Chia sẻ kiến thức là huyết mạch của một đội ngũ thành công. Nhưng khi một công ty phát triển, họ không còn có thể dựa vào việc chia sẻ kiến thức theo phương pháp tiêm thuốc. Và khi điều này xảy ra, có thể là lúc cần thuê một quản lý kiến thức. Đây là một vai trò dành riêng để tạo ra một văn hóa dựa trên kiến thức và đảm bảo tất cả nhân viên được chuẩn bị cho thành công trong vai trò của họ.

Quản lý kiến thức là gì?

Một quản lý kiến thức đảm bảo mọi người trong tổ chức của bạn có thông tin họ cần. Họ là người quyết định chủ quan về việc quản lý liên tục của một cơ sở kiến thức hoặc wiki công ty, bao gồm cả sức khỏe chung và các phương pháp tốt nhất. Họ là những chuyên gia trong việc tổ chức và phân phối thông tin quan trọng, và họ biết cách biến hệ thống “tương đối tốt” thành một hệ thống “thực sự tuyệt vời”.

Tại sao quản lý kiến thức là một đầu tư có giá trị cho đội của bạn  

Tùy thuộc vào quy mô của tổ chức, loại cơ sở kiến thức và chiến lược quản lý kiến thức đã triển khai, một công ty có thể chọn tạo ra một vai trò quản lý kiến thức dành riêng.

Quản lý kiến thức có thể làm nhiều hơn chỉ giữ thứ tự vì bạn và cơ sở kiến thức của bạn. Thực tế, việc thuê một người có thể mang lại nhiều lợi ích. 

Cải thiện quyền truy cập vào thông tin và kiến thức 

Chúng tôi biết rằng rất nhiều nhân viên đã sử dụng phần mềm chia sẻ kiến thức của bạn, nhưng một quản lý kiến thức thực sự có thể giúp nâng cấp trò chơi chia sẻ kiến thức của bạn lên một tầm cao mới.

Nhóm của bạn đã làm một công việc khá tốt trong việc tìm cách chia sẻ kiến thức trong hệ thống đã thiết lập, nhưng một quản lý kiến thức có thể giúp việc truy cập và chia sẻ dễ dàng hơn. Họ là những chuyên gia trong việc tổ chức và phân phối thông tin quan trọng, và họ biết cách biến một hệ thống “khá tốt” thành một hệ thống “thực sự tuyệt vời”. 

Điều quan trọng là hiểu rằng quản lý kiến thức không chỉ giới hạn trong việc sản xuất nội dung để chia sẻ. Một quản lý kiến thức thực sự có thể giúp tạo điều kiện cho các loại chia sẻ thông tin khác nhau và hướng dẫn người khác cách truyền đạt thông tin. 

Không chắc chắn bạn hiểu chúng tôi nói gì? Chúng tôi sẽ để Aprill Allen của Knowledge Bird giải thích:

Tôi nghĩ về quản lý kiến thức như một khả năng tổng thể với quản lý kiến thức làm huấn luyện viên và người tạo điều kiện, thúc đẩy các nhóm và cá nhân tiến gần hơn đến việc cải thiện phương pháp chia sẻ kiến thức của họ.

​

Họ thực hiện điều đó bằng cách tạo ra luồng thông tin linh hoạt hơn giữa các công cụ, nhưng cũng bằng cách tạo điều kiện cho kiến thức lưu thông giữa con người. Các điều kiện đó có thể là cơ hội không chính thức để tập hợp cũng như cấu trúc chính thức như học qua người đồng nghiệp và hướng dẫn.

Tối Ưu Hóa Quy trình Ra Quyết Định

Cách tốt nhất để định dạng thẻ mô tả quy trình bán hàng là gì? Làm thế nào chúng ta thay đổi tiêu đề và hệ thống gắn thẻ để giúp mọi người dễ dàng tìm thông tin? 

Nơi làm việc của bạn không thiếu ý tưởng tốt. Vấn đề đến từ việc quyết định ý tưởng tốt nào sẽ được theo đuổi. Đôi khi cách dễ nhất để hoàn thành công việc là chỉ cần có ai đó nói "có" hoặc "không". 

Ưu điểm của việc có một quản lý kiến thức ở đây là đôi phần. Bạn có một người có thể trở thành người quyết định chính thức, và bạn cũng có một người có chuyên môn cần thiết để đưa ra những quyết định đó. Thay vì sắp xếp cuộc họp lên kế hoạch vô tận và lấy ý kiến của hàng chục người, bây giờ bạn có một người mà bạn có thể trông cậy để đưa ra quyết định dựa trên thông tin. 

