Công cụ giao tiếp nội bộ đã trở thành một điểm cốt lõi trong mỗi doanh nghiệp, vì chúng thúc đẩy năng suất và giao tiếp tốt hơn giữa nhân viên. Nhưng làm thế nào để bạn biết công cụ nào phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn? 

Mỗi ngày chúng ta xa hơn khỏi thời điểm bạn phải đi bộ đến văn phòng của đồng nghiệp để hỏi họ điều gì. Ngày nay, bạn chỉ cần gọi video với họ hoặc gửi tin nhắn đến hộp thư trực tuyến của họ, dù họ ở đâu. 

Nhưng làm thế nào để bạn biết đâu là phần mềm giao tiếp kinh doanh tốt nhất cho nhu cầu hiện tại của bạn? Đặc biệt là bây giờ khi thị trường phần mềm giao tiếp đang chuyển sang phần mềm trên đám mây và dự kiến ​​sẽ đạt $3,1 tỷ vào năm 2030.

Dịch: ngày càng nhiều phần mềm giao tiếp sẽ xuất hiện trên thị trường, khiến cho việc lựa chọn của bạn trở nên khó khăn hơn.

Đừng lo; đó là lý do mà hướng dẫn này tồn tại. 

Ở đây, bạn sẽ khám phá xem phần mềm giao tiếp kinh doanh là gì, lợi ích của nó, 12 lựa chọn hàng đầu, và cách chọn công cụ phù hợp. 

Phần Mềm Giao Tiếp Kinh Doanh Là Gì?

Phần mềm giao tiếp kinh doanh đề cập đến một nền tảng hoặc ứng dụng di động cho phép giao tiếp bên ngoài và bên trong giữa nhân viên của một công ty. 

Nói một cách đơn giản, công cụ này (dù là ứng dụng nhắn tin hay nền tảng họp trực tuyến) giúp nhân viên gửi tin nhắn đến đồng nghiệp của họ và tham gia cuộc gọi video trực tuyến, mà không cần gặp gỡ trực tiếp. 

Điều này cho phép nhân viên nảo công việc và trao đổi phản hồi dễ dàng, tiết kiệm thời gian bằng cách cho phép họ liên hệ ngay lập tức với đồng nghiệp. Ngoài ra, nhiều công cụ giao tiếp nội bộ có các tính năng quản lý dự án và chia sẻ tệp giúp việc hợp tác dễ dàng hơn. 

Các giải pháp này lý tưởng cho các nhóm làm việc từ xa hoặc lai và đặc biệt hữu ích cho giao tiếp không đồng bộ. 

Khi tìm kiếm sự lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn, bạn nên chú ý đến những tính năng nào?

Vâng, hãy cùng tìm hiểu! 

Những Tính Năng Cần Tìm Kiếm Trong Phần Mềm Giao Tiếp Công Ty

Phần mềm giao tiếp công ty đi kèm với nhiều tính năng có vẻ hữu ích trên giấy, nhưng doanh nghiệp của bạn thực sự cần chúng không?

Theo ý kiến của chuyên gia của chúng tôi, chúng tôi nghĩ rằng công cụ giao tiếp đúng nên có những khả năng sau: 

• Chia sẻ màn hình: Đây là một tính năng tuyệt vời để giải thích điểm mạnh và hiển thị những gì bạn đã làm cho khách hàng của bạn. Thay vì họ cố gắng hiểu những gì bạn đang nói, bạn có thể hiển thị dữ liệu cho họ bằng một lần nhấn nút, cho phép hợp tác thời gian thực. 
• Nhắn tin: Có nhiều người thích nhắn tin hơn là gọi điện thoại, vì dễ dàng hơn để gửi tin nhắn thay vì cố gắng liên lạc với ai đó đang bận. Một công cụ giao tiếp tốt có thể nhắn tin trực tiếp, chat riêng và nhóm, diễn đàn mở và luồng thảo luận nơi bạn có thể thảo luận mọi thứ. Hầu hết các chương trình phần mềm thậm chí cho phép bạn tải lên và chia sẻ tệp tin. 
• Gọi video: Cuộc trò chuyện video rất hữu ích cho các nhóm làm việc từ xa không gặp nhau trực tiếp, nhưng cũng để gặp gỡ khách hàng từ các khu vực khác nhau trên thế giới. Hãy chắc chọn một công cụ có cuộc gọi video chất lượng cao, vì bạn không muốn đối mặt với ảnh vụt và chất lượng kém. 
• Thông báo và cảnh báo: Một tính năng quan trọng khác là khả năng của công cụ thông báo cho bạn mỗi khi ai đó thay đổi hoặc khi bạn nhận được một tin nhắn, dĩ nhiên. Ngoài ra, công cụ nên cho phép bạn cập nhật ưu tiên của mình (ví dụ như, thường xuyên bạn muốn nhận thông báo), để giảm tiếng ồn và chỉ tập trung vào những điều quan trọng với bạn. 

Đừng quên về việc tích hợp — chúng quan trọng để tối ưu hóa luồng làm việc của bạn và làm cho việc tìm kiếm thông tin và chia sẻ tài liệu trong công ty của bạn dễ dàng hơn.

Với những điều nói ở trên, hãy cùng xem qua một số phần mềm giao tiếp kinh doanh tốt nhất hiện nay.

Những Công Cụ Giao Tiếp Kinh Doanh Tốt Nhất là Gì?

