Nhiều người dùng PeopleHR không còn xa lạ với những thất vọng có thể xảy ra khi tìm kiếm thông tin hoặc tài liệu của nhân viên. Cho dù bạn đang cố gắng xác định vị trí một hồ sơ nhân viên cụ thể, lọc các đánh giá hiệu suất, hay đơn giản là đính kèm các tài liệu quan trọng vào hồ sơ nhân viên, một trải nghiệm tìm kiếm trơn tru và hiệu quả là rất quan trọng. Mặc dù PeopleHR được thiết kế để tối ưu hóa các hoạt động nhân sự, nhưng chức năng tìm kiếm đôi khi cảm thấy như một trở ngại hơn là một công cụ hỗ trợ. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích cách thức hoạt động của chức năng tìm kiếm, khám phá những điểm khó khăn phổ biến mà người dùng gặp phải, và chia sẻ các mẹo thực tiễn để cải thiện kết quả tìm kiếm. Ngoài ra, chúng tôi sẽ thảo luận về cách tích hợp các công cụ bên ngoài có thể nâng cao trải nghiệm tìm kiếm tổng thể của bạn, vì vậy bạn được trang bị đầy đủ các chiến lược để điều hướng PeopleHR một cách tự tin.

Hiểu cách thức tìm kiếm hoạt động trong PeopleHR

PeopleHR sử dụng một cơ chế tìm kiếm trực quan nhằm tạo điều kiện truy cập nhanh chóng đến hồ sơ nhân viên, tài liệu và các chức năng nhân sự. Cốt lõi của chức năng tìm kiếm này dựa vào việc lập chỉ mục hệ thống, giúp tổ chức dữ liệu cho việc truy xuất hiệu quả. Khi bạn nhập một truy vấn, công cụ tìm kiếm sử dụng chỉ mục này để tìm các kết quả liên quan dựa trên các từ khóa có trong các hồ sơ. Cấu trúc này cho phép người dùng thu hẹp tìm kiếm hiệu quả hơn, xác định các thuộc tính cụ thể như tên nhân viên, vị trí hoặc loại tài liệu.

Tuy nhiên, điều quan trọng là phải ghi nhớ rằng có một số hạn chế liên quan đến chức năng tìm kiếm của PeopleHR. Ví dụ, tìm kiếm mơ hồ—giúp tìm kiếm các kết quả ngay cả khi không tìm thấy các khớp chính xác—không phải lúc nào cũng hoạt động tốt. Do đó, các truy vấn phải được chi tiết đầy đủ để mang lại kết quả chính xác. Có các tùy chọn lọc cho phép người dùng tập trung vào các loại thông tin cụ thể, nhưng đôi khi chúng có thể cảm thấy hạn chế hoặc không trực quan. Hiểu rõ những cơ chế này có thể giúp người dùng tận dụng hệ thống tốt hơn và giảm bớt những thất vọng thường xuyên xảy ra trong quá trình tìm kiếm.

Các điểm khó khăn phổ biến với tìm kiếm PeopleHR

• Thiếu các bộ lọc nâng cao: Một sự thất vọng thường xuyên mà người dùng gặp phải là thiếu các tùy chọn lọc mạnh mẽ khi thực hiện tìm kiếm. Khi PeopleHR chỉ cung cấp các bộ lọc cơ bản, các tiêu chí nâng cao để thu hẹp kết quả tìm kiếm—như thuộc tính dữ liệu tinh vi—có thể bị thiếu, dẫn đến một trải nghiệm tìm kiếm tồi tệ hơn.
• Giao diện tìm kiếm không trực quan: Người dùng đã báo cáo rằng giao diện tìm kiếm đôi khi có thể cảm thấy quá tải hoặc gây nhầm lẫn, làm cho việc tìm kiếm dữ liệu cần thiết trở nên khó khăn. Bố cục có thể không hướng dẫn người dùng một cách hiệu quả qua những cách lập truy vấn của họ, khiến cho Stress của họ tăng cao.
• Kết quả tìm kiếm không đầy đủ: Một vấn đề phổ biến khác là kết quả tìm kiếm có thể không luôn hiện ra một cái nhìn tổng thể về dữ liệu có sẵn. Người dùng có thể cảm thấy thất vọng khi tìm kiếm một nhân viên cụ thể hoặc tài liệu nào đó, chỉ để nhận ra thông tin cần thiết bị thiếu trong kết quả.
• Thời gian phản hồi chậm: Hiệu suất cũng có thể là một vấn đề, đặc biệt đối với các tổ chức có dữ liệu lớn. Người dùng có thể đôi khi thấy rằng hệ thống chậm hơn dự kiến, dẫn đến sự chậm trễ trong việc truy xuất thông tin quan trọng ngay khi họ cần.
• Khó khăn trong việc tìm kiếm các thuộc tính không cốt lõi: Một điểm tranh cãi khác là thách thức trong việc tìm kiếm thông tin được phân loại ngoài các thuộc tính cốt lõi. Ví dụ, nếu người dùng muốn xác định các hồ sơ dựa trên các nhận xét hoặc các trường tùy chỉnh, các thông số tìm kiếm hiện tại có thể không hỗ trợ các truy vấn như vậy một cách hiệu quả.

