Комплексний посібник про те, що таке RFQ і як він працює. Дізнайтеся про переваги RFQ, чому вони працюють і як їх інтегрувати в потік вашого бізнесу.

Як власник бізнесу, ймовірно, що ви не оберете першого постачальника або підрядника, який зустрівся вам, коли вам потрібен постачальник для проекту. Замість цього ви хочете порівняти ціни та послуги від різних продавців, щоб забезпечити найкращу вартість за свої гроші.

Але як ви складаєте найкращі пропозиції? Ось де входять Реквести для пропозицій (RFQs).

У цій статті ми досліджуємо всі важливі деталі про RFQs, включаючи те, що вони таке, як вони працюють, їх переваги і найкращий спосіб використовувати їх для вашого бізнесу.

Що таке RFQ?

Реквест на отримання цінової пропозиції (або RFQ) - це офіційний документ, який компанія або організація може випустити, коли вони шукають оцінки вартості продуктів або послуг, які їм потрібно. Іншими словами, RFQ запитує постачальників надати свої цінові структури для вирішення конкретної потреби.

Запит на цінові пропозиції дозволяє бізнесу отримати конкурентні пропозиції від продавців, підвищуючи свої шанси отримати продукцію високої якості за кращими цінами. Багато людей також називають цей процес Запит на Пропозицію (IFB).

На основі відповідей, які ви отримаєте зі свого RFQ, ви можете порівняти різні пропозиції та вибрати постачальника, який найкраще відповідає вашим цілям.

Загалом, RFQ допомагає зацікавленим сторонам в бізнесі приймати більш обґрунтовані рішення.

RFQ vs RFP: В чому різниця?

Запит за Пропозиція (RFP) - це ще один офіційний документ, який організації можуть опублікувати при пошуку потенційних партнерів. Як наслідок, дуже легко зрозуміти його з RFQ.

Ми розберемось з цим зараз. 

У той час як RFQ загалом фокусується на вартості і ціні, RFP запитує про більш складні деталі, такі як рівень досвіду постачальника, підхід до надання рішень та інші технічні відомості.

Іншими словами, якщо ви вже знаєте, що ви хочете і хочете лише дізнатися, скільки це коштує, вам може знадобитися тільки відправити RFQ. Однак, якщо у вас є більш конкретні питання про досвід і процеси постачальників, вам може знадобитися також RFP.

RFQ vs RFI: В чому різниця?

Ще одне офіційне публікація, яка схожа на RFQ, - це RFI (або Запит на Інформацію).

RFI зазвичай є першим кроком у виборі постачальника та дозволяє бізнесу отримати загальне уявлення про те, що доступно на ринку. За допомогою RFI організації можуть отримати інформацію про можливості продавців та їх конкретні продукти або послуги. 

RFI може бути необхідним, якщо компанія шукає конкретну інформацію, щоб визначити, чи будуть вони продовжувати проект або контракт. На основі відповідей, які вони отримають, вони можуть перейти до RFQ або RFP. 

RFI зазвичай короткі і не потребують докладної інформації від постачальників.

Як працює RFQ?

RFQ - це як правило перший крок до того, як на сцену виходить RFP. Видавши Запит на Котирування, бізнеси можуть мати повну розбивку цін на те, скільки знадобиться для досягнення їхніх цілей проекту.

Однак слід зауважити, що RFQ зазвичай не є публічними оголошеннями. Замість цього організація відправляє RFQ лише постачальникам, яких відомо або яким вона довіряє, уникнувши потреби в довгих документаційних процедурах закупівлі. Таким чином, вони отримують лише ту кількість пропозицій, яку запитують, економлячи час.

Типовий процес RFQ складається з чотирьох етапів:

• Підготовча фаза: Тут компанія відправляє RFQ різним компаніям, які, на її думку, можуть досягти своїх цілей.
• Фаза обробки: Компанія отримує комерційні пропозиції та оцінює їх на основі бюджету та інших критеріїв.
• Фаза нагородження: Тут компанія укладає контракти з вендором з найнижчою ціною, яка відповідає їхнім кваліфікаційним критеріям.
• Фаза закриття: Починається виконання контракту. 

Ще одним важливим фактом є те, що RFQ не є обов'язковим контрактом.

Оскільки певна компанія зазвичай надсилає RFQ декільком постачальникам, документ не є обов'язковим до моменту вибору пропозицій. Замість цього RFQ допомагає лише порівнювати комерційні пропозиції та вибирати ідеального продавця на основі бюджету та декількох інших факторів.

