Trong bối cảnh kỹ thuật số ngày càng phát triển, việc có quy trình chuẩn chỉnh cho việc quản lý nội dung là rất quan trọng. Box, một nền tảng Mây Nội dung toàn diện, cung cấp một giải pháp để đơn giản hóa ngăn xếp công nghệ của bạn trong khi giảm chi phí. Nền tảng an toàn và thân thiện với người dùng này hỗ trợ toàn bộ vòng đờn nội dung, từ việc tạo và chia sẻ tập tin đến cùng biên tập, chữ ký điện tử, phân loại, và lưu giữ. Với hơn 1,500 tích hợp, Box cho phép các nhóm hợp tác một cách mượt mà trên các ứng dụng yêu thích của họ, không phụ thuộc vào vị trí. Được tin cậy bởi hơn 100,000 tổ chức hàng đầu trên toàn thế giới, bao gồm AstraZeneca, JLL, và Nationwide, Box được công nhận là một nhà lãnh đạo bởi tất cả các công ty nghiên cứu lớn.

Dành cho Ai

Box được thiết kế dành cho các tổ chức mọi kích thước và các ngành công nghiệp khác nhau đang tìm cách cải thiện khả năng quản lý nội dung và hợp tác của mình. Dù bạn là một công ty khởi nghiệp nhỏ hay một doanh nghiệp lớn, Box cung cấp các giải pháp có thể mở rộng để đáp ứng nhu cầu của bạn. Người dùng lí tưởng bao gồm:

Các quản lý hoạt động muốn tối ưu hóa quy trình.
Các nhóm trải nghiệm khách hàng hướng tới cải thiện dịch vụ giao hàng.
Các bộ phận CNTT tập trung vào độ tin cậy và bảo mật hệ thống.
Các chuyên gia nhân sự muốn cải thiện giao tiếp nội bộ và quá trình thẩm định.
Các quản lý kiến thức tận tâm với việc truy cập thông tin và tổ chức hiệu quả.

Use Cases related to User Inteface, Design change, can change to Other.

Tính năng Chính

Box cung cấp một loạt các tính năng được thiết kế để cải thiện hiệu suất và hợp tác trong tổ chức của bạn. Các tính năng chính bao gồm:

Tạo và Chia Sẻ Tệp: Dễ dàng tạo, tải lên và chia sẻ tệp với các thành viên nhóm và đối tác bên ngoài an toàn.
Chỉnh sửa cùng nhau: Hợp tác theo thời gian thực trên tài liệu với đồng nghiệm sử dụng các công cụ tích hợp như Google Workspace và Microsoft Office 365.
Chữ Ký Điện Tử: Đơn giản hoá quy trình phê duyệt với khả năng chứng thực chữ ký điện tử an toàn của Box.
Phân Loại và Giữ Lưu: Phân loại, đánh dấu và tổ chức nội dung một cách dễ dàng để đảm bảo tuân thủ và tối ưu hóa chính sách lưu giữ.
Tích Hợp: Truy cập và quản lý nội dung trên hơn 1,500 ứng dụng hàng đầu, bao gồm Salesforce, Slack và Zoom, cho một quy trình làm việc tích hợp.
Bảo Mật và Tuân Thủ: Hưởng lợi từ các tính năng bảo mật tiên tiến, bao gồm mã hóa, kiểm soát truy cập và chứng chỉ tuân thủ để bảo vệ thông tin nhạy cảm.
Tự Động Hóa Quy Trình: Tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại để cải thiện hiệu quả và giảm công việc thủ công.

Trường Phù Hợp Nhất Để Sử Dụng

Box nổi bật trong nhiều tình huống, cung cấp hỗ trợ không thể thiếu trong nhiều ngành công nghiệp và nhóm khác nhau:

Hoạt Động: Tập trung tài liệu, quản lý quy trình hiệu quả và đảm bảo liên tục vận hành với quyền truy cập an toàn vào tệp cần thiết.
Trải Nghiệm Khách Hàng: Giải trình tài liệu hỗ trợ, kích hoạt truy cập nhanh vào các cơ sở kiến thức và cải thiện tương tác và thời gian phản hồi khách hàng.
Nhân Sự: Tăng cường quá trình tuyển dụng nhân viên với sự truy cập dễ dàng vào tài liệu cần thiết, tối ưu hóa giao tiếp nội bộ và quản lý tài liệu đào tạo một cách hiệu quả.
Công Nghệ Thông Tin: Đảm bảo lưu trữ tệp an toàn và đáng tin cậy, quản lý thông tin một cách liền mạch trong toàn bộ tổ chức và hỗ trợ các yêu cầu tuân thủ.
Quản Lý Kiến Thức: Tập trung nội dung, tạo điều kiện truy cập dễ dàng vào thông tin quan trọng và đảm bảo cơ sở dữ liệu kiến thức được cập nhật và sắp xếp.