Mẹo hữu ích để cải thiện kết quả tìm kiếm của PeopleHR

• Sử dụng từ khóa cụ thể: Khi tìm kiếm, hãy sử dụng các từ khóa cụ thể liên quan đến thông tin mà bạn đang tìm kiếm. Ví dụ, nếu bạn đang tìm kiếm một đánh giá hiệu suất, hãy bao gồm năm và tên của nhân viên. Sự cụ thể này có thể làm tăng đáng kể độ chính xác của kết quả tìm kiếm.
• Tận dụng bộ lọc một cách chiến lược: Mặc dù bạn có thể thấy các tùy chọn lọc bị hạn chế, hãy sử dụng chúng một cách chiến lược để tinh chỉnh tìm kiếm của bạn. Hãy thử kết hợp các bộ lọc khác nhau để thu hẹp kết quả hiệu quả; ví dụ, lọc theo phòng ban và trạng thái nhân viên cùng nhau để có được các kết quả tập trung hơn.
• Tổ chức dữ liệu của bạn một cách tỉ mỉ: Mặc dù nó có thể không liên quan trực tiếp đến chức năng tìm kiếm, việc giữ cho dữ liệu của bạn được tổ chức trong PeopleHR có thể cải thiện trải nghiệm tìm kiếm tổng thể của bạn. Đảm bảo hồ sơ nhân viên hoàn chỉnh với tất cả thông tin cần thiết, bởi vì dữ liệu được tổ chức tốt có thể nâng cao việc lập chỉ mục tìm kiếm.
• Tìm kiếm sự hỗ trợ từ dịch vụ khách hàng: Nếu bạn gặp sự cố hoặc có các câu hỏi cụ thể về chức năng tìm kiếm, đừng ngần ngại liên hệ với dịch vụ khách hàng của PeopleHR. Họ có thể cung cấp sự hỗ trợ không chỉ giúp giải quyết vấn đề của bạn mà còn cung cấp những thông tin giúp cải thiện hiệu quả tìm kiếm của bạn trong dài hạn.
• Cập nhật với những tính năng mới: Kiểm tra các bản cập nhật và cải tiến cho nền tảng PeopleHR. Đôi khi, các tính năng mới có thể được phát hành giúp cải tiến khả năng tìm kiếm và trải nghiệm tổng thể của người dùng, vì vậy thật cần thiết để cập nhật.

Nâng cao trải nghiệm tìm kiếm với các công cụ bên ngoài

Vì các nhóm thường dựa vào nhiều công cụ khác nhau để xử lý các khía cạnh khác nhau trong quy trình làm việc của họ, trải nghiệm tìm kiếm trong PeopleHR đôi khi có thể cảm thấy không đủ. Bổ sung chức năng tìm kiếm này bằng các công cụ bên ngoài có thể mang lại một cách tiếp cận tổng thể hơn, giúp các nhóm nhân sự tối đa hóa năng suất. Các giải pháp sáng tạo, chẳng hạn như các nền tảng quản lý tri thức, có thể tập trung thông tin từ nhiều nguồn tài nguyên khác nhau, cho phép người dùng tìm kiếm hiệu quả trên các công cụ khác nhau một cách liền mạch.

Các nền tảng như Guru cung cấp một trung tâm nơi nhân viên có thể truy cập thông tin quan trọng, giúp đơn giản hóa trải nghiệm tìm kiếm tổng thể. Sự tích hợp này đảm bảo rằng tất cả các tài liệu và dữ liệu liên quan đều trong tầm tay, cho phép xác nhận nhanh chóng và hiệu quả các chi tiết quan trọng mà không cần phải chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng. Thực hiện các tài nguyên bên ngoài như vậy có thể là một sự nâng cao cho các khả năng nội tại của PeopleHR, đặc biệt đối với các tổ chức đang hướng tới một cách tiếp cận tích hợp để truy cập và truy xuất dữ liệu.