Giới thiệu

Một Business Systems Consultant (BSC) là một vai trò quan trọng trong các tổ chức, được giao nhiệm vụ đánh giá và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh và hệ thống để cải thiện hiệu quả và năng suất. Đặt mình thường ở môi trường IT hoặc các nhóm vận hành, BSCs hoạt động như cây cầu giữa nhu cầu kinh doanh và các giải pháp công nghệ, đảm bảo rằng hệ thống và quy trình phù hợp với mục tiêu chiến lược của công ty. Về bản chất, Business Systems Consultants phân tích các hệ thống hiện tại, xác định các lĩnh vực cần cải thiện, và đề xuất giải pháp thúc đẩy sự thành công kinh doanh.

​

Trách nhiệm

Business Systems Consultants được giao nhiệm vụ với một loạt các trách nhiệm xoay quanh việc nâng cao các quy trình kinh doanh thông qua quản lý hệ thống hiệu quả. Dưới đây là các nhiệm vụ cốt lõi của một Business Systems Consultant:

​

• Phân Tích và Đánh Giá Hệ Thống: BSCs thực hiện phân tích kỹ lưỡng về các hệ thống kinh doanh hiện có để xác định sự không hiệu quả, sự trùng lặp và các lĩnh vực cần cải thiện. Điều này bao gồm hiểu rõ nhu cầu của người dùng, chức năng hệ thống, và quy trình tổ chức.
• Thu Thập Yêu Cầu: Họ làm việc chặt chẽ với các bên liên quan để thu thập yêu cầu kinh doanh và đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh của dự án phù hợp với mục tiêu và các mục tiêu của công ty. Điều này thường bao gồm việc tiến hành phỏng vấn, khảo sát, và hội thảo với nhân sự chủ chốt.
• Thiết Kế Giải Pháp: Dựa trên các yêu cầu đã thu thập, BSCs thiết kế và đề xuất các giải pháp hệ thống giải quyết vấn đề kinh doanh. Điều này có thể bao gồm tùy chỉnh các hệ thống hiện có, tích hợp phần mềm mới, hoặc phát triển công cụ mới.
• Quản Lý Dự Án: BSCs thường quản lý các dự án từ khởi đầu đến hoàn thiện, đảm bảo giao hàng đúng thời hạn trong ràng buộc ngân sách. Họ tạo kế hoạch dự án, phối hợp với các nhóm chức năng khác nhau, và theo dõi tiến độ, thực hiện các điều chỉnh cần thiết dọc đường.
• Tối Ưu Hóa Quy Trình: Họ xác định cơ hội để tối ưu hóa và cải thiện các quy trình kinh doanh, tận dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả và giảm chi phí vận hành.
• Thử Nghiệm và Triển Khai: BSCs giám sát quá trình thử nghiệm các hệ thống mới hoặc các sửa đổi để đảm bảo chúng đáp ứng yêu cầu kinh doanh và hoạt động như dự kiến. Điều này bao gồm quản lý thử nghiệm chấp nhận của người dùng (UAT) và giải quyết mọi vấn đề phát sinh.
• Đào Tạo và Hỗ Trợ: Sau khi triển khai hệ thống, họ cung cấp đào tạo cho người dùng cuối và cung cấp hỗ trợ liên tục để đảm bảo việc áp dụng mượt mà và sử dụng hiệu quả các công nghệ mới.
• Tài Liệu: Việc duy trì tài liệu toàn diện về hệ thống, quy trình, kế hoạch dự án và các thay đổi là rất quan trọng. Điều này giúp trong các nỗ lực bảo trì và tinh chỉnh trong tương lai.
• Giao Tiếp Với Các Bên Liên Quan: Giao tiếp thường xuyên với các bên liên quan là rất quan trọng để luôn thông báo cho họ về tiến độ dự án, thách thức và kết quả.

​

Kỹ năng cần thiết

Thành công như một Business Systems Consultant yêu cầu một sự kết hợp độc đáo giữa kỹ năng kỹ thuật và kỹ năng mềm. Dưới đây là các kỹ năng chính cần thiết để phát triển trong vai trò này:

​

• Tư Duy Phân Tích: Khả năng phân tích các hệ thống và quy trình phức tạp, xác định vấn đề và sáng tạo các giải pháp hiệu quả là rất quan trọng đối với BSCs.
• Chuyên Môn Kỹ Thuật: Sự quen thuộc với các hệ thống kinh doanh, phần mềm và cơ sở hạ tầng IT khác nhau là cần thiết. BSCs nên có một hiểu biết chắc chắn về các hệ thống ERP, phần mềm CRM, và các ứng dụng doanh nghiệp khác.
• Quản Lý Dự Án: Kỹ năng quản lý dự án mạnh mẽ, bao gồm lập kế hoạch, thực thi, giám sát và đóng dự án, là rất quan trọng. Chứng chỉ quản lý dự án (ví dụ, PMP) có thể mang lại ích lợi.
• Giao Tiếp: Kỹ năng giao tiếp hiệu quả, cả bằng văn bản lẫn bằng lời nói, là rất quan trọng để tương tác với các bên liên quan, trình bày kết quả và tổ chức các buổi đào tạo.
• Giải Quyết Vấn Đề: Khả năng tự giải quyết vấn đề, suy luận nhanh và tạo ra các giải pháp sáng tạo là cần thiết.
• Kỹ Năng Giao Tiếp: Xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ với các thành viên nhóm, bên liên quan và người sử dụng là chìa khóa để hiểu đúng nhu cầu và thu hút sự ủng hộ cho các giải pháp.
• Khả năng thích nghi: Khả năng thích nghi với môi trường kinh doanh thay đổi, công nghệ mới, và yêu cầu dự án tiến triển là quan trọng.
• Chú ý đến chi tiết: Chú ý chi tiết kỹ lưỡng để đảm bảo BSCs chính xác trong việc thu thập yêu cầu, kiểm tra hệ thống hiệu quả, và tránh bỏ sót các khía cạnh quan trọng của dự án.

​

Công cụ và công nghệ

Business Systems Consultants dựa vào các công cụ và công nghệ khác nhau để thực hiện nhiệm vụ của họ một cách hiệu quả. Dưới đây là một số công cụ và công nghệ cần thiết trong bộ công cụ của BSC:

​

• Phần mềm quản lý dự án: Các công cụ như Microsoft Project, JIRA, Asana, và Trello giúp quản lý tiến độ dự án, công việc, và nguồn lực.
• Hệ thống ERP: Sự thành thạo trong các hệ thống ERP như SAP, Oracle, và Microsoft Dynamics là rất quan trọng để tối ưu hoá hoạt động kinh doanh.
• Phần mềm CRM: Sự quen thuộc với các nền tảng CRM như Salesforce, HubSpot, và Zoho CRM là quan trọng để quản lý mối quan hệ khách hàng và quy trình bán hàng.
• Công cụ phân tích dữ liệu: Các công cụ như Excel, SQL, Tableau, và Power BI được sử dụng cho phân tích dữ liệu, báo cáo, và trực quan hóa.
• Công cụ mô hình hóa quy trình kinh doanh: Phần mềm như Lucidchart, Visio, và Bizagi giúp tạo bản đồ quy trình và biểu đồ luồng công việc.
• Nền tảng cộng tác: Các công cụ như Slack, Microsoft Teams, và Confluence cho phép giao tiếp hiệu quả và hợp tác giữa các thành viên nhóm.
• Công cụ tài liệu: Sự thành thạo trong Bộ ứng dụng Microsoft Office, Google Workspace, và các nền tảng tài liệu như Confluence là cần thiết để duy trì hồ sơ toàn diện.
• Công cụ kiểm thử: Sự quen thuộc với các công cụ kiểm thử như Selenium, TestRail, và JIRA giúp quản lý và thực hiện kiểm thử hệ thống.

​

Lộ trình nghề nghiệp và phát triển

Một sự nghiệp như một Business Systems Consultant cung cấp nhiều cơ hội phát triển và thăng tiến. Đây là một sự tiến triển sự nghiệp điển hình và các con đường tăng trưởng tiềm năng:

​

• Vị trí nhập cảnh: Các vai trò như Nhà phân tích kinh doanh, Nhà phân tích hệ thống, hoặc Tư vấn hệ thống kinh doanh người mới cung cấp kinh nghiệm cơ bản trong phân tích hệ thống, thu thập yêu cầu, và hỗ trợ dự án.
• Vị trí trung cấp: Với một số năm kinh nghiệm, các chuyên gia có thể tiến lên các vị trí như Tư vấn hệ thống kinh doanh cấp cao hoặc Quản lý dự án. Những vị trí này liên quan đến việc dẫn dắt các dự án lớn hơn, thiết kế các giải pháp phức tạp hơn, và quản lý các nhóm chức năng chéo.
• Vị trí cấp cao: Các BSCs có kinh nghiệm có thể chuyển sang các vai trò như Giám đốc Công nghệ thông tin, Kiến trúc sư giải pháp cấp cao, hoặc Tổng giám đốc Thông tin (CIO). Những vị trí điều hành này liên quan đến quy hoạch chiến lược, giám sát các phòng ban công nghệ thông tin, và hình thành hướng đi công nghệ của công ty.
• Chuyên môn hóa: BSCs có thể chuyên môn hóa trong các lĩnh vực cụ thể như ERP, CRM, phân tích dữ liệu, hoặc an ninh mạng, trở thành chuyên gia trong lĩnh vực họ chọn và tăng giá trị trên thị trường.
• Các công ty tư vấn: Một số BSCs chọn làm việc cho các công ty tư vấn, cung cấp sự chuyên môn cho các khách hàng khác nhau trên các ngành công nghiệp. Con đường này cung cấp cơ hội tham gia vào các dự án và ngành công nghiệp đa dạng, làm tăng kỹ năng và kinh nghiệm.
• Chứng chỉ và Học tập liên tục: Theo đuổi các chứng chỉ như PMP, CBAP, hoặc Six Sigma, và theo dõi các tiến triển công nghệ thông qua giáo dục không ngừng và phát triển chuyên nghiệp, có thể cải thiện đáng kể triển vọng nghề nghiệp.

​

Các phương pháp tốt nhất

Thành công như một Business Systems Consultant yêu cầu tuân thủ các phương pháp tốt nhất của ngành và cải thiện liên tục. Dưới đây là một số mẹo và lời khuyên để xuất sắc trong vai trò này:

​

• Hiểu về Doanh nghiệp: Đạt được hiểu biết sâu về lĩnh vực kinh doanh, các xu hướng ngành, và mục tiêu của công ty. Kiến thức này giúp bạn cùng hệ thống và quy trình với các mục tiêu chiến lược.
• Xây dựng Mối quan hệ mạnh mẽ: Phát triển mối quan hệ mạnh mẽ với các bên liên quan, các thành viên nhóm, và người dùng. Sự hợp tác và giao tiếp hiệu quả là then chốt cho kết quả dự án thành công.
• Cập nhật Liên tục: Theo kịp với các công nghệ mới nhất, xu hướng ngành, và các thực tiễn tốt nhất. Học tập liên tục và phát triển chuyên môn là rất quan trọng trong lĩnh vực hệ thống kinh doanh đang tiến triển.
• Ưu tiên Trải nghiệm người dùng: Luôn xem xét người dùng cuối khi thiết kế và triển khai hệ thống. Các giải pháp nên dễ sử dụng, hiệu quả, và đáng tin cậy để đáp ứng nhu cầu của họ.
• Áp dụng một Cách tiếp cận Toàn diện: Nhìn nhận tổng thể và xem xét làm thế nào các thay đổi đến hệ thống và quy trình ảnh hưởng đến tổ chức như một toàn thể. Đấu tranh cho những giải pháp mang lại lợi ích dài hạn.
• Tài Liệu Một Cách Kỹ Lưỡng: Duy trì tài liệu toàn diện và cập nhật về hệ thống, quy trình và kế hoạch dự án. Điều này đảm bảo sự minh bạch và tạo điều kiện cho việc bảo trì và cải tiến trong tương lai.
• Thử Thật Kỹ Lưỡng: Việc kiểm thử cẩn thận là rất quan trọng để đảm bảo hệ thống hoạt động đúng như ý định và đáp ứng yêu cầu kinh doanh. Quản lý các giai đoạn thử nghiệm một cách hiệu quả và giải quyết vấn đề kịp thời.
• Hưởng Ứng Trách Nhiệm Quản Lý Thay Đổi: Triển khai các hệ thống mới thường liên quan đến sự thay đổi đột phá cho người dùng. Phát triển và thực thi kế hoạch quản lý thay đổi để đảm bảo sự chuyển giao mượt mà và việc sử dụng từ người dùng.

​

Kết luận

Các Chuyên Gia Hệ Thống Kinh Doanh đóng một vai trò quan trọng trong việc tăng cường hiệu suất và hiệu quả tổ chức bằng cách tối ưu hóa hệ thống và quy trình. Sự chuyên môn của họ trong việc phân tích nhu cầu kinh doanh, thiết kế giải pháp và quản lý dự án biến họ trở thành tài sản vô giá đối với bất kỳ công ty nào. Bằng cách phát triển những kỹ năng cần thiết, tận dụng các công cụ quan trọng và tuân thủ các phương pháp tốt nhất, BSCs có thể thúc đẩy những cải tiến kinh doanh đáng kể và tiến xa trong sự nghiệp của mình. Đối với những ai quan tâm đến một sự nghiệp sống động và có ảnh hưởng, khám phá cơ hội như làm Chuyên Gia Hệ Thống Kinh Doanh có thể là con đường đúng đắn.