Однак, хоча RFQ може допомогти скоротити час, необхідний для вибору постачальника товарів або послуг, він також може зменшити конкуренцію, оскільки компанії запитують ціни лише у постачальників, які знають.

Звернімося до деяких переваг використання RFQ.

Які переваги мають RFQ?

RFQ пропонує кілька ключових переваг для бізнесів, які прагнуть закупати товари або послуги. Ось п'ять головних переваг:

• Зменшує переплати: Оскільки постачальники знають, що вони не єдині, хто відповідає на RFQ, це додає їм стимул представити свої найкращі ціни, щоб покращити свої шанси на перемогу в контракті. Це зменшує високі ціни та допомагає переконатися, що ви не переплачуєте за потрібні вам товари або послуги.
• Сприяє ухваленню обґрунтованих рішень: Відповіді, які ви отримуєте від своїх RFQ, надають важливу інформацію, що допомагає порівнювати різні ціни та умови відвантаження різних постачальників. Це допомагає вам прийняти обґрунтоване рішення щодо вибору постачальника.
• Допомагає отримати найкращу вартість за ваші гроші: Оскільки ваш Запит на Котирування, як правило, містить точні специфікації товарів або послуг, які вам потрібні, відповіді допоможуть вам вибрати постачальника, який пропонує вам найкращу вартість. Іншими словами, ви отримуєте якомога більше за мінімальні кошти.
• Оптимізує процес закупівлі: Структурований метод RFQ надає стандартний оперативний процес від видачі RFT до виконання контракту. Це допомагає зробити процес більш безперервним, оскільки бізнеси можуть швидко оцінювати відповіді, приймати рішення та досягати цілей проекту.
• Покращує імідж вашої компанії: Видання RFQ також може допомогти покращити громадський образ вашої організації, показуючи, що у вас немає упереджень. Виключивши вгадування, постачальники можуть взяти на себе відповідальність за покращення їхніх можливостей на перемогу контракту на основі цін і інших деталей у своїх відповідях на RFQ.

Загалом, RFQ є потужним інструментом, що допомагає організаціям отримати найкращу вартість за свої гроші, мінімізуючи ризики у процесі закупівлі.

Які існують різні типи запитів на отримання комерційних пропозицій?

Підприємства можуть скористатися чотирма типами запитів на отримання комерційних пропозицій в залежності від їх конкретних потреб або типу проекту. У наступних пунктах ми розглянемо кожен тип та поділимося деякими висновками щодо того, який може бути ідеальним.

Відкриті пропозиції

Відкриті пропозиції на отримання комерційних пропозицій є найбільш прозорим типом запиту на отримання комерційних пропозицій. У цьому випадку кожен постачальник, який отримує запит на отримання комерційних пропозицій, може побачити відповіді інших постачальників - свою конкуренцію.

Цей підхід призначено для підвищення конкурентоспроможності постачальників та дає кожному відповідачеві можливість коригувати свою пропозицію в реальному часі на основі цін конкурентів до закриття торгівельного дня.

Плюси

• Забезпечує більше конкурентних пропозицій серед покупців
• Призводить до зниження цін для покупців

Мінуси

• Відкритий характер торгів може означати, що залучені в постачання постачальники можуть домовлятися про певну ціну

Запірні пропозиції

На відміну від відкритих пропозицій, запірний метод забезпечує, що деталі відповідей постачальників залишаються конфіденційними, поки всі подані пропозиції не будуть отримані і до закриття торгівлі. Цей метод є загальним у угодах та проектах у сфері громадського сектору, де важливо забезпечити, щоб процес вибору залишався справедливим і безпередубно *нейтральним.

Плюси

• Мінімізує ризик впливу конкурентів
• Сприяє справедливості у виборі постачальника

Мінуси

• Постачальники можуть подавати вищі пропозиції, оскільки конкуренція менша
• Покупці можуть платити більше

Запрошені пропозиції

Система запрошених пропозицій, мабуть, є найбільш поширеною системою запитів на отримання комерційних пропозицій. У цьому випадку запитуюча компанія обмежує список потенційних постачальників лише конкретними постачальниками, з якими вони хочуть співпрацювати. Процес подання пропозицій може бути відкритим або запечатаним.

Більшість підприємств використовують запрошені пропозиції, коли вони хочуть працювати лише з відомими, довіреними компаніями.

