Porównanie firmowego wiki i bazy wiedzy

Chociaż często są używane zamiennie, firmowe wiki i baza wiedzy pełnią różne — ale czasami się nakładające — role. Firmowe wiki zazwyczaj stanowią przestrzeń współpracy, w której każdy z zespołu może przyczynić się do treści i je edytować, co sprawia, że jest idealne do uchwycania ewoluującej wiedzy i dokumentacji tworzonej przez zespół. Baza wiedzy, z drugiej strony, jest zazwyczaj bardziej uporządkowana i scentralizowana, często używana do przechowywania zweryfikowanych, autorytatywnych treści — takich jak FAQ dotyczące produktów, dokumentacja procesowa lub zasoby wsparcia dla klientów. Kluczowa różnica polega na tym, kto tworzy treści, jak są utrzymywane i w jaki sposób są przeznaczone do użytku: wiki kładą nacisk na elastyczność i współpracę, podczas gdy bazy wiedzy skupiają się na dokładności i kontroli.

Jeśli znasz zasady działania Wikipedii (otwarte na nowe treści i edytowanie przez każdego), to wiesz, czym jest firmowe wiki — z tą różnicą, że zamiast umożliwiać każdemu dostęp i edycję, dostęp do niego mają jedynie pracownicy firmy. Znane również jako wewnętrzne wiki lub wiki firmowe, jest to centralna baza danych, w której społeczność pracowników może przyczyniać się lub edytować treści związane z procesami firmowymi, projektami, produktami i usługami. Idea polega na tym, że firma wykorzystująca oprogramowanie wiki zapewnia przestrzeń dla ekspertów z różnych dziedzin: od informacji o klientach, po konkretne procesy szkoleniowe, modele cenowe z przeszłości oraz obecną, by regularnie dodawać i aktualizować informacje, aby były łatwo przeszukiwalne przez innych pracowników. Redukuje to czas, jaki członkowie zespołu spędzają na poszukiwaniach lub pytaniach, aby znaleźć odpowiedzi na swoje pytania.

Korzyści z wiki korporacyjnych

Wiki korporacyjne pozwala pracownikom na szybkie i łatwe dzielenie się, aktualizowanie i wyszukiwanie informacji dla dobra całej firmy. Gdy osoby wnoszą swoją wiedzę na konkretny temat, ta wiedza jest dostępna dla kolejnej osoby, która jej potrzebuje, bez czasochłonnego wyszukiwania. Inne korzyści to:

• Zachowana wiedza — Im więcej wiedzy posiadają twoi pracownicy, tym skuteczniej mogą obsługiwać klientów i wykonywać swoje role zawodowe. Posiadanie punktu odniesienia w wiki firmy dla konkretnego problemu klienta, pytania o proces lub szczegóły cenowe może zaoszczędzić pracownikom mnóstwo czasu i frustracji. 
• Centralny punkt wyszukiwania — Ważne informacje firmowe są inherentnie rozproszone w podręcznikach, stronach internetowych, podręcznikach, e-mailach, zapisanych rozmowach, a nawet w umysłach twoich pracowników. Wiki korporacyjne mogą zgromadzić całą tę wiedzę w jednym miejscu, które można przeszukiwać.
• Oszczędność czasu — Ujednolicenie informacji i posiadanie jednego jednego źródła prawdy może nie tylko umożliwić pracownikom działanie autonomicznie, ale może im pomóc zaoszczędzić czas. Zamiast musieć zasięgać różnych informacji i pytania wielu pracowników o oficjalną politykę firmy dotyczącą ogólnego lub konkretnego problemu, firma wiki może zgromadzić odpowiedzi na powszechne pytania i pozwalać zespołowi bezproblemowo kontynuować działania z pewnością siebie.
• Eliminacja zamieszania — Kiedy twoja firma się rozwija, dobrze prowadzone firma wiki pomaga wyeliminować zamieszanie związane z starszymi wersjami dokumentów, które mogą być przestarzałe. Rosnące przedsiębiorstwa często zmieniają sposób działania lub gromadzą więcej wiedzy w określonych obszarach. Wykorzystanie wiki korporacyjnej jako jednego źródła prawdy może pomóc zapewnić, że twój zespół ma dostęp do najbardziej dokładnych, aktualnych informacji na dany temat w dowolnym momencie.
• Wzrost współpracy — Firma wiki zachęca członków zespołu do dzielenia się tym, czego się nauczyli, z zamiarem uczynienia twojej firmy lepszą. Pracownicy mogą być inspirowani do przyczyniania się do tego wspólnego sukcesu, a osoby wnoszące potencjalnie powiązane treści mogą stać się współpracownikami w przyszłych projektach.
• Połączone zasoby — Możliwość linkowania treści wygenerowanych przez użytkowników wewnątrz firmy wiki zapewnia dodatkową głębię dla wyszukiwacza. Mogą dowiedzieć się więcej na temat konkretnego tematu lub zweryfikować informacje omawiane w więcej niż jednym obszarze.