Đây là nơi đây trở nên thú vị. Theo một nghiên cứu, giao tiếp số là một phần không thể thiếu của ngày làm việc của nhiều người lao động. Hơn một nửa họ (56%) sử dụng video cho giao tiếp, trong khi 55% sử dụng âm thanh. 

Câu hỏi là, công cụ giao tiếp kinh doanh nào họ thực sự sử dụng? 

Chúng tôi đã lục lọi trên internet một cách kỹ lưỡng để tìm câu trả lời. Dưới đây là danh sách đầy đủ công cụ chúng tôi tìm thấy:

1. Guru — Nền tảng mạng nội bộ tốt nhất cho quản lý kiến thức và tìm kiếm trí tuệ doanh nghiệp. 
2. Microsoft Teams — Công cụ họp trực tuyến tốt nhất dành cho Office365. 
3. Slack — Phần mềm trò chuyện nhóm và nhắn tin tốt nhất cho giao tiếp không đồng bộ. 
4. Trello — Công cụ quản lý dự án tốt nhất với nhiều tùy chọn xem. 
5. Dropbox — Giải pháp lưu trữ đám mây tốt nhất để chia sẻ và bảo quản tài liệu và hình ảnh một cách an toàn. 
6. Zoom — Công cụ họp trực tuyến tốt nhất cho tất cả nhu cầu giao tiếp nhóm. 
7. Monday.com — Nền tảng cộng tác tốt nhất cho việc xây dựng luồng làm việc. 
8. Microsoft SharePoint — Nền tảng cộng tác dựa trên web tốt nhất tích hợp với Microsoft 365.
9. Loom — Trình ghi màn hình và chụp màn hình miễn phí tốt nhất để chia sẻ dễ dàng.  
10. Miro — Không gian làm việc trực quan tốt nhất cho quản lý dự án, tư duy tìm ý và thiết kế sản phẩm. 
11. Notion — Không gian làm việc kết nối tốt nhất cho tài liệu, wiki và dự án của bạn. 
12. Asana — Nền tảng quản lý công việc tốt nhất cho dự án và công việc trực tuyến. 

Đừng lo, chúng tôi sẽ không để bạn khao khát thêm nữa.

Trong các đoạn văn sau đây, chúng tôi sẽ đi qua từng công cụ và mô tả chi tiết, từ chức năng đến tính năng chính và các trường hợp sử dụng.

1. Guru

Guru là công cụ quản lý cơ sở kiến thức và công cụ tìm kiếm doanh nghiệp được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo, có khả năng tối ưu hóa luồng làm việc mà không cần chuyển đổi liên tục giữa các ứng dụng.

Với công cụ intranet này, bạn có thể tạo một cơ sở chính cho các thành viên nhóm của bạn, cho phép họ nhận câu trả lời ngay lập tức cho tất cả các câu hỏi của họ. Guru kết nối các ứng dụng, tài liệu và cuộc trò chuyện trong một nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất, mà toàn bộ công ty của bạn có thể sử dụng.

Tại sao điều này rất hữu ích cho bạn?

Bởi vì đồng đội của bạn sẽ ngưng chuyển đổi bối cảnh mỗi khi họ cần tìm dữ liệu khách hàng, ví dụ. Guru sẽ giữ cho mọi người dễ dàng theo luồng công việc bằng cách tích hợp mượt mà với các công cụ hiện có của doanh nghiệp.

Những gì bạn nhận được từ việc hợp tác với Guru là một cơ sở tập trung dựa trên trí tuệ nhân tạo cho nhóm của bạn, tạo điều kiện cho sự cộng tác thông minh và chia sẻ. 

"Điều hữu ích nhất về Guru là tất cả tài nguyên đã được phê duyệt được lưu trữ tại 1 nơi, một thư viện cho tài nguyên công việc." Mặt tích cực của Guru là tôi có thể đánh dấu và theo dõi các bộ sưu tập liên quan của bộ phận của tôi và cập nhật với bất kỳ thêm mới hoặc thay đổi nào… 

Liệu chúng tôi đã khiến bạn tò mò về Guru chưa? Tìm hiểu thêm bằng cách xem video demo theo yêu cầu này. 

Các tính năng hàng đầu

• Bảng điều khiển có thể tùy chỉnh: Mỗi nhân viên có thể cá nhân hóa bảng điều khiển của mình với các thông báo phù hợp với họ để mang lại trải nghiệm thương hiệu. 
• Đề xuất nội dung dựa trên trí tuệ nhân tạo: Khi nhân viên làm việc, trí tuệ AI tiên tiến của Guru cung cấp thông tin hữu ích dựa trên dự án mà họ đang đầu tư. 
• Đồng bộ HRIS: Để đảm bảo thông tin nhân viên nhất quán trên tất cả các lĩnh vực, sử dụng đồng bộ HRIS của Guru để nhập dữ liệu của bạn vào một nơi. 

Các trường hợp sử dụng

Guru dành cho các nhóm có kích thước mọi loại trong các ngành như bán lẻ, chăm sóc sức khỏe, tiếp thị, dịch vụ CNTT, v.v.

2. Microsoft Teams

Microsoft Teams, một không gian làm việc dựa trên trò chuyện video, được biết đến, hoàn hảo để giúp mọi người cộng tác trong thời gian thực trên các dự án khác nhau.

Nó có các công cụ cần thiết để kết nối mọi người lại với nhau, như chia sẻ tập tin, tin nhắn kinh doanh, và thậm chí cả biểu tượng cảm xúc.

