Công cụ quản lý kiến thức là gì?

Các công cụ quản lý kiến thức đảm bảo tổ chức của bạn có thể hứa thông tin và áp dụng kiến thức đó cho giá trị tối đa đối với doanh nghiệp của bạn. Các công cụ quản lý kiến thức khác nhau tập trung vào các loại kiến thức khác nhau và được thiết kế để cải thiện hiệu quả trong các phần cụ thể của doanh nghiệp của bạn.

Tìm hiểu thêm về cách quản lý kiến thức và chia sẻ kiến thức có thể giúp cho lợi nhuận cuối cùng của công ty của bạn.

Tại sao các công cụ quản lý kiến thức quan trọng?

Các công cụ quản lý kiến thức cung cấp một loạt các lợi ích, và mỗi lựa chọn có các điểm mạnh (và điểm yếu) khác nhau. Nhưng đây là bốn lợi ích chính mà bạn nên mong đợi từ bất kỳ công cụ quản lý kiến thức nào bạn chọn:

• Cải thiện lợi nhuận và hiệu quả 
• Sắp xếp thông tin quan trọng của công ty trong một nguồn thông tin duy nhất
• Tạo điều kiện cho sự hợp tác trên các nhóm, bất cứ nơi nào họ đang ở
• Khuyến khích học tập liên tục

Các loại công cụ quản lý kiến thức

Các công cụ quản lý kiến thức là bắt buộc đối với các doanh nghiệp đang tìm cách cải thiện hiệu quả tổ chức, tối ưu hóa giao tiếp và thúc đẩy sáng tạo. Những công cụ này đến từ các loại khác nhau, mỗi loại được thiết kế để phục vụ các mục đích khác nhau. 

Hệ thống quản lý tài liệu, một trong những công cụ quản lý kiến thức chính, cho phép lưu trữ, sắp xếp và truy xuất dễ dàng các tập tin và tài liệu quan trọng. 

Nền tảng hợp tác hỗ trợ việc làm việc nhóm mượt mà và chia sẻ kiến thức giữa nhân viên, trong khi hệ thống quản lý nội dung cung cấp một kho lưu trữ trung tâm để tạo, chỉnh sửa và phân phối nội dung kỹ thuật số.

Ngoài ra, hệ thống hỗ trợ quyết định hỗ trợ việc phân tích dữ liệu và giải quyết vấn đề, trong khi công cụ mạng xã hội thúc đẩy chia sẻ kiến thức không chính thức và xây dựng mối quan hệ. 

Việc triển khai đúng các công cụ quản lý kiến thức có thể tăng đáng kể năng suất và hiệu suất tổng thể của một công ty.

Dưới đây là một danh sách hữu ích về các loại công cụ quản lý kiến thức:

1. Cơ sở kiến thức

Cơ sở kiến thức là một kho thông tin có thể tra cứu lưu trữ dữ liệu của công ty của bạn để truy cập nội bộ hoặc ngoại bộ. Nó nhằm mục đích để thu thập, quản lý và sắp xếp thông tin tổ chức chính trong việc giúp nhóm hoặc khách hàng của bạn tìm thông tin họ cần, khi họ cần. 

Có hai loại cơ sở kiến thức. Cơ sở kiến thức có thể đọc được bằng máy lưu trữ dữ liệu chỉ có thể được phân tích bởi các hệ thống trí tuệ nhân tạo. 

Cơ sở kiến thức có thể đọc được bởi con người lưu trữ tài liệu và văn bản vật lý mà mọi người có thể truy cập. Cơ sở kiến thức có thể đọc được bởi con người tương tác hơn, nhưng việc tìm kiếm thường tốn nhiều thời gian hơn.

2. Hệ thống quản lý học tập (LMS)

Hệ thống quản lý học tập giúp doanh nghiệp xây dựng một nền tảng vững chắc quản lý kiến thức bằng cách cho phép họ tạo chương trình đào tạo và giáo dục tùy chỉnh. 

Qua hệ thống này, các lãnh đạo công ty có thể thiết kế và quản lý bài học, khóa học, bài kiểm tra và các tài liệu đào tạo khác và cung cấp những tài nguyên đó cho nhân viên, sinh viên hoặc đối tác. 

3. Dịch vụ tập trung vào kiến thức (KCS)

Những công cụ này hỗ trợ dịch vụ tập trung vào kiến thức, còn được biết đến với tên gọi hỗ trợ tập trung kiến thức, mô tả cách các đội tư vấn và hỗ trợ khách hàng truy xuất và sử dụng kiến thức để cung cấp giá trị lớn hơn cho khách hàng, nhân viên và các bên liên quan. 

Mỗi khi một vấn đề được giải quyết trong một tổ chức KCS, kiến thức đó được lưu trữ một cách dễ dàng truy cập cho người khác. 

KCS trao quyền cho tất cả mọi người trong tổ chức chia sẻ trách nhiệm chung để duy trì cơ sở kiến thức và thông báo cách những người trong tổ chức giải quyết các vấn đề.‍

4. Quản lý kiến thức trí tuệ nhân tạo

Các công cụ quản lý kiến thức trí tuệ nhân tạo có thể thu thập, lọc, đại diện hoặc áp dụng kiến thức. Chúng bao gồm các ứng dụng có thể lựa chọn, phân tích và phân loại văn bản; thực hiện lý luận tự động; và tạo ra các hình ảnh minh họa – tất cả điều này có thể nâng cao khả năng ra quyết định. 

Trí tuệ nhân tạo có thể giúp các tổ chức xử lý đầu vào của con người, như nhận dạng chữ viết tay và giọng nói, bằng việc sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên.

