在工作中推出新軟件比這更有趣的事有嗎？ 我們能想到幾件事：星期五下午的4:30會議和根管治療馬上浮現在腦海中。 

面對現實吧：人們喜歡得到能讓工作變得更容易的新工具，但從一個程序過渡到另一個程序可能會使人倍感壓力，甚至可能造成災難。 這就是為什麼擁有一個堅實的軟件實施計劃是絕對必要的，這樣可以幫助每個人跟隨最新的軟件變更。 

我們不是想自誇（好吧…也許有一點），但我們對於如何在工作中介紹一個新的軟件程序的正確和錯誤方法了解一些。 除了教導我們的客戶在其公司有效推出Guru外，我們還有許多內部軟件需求需要管理。 

我們不能保證每個人都會喜歡你們的新軟件，但可以幫助你撰寫一份合適的軟件實施計劃，讓你的生活更輕鬆。 以下是您需要了解的創建自己的穩健實施計劃的要素。 

為何軟件實施很重要

有誰曾經只是將新軟件安裝到公司電腦上，讓員工自己使用嗎？ 如果有的話，我們懷疑他們能活著告訴這個故事。 隨波逐流對於即興樂團和第一次約會來說不錯，但這真的不是讓整個部門或公司跟上新軟件的正確心態。 

冷漠與軟件實施不相容

向一個未準備的公司推出新軟件不僅會造成壓力，還會令人驚訝地低效。 你會花太多時間來解決問題、回答問題和處理可以通過一些計劃避免的突發事件。 一個經過充分考慮的軟件實施計劃能讓你制定一個合理的時間表，並幫助你設定可以用來衡量成功的里程碑。 

意外問題和軟件推出往往是相伴而生的。 幸運的是，您的實施計劃在故障排除時可以提供顯著的幫助。 我們不能保證您的實施計劃能保護您免受緩慢的網絡、工作中的壓力週或某個厭惡學習新技術的人的影響。 儘管如此，我們可以說，制定一個實施計劃使您能夠批判性地思考可能出現的問題，並在問題發生之前進行故障排除。 

最重要的是，您的實施計劃幫助每個人準備迎接成功。 您創建的培訓模塊、里程碑和常見問題旨在幫助用戶充分利用他們的新軟件。 這也為您節省了大量的頭疼，並幫助您保持更理智。 考慮到所有的因素，我們會稱這是一個明確的雙贏情況。 

軟件實施的提示 

我們已經提出了為何軟件實施計劃是任何推出的重要部分的理由。 現在讓我們轉變思路，專注於如何創建一個穩固的實施計劃。 

明確早期成功的標準 

你有沒有機會坐下來想想為什麼首先要制定一個全面的實施計劃？ 抱歉，但「我的經理這麼說」在這裡不是一個好的答案。 

堅固的態度/飲食計劃

如果你想制定一個有效的實施計劃，考慮如何衡量成功。 除非您的工作場所喜歡為了純粹的刺激而購買新軟件，我們猜測你正在尋找新軟件是因為有問題需要解決。 

考慮新軟件應該解決哪些問題，並設置指標以衡量其解決方式。 通過這一過程可以幫助你確定是否選擇了正確的軟件，以及是否需要重新開始。 

創建你的實施過程 

現在我們要進入你來這裡的重點：實際的實施計劃。 

你提出的軟件實施計劃應能管理管理層和員工的期望，並清晰地概述每個步驟何時應當進行。 這一部分很重要，因為它不僅僅陳述你的整個過程。 一個深思熟慮的計劃可以幫助避免範圍增長，使每個人都能保持在正確的道路上並達成截止日期。 

你的實施計劃是獨特的，將根據你正在做的事情而有所不同；儘管如此，每一個完整的計劃都有一些應具備的要素：

基本信息

將這視為你計劃的5W和1H，以便你可以展示給任何決策者，讓他們點頭同意並說「好吧，這挺不錯的」。 概述你使用的軟件、為何需要切換的理由以及任何相關的費用。

實施團隊

也許只有你，也許整個IT團隊，可能還有某個軟件公司的成員會幫助過渡。 無論誰參與，務必在這裡概述他們是誰及其責任。 

預期的時間表

所有事情將花多長時間，您的某些里程碑預計在何時達成？ 請記住，最好的計劃在時間表中總是有一定的彈性，以便對計劃的任何調整做出考慮。  

準備工作

為了使當前系統準備好迎接新軟件，需要做些什麼？ 有些人可能需要進行幾次操作系統更新，另一些人可能需要考慮進行全面的系統升級。 無論你需要什麼，現在是列出所有事項的時候。 