Wyzwania tradycyjnych wiki korporacyjnych

Aby stworzyć efektywne wiki korporacyjne, konieczne jest zaangażowanie zespołu. Dlaczego? Ponieważ potrzebujesz regularnych współpracowników, aby dodać wystarczającą ilość użytecznych informacji do scentralizowanego repozytorium oraz osób do aktualizowania i edytowania treści, gdy potrzebuje to odświeżenia. Niektóre wyzwania, przed którymi mogą stanąć firmy w związku z tym zaangażowaniem w tradycyjne wiki to:

• Faktor dodatkowej pracy — Pracownicy są oczekiwani, że będą przyczyniać się swoją wiedzą do wiki, nawet jeśli nie jest to częścią ich podstawowych obowiązków służbowych. Tworzenie lub edytowanie treści dla wiki zajmuje czas, więc pracownik może być niechętny do poświęcania swojego cennego czasu na ten cel. Od początku komunikowanie, że silne, funkcjonujące wiki firmy ostatecznie zaoszczędzi czas każdemu, a mała praca teraz zredukuje ilość pracy potrzebnej później, jest kluczem.‍
• Za duża nadzór — Podczas gdy liderzy powinni monitorować ogólną jakość wiki firmy, idea polega na tym, że ma ona być współpracą. Jeśli lider dokładnie mówi pracownikom, co mogą lub nie mogą wnosić lub edytować, cel wewnętrznego wiki zostaje utracony.
• Problemy z nawigacją — Niektóre firmy wiki, zwłaszcza te oparte na starszym oprogramowaniu, są zbyt skomplikowane i nieintuicyjne dla użytkowników. Nowe oprogramowanie oraz współpraca w strategii organizacyjnej mogą pomóc.
• Poza przepływami pracy — Tradycyjne wiki zazwyczaj istnieją poza twoimi codziennymi pracami. To oznacza dodanie kolejnej aplikacji internetowej, która przenosi cię poza miejsce, w którym pracujesz. Systemy zarządzania treścią, które nie mają integracji z istniejącymi aplikacjami, będą szkodzić wydajności twojego zespołu. Dostęp do wiedzy w czasie rzeczywistym jest niezbędny, zwłaszcza dla nowoczesnych zespołów wsparcia klienta i sprzedaży. 
• Brak analiz — Tradycyjne firmy wiki zazwyczaj nie oferują wiele informacji na temat tego, w jaki sposób pracownicy konsumują treści. Skutkuje to lukami w treści. Baza wiedzy z wbudowanym narzędziem analitycznym pozwala zrozumieć, czego twoi członkowie zespołu często szukają. Poprzez odkrywanie tych nieodpowiedzianych pytań możesz wzmocnić dzielenie się wiedzą wewnętrzną i zakryć te luki w treści.

Jak stworzyć wewnętrzne wiki korporacyjne

Utworzenie wewnętrznego wiki dla twojej firmy może być stosunkowo proste, jeśli użyjesz odpowiedniego narzędzia. Tradycyjne wiki mają liczne ograniczenia: mogą być zbyt skomplikowane, nieintuicyjne lub wymagać zbyt dużo czasu na wyszukiwanie przez użytkownika. Na szczęście dostępne są lepsze opcje.