Những hệ thống này cũng có thể xử lý “dữ liệu lớn,” thường được xem là khó chịu và khó bảo trì, bằng cách sử dụng các phương pháp mới cho lưu trữ dữ liệu như blockchain phân cấp.

5. Quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM)

Thiết kế để giúp tất cả các nhóm liên quan đến tiếp thị, bán hàng và dịch vụ khách hàng, hệ thống CRM theo dõi thông tin khách hàng tiềm năng và thông tin khách hàng trong quá trình quan hệ khách hàng. 

Sử dụng CRM, công ty của bạn có thể theo dõi mọi thứ từ cuộc liên hệ đầu tiên với một khách hàng tiềm năng và cách họ đến với bạn, đến các tương tác họ có với đội bán hàng của bạn trong quá trình mua hàng, đến các lần mua hàng lặp lại. 

Dữ liệu khách hàng này được lưu trữ trong công cụ CRM, mà đội của bạn hiện tại có thể truy cập vào bất kỳ lúc nào để hiểu ngữ cảnh của mối quan hệ và phản ứng một cách phù hợp với bất kỳ vấn đề nào có thể phát sinh. Điều này dịch thành một trải nghiệm khách hàng tốt hơn. 

6. Quản lý nội dung

Hệ thống quản lý nội dung bao gồm việc tạo, quản lý và phân phối nội dung tổ chức của bạn trên intranet hoặc trang web của công ty. 

Một hệ thống quản lý nội dung hiệu quả cung cấp mẫu cho việc xuất bản nội dung, cho phép chỉnh sửa dễ dàng và gắn thẻ siêu dữ liệu, theo dõi các thay đổi và cho phép truy cập vào các phiên bản nội dung khác nhau, cho phép làm việc cộng tác và phát triển nội dung song song, tích hợp hệ thống quản lý tài liệu, và cung cấp tiện ích mở rộng và plug-in để tăng cường tính năng.

Công cụ quản lý kiến thức nào phù hợp với nhóm của bạn?

Một điều rõ ràng: có rất nhiều công cụ quản lý kiến thức tốt hiện có. Vì vậy, cần phải cân nhắc kỹ lưỡng và nghiên cứu để tìm ra nền tảng phù hợp cho công ty của bạn. 

Quan trọng là đánh giá mục tiêu, ưu tiên và ngân sách trước khi bắt đầu. Và không bao giờ làm mất điều gì.  Công cụ quản lý kiến thức của bạn nên thúc đẩy sự cộng tác, sáng tạo và tăng trưởng kinh doanh trong những năm tiếp theo.

Top 20 công cụ quản lý kiến thức để sử dụng vào năm 2025 

Có sẵn một loạt các công cụ KM, bao gồm các phiên bản trả phí toàn diện hơn dành cho doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp nhỏ và các phiên bản miễn phí cơ bản hơn. Các công cụ thường được sử dụng bao gồm thư viện nội dung hoặc cơ sở dữ liệu chia sẻ kiến thức.  

1. Guru

Guru là một nền tảng quản lý kiến thức được trang bị trí tuệ nhân tạo (AI) được thiết kế để tập trung kiến thức tập thể của công ty và làm cho nó dễ dàng truy cập ngay tại nơi mà đội của bạn hoạt động. Với các tiện ích trình duyệt, tích hợp Slack, Đại lý Kiến thức tùy chỉnh và nhiều hơn nữa, Guru mang các câu trả lời đáng tin cậy vào quy trình làm việc. Nó cũng bao gồm xác minh chuyên gia, vì vậy các nhóm biết kiến thức mà họ đang dựa vào đều được cập nhật và chính xác.

Tính năng chính:

• Thông báo
  
  
• Tiện ích trình duyệt
  
  
• Tích hợp Slack & Teams
  
  
• Xác minh chuyên gia
  
  
• Các kích hoạt kiến thức thông minh
  
  
• 200+ mẫu
  
  

Lợi Ích: Guru tăng năng suất bằng cách cung cấp kiến thức được truyền động bằng trí tuệ nhân tạo (AI) và xác minh qua các công cụ của bạn—giảm bớt các câu hỏi lặp đi lặp lại và mất ngữ cảnh.

Tốt Nhất cho: Các nhóm tìm kiếm một giải pháp tất cả trong một có sức mạnh trí tuệ nhân tạo (AI) để tạo cơ sở kiến thức, tìm kiếm doanh nghiệp và giải pháp mạng nội bộ.

2. Confluence

Confluence của Atlassian là không gian làm việc hợp tác phổ biến giúp các nhóm tạo, tổ chức và quản lý tài liệu. Nó tích hợp một cách mượt mà với Jira cho các nhóm phát triển quản lý cả nội dung và dự án phần mềm. Confluence cung cấp việc tạo trang có cấu trúc, chỉnh sửa cộng tác và theo dõi phiên bản để giữ cho các nhóm cùng hướng.

Tính năng chính:

• Mẫu trang
  
  
• Chỉnh sửa thời gian thực
  
  
• Quyền hạn và thông báo
  
  
• Dẫn hướng cây trang
  
  
• Tích hợp Jira
  
  

Lợi ích: Giúp các nhóm tài liệu quy trình, chia sẻ kế hoạch dự án và theo dõi các cập nhật trong một nơi.

Phù hợp nhất cho: Các nhóm kỹ thuật và sản phẩm đã sử dụng các công cụ Atlassian.

3. Stack Overflow cho các Nhóm

Stack Overflow cho các Nhóm cho phép các nhà phát triển và nhóm kỹ thuật chia sẻ giải pháp và tư liệu tri thức nội bộ theo định dạng câu hỏi và trả lời cấu trúc. Nó làm cho các câu trả lời trước đây dễ tìm kiếm hơn để giảm số câu hỏi trùng lặp và tăng tốc quá trình tuyển dụng. Các nhóm có thể xây dựng cơ sở tri thức riêng tư nơi kiến thức được bảo tồn và truy cập bất cứ lúc nào.

