Onboarding có nghĩa là gì? 

Onboarding là quá trình giúp ai đó làm quen với công việc mới, thực hành hoặc kỹ năng mới. 

Mục đích của onboarding là gì?

Mục đích của onboarding là làm quen với thông tin mới. Quá trình này được thiết kế để giúp nhân viên hiểu về vị trí, yêu cầu công việc và công ty của họ. 

Các loại onboarding khác nhau

Nhiều người trong lĩnh vực Nhân sự sử dụng thuật ngữ đào tạo nhân viên liên quan đến nhân viên mới, tuy nhiên cũng có các loại đào tạo khác không nhất thiết phải liên quan đến nhân viên mới. Hãy dành chút thời gian để tập trung vào 3 loại đào tạo: 

• Onboarding nhân viên
• Onboarding khách hàng
• Onboarding người dùng

Đào Tạo Nhân Viên 

Định Nghĩa 

Onboarding nhân viên là quy trình được sử dụng để giới thiệu một nhân viên mới vào một tổ chức. 

Các nhiệm vụ Onboarding nhân viên

Mặc dù tập trung vào nhân viên mới, quy trình onboarding thường liên quan đến nhiều người trong các vai trò khác nhau. Dưới đây là một tổng quan về những gì có thể được mong đợi trong quá trình đào tạo nhân viên theo vai trò:

Nhân viên

Đây là thời gian cho nhân viên hấp thụ nhiều thông tin nhất có thể, và có nhiều cách khác nhau để thực hiện điều này. Điều này có thể bao gồm việc hoàn thành các tài liệu, gặp gỡ đồng nghiệp, và thực hiện công việc được thiết kế để giúp họ làm quen với môi trường làm việc mới của họ. 

Kỹ năng HR

HR có nhiệm vụ xử lý các khía cạnh pháp lý và thực tế của việc onboarding nhân viên. HR có thể hỗ trợ cung cấp các biểu mẫu quan trọng để nhân viên điền liên quan đến thuế, bảo hiểm, thanh toán và chính sách nhân viên. 

Quản lý 

Quản lý đóng vai trò thú vị trong quá trình onboarding có thể kết hợp nhiều thứ mà chúng ta vừa thảo luận. Dù họ đảm bảo các công việc quan trọng đã hoàn tất hay đang giao nhiệm vụ, quản lý nên làm tốt nhất để tạo cảm giác chào đón cho nhân viên mới của họ. Họ có mặt để trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà nhân viên mới có thể có và có một kế hoạch sẵn trong vài tuần đầu tiên và tháng đầu tiên trong thời gian làm việc của một nhân viên. 

Onboarding khách hàng

Định nghĩa

Onboarding khách hàng là quy trình các công ty sử dụng để giới thiệu khách hàng mới với doanh nghiệp, sản phẩm và dịch vụ của họ. Lý tưởng, quy trình này nên được thiết kế để tạo mối quan hệ lâu dài và có lợi cho doanh nghiệp và khách hàng cũng như đặt kỳ vọng về việc làm việc của họ. 

Toàn bộ quy trình này có thể đóng một vai trò quan trọng trong dịch vụ khách hàng và trải nghiệm tổng thể của khách hàng. Các công ty nên làm mọi cách để đảm bảo rằng nhu cầu của khách hàng của họ được đáp ứng trong thời gian quan trọng này.

Ví dụ về onboarding khách hàng

Trải nghiệm onboarding cho khách hàng có thể đơn giản như cuộc gọi giới thiệu trong 5 phút hoặc phức tạp như thiết lập chuỗi họp thường xuyên. Không có thời gian cố định cho việc onboard khách hàng, vì vậy quy trình có thể tham gia theo nhu cầu cam kết. 

Onboarding người dùng

Onboarding người dùng là quy trình người dùng mới sử dụng để tìm hiểu cách sử dụng một ứng dụng hoặc chương trình phần mềm. Mặc dù bạn có thể nghĩ rằng việc onboard người dùng không chỉ đơn giản là dạy người dùng cách “sử dụng” một sản phẩm. 