‍

Có rất nhiều điều bạn có thể làm với Microsoft Teams. Bạn có các cuộc họp trực tuyến, một tính năng giúp các thành viên nhóm của bạn làm việc từ mọi nơi, truyền đạt thông tin mặt đối diện, và tạo điều kiện cho môi trường làm việc linh hoạt, nơi lao động lai. 

Với các tính năng như PowerPoint Live, Microsoft Whiteboard, và ghi chú cuộc họp được tạo bởi trí tuệ nhân tạo, dễ dàng hơn để đạt được nhiều hơn cùng nhau,

Nếu bạn không phải là người hâm mộ của cuộc gọi video, bạn luôn có thể nhảy vào cuộc gọi điện thoại thông thường. MS Teams có các tính năng như gọi nhóm, hộp thư thoại, và chuyển cuộc gọi giúp việc giao tiếp trên các thiết bị trở nên dễ dàng.

"Tạo nhóm, thảo luận trong nhóm nội bộ, trò chuyện riêng tư, chia sẻ nội dung, và theo dõi nó là một trải nghiệm tuyệt vời. MS Teams cũng là [một] sự trải nghiệm tuyệt vời khi sử dụng, nó rất dễ dàng và thân thiện với người dùng." 

Các tính năng hàng đầu

• Trò chuyện trực tuyến: Với MS Teams, bạn có thể trò chuyện trực tiếp với thành viên nhóm hoặc tham gia cuộc gọi với họ ngẫu nhiên, khiến nó trở thành một giải pháp lý tưởng cho các nhóm làm việc từ xa. 
• Gộp cuộc gọi: Hãy nói rằng bạn đã bắt đầu một cuộc gọi với một thành viên nhóm, nhưng bạn cần làm rõ một điều gì đó từ một đồng nghiệp khác. Với MS Teams, dễ dàng mang ai đó đến với chức năng gộp. 
• Sự kiện ảo: Bạn muốn tổ chức hội thảo và webinar trực tuyến an toàn? MS Teams có thể dễ dàng thực hiện điều đó, vì nó có thể tổ chức lên đến 1.000 người tham dự. 

Trường hợp sử dụng

MS Teams phù hợp cho các doanh nghiệp làm việc từ xa trong nhiều ngành như giáo dục, chăm sóc sức khỏe, bán lẻ và sản xuất.

Phần tốt nhất của công cụ này là tích hợp với Guru, cho phép nhân viên tìm bất cứ thứ gì mà họ đang tìm kiếm một cách dễ dàng. Xem cách hai tác động với nhau tại đây. 

3. Slack

Mọi người đều đã nghe về Slack trước đó; nếu bạn chưa, bạn đang \lơi trễ←translit_audio\>." 

Đó là một nền tảng trò chuyện và nhắn tin nhóm phổ biến kết nối bạn với các công cụ và thành viên mà bạn làm việc mỗi ngày.

Bất kể bạn ở đâu, bạn có thể nhắn tin cho mọi người trong trò chuyện nhóm hoặc nhắn tin trực tiếp và tham gia cuộc gọi với họ, khiến Slack trở thành một lựa chọn hoàn hảo cho giao tiếp không đồng bộ.

‍

Slack chủ yếu hoạt động thông qua các kênh. Bạn có thể tạo các kênh riêng cho mọi chủ đề, dự án hoặc nhóm, cho dù đó là để chào đón nhân viên mới hoặc để chia sẻ memes.

Như vậy, bạn có thể giữ công việc của mình được tổ chức, tối ưu hóa luồng công việc và tạo điều kiện cho giao tiếp hiệu quả, giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ và nắm bắt được cập nhật.

Ngoài ra, Slack có ‘huddles’ (tên gọi của nó cho cuộc họp video) cho phép bạn kết nối ngay lập tức qua âm thanh hoặc video với đồng nghiệp để hợp tác trực tiếp.

“Có khả năng nhanh chóng liên lạc với các thành viên nhóm, tổ chức cuộc trò chuyện và chia sẻ những khoảnh khắc vui nhộn như GIF và memes chắc chắn có thể nâng cao lòng đoàn kết và làm cho môi trường làm việc trở nên vui vẻ hơn.” 

Top features

• Người xây dựng luồng công việc: Với Slack, dễ dàng biến các nhiệm vụ hàng ngày, nhàm chán thành các luồng công việc tự động mà không cần kỹ năng kỹ thuật. 
• Chia sẻ tập tin: Slack có chia sẻ tập tin và tài liệu hợp tác cho phép bạn thêm ngữ cảnh vào các cuộc trò chuyện từ bất kỳ đâu. 
• Chia sẻ kiến thức: Mỗi thành viên nhóm có thể dễ dàng truy cập vào kiến thức chung, làm cho doanh nghiệp của bạn làm việc thông minh và nhanh chóng hơn. 

Use cases

Slack dành cho các nhóm mọi kích thước và mọi bộ phận như kỹ thuật, CNTT, bán hàng và tiếp thị.

Làm cho kiến thức của bạn dễ tiếp cận hơn với đồng đội, bất kể bạn đang làm việc ở đâu, với Guru + Slack. 

4. Trello

Trello — một công cụ quản lý dự án — giúp đơn giản hóa việc tạo, xem và quản lý dự án cho các nhóm với mọi quy mô, và giữ tất cả mọi thứ tại một nơi. 

‍

Trello tập trung chính vào việc cải thiện năng suất của bạn. Do đó, đó là một công cụ cộng tác trực quan, đơn giản và linh hoạt với bảng, danh sách và thẻ cho phép bạn có cái nhìn rõ ràng về việc ai đang làm gì. 