Tính năng chính:

• Câu hỏi và trả lời cấu trúc
  
  
• Tích hợp Slack & Teams
  
  
• Bảng điều khiển sức khỏe kiến thức
  
  
• Lưu trữ trường hợp riêng tư
  
  
• Nhóm người dùng và bộ sưu tập
  
  

Lợi ích: Giảm các kho tri thức và tăng tốc quá trình xử lý sự cố kỹ thuật với định dạng câu hỏi và trả lời quen thuộc.

Phù hợp nhất cho: Nhóm phát triển và kỹ thuật quản lý kiến thức kỹ thuật.

4. Notion

Notion là một công cụ không gian linh hoạt kết hợp tài liệu, quản lý dự án và cơ sở dữ liệu. Các nhóm có thể xây dựng wiki nội bộ, sắp xếp quy trình tiêu chuẩn và hợp tác trên các nhiệm vụ từ một trung tâm duy nhất. Giao diện dựa trên khối modul của nó cho phép tùy chỉnh hoàn toàn không gian làm việc của bạn.

Tính năng chính:

• Trang và mẫu tùy chỉnh
  
  
• Kéo và thả khối
  
  
• Cơ sở dữ liệu và bảng
  
  
• Chia sẻ trang và nhận xét
  
  
• Tích hợp và nhúng
  
  

Lợi ích: Kết hợp linh hoạt với sự dễ dàng sử dụng, giúp việc xây dựng hệ thống kiến thức tùy chỉnh dễ dàng.

Phù hợp nhất cho: Các công ty khởi nghiệp và nhóm nhỏ cần một giải pháp tùy chỉnh, nhẹ nhàng.

5. ClickUp

ClickUp là một nền tảng quản lý dự án hỗ trợ các tính năng tài liệu mạnh mẽ. Các nhóm có thể tạo tài liệu, wiki và cơ sở tri thức liên kết trực tiếp với các dự án và công việc. Nó lý tưởng cho các tổ chức muốn thống nhất năng suất, hợp tác và chia sẻ kiến thức.

Tính năng chính:

• Trình soạn thảo tài liệu
  
  
• Liên kết công việc
  
  
• Bảng trắng
  
  
• Lịch sử phiên bản
  
  
• Hơn 20 tùy chọn xem
  
  

Lợi ích: Kết hợp theo dõi dự án và quản lý kiến thức vào một nền tảng để tăng khả năng nhìn thấy tốt hơn.

Phù hợp nhất cho: Nhóm muốn quản lý dự án và tài liệu tại một nơi.

6. Document360

Document360 là một công cụ cơ sở kiến thức độc lập được xây dựng để giúp nhóm quản lý nội dung phục vụ khách hàng và nội bộ. Nó cung cấp một cổng thông tin sạch, có thể tùy chỉnh với quyền truy cập chi tiết và phân tích. Với kiểm soát phiên bản tiên tiến và hỗ trợ đa ngôn ngữ, nó dễ dàng mở rộng qua các nhóm và địa lý.

Các tính năng chính:

• Trình chỉnh sửa Markdown
  
  
• Cấu trúc hạng mục
  
  
• Phân tích & phiên bản
  
  
• Tích hợp & mở rộng
  
  
• Tùy chọn thương hiệu cổng thông tin
  
  

Lợi ích: Đơn giản hóa việc tạo cơ sở kiến thức có vẻ chuyên nghiệp, có thể tìm kiếm dành cho khách hàng hoặc nhóm nội bộ.

Phù hợp nhất cho: Nhóm hỗ trợ và sản phẩm quản lý câu hỏi thường gặp, tài liệu hướng dẫn hoặc ghi chú phát hành.

7. Bloomfire

Bloomfire cung cấp một trung tâm có thể tìm kiếm, tập trung cho kiến thức công ty với các công cụ cộng tác tích hợp sẵn. Nhân viên có thể tương tác với nội dung thông qua thích, bình luận và đăng ký để duy trì sự tương tác. Nó cũng bao gồm phân tích mạnh mẽ để hiển thị nội dung đang được xem và nơi có sự thiếu sót.

Các tính năng chính:

• Tìm kiếm dựa trên trí tuệ nhân tạo
  
  
• Tiện ích Chrome
  
  
• Phản hồi trong nội dung
  
  
• Đăng ký nội dung
  
  
• Quét virus tệp
  
  

Lợi ích: Khuyến khích cộng tác và sự tương tác thông qua một nền tảng tập trung vào nội dung dễ sử dụng.

Phù hợp nhất cho: Công ty vừa và lớn tập trung kiến thức nội bộ của nhóm.

8. Nuclino

Nuclino cung cấp một không gian làm việc cộng tác sạch sẽ nơi nhóm có thể cùng chỉnh sửa tài liệu, tổ chức dự án và duy trì tài liệu nội bộ. Giao diện trực quan, dễ sử dụng giúp dễ dàng điều hướng và liên kết nội dung liên quan. Nền tảng hỗ trợ markdown, lịch sử phiên bản và điều hướng theo kiểu đồ thị.

Các tính năng chính:

• Không gian làm việc trực quan
  
  
• Hỗ trợ Markdown
  
  
• Liên kết nội bộ
  
  
• Dạng xem đồ thị
  
  
• Chỉnh sửa thời gian thực
  
  

Lợi ích: Cách không làm phiền để tổ chức dự án, ghi chú và tài liệu.

Phù hợp nhất cho: Nhóm nhỏ hoặc startups giai đoạn đầu xây dựng hệ thống chia sẻ kiến thức.