Thúc đẩy sáng tạo và thay đổi tổ chức 

Có phải có một công ty nào không muốn sáng tạo hơn không? Mọi người đều muốn nói rằng công ty của họ tạo ra đột phá lớn tiếp theo trong ngành của họ. Quản lý kiến thức là bước đệm quan trọng để sáng tạo, và người đúng có thể giúp bạn đạt được mục tiêu của mình. 

Hãy nhớ, quản lý kiến thức không chỉ là việc thu thập và tổ chức thông tin quan trọng. Nó cũng giúp khuyến khích chia sẻ ý tưởng và cộng tác giữa nhân viên và nhóm. Khi bạn thuê một người quản lý kiến thức, bạn đang thuê một người có thể giúp thúc đẩy sự sáng tạo. Người quản lý kiến thức của bạn có thể giúp tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận, tổ chức kiến thức quan trọng, và giúp thúc đẩy sự cộng tác giữa các nhóm. 

Tăng cường hiệu quả qua các bộ phận 

Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy các công việc trở nên hiệu quả hơn rất nhiều khi mọi người có đủ thông tin cần để làm việc. Sau đó, đột nhiên, thời gian để thực hiện các nhiệm vụ quan trọng tốn ít hơn vì mọi thứ bạn cần sẵn có. Theo Gartner, 47% số nhân viên gặp khó khăn để tìm thông tin cần thiết để làm công việc của họ.

Hãy xem xét xem nhóm của bạn có thể làm gì thật sự nếu họ có đủ thời gian và băng thông để làm việc trên các dự án khác nhau. Dự án mới có thể được triển khai, các phiên tư duy trở thành nguyên tắc cơ bản, và mọi người đều làm việc một cách đồng bộ vì văn phòng đã trở nên gọn gàng và hiệu quả hơn nhiều! 

Ai sẽ là một người quản lý kiến thức tốt?

Bất kỳ ai việc của họ là ủng hộ việc sử dụng một cơ sở kiến thức có thể trở thành một người quản lý kiến thức, nhưng những người chấp nhận chính thức vai trò và trách nhiệm thường bao gồm:

• Người quản lý kích hoạt (bao gồm các mảng lợi nhuận, bán hàng, và CX)
• Người quản lý IT
• Người quản lý hoạt động
• Người quản lý chương trình
• Người quản lý học và phát triển

Mô tả công việc ví dụ của Người quản lý kiến thức

Bạn có thể tìm thấy người bên trong để đảm nhiệm công việc quản lý kiến thức, hoặc có thể bạn phải bắt đầu tuyển dụng cho vai trò này. Bất kể bạn chọn cách thuê người quản lý kiến thức của mình, thành công bắt đầu từ việc có một mô tả công việc cẩn thận. 

Quản lý kiến thức tương lai của bạn (hoặc chiến binh tri thức, ninja tri thức, hoặc bất kỳ biến thể lạ lùng nào mà Nhân sự và Thương hiệu muốn gắn với vai trò) cần nhận ra rõ vai trò và trách nhiệm của mình. Nếu bạn cần sự trợ giúp trong việc soạn thảo mô tả công việc của bạn, hãy sử dụng nó như một điểm khởi đầu.

Tóm tắt: 

Trách nhiệm chính của người quản lý kiến thức là khuyến khích việc sử dụng chính xác và phổ biến kiến thức của công ty. Họ nên tạo ra hướng dẫn cho thông tin nào cần được thu thập, và bởi ai cũng như cách nó tích hợp với phần còn lại của công nghệ, và cách duy trì nó để không lỗi thời.

Ứng viên lý tưởng thịnh hành trong môi trường nhanh chóng và có kinh nghiệm về chiến lược kiến thức nội dung và kiến trúc thông tin trên cấp tổ chức. Như một Quản lý Kiến thức, bạn sẽ xác định chiến lược quản lý nội dung/knowledge và đi đầu trong kiến trúc và chiến lược nội dung. Vai trò sẽ tập trung vào việc phát triển, kiểm tra và duy trì nội dung chất lượng cao cho nhân viên.

Bạn sẽ làm việc chặt chẽ với các bên liên quan khác nhau trong công ty để duy trì sự nhất quán trên quy mô toàn cầu và điều chỉnh chiến lược nội dung theo tầm nhìn của họ. Bạn sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển một cơ sở kiến thức thành công và hiệu quả và sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến ngày làm việc của nhân viên.

