок за кроком процедури в Slack, пропонує реальні рекомендації в розширенні браузера або автоматично підтверджує оновлення документації, сучасні системи роблять знання доступним у ваших пальцях у будь-який час, як вам це потрібно.

Для віддалених, розподілених або кросфункціональних команд цей вбудований підхід підвищує вирівнювання, зменшує дублювання роботи та підтримує продовження проєктів руху. І завдяки покращенням ШІ, таким як пошук за природньою мовою та розумні теги, знаходження правильної відповіді стає швидше, ніж будь-коли.

Як успішно впровадити інструмент управління знаннями

Впровадження інструменту управління знаннями - це не лише вибір правильної платформи, а й підготовка вашої команди до довгострокового успіху. Ось послідовний посібник, що допоможе вам успішно запустити та отримати реальну цінність з першого дня:

1. Почніть з чіткого використання.
   Не намагайтеся одразу документувати все. Спрямуйте увагу на одну, впливову область, таку як процес прийому на роботу співробітників, часто задані питання служби підтримки клієнтів або внутрішні документи процесів. Швидкі перемоги набирають оберт.
   
   
2. Виберіть власників вмісту.
   Призначте когось (або декілька осіб), відповідальних за збереження точності та актуальності вашого знання. Ці люди не повинні все писати самі—але вони повинні керувати структурою та підтримувати чистоту контенту.
   
   
3. Використовуйте шаблони для збереження однорідності.
   Більшість інструментів KM пропонують вбудовані шаблони для SOP, посібників та ЧОП. Використовуйте їх, щоб уникнути хаосу контенту та допомогти учасникам писати у послідовному та легкому для огляду форматі.
   
   
4. Інтегруйте з вашими існуючими інструментами.
   Зробіть знання доступним там, де люди вже працюють—наприклад, у Slack, Teams або вашому браузері. Чим більше вбудований ваш інструмент KM, тим більше ймовірність, що ваша команда його дійсно використовуватиме.
   
   
5. Створіть перевірку та робочі процеси.
   Знання швидко застарівають. Увімкніть автоматичні нагадування або процеси перевірки, щоб переконатися, що зміст залишається достовірним з часом—особливо за таких речей, як політика або технічна документація.
   
   
6. Відстежуйте використання та постійно вдосконалюйтеся.
   Використовуйте аналітику вашого інструменту, щоб побачити, який контент використовується, що відсутнє, та де люди все ще задають питання. Використовуйте ці дані, щоб заповнювати прогалини та покращуватися з часом.
   
   

З правильним підходом ваша база знань стане більш ніж просто бібліотекою контенту—вона стане основою того, як ваша команда ділиться, вивчає та працює разом.

Висновок

Правильний інструмент управління знаннями може перетворити спосіб роботи вашої команди—допомагаючи зафіксувати інформацію один раз та використовувати її всюди. Незалежно від того, чи ви підтримуєте клієнтів, впроваджуєте нових співробітників або просто намагаєтеся скоротити повторювані питання, правильне рішення зробить ваші знання легшими для пошуку, довіри та використання.

Хочете побачити, як виглядає найкраща платформа управління знаннями на дії? Перегляньте демонстрацію на вимогу Mentor, щоб побачити, як система управління знаннями на основі штучного інтелекту може допомогти вашій команді працювати розумніше, а не важче.

‍