Mục tiêu chính của onboarding người dùng là giúp mọi người trở nên xuất sắc hơn trong việc mà sản phẩm của bạn cho phép mọi người làm.  Đối với Guru, điều đó có nghĩa là giúp mọi người tìm kiếm và chia sẻ kiến thức họ cần để làm việc của họ. 

Ví dụ về onboarding người dùng

Vì chúng ta đã sử dụng Guru làm ví dụ, hãy tiếp tục xu hướng đó! Chúng tôi thích vượt xa những email chào mừng thông thường và liên kết đến trang câu hỏi thường gặp. Chúng tôi đã thiết lập Cộng đồng Guru vì vậy mọi người có thể tiếp tục học những nguyên tắc và mẹo hay nhất. 

Onboarding so với sự định hướng: Sự khác biệt là gì?

Có vẻ như bạn có thể sử dụng các thuật ngữ onboarding và huấn luyện hướng nghiệp lẫn nhau, nhưng ngữ nghĩa là quan trọng trong tình huống này. Onboarding và huẩn luyện hướng nghiệp có thể liên quan đến việc làm quen với một ai đó, nhưng chúng khác biệt về mặt quan trọng. 

Cho dù được thực hiện trong một ngày hoặc trong suốt tuần, sự định hướng là một loại quá trình một lần và xong. Mục tiêu chính của hướng dẫn là để chuẩn bị cho nhân viên mới, người dùng và khách hàng sẵn sàng cho những gì sẽ đến tiếp theo.

Trong khi đó, quá trình giới thiệu là một quy trình tiếp tục có thể kéo dài trong vài tuần. Quá trình giới thiệu rộng lớn hơn và được thiết kế với tập trung vào năng suất và học tập sâu sắc. Đặc biệt, hướng dẫn có thể được coi là một bước chuẩn bị cần thiết cho một trải nghiệm giới thiệu sâu sắc.

Công cụ tốt nhất để sử dụng trong quá trình giới thiệu

Dù là nhân viên, người dùng hay khách hàng: không quan trọng bạn là ai, nếu bạn ở trong tình huống mới thì câu hỏi sẽ đến với bạn. Nếu bạn muốn tạo ra một trải nghiệm giới thiệu xuất sắc, hãy chắc chắn bao gồm các công cụ này vào quy trình.

1. Wiki của công ty

Hãy dễ dàng cho mọi người tìm câu trả lời cho một số câu hỏi quan trọng của họ bằng cách có một nguồn thông tin duy nhất trong một wiki. Hãy thoải mái khi bạn đang nghĩ về những thông tin mà một người mới muốn. 

Wiki của bạn có thể vượt ra ngoài việc liệt kê các câu hỏi thường gặp thông thường. Việc liệt kê các hướng dẫn cơ bản, biểu đồ tổ chức và ghi chú về văn hóa có thể rất hữu ích. Hãy tự do sáng tạo một chút khi bạn nghĩ về những thông tin một ai đó mới muốn. 2.

2. Các modules đào tạo 

Quá trình onboard không nên là một quá trình một lần và xong. Mọi người có thể có câu hỏi sau khi họ đã tham gia vào các bài tập và thảo luận. Hãy đơn giản hóa việc cho mọi người tiếp tục học tập vào thời gian riêng của họ bằng cách tìm phần mềm có thể giúp bạn tổ chức các modules đào tạo.

Phần mềm phù hợp có thể làm rất nhiều để hỗ trợ, tổ chức và thậm chí theo dõi quá trình học tập. Mọi người có thể xem lại các modules cũ, chuyển sang những modules mới và học theo tốc độ của riêng họ.