Плюси

• Робить процес закупівлі набагато швидшим та об'єднаним
• Може покращити результати вибору постачальника

Мінуси

• Зменшує конкуренцію серед постачальників
• Може призвести до збільшення витрат
• Покупці можуть пропустити кращі пропозиції

Аукціони "навпаки"

Як ім'я підказує, система RFQ обертання працює як аукціон, але з поступовим зменшенням цін. Зазвичай постачальники подають свої найнижчі заявки в конкурентному середовищі, що розміщено на онлайн-платформі. 

По мірі розвитку аукціону постачальники зазвичай знижують свої цінові заявки, поки ніхто не йде нижче. Потім контракт укладається з найнижчим претендентом.

Плюси

• Надає інформацію про найнижчі ринкові ціни
• Пропонує ефективний та швидкий процес RFQ

Мінуси

• Оскільки цінова політика є основною метою, покупці можуть пропустити інші ключові фактори, такі як якість, що може вплинути на результат проекту.

Коли компанії повинні використовувати RFQ?

Так, RFQ може допомогти організаціям оптимізувати свій процес закупівлі. Однак це може бути не ідеальна система для використання в вашій конкретній ситуації.

Отже, ось мільйонний питання - коли вам слід використовувати RFQ?

Основною причиною видачі Запиту на Цінові Пропозиції є зацікавленість лише у тому, скільки коштуватиме досягнення ваших проектних цілей. Але є більше ситуацій, де RFQ може бути також ідеальним.

Ось швидкий контрольний список, який допоможе вам вирішити:

• Чи розклад ціни або витрат є найбільшою інформацією, яку вам потрібно?
• Чи точно ви знаєте, що ви хочете і як цього досягти?
• Чи у вас є список кваліфікованих постачальників, які надають конкретні товари або послуги, які вам потрібно?
• Чи можете ви самостійно керувати продуктами після того, як постачальник їх доставить?
• Чи цінова політика ваш покладений на думці фактор вибору постачальника, з яким ви будете співпрацювати?

Якщо ви відповіли «Так» на всі вищезазначені питання, тоді ймовірно, документом, який вам потрібно буде підготувати, буде запит на цінові пропозиції. Тепер дозвольте нам провести вас через інформацію, яка повинна бути включена в ваш запит на цінові пропозиції.

Що включити в запит на цінові пропозиції?

В залежності від вашої галузі та вимог проекту, точний вміст вашого запиту на цінові пропозиції буде відрізнятися від наступної людини. Тим не менш, деякі важливі елементи завжди повинні бути присутні в будь-якому запиті на цінові пропозиції.

Ось основні елементи, які потрібно включити в ваш запит на цінові пропозиції.

Запрошення для участі з вступом та підсумком

Перша деталь, яку потрібно у вашому запиті на цінові пропозиції, це короткий огляд усієї ключової інформації, яку буде у документі, на який потенційні постачальники повинні відповісти. Деякі з цих деталей включають:

• Технічні характеристики продукту та кількість
• Часова лінія поставки проекту - одноразова або періодична
• Запрошення постачальників надсилати свої пропозиції
• Крайній термін подачі заявок

Огляд бізнесу

Потім ви хочете дати потенційним постачальникам огляд вашої компанії та вимоги до вашого проекту. Це надає відповідачам уявлення про ваші потреби як покупця і допомагає їм уточнити, чи є ваш проект такий, який вони можуть обробити.

Вимоги до попередньої кваліфікації

Ще один ключовий елемент інформації, яку вам потрібно включити в свій RFQ, це ваші критерії для оцінки та вибору вашого подальшого постачальника. Хоча це може здатися непродуктивним, це допомагає вам уникнути поганих відповідей, що означає, що вам не потрібно витрачати час на відсіювання зайвих пропозицій.

Крім того, потенційні постачальники можуть заздалегідь побачити, чи перебувають вони у грі на перемогу в конкурсі.

Ось деякі питання, які ви можете поставити:

• Чи можете ви поділитися списком своїх бізнес-сертифікатів та ліцензій?
• Чи можете ви поділитися попередніми звітами про контроль якості, які отримала ваша компанія?
• Чи є у вас рекомендації або посилання від попередніх клієнтів, які ви можете поділитися?
• Чи можете ви виконати цей проект, дотримуючись строків, визначених у цьому RFQ?

Характеристики проекту

У цьому розділі ви надаєте потенційним постачальникам докладну інформацію про проект, включаючи функції та характеристики продуктів або послуг, які вам потрібні.  Ви також маєте включити деталі, такі як строк доставки та умови.