9. Slite

Slite giúp nhóm tạo và tổ chức tài liệu, ghi chú và wiki dự án trong một môi trường đơn giản, có cấu trúc. Nó đặc biệt được ưa chuộng giữa những nhóm làm việc từ xa nhờ vào các công cụ hợp tác không đồng bộ. Với lịch sử phiên bản, chỉnh sửa thời gian thực và khả năng tìm kiếm, Slite giúp quản lý kiến thức nhóm dễ dàng.

Tính năng chính:

• Biên tập cùng nhau
  
  
• Con trỏ thời gian thực
  
  
• Đánh giá và thư mục
  
  
• Bình luận và phản ứng
  
  
• Chế độ ngoại tuyến
  
  

Lợi ích: Thúc đẩy chia sẻ kiến thức được tổ chức với thiết kế sạch sẽ và công cụ hợp tác mạnh mẽ.

Phù hợp nhất cho: Những nhóm phân phối tìm kiếm một nền tảng tri thức nội bộ được tối ưu hóa.

10. Trainual

Trainual kết hợp tài liệu đào tạo với chuẩn hóa quy trình để giúp doanh nghiệp tiếp nhận nhanh hơn và mở rộng hiệu quả hơn. Nó cho phép bạn chỉ định các đường dẫn học tập, theo dõi tiến trình và cập nhật thủ tục trong một hệ thống tập trung. Với mẫu và bản đồ tổ chức tích hợp, nó hỗ trợ cả chức năng nhân sự và vận hành.

Tính năng chính:

• Mẫu SOP
  
  
• Biểu đồ tổ chức và danh bạ
  
  
• Hồ sơ nhân viên
  
  
• Trình tạo bài kiểm tra
  
  
• Quyền dựa trên vai trò
  
  

Lợi ích: Tăng tốc quá trình tiếp nhận và làm dễ dàng việc mở rộng đào tạo nhóm.

Phù hợp nhất cho: Nhân sự, vận hành và các doanh nghiệp nhỏ tạo tài liệu đào tạo theo chuẩn.

11. Slab

Slab là một công cụ cơ sở tri thức hiện đại dành cho các nhóm đang phát triển nhanh muốn tài liệu hóa và chia sẻ kiến thức một cách rõ ràng và dễ dàng. Nó kết hợp trải nghiệm viết sạch với các tính năng tổ chức mạnh mẽ, giúp các thành viên trong nhóm có thể nhanh chóng tạo, tìm kiếm và cập nhật nội dung. Slab cũng tích hợp với các công cụ như Slack và GitHub để tối ưu hóa việc hợp tác.

Các tính năng chính:

• Bộ biên tập sạch, không làm phiền
  
  
• Chủ đề và cấu trúc lồng nhau
  
  
• Tìm kiếm thống nhất
  
  
• Tích hợp với Slack và GitHub
  
  
• Lịch sử phiên bản
  
  

Lợi ích: Giúp các nhóm tổ chức kiến thức một cách rõ ràng và dễ tiếp cận, đồng thời giữ cho nó mới mẻ và dễ tìm kiếm.

Phù hợp nhất cho: Các công ty khởi nghiệp phát triển nhanh và các nhóm vừa và nhỏ muốn một wiki nội bộ đơn giản, trực quan.

12. SharePoint

SharePoint là nền tảng quản lý tài liệu và nội dung doanh nghiệp của Microsoft, được xây dựng để giúp tổ chức lưu trữ, sắp xếp và chia sẻ thông tin một cách an toàn. Với tích hợp sâu rộng trên Microsoft 365, nó hỗ trợ việc hợp tác, phiên bản tài liệu và cổng thông tin nội bộ theo tỷ lệ. Các mẫu tùy chỉnh và kiểm soát truy cập của nó khiến nó phù hợp mạnh mẽ cho các tổ chức lớn hoặc được quy định.

Các tính năng chính:

• Thư viện tài liệu và trang nhóm
  
  
• Kiểm soát Quyền hạn và Quy trình làm việc
  
  
• Tích hợp Microsoft 365
  
  
• Cùng nhau viết và phiên bản
  
  
• Công cụ xuất bản nội dung và chia sẻ
  
  

Lợi ích: Cung cấp một trung tâm tập trung an toàn cho tài liệu và kiến thức với các tính năng quản lý cường độ.

Phù hợp nhất cho: Các doanh nghiệp lớn đã sử dụng các công cụ của Microsoft cần quản lý nội dung và tài liệu có khả năng mở rộng.

13. Shelf

Shelf là một nền tảng kiến thức được cung cấp bởi trí tuệ nhân tạo, giúp các đội hỗ trợ truy cập nhanh chóng vào câu trả lời chính xác. Nó tập trung kiến thức và sử dụng tự động hóa để đề xuất nội dung trong suốt các tương tác trực tiếp. Với quy trình làm việc tích hợp sẵn và kiểm tra chất lượng, nó đảm bảo rằng nội dung chính xác, có liên quan và sẵn sàng sử dụng.

Các tính năng chính:

• Đề xuất nội dung trí tuệ nhân tạo
  
  
• Tìm kiếm thông minh và phát hiện ý định
  
  
• Tự động hoá quy trình làm việc
  
  
• Tiện ích trình duyệt
  
  
• Phân tích nội dung và quản lý
  
  

Lợi ích: Làm tăng hiệu suất của người dùng và trải nghiệm của khách hàng bằng cách hiển thị kiến thức chính xác trong thời gian thực.

Phù hợp nhất cho: Các nhóm hỗ trợ, các trung tâm cuộc gọi và các BPO quản lý thị trường lớn của các tương tác doanh nghiệp nền.