3. Hợp đồng và chữ ký điện tử 

Hầu hết các công ty có thể đã xóa hết giấy tờ, nhưng điều đó không có nghĩa là giấy tờ đã biến mất. Có rất nhiều hợp đồng, thỏa thuận và các tài liệu quan trọng khác cần được ký. Làm cho mọi thứ dễ dàng hơn cho công ty và những người mới bằng cách tìm phần mềm phù hợp để giúp bạn quản lý các tài liệu quan trọng nhất của mình.

Phần mềm có thể giúp phân phối và tổ chức tài liệu cũng như thu thập chữ ký điện tử để quản lý tài liệu dễ dàng. Bạn cũng sẽ có lợi ích bổ sung khi theo dõi giấy tờ một cách dễ dàng. 

4. Phản hồi và khảo sát 

Thu thập phản hồi nên là một phần quan trọng của bất kỳ quy trình nào, và quá trình giới thiệu cũng không phải là ngoại lệ. Bạn muốn hiểu cách quy trình hoạt động cho những người mới và cho những người điều hành quy trình.

Đừng nghĩ rằng bạn chỉ có thể chờ đến cuối quy trình để xem nó điều gì. Việc yêu cầu phản hồi trong suốt quá trình có thể giúp bạn đánh giá xem mọi thứ đang diễn ra như thế nào.

5. Công cụ giao tiếp

Luôn giữ liên lạc là quan trọng trong quá trình giới thiệu. Tìm cách để mọi người giữ liên lạc với nhau bằng cách tìm một công cụ truyền thông đáng tin cậy. 

Một số người thích làm việc qua email, người khác thích ứng dụng tin nhắn, và có những người thích gọi điện hoặc nhắn tin. Đưa ra các tùy chọn khác nhau để họ có thể giao tiếp theo cách tốt nhất mà họ thấy phù hợp.

Làm thế nào để tạo ra trải nghiệm giới thiệu tốt nhất

Những lý do để giới thiệu nhân viên mới, người dùng hoặc khách hàng mới có thể khác nhau, nhưng các nguyên tắc của một trải nghiệm giới thiệu thành công là như nhau. Nếu bạn muốn tạo ra trải nghiệm onboard tốt nhất có thể, hãy chắc chắn rằng bạn đã xem xét những điều này. 

1. Chuẩn bị cho những người làm quy trình giới thiệu

Đừng mắc lỗi cho rằng những nhân viên đang hướng dẫn người khác qua quy trình onboard đã đủ tốc độ với mọi điều cần phải làm. Nếu bạn muốn đảm bảo rằng quá trình giới thiệu diễn ra suôn sẻ, hãy dành thời gian kết nối với những người điều hành quy trình trước.

Hãy đảm bảo rằng họ đủ tốc độ với những phương pháp onboard mới nhất và có cái nhìn sâu sắc vào những kế hoạch của họ. Bây giờ là thời gian để trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà họ có và đảm bảo rằng bạn đã phối hợp với nhau về kỳ vọng và kết quả. 

Trong một số trường hợp, sẽ logic để có hướng dẫn và quá trình giới thiệu của riêng bạn cho những người thường xuyên liên quan đến quá trình giới thiệu. Điều này có thể giúp duy trì quá trình giới thiệu thống nhất và xác định kỳ vọng cho toàn bộ tổ chức.

2. Đặt kỳ vọng sớm

Không ai thích đi vào tình huống không biết mình sẽ đối mặt với điều gì. Nếu bạn muốn có một quy trình tuyển dụng thành công, hãy dành thời gian để thiết lập kỳ vọng ngay từ đầu để mọi người dễ dàng đáp ứng chúng. 

Hãy chắc chắn rằng một nhân viên mới hiểu rõ phạm vi đầy đủ của nhiệm vụ của họ. Trong trường hợp của một khách hàng, đặt kỳ vọng xung quanh các kết quả cuối cùng họ muốn từ sự hợp tác của bạn. Nếu bạn đang đào tạo người dùng mới, hãy cho họ biết họ nên biết cách sử dụng phần mềm của bạn sau khi kết thúc quá trình đào tạo. 