Bằng cách nhìn thấy rõ hơn về những gì diễn ra với dự án trong các giai đoạn khác nhau, bạn sẽ tổ chức công việc của mình tốt hơn. Bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ một deadline nữa và bạn sẽ giữ cho các thành viên trong nhóm của mình cùng một trang. 

Hơn nữa, Trello có cuộc họp, giúp các thành viên trong nhóm của bạn trở nên hiệu quả và năng suất hơn. 

“Trello là lý tưởng cho quản lý công việc và theo dõi tiến độ dự án. [...]Rất dễ sử dụng và tích hợp với các ứng dụng bên thứ ba khác.” 

Top features

• Mẫu: Để quản lý dự án một cách hiệu quả hơn, bạn có thể sử dụng một trong những mẫu đã được thử và chứng minh của Trello mà bạn có thể tùy chỉnh trong thời gian ngắn. 
• Chế độ xem: Trello cung cấp nhiều lựa chọn xem khác nhau cho dự án của bạn, từ các bảng, thời gian thực, lịch, bảng điều khiển, bản đồ và không gian làm việc. 
• Tự động hóa: Trello sử dụng tự động hóa không mã giúp bạn tạo ra các quy tắc, nút và lệnh cho mọi hành động. 

Use cases

Trello có nhiều trường hợp sử dụng, từ hướng dẫn viên cho nhân viên mới đến vai trò một trung tâm tài nguyên đến việc đặt ra ở trạng thái ý tưởng. 

Nếu bạn muốn tinh chỉnh quản lý kiến thức của mình (mà không cần liên tục chuyển đổi ứng dụng) và theo dõi tiến trình của dự án của mình, bạn biết phải làm gì. 

Tích hợp Guru với Trello để có một trải nghiệm hoàn toàn mới trong việc tăng cường hiệu quả.

5. Dropbox

Dropbox là một lưu trữ đám mây an toàn cho việc sử dụng cá nhân và tổ chức mọi quy mô. Ở đây, bất kỳ ai cũng có thể lưu trữ tập tin của họ và giữ chúng ở một nơi, giúp công việc trở nên hiệu quả hơn và cho phép các nhóm duy trì đồng bộ trên dự án. 

‍

Dropbox giúp bạn dễ dàng sắp xếp tập tin và ảnh của mình. Bạn và bất kỳ ai mà bạn cho phép có thể truy cập lưu trữ bất cứ khi nào và bất cứ nơi nào bạn cần, cho dù đó là trên thiết bị di động, web hoặc máy tính để bàn. 

Chỉ cần bạn có kết nối Internet, bạn đã sẵn sàng đi. 

Làm thế nào để chia sẻ tệp trên Dropbox, bạn có thể hỏi? Vâng, thực sự là khá đơn giản. Với chỉ một liên kết, bạn có thể chia sẻ tệp và ảnh, không quan trọng là tài liệu lớn hay nhỏ thế nào. Thậm chí bạn có thể chỉnh sửa tệp PDF hoặc sử dụng các công cụ video để tạo quy trình phê duyệt và phản hồi hiệu quả. 

“Dropbox thân thiện với người dùng vì giao diện và chức năng rõ ràng của nó. Tải lên, tải xuống và quản lý tệp có thể dễ dàng với bất kỳ ai sử dụng nó. 

Các tính năng hàng đầu

• Dropbox Dash: Trong khi nó vẫn đang ở giai đoạn beta, chức năng này giúp bạn tổ chức, tìm kiếm và chia sẻ tệp tin tại một nơi. Và sử dụng công cụ tìm kiếm trí tuệ nhân tạo để dễ dàng tìm thông tin chính. 
• Ứng dụng di động: Platfom hợp tác này lý tưởng cho những người liên tục di chuyển, vì nó cho phép bạn truy cập vào Dropbox từ mọi nơi. Nó có sẵn cho cả iOS và Android.  
• Dropbox Replay: Dropbox cho phép bạn xem xét và phê duyệt video hoặc dự án sáng tạo khác nhanh hơn, cho phép đội của bạn hợp tác trên các dự án khác nhau trong một công cụ. 

Các trường hợp sử dụng

Dropbox phù hợp cho bộ phận bán hàng, tiếp thị, nhân sự và công nghệ trong nhiều ngành như xây dựng, công nghệ, giáo dục, v.v.

Muốn cải thiện các luồng công việc năng suất và tìm thấy câu trả lời mà bạn cần nhanh chóng? Sau đó, tích hợp Dropbox với Guru và trải nghiệm một thế giới mới của sự đổi mới. 

6. Zoom

Zoom là một công cụ họp video phổ biến cho nhu cầu giao tiếp của mọi nhóm. Trong một nền tảng, bạn có các tính năng hợp tác như các cuộc họp, trò chuyện nhóm, thư và lịch, và một lịch trình - tất cả để giúp bạn tăng cường sự tham gia và năng suất của nhân viên.

Zoom được sử dụng rộng rãi vì các công cụ họp video của nó, một cách tuyệt vời để thúc đẩy giao tiếp nhân viên và cải thiện kết quả cuộc họp. Với công cụ này, bạn có thể hợp tác với đồng nghiệp trên các thiết bị và địa điểm khác nhau, cũng như chia sẻ màn hình và viết trên bảng trắng.

Nhưng đó không phải tất cả những gì Zoom cung cấp.

Giải pháp này cũng tích hợp tin nhắn tức thời, giúp bạn kết nối các nhóm của mình và làm cho công việc hiệu quả hơn.