14. Jitbit

Jitbit là một hệ thống vé trợ giúp với tính năng cơ sở kiến thức tích hợp hỗ trợ các nhóm IT và hỗ trợ nội bộ. Nó cho phép dễ dàng tài liệu hóa các vấn đề lặp lại, để các đại lý có thể chuyển hướng vé và phản hồi hiệu quả hơn. Hệ thống cũng tích hợp với các công cụ như Active Directory và các ứng dụng email.

Các tính năng chính:

• Hệ thống vé với cơ sở kiến thức tích hợp
  
  
• Các câu trả lời và các quy tắc tự động
  
  
• Tích hợp LDAP và email
  
  
• Cổng dịch vụ tự phục vụ
  
  
• Báo cáo và phân tích
  
  

Lợi ích: Kết hợp quản lý vé hỗ trợ với tài liệu nội bộ trong một hệ thống đơn giản.

Phù hợp nhất cho: Các nhóm IT và các bộ phận hỗ trợ nhỏ muốn một cơ sở kiến thức tích hợp nhẹ.

15. QuestionPro InsightHub

InsightHub là một kho lưu trữ nghiên cứu tập trung từ QuestionPro giúp các tổ chức quản lý và kích hoạt những thông tin của khách hàng. Nó được thiết kế để thu thập, đánh dấu và phân loại kết quả nghiên cứu để tái sử dụng dễ dàng trên các nhóm. InsightHub cũng hỗ trợ tích hợp với các công cụ khảo sát và báo cáo tiên tiến.

Các tính năng chính:

• Kho thông tin và đánh dấu Insights
  
  
• Bảng điều khiển và trực quan hóa dữ liệu
  
  
• Kiểm soát truy cập và vai trò người dùng
  
  
• Tích hợp công cụ khảo sát
  
  
• Trình tạo báo cáo
  
  

Lợi ích: Cho phép các nhóm nghiên cứu và Insights chuyển đổi dữ liệu khách hàng thành kiến thức có thể tiếp cận và tái sử dụng.

Phù hợp nhất cho: Nhóm nghiên cứu, tiếp thị và chiến lược quản lý nghiên cứu thị trường hoặc người tiêu dùng liên tục.

16. Monday.com

Monday.com là một hệ thống vận hành công việc có thể tùy chỉnh cao kết hợp theo dõi công việc với tài liệu kiến thức. Người dùng có thể xây dựng bảng cho các dự án, SOP, huấn luyện và nhiều hơn nữa - tất cả đều có khả năng kết nối nội dung với quy trình làm việc. Nó cũng hỗ trợ tự động hoá và hơn 200 tích hợp.

Các tính năng chính:

• Bảng và mẫu tùy chỉnh
  
  
• Các widget kiến thức và chế độ xem
  
  
• Tự động hoá và quy trình làm việc
  
  
• Đính kèm tệp và phiên bản
  
  
• Tích hợp với các công cụ như Slack, Google Workspace và Zoom
  
  

Lợi ích: Tập trung công việc dự án và kiến thức vào một nền tảng linh hoạt, trực quan.
Phù hợp nhất cho: Đội ngũ đa chức năng muốn quản lý công việc và tài liệu trong một công cụ duy nhất.

17. HubSpot

Dịch vụ HubSpot bao gồm công cụ cơ sở kiến thức được thiết kế để giúp các công ty xây dựng các cổng thông tin tự phục vụ cho khách hàng. Nó cung cấp việc xuất bản dễ dàng, định dạng tối ưu cho SEO, và phân tích để theo dõi hiệu quả bài viết. Công cụ này tích hợp chặt chẽ với CRM của HubSpot, cho phép trải nghiệm hỗ trợ thông minh hơn.

Các tính năng chính:

• Cơ sở kiến thức có thể tùy chỉnh
  
  
• Theo dõi chuyển hướng vé
  
  
• Công cụ tối ưu hóa SEO
  
  
• Gợi ý bài viết thông qua AI
  
  
• Phản hồi và báo cáo
  
  

Lợi ích: Giảm tải bớt hỗ trợ và nâng cao trải nghiệm của khách hàng thông qua tự phục vụ hỗ trợ.

Phù hợp nhất cho: Đội ngũ hỗ trợ và dịch vụ đã sử dụng các công cụ CRM hoặc tiếp thị của HubSpot.

18. Knowmax

Knowmax là một nền tảng quản lý kiến thức tập trung vào việc trao quyền cho đội ngũ trực tiếp, đặc biệt là trong dịch vụ khách hàng. Nó cung cấp quy trình hướng dẫn, cây quyết định trực quan, và kiến thức sẵn sàng cho các kênh thông qua giọng nói, trò chuyện, và email. Khả năng trí tuệ nhân tạo đảm bảo việc truy xuất câu trả lời chính xác nhanh chóng.

Các tính năng chính:

• Quy trình hướng dẫn từng bước
  
  
• Cây quyết định và FAQs
  
  
• Truy xuất nội dung được hỗ trợ bởi AI
  
  
• Cập nhật và kiểm tra nội dung theo thời gian thực
  
  
• Xuất bản nội dung đa kênh
  
  

Lợi ích: Tăng hiệu quả hỗ trợ bằng cách làm cho kiến thức phức tạp dễ dàng tìm kiếm và thực hiện.

Phù hợp nhất cho: Trung tâm liên hệ và đội ngũ CX quản lý quy trình hỗ trợ có khối lượng lớn hoặc phức tạp.

19. Hướng dẫn Zendesk

Hướng dẫn Zendesk mở rộng hệ sinh thái Zendesk với kiến thức tự phục vụ và chức năng trung tâm trợ giúp. Nó cho phép đội ngũ hỗ trợ tạo các bài viết, tự động gợi ý, và theo dõi hiệu suất nội dung. Với trí tuệ nhân tạo và máy học, nó cải thiện việc chuyển hướng vé và hài lòng khách hàng tổng thể.