Bắt Đầu

Đăng Ký và Tạo Một Tài Khoản: Truy cập trang web Box và đăng ký một tài khoản. Chọn một gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu của tổ chức của bạn.
Thiết Lập Hồ Sơ của Bạn: Hoàn thiện hồ sơ người dùng của bạn bằng cách thêm thông tin và tải lên ảnh đại diện. Điều này giúp các đồng đội nhận diện và hợp tác với bạn.
Tạo và Sắp Xếp Thư Mục: Bắt đầu bằng cách tạo thư mục để sắp xếp tệp của bạn. Bạn có thể thiết lập quyền để kiểm soát ai có thể xem hoặc chỉnh sửa từng thư mục.
Tải Lên Tệp: Bắt đầu tải lên tệp bằng cách kéo chúng vào thư mục của bạn hoặc sử dụng nút tải lên. Box hỗ trợ một loạt định dạng tập tin.
Mời Thành Viên Nhóm: Mời đồng nghiệp hợp tác trên thư mục và tệp. Sử dụng tính năng 'Chia sẻ' để cấp quyền truy cập và thiết lập quyền thích hợp.
Thiết Lập Tích Hợp: Kết nối Box với các ứng dụng yêu thích của bạn, chẳng hạn như Google Workspace, Microsoft Office 365, Slack và nhiều hơn nữa, để tăng cường quy trình làm việc của bạn.
Bắt đầu hợp tác: Sử dụng tính năng cộng tác của Box để làm việc cùng nhau trên tài liệu trong thời gian thực. Theo dõi thay đổi, để lại nhận xét, và giao tiếp trực tiếp với các thành viên nhóm trong Box.
Tận dụng Tự động hóa Luồng làm việc: Thiết lập các luồng công việc tự động để tối ưu hóa các nhiệm vụ lặp lại và cải thiện hiệu suất. Tùy chỉnh luồng công việc để phù hợp với các nhu cầu cụ thể của tổ chức của bạn.
Bảo mật Nội dung của bạn: Kích hoạt các tính năng bảo mật tiên tiến, như mã hóa và xác thực đa yếu tố. Xem xét và cập nhật quyền thường xuyên để đảm bảo nội dung an toàn.

Mẹo và các thói quen tốt nhất

Để tối đa hóa lợi ích từ Box, cân nhắc các mẹo và thói quen tốt nhất sau:

Use Cases related to User Inteface, Design change, can change to Other.

Quản lý Nội dung của bạn: Sử dụng một cấu trúc thư mục nhất quán và các nguyên tắc đặt tên nhất định để giữ cho tệp được tổ chức và dễ dàng truy cập.
Sử dụng Thẻ và Siêu dữ liệu: Áp dụng thẻ và siêu dữ liệu vào các tệp của bạn để cải thiện khả năng tìm kiếm và truy cập vào nội dung liên quan.
Tận dụng Tính năng Cộng tác: Tận dụng tính năng cộng tác, bình luận và giao công việc để tăng cường lòng làm việc nhóm và giao tiếp.
Thiết lập Quyền Hạn Cẩn Thận: Thường xuyên xem xét và cập nhật quyền hạn để đảm bảo chỉ người dùng có quyền được truy cập vào thông tin nhạy cảm.
Kích hoạt Kiểm Soát Phiên Bản: Sử dụng kiểm soát phiên bản để theo dõi các thay đổi và duy trì lịch sử chỉnh sửa tài liệu, cho phép việc quay trở lại dễ dàng nếu cần.
Tự Động Hóa Công Việc: Xác định các nhiệm vụ lặp lại có thể tự động hóa và thiết lập các luồng công việc tùy chỉnh để tối ưu hóa các quy trình này.
Maintain Security Settings: regularly review security settings, apply updates, and follow best practices to protect your content from unauthorized access.
Đào Tạo và Hỗ Trợ: Cung cấp đào tạo và hỗ trợ đều đặn cho các thành viên nhóm để đảm bảo họ hiểu rõ về các tính năng của Box và có thể sử dụng chúng một cách hiệu quả.