Đây là thời điểm tuyệt vời để đề cập đến các lợi ích của một kế hoạch 30-60-90 ngày. Cách tiếp cận này giúp bạn dễ dàng đặt và làm việc để đạt các mốc quan trọng và phác thảo rõ ràng những gì cần phải thực hiện để đạt được mục tiêu đó. 

3. Đạt sự cân bằng giữa các kiểu học tập 

Một số người thích ngồi và nghe, những người khác lại thích học bằng cách làm. Một kế hoạch đào tạo tốt cần phải phục vụ được cả hai cách học. 

Có thể dành nhiều thời gian cho bài giảng, bài kiểm tra và các mô-đun đào tạo cùng với công việc song song và các hoạt động thực hành. Đừng cố gắng đóng đầy ngày của họ với quá nhiều việc. Một chút đa dạng có thể tạo sự cân bằng trong ngày và giúp não bị quá tải có một cuộc nghỉ cần thiết. 

Hãy nhớ rằng, việc linh hoạt trong quá trình tuyển dụng có giá trị lớn. Để mọi người có đủ thời gian để suy nghĩ về những gì họ đã học và cho họ cách xử lý kiến thức bằng cách khác nhau cũng quan trọng. 

4. Tạo cơ hội để đưa ra phản hồi

Việc hiểu rằng quá trình tuyển dụng của bạn không hữu ích vào cuối cùng không hữu ích cho bất kỳ ai có liên quan nào. Nếu bạn muốn tránh những trải nghiệm đào tạo không thành công, hãy đảm bảo bạn xây dựng nhiều cơ hội để có phản hồi dọc đường. 

Xây dựng thời gian với người tuyển dụng và những người phụ trách quá trình tuyển dụng để đảm bảo rằng bạn không bỏ sót điều gì. Đừng chỉ thẳng thừng hỏi họ có điều gì họ không hiểu. Hỏi họ họ nghĩ gì về toàn bộ quy trình, các hoạt động tuyển dụng gần đây của họ và cảm thấy thoải mái thế nào với những gì họ đã học. 

Xếp lịch kiểm tra hàng tuần là một cách tuyệt vời để đảm bảo mọi người đang nhận được những gì họ cần mà không rủi ro gây gián đoạn cho quá trình học của họ. 

5. Chuẩn bị cho những việc bất ngờ 

Bạn có thể có một quy trình tuyển dụng được suy nghĩ cẩn thận, nhưng ngay cả kế hoạch tốt nhất cũng không thể sánh kịp với những bất ngờ không lường trước trong cuộc sống. Mọi người có thể ốm, các dự án cuối phát sinh, và các ưu tiên có thể thay đổi ngay cả sau khi bạn nghĩ mọi thứ đã được ổn định. Làm cho việc điều chỉnh linh hoạt với tình huống bất chợt dễ dàng hơn bằng cách dành cho chính bản thân bạn một số không gian linh hoạt trong chương trình đào tạo của mình. 

Cân nhắc kế hoạch cho những ngày "bắt kịp" nếu mọi người phải bỏ lỡ phần quan trọng của quá trình tuyển dụng. Điều này có thể hữu ích cho các trường hợp khẩn cấp và giúp mọi người nắm bắt các khái niệm họ không hiểu. 

Đây là thời điểm hoàn hảo để đề cập đến những lợi ích của việc có một quá trình đào tạo linh hoạt với một mặt không đồng bộ cho việc làm. Việc có thể xem lại tư liệu, xem video đào tạo, và tra cứu câu hỏi thường gặp sẽ giúp quản lý vấn đề dễ dàng hơn và giữ nhân viên ổn định trên đúng hành trình của họ. 

Thu thập tất cả các mẫu bạn cần để làm cho việc đào tạo trở nên dễ dàng