Các tính năng chính:

• Chủ đề và tùy chỉnh trung tâm trợ giúp
  
  
• Gợi ý bài viết AI
  
  
• Hỗ trợ đa ngôn ngữ
  
  
• Giám sát sức khỏe nội dung
  
  
• Phản hồi tích hợp và phân tích
  
  

Lợi ích: Cung cấp một cách liền mạch để trang bị khách hàng với kiến thức trong khi giảm số vé hỗ trợ.

Phù hợp nhất cho: Đội ngũ hỗ trợ sử dụng Zendesk cho vé hỗ trợ, trò chuyện hoặc hoạt động trạm trợ giúp.

20. Tettra

Tettra là một cơ sở kiến thức nội bộ đơn giản tích hợp với Slack và Google Workspace. Nó được thiết kế cho các nhóm đang phát triển muốn tài liệu hóa các quy trình nội bộ và giảm bớt câu hỏi lặp đi lặp lại. Nó cũng cung cấp tính năng đề xuất nội dung để phát hiện ra các khoảng cách kiến thức.

Các tính năng chính:

• Hỏi và đáp trên Slack và lưu trữ nội dung
  
  
• Đề xuất và xác minh chỉnh sửa
  
  
• Tổ chức trang và quyền hạn
  
  
• Đồng bộ hóa Google Workspace
  
  
• Trình soạn thảo đơn giản và phân tích
  
  

Lợi ích: Giúp dễ dàng biến kiến thức nhóm thành một nguồn tài nguyên có thể tìm kiếm chung mà không tạo thêm sự trở ngại.

Phù hợp nhất cho: Các startup và nhóm làm việc từ xa tìm kiếm công cụ tài liệu dựa trên Slack nhẹ nhàng.

Các công cụ quản lý kiến thức tốt nhất cho các nhóm đang phát triển

Nếu bạn đang mở rộng nhanh chóng và cần tạo ổn định trong hỗn hợp, bạn sẽ muốn các công cụ linh hoạt, dễ triển khai và được xây dựng cho việc cộng tác. Các công cụ như Guru, Notion, Slab và Trainual nổi bật trong danh mục này. Chúng giúp các nhóm di chuyển nhanh tài liệu hóa quy trình, huấn luyện nhân viên mới và tránh việc lặp đi lặp lại mà không cần nhiều quản trị viên hoặc thiết lập tùy chỉnh.

Công cụ quản lý kiến thức cá nhân cho năng suất cá nhân

Quản lý kiến thức không chỉ dành cho các nhóm lớn. Cá nhân cũng có thể hưởng lợi, đặc biệt là những người quản lý dự án phức tạp hoặc ghi chú và kiến thức học và nhận thức.

Các công cụ như Notion, Obsidian, Evernote, và Google Keep giúp các chuyên gia làm việc đơn lẻ tổ chức ghi chú, xây dựng não phụ, và theo dõi tiến độ theo thời gian. 

Các công cụ này ưu tiên tốc độ, khả năng tìm kiếm và cấu trúc cá nhân hơn là cộng tác.

Các công cụ quản lý kiến thức trung tâm cuộc gọi tốt nhất để cải thiện hiệu quả của nhân viên bán hàng

Đối với các trung tâm cuộc gọi và đội ngũ hỗ trợ khách hàng, tốc độ và độ chính xác là tất cả. Các công cụ quản lý kiến thức tốt nhất trong lĩnh vực này hướng tới việc nhân bản câu trả lời trong thời gian thực, giảm thời gian xử lý và cải thiện tính nhất quán trên các kênh. 

Các nền tảng như Shelf, Knowmax, Zendesk Guide, và Jitbit được thiết kế đặc biệt cho môi trường này—với luồng làm việc hướng dẫn, cây quyết định, tìm kiếm AI, và quản lý nội dung tích hợp.

Các ví dụ về công cụ quản lý kiến thức trong các ngành và đội ngũ

Bạn vẫn chưa chắc chắn về cách hoạt động của các công cụ này? Dưới đây là một số ví dụ:

• Một đội ngũ hỗ trợ khách hàng sử dụng Zendesk Guide để xây dựng một trung tâm trợ giúp tự phục vụ giảm số vé.
  
  
• Một nhóm sản phẩm sử dụng Confluence để tài liệu lịch trình và quyết định để dễ dàng tham khảo chéo chức năng.
  
  
• Một nhóm Nhân sự sử dụng Trainual để chuẩn hóa quy trình nhận việc và sổ tay nhân viên.
  
  
• Một nhóm nghiên cứu lưu trữ thông tin từ cuộc khảo sát và phỏng vấn trong QuestionPro InsightHub.
  
  

Những ví dụ này cho thấy cách các công cụ quản lý kiến thức có thể linh hoạt qua các nhóm — cải thiện tính minh bạch, nhất quán và cộng tác.

Công cụ quản lý kiến thức tốt nhất là gì?

Công cụ quản lý kiến thức tốt nhất là công cụ phù hợp với kích thước, mục tiêu và quy trình của nhóm bạn — vì không có một giải pháp đơn lẻ nào phù hợp với mọi người.

Nếu bạn đang tìm kiếm một hệ thống toàn diện, được trang bị trí tuệ nhân tạo mang câu trả lời vào quy trình làm việc của bạn, Guru là một lựa chọn khó cưỡng. Nếu bạn muốn tính linh hoạt và ít cấu trúc, Notion và Slite là những lựa chọn tuyệt vời. 