#### 預期成果

這個新軟件會在接下來的3個季度內使銷售增長15%嗎？ 這個新程序是否會取代你所依賴的兩個其他程序？ 這一部分可以在使利益相關者對工作保持一致並設定期望方面發揮重要作用。 

潛在問題

在一個完美的世界中，每次軟件推出都會很簡單，但你知道我們不生活在一個完美的世界中。 考慮當你新軟件部署後，可能需要修復或調整的內容。 

受影響的員工

你的新程序會被整個公司使用，還是僅由一兩個團隊使用？ 在這一部分概述誰會最受到你的變更影響。

培訓計劃

每個人將如何迅速適應新軟件？ 提及你將使用的任何培訓模塊和其他資源，以及你計劃如何衡量培訓的成功。 

整理數據

企業很容易累積不必要的東西。 佔用了寶貴名稱的舊軟件和多年都不再相關的數據都是浮現在腦海中的幾樣東西。 幸運的是，新的軟件實施計劃為解決這些問題提供了完美的機會。 

這是一場Tanner級別的清理活動 

實施新軟件可能意味著一些舊東西將被拋在腦後。 花點時間進行春季清理，在轉移到新系統之前，清除一些舊垃圾數據和程序。 這樣還有可能為組織重要信息創造新的機會。 

創建單獨的推出計劃 

工程團隊和UX團隊使用相同的新軟件程序，但他們使用的理由非常不同。 人力資源可以等幾週甚至一兩個月再接受新程序的培訓，但銷售部門昨天下午就應該進行培訓。 

我們知道你不想為自己增加更多的工作，但為不同的團隊和情況制定不同的推出計劃可以使整個實施變得更容易。 考慮所有需要使用這個新程序的人，以及你可以如何根據他們的需求調整你的計劃。 隨時與管理層聯繫，看看各個團隊的需求有何不同。

找到你的軟件先鋒 

在這一過程中最重要的是要記住，軟件只是一種工具。 僅僅存在並對用戶可用並不意味著它會被使用。 人們通常抵制變化，這早已為大家所知，因此，在實施過程中，擁有一些支持者能夠提供很大的幫助。 

任何人都可以成為新軟件的支持者。 確定支持變革並了解軟件的人，以幫助促進你們的辦公文化。 

我們並不是說你需要找人到處宣傳這個辦公室，隨意告訴每個人他們多麼喜歡你們的新HR軟件（雖然這會有點有趣）。 僅僅擁有自然提出軟件提示並讚美新程序的人就能對過程產生巨大幫助。 

為未來做準備 

儘管路上會有一些波折，但看起來每個人都已經成功入駐，並輕鬆使用最新的技術堆棧。 你感受到的巨大滿足感和成就感無法用言語描述，你可以高興地知道你為你的團隊帶來了新而有用的東西。 

那麼…接下來是什麼？

我們感受到了你的痛苦

在制定實施計劃時，考慮未來總是很重要。 由於大多數工作和決策的負擔很容易落在一個人身上，因此，程序的持續成功使用同樣容易依賴於一個員工。 

沒有什麼比因某人離職或承擔新職責而導致軟件失敗更糟糕的事情了。 讓任何IT部門的人都能輕鬆了解這個程序，並在需要時做出決定和變更。 

收集反饋

你認為自己組建了一個相當堅實的實施計劃，但團隊的其他成員會同意嗎？

我們明白，每個人都有自己衡量成功的方式，但一個實施過程如果達成了最終目標，卻讓其他人感到瘋狂，並不能算成功。 這就是意見的力量可以發揮作用的地方。 

所有參與實施過程的人都可以為你提供可行的反饋。 詢問他們對過程的看法、他們的喜好和不喜歡的內容，以及是否有任何建議可以使事情變得更順利。

很容易從IT的角度來看待事情。 聽取其他人的觀點可以使以後的實施計劃變得更容易。

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