Dzięki przyjaznemu wewnętrznemu narzędziu wiki można zbudować wiki firmową, która jest łatwa do wyszukiwania, edytowania i nawigowania z sensowną hierarchią treści. Twoja wewnętrzna wiki powinna umożliwiać łączenie między stronami, integrować się z innymi narzędziami do zarządzania wiedzą i zapewniać zarządzanie uprawnieniami dostępu.

Oto kilka prostych kroków do wdrożenia idealnego wewnętrznego wiki:

1. Wybierz swoje oprogramowanie 

Chcesz narzędzie, które oferuje wszystkie wymienione powyżej funkcje. W większości przypadków szukasz również oprogramowania, które jest bardzo łatwe do zainstalowania lub skonfigurowania, lub pomija te kroki i działa od razu z przeglądarki. Integracja z innymi narzędziami firmy stanowi klucz do utrzymania na bieżąco wewnętrznej wiki i dostarczania wartości zespołowi. Dowiedz się więcej o wyborze oprogramowania do zarządzania wiedzą.

2. Importuj treść lub zacznij tworzyć

Dzięki oprogramowaniu wspierającemu integrację można łatwo zaimportować istniejące treści firmy do nowej wewnętrznej wiki. Odpowiednie narzędzie sprawia, że tworzenie i edytowanie nowej treści jest prostym w zrozumieniu, przyjaznym dla użytkownika procesem.

3. Wdróż linki wewnętrzne

Dodawanie linków wewnętrznych do powiązanych, podobnych lub komplementarnych treści na stronach wiki wewnętrznego może sprawić, że członkowie zespołu będą mogli łatwiej znaleźć to, czego potrzebują. Dodawanie linków wewnętrznych do dodatkowych treści w wiki pozwala twoim użytkownikom na lepsze zrozumienie konkretnego tematu lub procesu. 

4. Zdecyduj o uprawnieniach i prawach dostępu

Należy skonfigurować uprawnienia i prawa dostępu do wewnętrznej wiki w oparciu o to, jakie treści powinny być udostępnione wszystkim w firmie, a jakie powinny być prywatne lub dostępne tylko dla określonych zespołów. Uprawnienia mogą być ustawione w celu określenia, kto ma prawo edytować twoje treści, a także którzy pracownicy powinni mieć dostęp do ustawień konta i informacji o fakturowaniu. 

5. Powitaj swój zespół w wiki i zachęć do współpracy 

Dobrze zaprojektowana strona powitalna wiki może wyjaśnić jej zamierzone korzyści dla pracowników oraz zapewnić wskazówki dotyczące jej używania. Może również odpowiadać na pytania dotyczące wyszukiwania, uprawnień do edytowania i kluczowych kontaktów. Aby zapewnić firmie maksymalne korzyści z wewnętrznego wiki, zachęć członków zespołu do regularnego wnoszenia treści, zwracając uwagę na ich obszary wiedzy i oferując zachęty za dodawanie i edytowanie treści, gdy to odpowiednie.

Co to jest baza wiedzy?

Baza wiedzy to internetowe repozytorium informacji, do którego zespół może uzyskać dostęp, aby dowiedzieć się więcej o ofertach, politykach, usługach firmy i nie tylko. Zazwyczaj znajdująca się w Internecie, baza wiedzy pomaga firmie skutecznie gromadzić, organizować i odzyskiwać informacje do użytku wewnętrznego – lub do użytku przez klientów lub ogół społeczeństwa. Oprogramowanie do zarządzania bazą wiedzy firmy pomaga w obsłudze samokształcenia klientów, dzięki czemu pracownicy mogą mniej czasu poświęcać na odpowiadanie na standardowe pytania i więcej na rozwiązywanie skomplikowanych problemów. 

Istnieje kilka typów baz wiedzy. Wewnętrzna baza wiedzy pozwala pracownikom przechwytywać i udostępniać informacje krytyczne dla misji, ważne szkolenia, szczegółowe FAQ dotyczące produktów, procedury wprowadzania do firmy dla nowych pracowników i wiele więcej. Dowiedz się więcej o bazach wiedzy z naszym przewodnikiem .

‍ Korzyści płynące z baz wiedzy

Nowoczesne oprogramowanie do baz wiedzy oferuje znaczące korzyści dla pracowników - i ogólnie dla Twojego biznesu - w porównaniu do wiki firmowej.