Đối với kiến thức phục vụ khách hàng, Zendesk Guide và Document360 mang lại các cổng thông tin sạch, dễ tìm kiếm. 

Công cụ tốt nhất là công cụ mà nhóm bạn thực sự sử dụng — vì vậy tập trung vào khả năng sử dụng, tích hợp và việc nó phù hợp tốt như thế nào với nhu cầu hàng ngày của bạn.

Kiến thức doanh nghiệp là gì?

Quản lý kiến thức doanh nghiệp liên quan đến các hệ thống, quy trình và công cụ được sử dụng để thu thập, tổ chức và chia sẻ kiến thức trên quy mô toàn bộ tổ chức. Nó đảm bảo nhân viên — từ các nhóm tiếp xúc trực tiếp đến lãnh đạo — có thể truy cập thông tin họ cần để ra quyết định, cộng tác một cách hiệu quả và duy trì sự phối hợp. Điều này thường bao gồm tích hợp kiến thức qua các phòng ban, sử dụng công cụ tìm kiếm trí tuệ nhân tạo và nhúng kiến thức vào quy trình làm việc hàng ngày để giảm silos và tăng năng suất.

Thách thức phổ biến trong quản lý kiến thức (và cách công cụ giải quyết chúng)

Quản lý kiến thức nghe có vẻ đơn giản — cho đến khi bạn thực sự thực hiện. Hầu hết các nhóm đối diện với cùng những chướng ngại trở: thông tin phân tán qua các công cụ, nội dung lỗi thời nhanh chóng và nhân viên tiếp tục hỏi các câu hỏi giống nhau. Kết hợp với làm việc làm từ xa hoặc làm làm việc, và điều này còn khó khăn hơn để duy trì sự phối hợp.

Đó là lý do vì sao công cụ quản lý kiến thức ra đời. Các nền tảng tốt nhất giải quyết những vấn đề này bằng cách tập trung thông tin, làm cho nó dễ tìm kiếm và đảm bảo thông tin luôn chính xác theo thời gian. Các hệ thống trí tuệ nhân tạo thậm chí có thể gợi ý nội dung bị thiếu, đánh dấu thông tin trùng lặp và cung cấp câu trả lời tại nơi mà mọi người đang làm việc — cho dù đó là trong Slack, Chrome, hoặc một công cụ trợ giúp.

Quản lý kiến thức so với quản lý tài liệu: Sự khác biệt là gì?

Mặc dù có vẻ giống nhau, quản lý kiến thức và quản lý tài liệu không phải là một.

Các hệ thống quản lý tài liệu chủ yếu tập trung vào việc lưu trữ, tổ chức và bảo mật tệp tin — như PDF, hợp đồng hoặc tài liệu chính sách. Chúng giúp bạn quản lý các tài liệu tĩnh và kiểm soát quyền truy cập, phiên bản và tuân thủ.

Công cụ quản lý kiến thức tiến xa hơn. Họ không chỉ lưu trữ tài liệu — họ làm cho thông tin trở nên dễ truy cập, dễ khám phá và dễ thực hiện.

Công cụ KM giúp mọi người tìm kiếm câu trả lời, cộng tác trên kiến thức chung, ghi lại thông tin ngay lập tức và duy trì mọi thứ luôn cập nhật.

Hãy nghĩ về quản lý tài liệu như chiếc tủ sắp xếp của bạn, và quản lý kiến thức như bộ não tập thể của nhóm của bạn.

Làm thế nào để chọn công cụ phù hợp cho quản lý kiến thức

Với nhiều công cụ có sẵn, việc lựa chọn đúng bắt đầu bằng sự hiểu rõ rõ ràng về nhu cầu cụ thể và quy trình làm việc của nhóm của bạn. Dưới đây là hướng dẫn đơn giản, bước từng bước để giúp bạn đánh giá các lựa chọn của mình:

1. Xác định trường hợp sử dụng chính của bạn.
   Bạn đang tài liệu hóa các quy trình nội bộ không? Đã xây dựng trung tâm trợ giúp dành cho khách hàng? Tạo tài liệu đào tạo cho quá trình tiếp nhận? Bắt đầu bằng cách xác định loại kiến thức bạn cần quản lý và đối tượng là ai.
   
   
2. Xem xét kích thước và cấu trúc của đội ngũ của bạn.
   Một số công cụ được xây dựng cho các đội nhóm nhỏ và các công ty khởi nghiệp, trong khi các công cụ khác được tối ưu hóa cho các tổ chức lớn, phân phối. Hãy xem xét có bao nhiêu người sẽ sử dụng nền tảng và liệu các bộ phận khác nhau cần không gian làm việc riêng hoặc mức truy cập khác nhau hay không.
   
   
3. Thiết lập bản đồ ngăn xếp công nghệ hiện tại của bạn.
   Tìm kiếm các công cụ tích hợp với những gì bạn đã sử dụng – Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, Salesforce và như vậy. Càng dễ dàng kết nối các hệ thống của bạn, bạn sẽ nhận được nhiều giá trị hơn từ cơ sở kiến thức của mình.
   
   
4. Quyết định mức độ cấu trúc bạn muốn.
   Bạn muốn một công cụ linh hoạt như Notion nơi bạn có thể xây dựng hệ thống của riêng mình, hoặc một cái gì đó hướng dẫn hơn như Guru hoặc Trainual với các mẫu và quy trình xác minh tích hợp sẵn? Phong cách làm việc ưa thích của đội của bạn quan trọng ở đây.
   
   
5. Đánh giá trải nghiệm người dùng và sự tiếp nhận.
   Ngay cả nền tảng mạnh nhất cũng không giúp nếu người ta không sử dụng nó. Tìm kiếm các công cụ với giao diện trực quan, tìm kiếm thông minh và quá trình tiếp nhận dễ dàng để nhân viên có thể bắt đầu đóng góp và tìm kiếm câu trả lời nhanh chóng.
   