Use Cases related to User Inteface, Design change, can change to Other.

Tích hợp với Guru

Box tích hợp một cách mượt mà với Guru, một giải pháp Tìm kiếm AI Doanh nghiệp, để tăng cường năng suất và tối ưu hóa việc truy cập thông tin. Với các tìm kiếm được tích hợp trí tuệ nhân tạo của Guru, bạn có thể truy cập trực tiếp vào thông tin đáng tin cậy trong Box mà không làm gián đoạn quy trình làm việc của bạn. Các lợi ích chính của việc sử dụng Box với Guru bao gồm:

Use Cases related to User Inteface, Design change, can change to Other.

Tìm kiếm được Tích hợp trí tuệ nhân tạo: Guru cho phép tìm kiếm ngôn ngữ tự nhiên và ngữ cảnh trong Box, cung cấp câu trả lời tức thì và giảm thời gian tìm kiếm thông tin.
Phục vụ Kiến Thức Cá nhân hóa: Dựa trên quyền của người dùng, Guru cung cấp thông tin liên quan và cá nhân hóa trực tiếp trong Box, đảm bảo người dùng truy cập vào dữ liệu quan trọng nhất.
Tăng cường Cộng tác: Thông qua việc tích hợp Guru với Box, các nhóm có thể hưởng lợi từ các đề xuất ngữ cảnh và chia sẻ kiến thức tích cực, tăng cường sự cộng tác và hiệu quả.
Tăng Cường Năng Suất: Sự tích hợp giảm sự cần thiết chuyển đổi giữa các nền tảng, cho phép người dùng làm việc hiệu quả hơn bằng cách truy cập vào tất cả thông tin cần thiết tại một nơi.

Use Cases related to User Inteface, Design change, can change to Other.

Kết Luận

Box nổi bật như một giải pháp Mây Nội dung mạnh mẽ được thiết kế để cải thiện quản lý nội dung và hợp tác trên nhiều ngành công nghiệp khác nhau. Các tính năng toàn diện của nó, từ chia sẻ tệp đến chữ ký điện tử, kết hợp với các tích hợp mạnh mẽ và các biện pháp bảo mật tiên tiến, khiến nó trở thành một công cụ quan trọng cho các nơi làm việc hiện đại. Bằng cách tuân thủ các thực tiễn tốt nhất và tận dụng tích hợp với Guru, các tổ chức có thể tăng cường năng suất và hiệu quả. Chúng tôi khuyến khích bạn thử Box và trải nghiệm trực tiếp những lợi ích của nó trong quá trình tích hợp với Guru để có quy trình làm việc mạnh mẽ và liền mạch.

Nhận điểm quan trọng 🔑🥡🍕

Làm thế nào tôi có thể tích hợp Box với Guru để giải quyết các thách thức trong nơi làm việc?

Để tích hợp Box với Guru một cách hiệu quả, đầu tiên hãy đảm bảo cả hai nền tảng được kết nối một cách an toàn. Sau đó, chỉ định các thư mục trong Box để chia sẻ thông tin liền mạch trong cơ sở hiểu biết của Guru. Sử dụng kiểm soát truy cập để duy trì bảo mật dữ liệu trong khi tăng cường sự hợp tác giữa các nhóm.

Những thói quen tốt nhất để tổ chức tệp và thư mục trong Box là gì?

Khi tổ chức tệp trong Box, tạo cấu trúc thư mục logic với các nguyên tắc đặt tên dễ hiểu để dễ dàng di chuyển. Sử dụng thẻ và siêu dữ liệu để tăng cường khả năng tìm kiếm. Thực hiện kiểm soát phiên bản để theo dõi các thay đổi và đảm bảo các thành viên nhóm đang làm việc trên các tệp mới nhất.

Tôi có thể hợp tác trong thời gian thực với đồng nghiệp bằng cách sử dụng Box không?

Có, Box cho phép hợp tác trong thời gian thực trên tài liệu, bảng tính và bản trình bày. Nhiều người dùng có thể chỉnh sửa tệp đồng thời và để lại ý kiến, đảm bảo sự hợp tác liền mạch bất kể vị trí物 lý. Tính năng này cải thiện năng suất và tối ưu quy trình xem xét trong các nhóm.