"Zoom vẫn còn mới với rất nhiều người, nhưng nó đã thích nghi các tính năng [mà] cần thiết để tạo một cuộc họp [tuyệt vời]. Một trong những tính năng tốt nhất của Zoom là nó hoạt động tốt với băng thông Internet thấp luôn. 

Các tính năng hàng đầu

• Hộp thư Zoom: Bạn thường xuyên có lịch trình bận rộn và không biết cách theo dõi các cuộc họp của mình? Với Hộp thư và Lịch calendar Zoom, bạn có thể kết hợp các thông tin quan trọng của mình tại một nơi. 
• Lịch Zoom: Đặt cuộc hẹn dễ dàng với tính năng này, giúp bạn tiết kiệm thời gian và lo lắng khi xử lý nhiều yêu cầu. 
• Tài liệu Zoom: Zoom có một không gian làm việc modul, được trang bị trí tuệ nhân tạo, mà bạn có thể sử dụng để hợp tác linh hoạt hiệu quả. Đây là nơi bạn có thể chia sẻ thông tin dễ dàng, thời gian thực. 

Các trường hợp sử dụng

Zoom là một công cụ cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, nhưng cũng dành cho các doanh nghiệp trong các ngành khác nhau, bao gồm chính phủ, chăm sóc sức khỏe, sản xuất và bán lẻ. 

Mang kiến thức tập trung của bạn trực tiếp đến Zoom bằng cách sử dụng Guru. Nó sẽ làm cách mà bạn hợp tác với nhóm của mình đổi mới và tăng cường hiệu quả tổng thể. 

7. Monday.com

Tên của công cụ này có thể làm bạn thất vọng ban đầu, nhưng thực ra đó là một giải pháp khá tốt để chạy mọi khía cạnh của công việc của bạn, từ quản lý dự án đến phân bổ tài nguyên. 

Khi bạn sử dụng Monday.com, đó giống như chơi với Lego. Bạn có các khối xây dựng dễ sử dụng như tích hợp và tự động hóa để xây dựng luồng công việc của bạn. 

Đó là một công cụ linh hoạt, cung cấp mọi thứ bạn cần để tùy chỉnh dự án theo cách bạn muốn, phù hợp với trường hợp sử dụng và kích thước của công ty bạn. Ngoài ra, nó mở rộng theo sự phát triển của doanh nghiệp của bạn, vì vậy bạn sẽ không bao giờ tụt lại phía sau so với đối thủ của mình.  

“Tôi đã sử dụng nó khoảng 5 - 6 năm và nó đã tiết kiệm rất nhiều thời gian và giải quyết một số quy trình quản trị bằng tay. Tự động hóa thực sự linh hoạt, và khả năng bắt các yêu cầu mới thông qua các biểu mẫu của họ [...] là một cách tiết kiệm thời gian.” 

Các tính năng hàng đầu

• Quản lý công việc: Công cụ này cho phép bạn gán chủ sở hữu, đặt hạn chót và quản lý công việc dễ dàng, với nhiều tùy chọn xem như kanban, biểu đồ Gantt và bảng điều khiển.  
• Quản lý dự án: Monday.com hoàn toàn về việc quản lý dự án và đảm bảo đội của bạn hoàn thành chúng đúng hạn. Với nền tảng hiệu quả này, dễ dàng đặt mục tiêu và điều hướng dự án từ đầu đến cuối. 
• Quản lý tài nguyên: Mỗi dự án cần phân bổ tài nguyên cẩn thận; Monday.com đảm bảo tài nguyên đến đúng nơi để tối đa hóa hiệu quả. 

Các trường hợp sử dụng

Monday.com dành cho bộ phận tiếp thị, bán hàng, phát triển sản phẩm và nhân sự, bất kể kích thước và ngành nghề. 

Mang tài nguyên của bạn đến Monday.com bằng cách tích hợp với Guru. Bạn sẽ tạo điều kiện cho sự hợp tác tốt hơn và các nhóm của bạn sẽ hạnh phúc hơn khi họ có được những gì họ muốn ngay trên đầu ngón tay của mình. 

8. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint là một nền tảng cộng tác giúp tối ưu công việc nhóm bằng cách cho phép các công ty chia sẻ tệp tin một cách dễ dàng và an toàn. 

Đó là một nơi bạn có thể hợp tác, truyền thông, đồng bộ, và điều khiển nội dung của mình, cho phép bạn chia sẻ tệp tin, dữ liệu, tin tức và tài nguyên trên toàn công ty, trên mọi thiết bị. 

Hơn nữa, phần mềm truyền thông doanh nghiệp này cho phép bạn tùy chỉnh dịch vụ cho tất cả nhu cầu kinh doanh, vì vậy bạn sẽ chỉ thấy những gì thực sự quan trọng với bạn.

Microsoft SharePoint là một công cụ dựa trên đám mây, vì vậy, thay vì phải cài đặt trên chỗ, bạn có thể đăng ký sử dụng Microsoft 365 hoặc dịch vụ độc lập. 

“Điều hữu ích nhất về Microsoft SharePoint là bạn có truy cập vào tất cả các tệp liên quan đến công việc ở cùng một nơi! Bạn có thể truy cập từ các máy tính khác nhau, điện thoại hoặc máy tính bảng và thông tin luôn có ở đó.” 