   
6. Lập kế hoạch cho sự phát triển.
   Đảm bảo nền tảng có thể mở rộng theo bạn. Xem xét các yếu tố như quyền hạn, quy trình quản lý nội dung, phân tích số liệu và cách công cụ hỗ trợ nhiều đội hoặc đơn vị kinh doanh theo thời gian.
   
   

Bằng cách đi qua những bước này, không chỉ giúp bạn hạn chế danh sách của mình – bạn cũng sẽ chuẩn bị để chọn một công cụ mang lại giá trị lâu dài và thực sự được sử dụng bởi đội của bạn.

Xu hướng trong các công cụ quản lý kiến thức cho năm 2025

Không gian quản lý kiến thức đang phát triển nhanh chóng – và các công cụ năm 2025 khác biệt nhiều so với chỉ vài năm trước. Một trong những xu hướng lớn nhất là Tìm kiếm và câu trả lời dựa trên trí tuệ nhân tạo. 

Các nền tảng như Guru đang sử dụng trí tuệ nhân tạo sinh sản và mô hình ngôn ngữ lớn để cung cấp câu trả lời đáng tin cậy với nguồn gốc đã được trích dẫn, ngay lập tức.

Chúng ta cũng đang thấy sự tập trung hơn vào cung cấp kiến thức khi làm việc – có nghĩa là nhân viên không cần rời bỏ các công cụ của họ để tìm những gì họ cần. 

Tích hợp Slack, các tiện ích trình duyệt và các kích hoạt nhúng giúp câu trả lời trở nên mượt mà. Các xu hướng khác bao gồm kiểm tra sức khỏe nội dung tự động, quy trình xác minh chuyên gia và cá nhân hóa dựa trên vai trò để hiển thị nội dung phù hợp cho người phù hợp.

Làm thế nào để triển khai một công cụ quản lý kiến thức một cách thành công

Triển khai một công cụ quản lý kiến thức không chỉ là về việc chọn lựa nền tảng phù hợp – mà còn liên quan đến việc chuẩn bị đội của bạn cho sự thành công lâu dài. Dưới đây là hướng dẫn bước theo bước để giúp bạn triển khai một cách mượt mà và nhận giá trị thực sự từ ngày đầu tiên:

1. Bắt đầu với một trường hợp sử dụng rõ ràng.
   Đừng cố gắng tài liệu hóa mọi thứ cùng một lúc. Tập trung vào một lĩnh vực duy nhất, có tác động lớn như quy trình tiếp nhận nhân viên của bạn, câu hỏi thường gặp hỗ trợ khách hàng hoặc tài liệu quy trình nội bộ. Chiến thắng nhanh giúp xây dựng đà.
   
   
2. Chọn chủ sở hữu nội dung.
   <\/strong>Phân công ai đó (hoặc một vài người) phụ trách để giữ cho kiến thức của bạn chính xác và cập nhật. Những người này không cần phải viết tất cả mọi thứ một cách tự mình - nhưng họ nên hướng dẫn cấu trúc và giữ cho nội dung sạch sẽ.
   
   
3. Sử dụng các mẫu để duy trì nhất quán.
   <\/strong>Hầu hết các công cụ KM cung cấp các mẫu tích hợp sẵn cho các SOP, hướng dẫn thực hiện và FAQs. Sử dụng chúng để tránh hỗn loạn nội dung và giúp người đóng góp viết theo định dạng nhất quán, dễ đọc.
   
   
4. Tích hợp với các công cụ hiện tại của bạn.
   <\/strong>Đưa kiến thức trở nên tiện lợi nơi mọi người đã làm việc - như Slack, Teams hoặc trình duyệt của bạn. Càng tích hợp KM tool của bạn vào hệ thống, càng có khả năng đội bạn sẽ sử dụng nó thật sự.
   
   
5. Thiết lập quy trình xác minh và xem xét.
   <\/strong>Kiến thức trở nên lỗi thời rất nhanh chóng. Bật các lời nhắc tự động hoặc luồng xác minh để đảm bảo nội dung luôn đáng tin cậy theo thời gian - đặc biệt cho những vấn đề như chính sách hoặc tài liệu kỹ thuật.
   
   
6. Theo dõi việc sử dụng và cải tiến.
   <\/strong>Sử dụng phân tích của công cụ của bạn để xem nội dung nào được sử dụng, đang thiếu, và mọi người vẫn đang hỏi câu hỏi. Sử dụng dữ liệu đó để điền vào những khoảng trống và cải tiến theo thời gian.
   
   

Với cách tiếp cận đúng đắn, cơ sở kiến thức của bạn trở nên không chỉ là một thư viện nội dung - nó trở thành cột sống của cách đội của bạn chia sẻ, học hỏi và làm việc cùng nhau.

Kết luận

Công cụ quản lý kiến thức đúng có thể biến cách đội của bạn làm việc - giúp bạn ghi lại thông tin một lần và sử dụng mọi nơi. Cho dù bạn đang hỗ trợ khách hàng, giới thiệu nhân viên mới, hoặc chỉ đơn giản là cố gắng giảm số lần hỏi lại, giải pháp đúng sẽ giúp kiến thức của bạn dễ tìm, tin cậy, và sử dụng.

Muốn xem một nền tảng kiến thức hàng đầu như thế nào trong thực tế? <\/strong>Xem demo theo yêu cầu của Guru<\/a> để xem cách AI-powered kiến thức quản lý có thể giúp đội của bạn làm việc thông minh, không cần làm việc chăm chỉ.

‍