• Szybka i niezawodna funkcja wyszukiwania - Oprogramowanie do baz wiedzy często oferuje bardziej zaawansowany silnik wyszukiwania dokumentów i możliwości łączenia w porównaniu z wiki firmowej.
• Przyjazne dla użytkownika narzędzia do edycji - Oprogramowanie do baz wiedzy pozwala użytkownikom aktualizować treści bez używania specjalnego języka znaczników. Zespół nadzoru treści zyska na tym rodzaju kuracji i kontroli dostosowywania. Dodatkowo gdy członkowie zespołu są w stanie edytować treści, zyskują zdolność do ułatwienia ich przyswajania i użytkownikowi. 
• Możliwość definiowania ról i uprawnień - Dzięki bazie wiedzy możesz ustawić uprawnienia, aby umożliwić określonym osobom tworzenie i edytowanie określonych typów i tematów treści. To poprawia jakość treści i ułatwia weryfikację. Użytkownicy mogą także zaufać , że informacje, które znajdują, są aktualne i dokładne. 
• Integracja analiz - Pozwala uzyskać lepsze wyobrażenie o Twoich najpopularniejszych i najbardziej pomocnych treściach oraz wgląd w to, gdzie użytkownicy przechodzą następnie. Analizy wbudowane w bazę wiedzy mogą dostarczyć informacji o tym, gdzie potrzebujesz więcej treści i intuicyjnych linków.
• Integracja z przepływami pracy - Tradycyjne wiki zazwyczaj istnieją poza Twoim codziennym przepływem pracy. Systemy zarządzania treścią, które nie mają integracji z istniejącymi aplikacjami, będą szkodzić wydajności twojego zespołu. Dostęp do wiedzy w czasie rzeczywistym jest niezbędny, zwłaszcza dla nowoczesnych zespołów wsparcia klienta i sprzedaży. Mocna baza wiedzy powinna dostarczać Ci informacje, których potrzebujesz tam, gdzie już jesteś.
• Przeglądanie i weryfikacja treści - Funkcjonalność oprogramowania baz wiedzy wspiera zautomatyzowane identyfikowanie zduplikowanych, przestarzałych lub sprzecznych treści, dzięki czemu użytkownicy mogą łatwiej usunąć lub zmienić te treści i zapewnić optymalne doświadczenie wyszukiwania. 

Wyzwania baz wiedzy

Chociaż istnieje wiele korzyści płynących z korzystania z bazy wiedzy, w porównaniu do wiki korporacyjnych, wdrażanie bazy wiedzy wiąże się z wyzwaniami, które można rozwiązać poprzez przemyślane planowanie wdrożenia:

• Zaangażowanie pracowników – Czy pracownicy będą postrzegać Twoją nową bazę wiedzy jako kolejny protokół w długiej serii inicjatyw z dnia na dzień? Czy będą mieli dość zastępowania swoich własnych sposobów odnajdywania i dzielenia się informacjami? Twój plan wdrożenia bazy wiedzy powinien obejmować sposoby ustalania oczekiwań w zakresie korzystania z bazy wiedzy, szkolenie wszystkich pracowników w jej użytkowaniu oraz nagradzanie pozytywnego zachowania.
• Bezpieczeństwo platformy – Twoja baza wiedzy to po prostu twoje własne. Bezpieczne uprawnienia muszą być ustanowione, aby wiedza była udostępniana odpowiednim pracownikom, a nie twojej konkurencji.‍
• Dokładność wiedzy – Upewnij się, że twoja baza wiedzy ma wbudowane zasady do moderacji i walidacji całej treści oraz oznaczania treści do aktualizacji.

Wnioski

Wybór między firmowym wiki a bazą wiedzy zależy od tego, w jaki sposób działa twój zespół, kto potrzebuje dostępu i ile kontroli chcesz mieć nad swoją treścią. Jeśli jesteś gotowy zobaczyć, jak wygląda nowoczesne, zintegrowane rozwiązanie w zakresie wiedzy w działaniu, obejrzyj naszą demo i zobacz, jak Guru może pomóc.

‍