Các tính năng hàng đầu

• Trang nội bộ: Bằng cách sử dụng siêu dữ liệu tùy chỉnh, SharePoint có thể tổ chức và nhắm mục tiêu nội dung hiệu quả hơn, điều đó có nghĩa là nó sẽ đến được đối tượng của bạn nhanh hơn. 
• Quản lý tệp tin: SharePoint được thiết kế để quản lý tệp tin, và đó là việc nó làm tốt nhất bằng cách cho phép bạn chia sẻ chúng một cách dễ dàng. Bạn có nhiều cấp độ quyền cho phép giữ cho tài liệu của bạn an toàn và bảo mật. 
• Tạo nội dung: Công cụ này không chỉ quản lý tập tin của bạn, mà còn giúp bạn tạo ra các loại tin tức, thông báo và trang các nhãn hàng khác nhau. 

Các trường hợp sử dụng

Microsoft SharePoint phù hợp với các doanh nghiệp có mọi quy mô từ các ngành công nghiệp khác nhau.

Và SharePoint tích hợp với Guru! Bằng cách sử dụng cả hai, bạn sẽ tối ưu hóa quy trình làm việc của mình và có được kiến thức bạn cần mỗi khi cần mà không phải rắc rối.

9. Loom

Ngược với quan điểm phổ biến, Loom không phải là một thiết bị để dệt vải và thêu, mà là một phần mềm ghi màn hình miễn phí cho PC hoặc Mac. Đó là một nền tảng giao tiếp rất hữu ích cho công việc không đồng thuận.

Rất dễ sử dụng. Với một nút duy nhất, bạn có thể ghi lại màn hình và camera của mình bằng tiện ích mở rộng Chrome của Loom, ứng dụng trên máy tính hoặc di động.

Hơn nữa, đơn giản để có được cảnh quay hoàn hảo và chỉnh sửa video. Thay vì ghi lại video từ đầu, bạn có thể tua lại và cắt bỏ những từ không cần thiết hoặc tiếng ồn nền phiền toái.

"Rất dễ sử dụng. Loom đã giúp nâng cao quy trình của chúng tôi lên một tầm cao hoàn toàn mới. Tôi không biết tôi sẽ phải làm gì nếu không có Loom vì nếu thiếu Loom, tôi sẽ không hiệu quả như vậy. 

Các tính năng hàng đầu

• Loom AI: Các luồng làm việc AI mới của Loom giúp bạn viết tài liệu hoặc gửi tin nhắn một cách dễ dàng; nó thậm chí biến video của bạn thành văn bản. 
• Bình luận và phản hồi: Nếu bạn muốn thể hiện sự đánh giá, bạn có thể dễ dàng thêm biểu tượng cảm xúc, bình luận và nhiệm vụ trực tiếp vào thông báo video. 
• Phiên âm: Ngôn ngữ không là rào cản đối với Loom. Nó cho phép bạn truyền đạt ý kiến của mình nhanh chóng bằng cách sử dụng phụ đề và phiên dịch trong hơn 50 ngôn ngữ. 

Các trường hợp sử dụng

Loom miễn phí cho bất kỳ ai muốn sử dụng nó. Nó rất hữu ích cho các nhóm marketing, sales, kỹ thuật và thiết kế.

Muốn làm video tốt hơn không? Sau đó tích hợp Guru với Loom và nhận câu trả lời tức thì cho tất cả câu hỏi của bạn mà không cần chuyển ứng dụng nữa.

10. Miro

Miro cung cấp một không gian làm việc hình ảnh và công cụ cộng tác nơi các nhóm mọi quy mô có thể tổ chức ý tưởng mới, biến chúng thành hiện thực và xây dựng các giải pháp sáng tạo cùng nhau.

Vì nó là một không gian làm việc hình ảnh, dễ dàng hơn để nhìn thấy ý tưởng của bạn với bản đồ tư duy, sự hồi tưởng và sơ đồ kỹ thuật. Ngoài ra, khi bạn nhìn vào bảng trắng, bạn có thể thấy những người cộng tác của mình di chuyển như con trỏ với tên của họ đính kèm.

Như vậy, bạn có thể thấy ai đã đóng góp ý tưởng hoặc ai đã để lại phản hồi về một cái gì đó.

Miro là một công cụ trực quan mạnh mẽ để sử dụng khi cố gắng tương tác với cổ đông của bạn thông qua các cuộc họp trực tuyến. Việc sử dụng nó rất dễ dàng và [...] cổ đông của bạn sẽ ngạc nhiên với cách thú vị và trực quan một cuộc trao đổi trực tuyến có thể trở thành. 

Tính năng hàng đầu

• Workshops: Với Miro, bạn có thể tạo các workshop và bài thuyết trình để nâng cao năng lượng cho đội của bạn bằng cách khiến họ trở thành một phần của bài thuyết trình. 
• Project management: Miro giúp dự án của bạn dễ dàng hình dung hơn, vì bạn có thể nhìn thấy mối quan hệ giữa các công việc thông qua kanbans, thẻ và biểu đồ luồng. 
• Diagramming: Các biểu đồ mạnh mẽ của Miro giúp các đồng đội xây dựng các dự án tiếp theo của họ cùng nhau, đồng thời hiểu rõ về những gì đang diễn ra. 

Các trường hợp sử dụng

Miro lý tưởng cho nhiều nhóm, bao gồm cả kỹ sư, các nhóm IT, thiết kế UX, marketing, bán hàng, vv.

Để dự án của bạn dễ theo dõi hơn, tích hợp Miro với Guru. Cùng nhau, bạn sẽ có quyền lực và kiểm soát để mang kiến thức của mình đến bất cứ đâu, tạo điều kiện cho hợp tác tốt hơn.