Ось деякі деталі, які варто включити:

• Характеристики продукту - розмір, якість, кількість тощо.
• Терміни поставки
• Умови та умови проекту - гарантія, термін дії контракту, можливість продовження (якщо це відповідно).

Таблиця цін

Таблиця цін - це дизайн-елемент із вбудованими формулами, які розраховують загальну вартість, коли введені змінні, такі як ціни за одиницю та кількість продукції.

Залежно від складності вашого проекту може бути корисно включити таблицю цін для направлення постачальників та упорядкування їх відповідей. Це також може допомогти зробити ваш процес огляду цін більш безперервним, і ви створите стандартний шаблон для відповідей.

Ось деякі деталі, які повинні бути у вашому шаблоні таблиці цін:

• Ціна за одиницю
• Вага продукту за одиницю
• Вартість доставки за одиницю 
• Загальна кількість одиниць

Графік

Також важливо чітко вказати графік вашого проекту, щоб забезпечити, що постачальник, якого ви нарешті оберете, розуміє ваші очікування. Це може допомогти уникнути тертя, розчарування та потенційно дорожчих циклів закупівель. Загалом середній термін, який бізнеси включають у свої RFQ, становить близько восьми тижнів.

Тепер давайте розглянемо етапи процесу RFQ.

Які є три етапи процесу RFQ?

Розуміння ключових елементів, які потрібно включити у ваш RFQ, ключове для успішного завершення всього процесу. Однак цей етап підготовки - лише один з трьох. Продовжуйте читати, оскільки ми поділимося відомостями про три етапи процесу RFQ:

1. Етап підготовки

Етап підготовки передбачає всі дії, пов'язані з створенням комплексного RFQ, який належним чином комунікує ваші потреби та об'єктиви потенційним постачальникам.

Перш за все, вам потрібно зібрати всю необхідну інформацію про вашу організацію, яку ви включите до свого запиту на котирування.

Гуру може тут допомогти.  

За допомогою AI-двигуна Гуру ви можете витягти інформацію з будь-якого джерела у базі даних вашої компанії та екосистеми - від сторінок інтернету до додатків сторонніх постачальників, які ви використовуєте - для забезпечення безперешкодного джерелопостачання інформації.

Крім того, ви також можете скористатися приватним ChatGPT моделлю Гуру з семантичними можливостями, щоб надати відповідну інформацію, включену до вашого RFQ, на підставі підказок, які ви їм подаєте. Це дозволяє значно скоротити час, необхідний для створення вашого запиту на котирування, а також забезпечує точність та актуальність інформації. 

Після зібрання детальної інформації про вашу організацію ви можете перейти до:

• Визначте та включіть ваші конкретні вимоги проекту. Переконайтеся, що ви дозволяєте відповідним зацікавленим сторонам брати участь, щоб мати точне відображення потреб вашого бізнесу.
• Створіть свій список потенційних постачальників. Це також гарне місце, щоб вирішити, чи ви хочете відправити ваш RFQ малій групі вже відомих вам постачальників, чи радше спробувати більший вибір варіантів.
• Підготуйте RFQ. Нарешті, ви можете створити свій запит на котирування, або з нуля, або на підставі шаблону.

2. Етап управління

Етап управління включає всі дії від моменту надсилання RFQ потенційним постачальникам до отримання та перегляду відповідей.

Зазвичай компанії надсилають RFQ трьом до восьми постачальникам, щоб забезпечити конкурентний, але оптимізований процес торгівлі. Якщо у вас менше ніж три потенційних постачальників, це може означати менше конкуренції, що в свою чергу може призвести до вищих цін. З іншого боку, отримання більше ніж десять відповідей може бути занадто часомістким.

З цим надійде час подивитися на типовий етап управління:

• Відправте свої RFQs. Переконайтеся, що ви даєте своїм потенційним постачальникам час працювати над відповідями, а також встановлюєте для них термін подання своїх пропозицій.
• Відповідайте на запитання за цією темою. Іноді ви можете отримати запитання від постачальників. Переконайтеся, що ви відповідаєте на них оперативно.
• Перегляньте відповіді. Тут ви оцінюєте отримані пропозиції на основі ваших наперед заданих критеріїв вибору. Звичайні критерії включають ціноутворення та якість продукції. Ви повинні здійснювати об'єктивний вибір тут.
• Повідомляйте всіх учасників про розвиток вашого процесу RFQ. Ви повинні підтверджувати отримані пропозиції та повідомляти учасників, коли ви приймаєте рішення - переможець або ні. Зазвичай вам слід тримати конфіденційність кожної пропозиції постачальника, за винятком випадків відкритої системи торгів.