Trách nhiệm chính bao gồm:

• Xác định chiến lược quản lý kiến thức cho cơ sở kiến thức của chúng tôi và duy trì nội dung chất lượng cao, cập nhật và có khả năng tìm kiếm cho các đối tượng có trình độ kỹ năng đa dạng.
• Làm việc hiệu quả trên toàn tổ chức với các bên liên quan, quản lý thay đổi, đội ngũ dịch vụ, đội ngũ huấn luyện, nhà phát triển chương trình học và chuyên viên về chủ đề để phát triển và hỗ trợ sản phẩm, tính năng và dịch vụ mới và hiện tại.
• Tận dụng phân tích của Guru để đánh giá tác động kinh doanh, theo dõi việc sử dụng và xác định hiệu quả của nội dung cơ sở kiến thức.
• Lãnh đạo, huấn luyện và phát triển một nhóm tác giả từ mỗi bộ phận.
• Thiết lập hướng dẫn viết dựa trên các phương pháp tốt nhất của cơ sở kiến thức và phát triển nhóm để đảm bảo họ đạt hoặc vượt qua chúng.

Cách thiết lập cho quản lý kiến thức của bạn thành công.

Khi tìm kiếm người quản lý kiến thức cuối cùng của bạn, đó là thời điểm hoàn hảo để thảo luận về cách bạn có thể giúp họ đạt được thành công thực sự.

Các đội muốn người quản lý kiến thức của họ thành công sẽ cần phải làm một chút công việc để đưa họ vào môi trường tốt nhất có thể. Nếu bạn đang nghiêm túc với việc tuyển dụng một người quản lý kiến thức, đây là những gì bạn cần phải làm.

Xem xét tài liệu

Một phần lớn của quản lý kiến thức là có các tài liệu đúng. Trước khi đưa vào người mới của bạn, hãy giúp họ có những công cụ mà họ sẽ cần để bắt đầu sắp xếp và duy trì kiến thức nội bộ thông qua các quy trình lặp lại và mẫu.

Không chắc chắn bạn hiểu ý chúng tôi? Hãy để các chuyên gia chỉ cho bạn cách họ sử dụng các mẫu để quản lý công việc kiến thức quan trọng nhất của họ.

Bộ phận marketing của bạn cần một cách dễ dàng để tạo ra các quy trình vận hành tiêu chuẩn của họ? Xem cách các chuyên gia tài chính tại bread tạo ra SOPS xuất sắc bằng cách tải mẫu miễn phí của họ!

Muốn có thêm các mẫu hữu ích từ các chuyên gia và bạn bè tại Guru của bạn? Kiểm tra bộ sưu tập mẫu của chúng tôi!

Xác định mục tiêu cuối cùng của bạn

Đặt mục tiêu hành động cụ thể cho tất cả mọi người là quan trọng cho thành công tại nơi làm việc, và người quản lý kiến thức sắp tới của bạn cũng vậy. Bước vào vai trò này tại các tổ chức mới hiểu về giá trị của quản lý kiến thức có thể cảm thấy như đang đun sôi biển đại. Trước khi bạn đưa họ vào, hãy suy nghĩ về bạn muốn người quản lý kiến thức của mình thực hiện.

Nhiều kết quả xuất sắc từ người quản lý kiến thức của bạn có thể khó có thể định lượng theo các kết quả kinh doanh cứng. Vì thế thay vì suy nghĩ về doanh thu và mục tiêu bán hàng, hãy suy nghĩ về cách họ có thể cải thiện cấu trúc và chia sẻ kiến thức.

Đặt mục tiêu là phải nhận diện được các chuyên gia về chủ đề và hoàn toàn tích hợp vào hệ thống quản lý kiến thức của bạn trong vòng sáu tháng kể từ khi đưa người quản lý kiến thức vào. Giao việc người quản lý kiến thức của bạn với việc đề xuất một cấu trúc nội dung mới cho thẻ khi họ kiểm tra sau 90 ngày. Dù bạn nghĩ ra điều gì, hãy chắc chắn rằng bạn đang đề ra những mục tiêu có thể đạt được và thực hiện được để đạt được.

Hiểu rõ điều họ có thể và không thể làm

Nhân viên kiến thức của bạn có thể làm nhiều điều để giúp thu thập, tổ chức và phân phối thông tin quan trọng trong nhân viên của bạn. Họ có thể được coi là những người giao tiếp chuyên nghiệp, kiến trúc sư thông tin và những chuyên gia về tổ chức và phân phối.

Người quản lý kiến thức có thể là nhiều thứ, nhưng không may, họ không phải là những nhà làm phép.