11. Notion

Nếu bạn không biết chọn phần mềm giao tiếp nào, có thể cái này sẽ làm bạn quan tâm. Notion là một không gian làm việc kết nối cho phép nhóm tạo wiki, tài liệu và dự án, nhưng cũng ghi chú và quản lý công việc. 

Nói một cách ngắn gọn, Notion tổ chức công việc từ một nơi trung tâm duy nhất.

Bây giờ, Notion còn được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo, điều này có nghĩa là bạn sẽ có một trợ lý trí tuệ nhân tạo giúp bạn nhận câu trả lời trong vài giây, tự động điền bảng khi có điều gì không rõ, và viết tốt hơn.

Notion là một ứng dụng ghi chú rất mạnh mẽ với rất nhiều tính năng tuyệt vời. Cơ bản về việc ghi chú và tạo trang là hợp lý. Những tính năng tiên tiến mới mất nhiều thời gian để nắm vững. 

Tính năng hàng đầu

• Ghi chú: Notion làm cho việc ghi chú cuộc họp trở nên đơn giản, cho phép bạn đưa tất cả các thành viên trong nhóm vào cùng một trang. 
• Wiki: Chán chường với các không gian không có tổ chức? Notion tập trung tất cả kiến thức của bạn, từ hướng dẫn về nhãn hiệu đến các thực tiện tốt nhất, trong một không gian duy nhất. 
• Quản lý dự án: Với Notion, bạn có thể dễ dàng quản lý dự án từ đầu đến cuối, giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh. 

Các trường hợp sử dụng

Notion là một giải pháp cho doanh nghiệp, các doanh nghiệp nhỏ và cho sử dụng cá nhân.

Nhận câu trả lời bạn tìm kiếm trong vài giây bằng cách tích hợp Notion với Guru. Thống nhất lực lượng của cả hai, bạn có thể tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình và làm cho việc tổ chức công việc trở nên dễ dàng hơn.

12. Asana

Cuối cùng trong danh sách của chúng tôi, nhưng chắc chắn xứng đáng với thời gian và sự chú ý của bạn, là Asana, một công cụ quản lý công việc mà các nhóm có thể sử dụng để tối ưu hóa dự án và công việc trực tuyến.

Từ các nhiệm vụ hàng ngày đến các sáng kiến chiến lược, Asana là công cụ hoàn hảo để di chuyển với dự án của bạn một cách nhanh chóng, mang đến sự rõ ràng cho các công việc của bạn và hoàn thành mục tiêu của bạn. 

Đó là một giải pháp có khả năng mở rộng và linh hoạt với các tính năng chất lượng như chế độ xem dự án, cập nhật tình trạng, trường tùy chỉnh, bảng điều khiển báo cáo và nhiều hơn nữa. 

“Asana dễ sử dụng quá — bạn có thể bắt đầu ngay và có một danh sách công việc hoặc dự án được tổ chức rất cẩn thận với rất ít nỗ lực.”

Các tính năng hàng đầu

• Theo dõi thời gian: Bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho công việc của mình? Nếu bạn không biết, Asana có thể giúp bạn loại bỏ việc đoán và đo lường chính xác thời gian mà một nhiệm vụ cần. 
• Cập nhật tình trạng: Asana có các tự động tiết kiệm thời gian cho phép bạn xem tiến độ của mình, nhưng cũng nhận nhắc khi có điều gì đó thay đổi hoặc hoàn tất. 
• Bảng điều khiển báo cáo: Giữ liên lạc với việc hiển thị dữ liệu của bạn trong thời gian thực. Tạo các bảng điều khiển và báo cáo chỉ qua vài cú nhấp để tìm các cơ hội mới hoặc chướng ngại vật. 

Các trường hợp sử dụng

Asana thích hợp cho các nhóm chuyên môn về hoạt động, tiếp thị và CNTT. 

Tò mò để biết liệu Asana tích hợp với Guru không? Đây là câu trả lời của bạn: có rồi! Xem cách hai hệ thống làm việc cùng nhau để mang đến cho bạn một cấp độ mới về năng suất và sáng tạo tại đây.

Lợi ích của Việc Sử Dụng Phần Mềm Giao Tiếp Cho Doanh Nghiệp?

Giao tiếp rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn cải thiện hiệu quả toàn diện của các nhóm và tiết kiệm thời gian thường lãng phí để liên hệ với ai đó với một câu hỏi đơn giản. 

Ngoài ra, nhiều nhân viên hiện nay dành cả ngày trước màn hình. Mười sáu phần trăm người dùng dành Nhưng chính xác là những lợi ích của phần mềm giao tiếp là gì? Hãy xem: 