3. Етап закриття

Завершальний етап процесу запиту на отримання пропозицій зазвичай включає вибір постачальника, який відповідає вашим мінімальним вимогам. Ось як це виглядає:

• Створіть підсумок всіх отриманих пропозицій.  По-перше, створіть підсумок отриманих пропозицій для комітету з вибору постачальника. Переконайтеся, що ви включили загальну кількість відповідей, кваліфікованих учасників тендеру та цінові деталі, додані до кожної пропозиції. Також переконайтеся, що ви повідомите причину дискваліфікації постачальників, які не відповідають вашим критеріям вибору.
• Оберіть вашого ідеального постачальника. На підставі ваших критеріїв оцінки ви можете обрати постачальника, який відповідає вашій цільовій ціні та технічним характеристикам проекту. Переконайтеся, що ви створюєте меморандум, що описує ваш процес вибору для збереження записів та навчальних цілей.
• Вручіть контракт. Нарешті, зверніться до переможця-постачальника, сповістивши його про його успіх і отримайте його письмове підтвердження. Не забудьте повідомити всіх учасників торгів про ваше остаточне рішення та подякуйте їм за їх заявки.

Топ-5 прикладів RFQ для натхнення

Ось кілька реальних прикладів, щоб надихнути вас, коли ви наступний раз замислюєтеся, чи слід скористатися RFQ.

RFQ для державних служб

США Адміністрація загальних послуг хотіла ініціювати прибирання у різних урядових офісах та будівлях. Але спочатку вони повинні знати, скільки це буде коштувати. Так що вони видали RFQ. 

У своєму запиті на отримання пропозицій вони включили чіткі специфікації обсягу проекту та вимоги, разом із попередньою інформацією щодо критеріїв оцінки.

RFQ комунальних підприємств 

У цьому прикладі громадська енергетична компанія під назвою BrightRidge хотіла придбати спеціалізований трансформатор та бажала отримати інформацію про ціни від різних постачальників. 

У своєму запиті на отримання пропозицій, вони включили точні специфікації трансформатора, якого вони прагнули, та додаткову інформацію для керівництва відповідями постачальників.

RFQ Неприбуткових організацій

В цьому прикладі увага приділяється RTI International, неприбутковій організації, яка діє з Північної Кароліни, та як вони оприлюднили RFQ, коли їм потрібно було здійснити закупівлю, пов'язану з ІТ. 

RTI хотіла придбати нові планшети і покриття для планшетів. Тож вони включили точні характеристики планшетів та супроводжуючих покриттів, включаючи кількість, яку вони хотіли та термін поставки.

Міжурядовий RFQ

Міжнародне агентство з відновлювальної енергетики (IRENA) є міжурядовою організацією, яка допомагає країнам переходити на сталий вид енергії. Вони хотіли створити пам'ятку дійових вказівок та потребували консультаційні послуги; 

Отже, вони випустили Запит на Пропозицію з детальною інформацією щодо цілей, умов та критеріїв оцінки проекту.

RFQ для електромобілей

У цьому прикладі Місто Лос-Анджелес випустило RFQ, щоб знайти постачальників для встановлення зарядних станцій для електромобілів (EV) по всьому місту. Запит на Пропозицію містив детальні технічні вимоги до обладнання та послуг з монтажу, необхідних для розширення інфраструктури ІЧЗ міста. Також було визначено кількість зарядних станцій, необхідних та строки поставки.

Ваш чергу!

RFQ залишаються одним з найбільш ефективних способів для бізнесу отримати точну оцінку вартості продуктів або послуг від постачальника-сторонньої компанії. Видача Запиту на Пропозицію допомагає гарантувати отримання конкурентоспроможних пропозицій від постачальників, зменшуючи ризики переплати за закупівлю.

Проте успіх вашого процесу RFQ в значній мірі залежить від якості вашого документа Запиту на Пропозицію.

Guru може допомогти вам оптимізувати процес створення RFQ, гарантуючи включення точної та актуалізованої інформації про вашу організацію без стресу. З Guru ви зможете знайти відповіді на ваші питання, не переключаючись між програмами або поглиблюючись в репозиторії інформації вашої компанії. 

Спробуйте Guru сьогодні та отримайте персоналізовані та миттєві відповіді в своїй робочій обстановці кожен раз.

‍