Hãy nhớ, quản lý kiến thức là trách nhiệm của mọi người ở nơi làm việc, nhưng vai trò của người quản lý kiến thức là đảm bảo mọi người có thể hoàn thành trách nhiệm đó. Họ có thể giúp với các nguyên tắc cơ bản của việc giữ kiến thức được tổ chức và phân phối. Tuy nhiên, để điều đó hoạt động, các quản lý và nhân viên khác cần chịuquyết ý đóng góp cho các khối xây dựng của thông tin đó. 

Hoàn toàn có thể rằng, để xảy ra điều đó, bạn có thể cần thay đổi một số vấn đề trong tổ chức của mình. Nhưng đừng lo lắng, chúng tôi sẽ thảo luận về điều đó trong một chút.

Trò chuyện với các thành viên nhóm về nhu cầu quản lý kiến thức của họ

Nhóm của bạn muốn thấy gì từ người quản lý kiến thức? Ví dụ, HR có thể muốn cải thiện cấu trúc nội dung của bộ sưu tập, và bộ phận bán hàng có thể muốn cách tổ chức tốt hơn cho khách hàng tiềm năng của họ. Dù họ muốn điều gì, cách duy nhất để biết là hỏi.

Như chúng tôi đã nói trước đó, chúng tôi muốn tránh cho người quản lý kiến thức mới của bạn cảm thấy như đang đun sôi biển đại, vì vậy ưu tiên là quan trọng. Hãy suy nghĩ về những thay đổi hiệu quả nhất mà một người quản lý kiến thức có thể thực hiện bằng cách hỏi đội ngũ những câu hỏi đúng.

Những gì sẽ làm cho ngày dễ dàng hơn cho các nhân viên hỗ trợ của bạn? Có điều gì bạn có thể làm bên trong để cải thiện trải nghiệm của khách hàng? Có điều gì sẽ giúp nhóm kỹ sư vận chuyển mã code nhanh hơn? Khi bạn tập trung vào những điều có thể tạo ra tác động lớn nhất, việc khơi đầu cho người quản lý kiến thức của bạn bắt đầu trên con đường đúng đắn dễ dàng hơn.

Tạo một môi trường chào đón

Sẽ rất khó để đóng góp vào cơ sở kiến thức của công ty khi bạn bận rộn suốt tuần và nhận ánh nhìn khiếm nhã từ quản lý khi họ thấy bạn không làm việc dự án. Nhiều lúc, chuyển sang nơi làm việc dựa trên kiến thức hơn liên quan đến những thay đổi văn hóa hơn là bất cứ thứ gì khác. Nếu bạn thực sự muốn đưa người quản lý kiến thức của mình lên đường thành công, hãy làm cho mọi người dễ dàng hơn để làm việc cùng nhau.

Đặt kỳ vọng với quản lý và thành viên nhóm rằng quản lý kiến thức không phải là một hành động tùy chọn. Để hoạt động hiệu quả, mọi người cần dành thời gian và cố gắng để đóng góp.

Hãy để mọi người có thời gian họ cần để tạo ra và tổ chức kiến thức. Bạn không cần phải dành hàng giờ mỗi ngày để khuyến khích mọi người thêm vào và cải thiện cơ sở kiến thức của bạn. Chỉ cần cho mỗi người 15-30 phút để thay đổi và bổ sung thông tin mới có thể là đủ. 

Muốn thực sự làm cho ngày của người quản lý kiến thức của bạn dễ dàng hơn? Hãy giúp họ xác định những người dẫn đầu về kiến thức của bạn trên các chủ đề và nhóm khác nhau. Họ sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc giúp người quản lý kiến thức của bạn và xây dựng cơ sở kiến thức của bạn. 

Hãy trang bị cho họ công nghệ phù hợp 

Có bộ công nghệ phù hợp là điều cần thiết đối với bất kỳ công nhân nào, và điều đó đặc biệt đúng đối với người quản lý kiến thức của bạn. Dành một chút thời gian để tìm hiểu xem làm thế nào có các công cụ phù hợp có thể đưa nhân viên vào con đường thành công trước khi bạn bắt đầu tìm kiếm công cụ của mình. 

Người quản lý kiến thức của bạn sẽ phải sắp xếp một lượng lớn kiến thức cũ. Làm cho mọi thứ dễ dàng hơn cho họ bằng cách cho họ biết về tất cả các lĩnh vực khác nhau mà kiến thức hiện tại tồn tại trong công ty của bạn. Hãy kết nơi quản lý từ các nhóm khác nhau để đảm bảo rằng bạn không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào. 

Biết nơi mà kiến thức của bạn tồn tại có thể giúp việc tìm kiếm các công cụ và tích hợp phù hợp hơn. Một khi bạn biết điều đó, bạn có thể bắt đầu sử dụng một cơ sở kiến thức thật sự tuyệt vời.