• Xây dựng niềm tin: Bạn biết khó khăn như thế nào khi mọi người đều hiểu nhau khi liên quan đến một dự án. Lập trình viên Web của bạn biết rằng dự án đang ở trạng thái này, trong khi nhà soạn thảo nội dung của bạn nghĩ rằng đã xong. Bằng cách liên tục trao đổi với nhau, các thành viên nhóm luôn biết điều gì là điều gì, điều này cũng cho phép họ thân thiết và xây dựng niềm tin. 
• Tăng năng suất: Khi mọi người cảm thấy được lắng nghe, đánh giá và quan tâm (và họ phát triển trong một cộng đồng mở cửa), họ sẽ hạnh phúc hơn. Nhân viên hạnh phúc sẽ làm việc chăm chỉ hơn và hiệu suất cao hơn. Do đó, các nền tảng truyền thông làm cho việc kết nối với người khác trở nên dễ dàng và giảm bớt cảm giác cô đơn. 
• Cải thiện tỷ lệ giữ lại: Engagement và duy trì nhân viên là quan trọng để duy trì một văn hóa làm việc lành mạnh. Những người thường xuyên trò chuyện với nhau sẽ trở nên hứng thú với công ty và sẽ cảm thấy muốn ở lại với công ty đó thay vì chuyển sang nơi khác. 
• Giảm hiểu lầm: Bạn đã mắc phải bao nhiêu lỗi tại vì đã hiểu lầm điều gì đó? Có lẽ không thường xuyên, nhưng đủ thường xuyên để hiểu giá trị của việc giao tiếp đúng đắn. Với một nền tảng giao tiếp tốt, bạn có thể tránh tạo ra các khoảng cách công việc và giảm sự nhầm lẫn và sự thất vọng. 
• Khuyến khích giao tiếp trung thực: Khó để nói lên sự thật và đưa ra phản hồi trung thực khi bạn không tin tưởng người khác. Sự ngần ngại này có thể xảy ra vì bạn ít trò chuyện với nhân viên của mình và họ không cảm thấy thoải mái khi nói cho bạn biết điều gì đó không đúng. Các cuộc họp định kỳ và tiếp xúc với đồng nghiệp thường xuyên sẽ khiến mọi người mở lời hơn và cảm thấy thoải mái khi chia sẻ suy nghĩ của họ. 

Được rồi, những lợi ích nghe rất tốt. Nhưng làm thế nào để bạn chọn công cụ phù hợp có thể kích hoạt tất cả những lợi ích này? 

Làm thế nào để Chọn Phần Mềm Giao Tiếp Tốt Nhất cho Nhu Cầu Kinh Doanh Của Bạn

Làm thế nào để bạn chọn phần mềm giao tiếp phù hợp với nhu cầu cụ thể và sở thích của bạn? Dễ thôi! Khi chọn công cụ, hãy xem xét các tiêu chí sau: 

• Giao diện thân thiện với người dùng: Nhóm của bạn có thể có những người dùng không kỹ thuật không biết cách sử dụng một số phần mềm. Nếu nền tảng giao tiếp bạn chọn khó học, hãy tránh nó. Thay vào đó, chọn một công cụ dễ hiểu, để dễ dàng cho các thành viên truyền đạt những gì họ cần. 
• Tích hợp: Nền tảng giao tiếp bạn lựa chọn nên tích hợp với các công cụ hiện tại của bạn, vì vậy bạn không cần chuyển đổi liên tục giữa ứng dụng khi muốn hỏi cái gì đó. Nó cũng đảm bảo một luồng công việc liên kết giữa các ứng dụng giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi. 
• Dễ sử dụng: Nói cách khác, công cụ của bạn phải dễ sử dụng, vì bạn muốn nhân viên thực sự sử dụng nó để giao tiếp. Đó là lý do tại sao nên có các tính năng (như những tính năng đã thảo luận trước đó) giúp dễ dàng truyền đạt ý kiến của bạn. Hơn nữa, hãy chọn một công cụ có hướng dẫn và hướng dẫn đào tạo để dạy nhân viên sử dụng giải pháp một cách chính xác. 
• Bảng giá: Không nói dối, một số công cụ giao tiếp doanh nghiệp có giá cao và, thậm chí nếu có một số miễn phí, chúng có thể không cung cấp đủ các khả năng bạn cần để tối ưu hoá hoạt động của mình. Tìm các công cụ phù hợp với ngân sách và nhu cầu của bạn; hầu hết đều có các gói hàng tháng rất phải chăng cho tất cả các loại doanh nghiệp. 
• Bảo mật dữ liệu và tuân thủ: Giao tiếp có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn, nhưng nó cũng đi kèm với những rủi ro bảo mật nếu dữ liệu nhạy cảm được liên quan. Hãy đảm bảo công cụ bạn chọn có các tính năng bảo mật mạnh mẽ như mã hóa end-to-end và tuân thủ các tiêu chuẩn ngành (GDPR, HIPAA, v.v.). 
• Khả năng mở rộng và linh hoạt: Điều này rất quan trọng vì nó có thể tạo ra hoặc phá vỡ doanh nghiệp của bạn. Phần mềm giao tiếp mà bạn chọn nên mở rộng theo tình hình phát triển của doanh nghiệp (và nó sẽ tăng trưởng không thể tránh khỏi). Nếu nó không thể đáp ứng nhu cầu phát triển của bạn hoặc cho phép bạn thêm và loại bỏ các tính năng khi cần, thì đó không phải là lựa chọn đúng. 

Chúng tôi vẫn chưa xong - có nhiều nền tảng giao tiếp doanh nghiệp khác nhau cho các trường hợp sử dụng khác nhau, chẳng hạn như giao tiếp nội bộ, họp trực tuyến, quản lý dự án, nhắn tin tức thời, lưu trữ tài liệu và Intranet hiện đại. 

Bây giờ chúng tôi đã xong! 

Kết Luận Cuối Cùng

Chúng tôi đã giúp bạn dễ dàng chọn được phần mềm giao tiếp doanh nghiệp tốt nhất cho nhu cầu cụ thể của bạn chưa? Chúng tôi hy vọng vậy - hướng dẫn này có tất cả các tip và kiến thức bạn cần để cuối cùng có thể đưa ra một quyết định. 

Nếu bạn đã chọn công cụ và đó là Guru, bạn đã may mắn. Đăng ký ngay hôm nay để trở thành Guru và khám phá cách đạt được hiệu quả mới. 

‍