Corporate wiki vs knowledge base

While they're often used interchangeably, a corporate wiki and a knowledge base serve different—but sometimes overlapping—purposes. 企業Wikiは通常、チーム内の誰でもコンテンツを投稿および編集できる協力スペースであり、進化する知識やチームドライブのドキュメントをキャプチャするのに適しています。 一方、ナレッジベースは通常、より構造化され中央集権的であり、製品FAQ、プロセスのドキュメント、または顧客サポートリソースなどの検証済みの権威あるコンテンツを保存するためによく使用されます。 主要な違いは、コンテンツを作成する人、それをどのように維持するか、そしてそれをどのように使用するかにあります：ウィキは柔軟性と協力を重視し、ナレッジベースは正確さとコントロールに焦点を当てています。

Wikipediaがどのように機能するかに詳しい場合（誰でも新しいコンテンツをオープンにし、編集できる）、それは企業Wikiの基本を把握しています — ただし、誰でもアクセスして編集できる代わりに、会社の人しか許可されません。 内部Wikiまたは企業Wikiとしても知られ、従業員のコミュニティが、企業のプロセス、プロジェクト、製品、およびサービスに関連するコンテンツを投稿または編集できる中央データベースです。 企業がウィキソフトウェアを利用するアイデアは、さまざまな主題に精通した専門家のためのスペースを提供し、顧客情報から特定のトレーニングプロセス、過去および現在の価格モデルに至るまで、情報を追加および更新して他の従業員が簡単に検索できるようにすることです。 This reduces the time team members spend searching or shoulder tapping to find the answers to their questions.

Benefits of corporate wikis

A corporate wiki allows employees to share, update, and search information quickly and easily for the benefit of the whole business. When individuals contribute their expertise on a specific topic, that knowledge is available for the next person who needs it, without a time-consuming search. Other benefits include:

• 保存された知識 — 従業員が持つ知識が多ければ多いほど、顧客にサービスを提供し、役割を果たすことがより効果的になります。 Having a reference point in a company wiki for a particular customer problem, process question, or pricing detail can save employees a lot of time and frustration. 
• 中央検索ポイント — 重要な企業情報は、マニュアル、Webサイト、ハンドブック、電子メール、記録された会話、さらには従業員の頭の中に本質的に散在しています。 A company wiki can bring all that knowledge together into one searchable location.
• 時間の節約 — 情報の効率化と真実の一元化を行うことで、従業員が自律的に行動できるだけでなく、時間を節約できるようになります。 特定の問題が発生した場合に企業の公式ポリシーが何であるか、何人もに質問したりする代わりに、企業Wikiは一般的な質問の答えを収集し、チームが自信を持ってスムーズに進めることを可能にします。
• 混乱を排除 — 会社が進化するにつれ、古いバージョンの資料に関して混乱を排除するのに役立つよく管理された企業Wikiです。 Growing enterprises often change the way they do things or accumulate more knowledge in specific areas. Using a company wiki as a single source of truth can help ensure that your team has access to the most accurate, up-to-date information on a given topic at any point in time.
• 協力の促進 — 企業Wikiはチームメンバーが学んだことを共有することを促し、ビジネスをより良くすることを意図しています。 Employees may be inspired to contribute toward this shared success, and individuals contributing potentially linked content may become collaborators on future projects.
• リンクされたリソース — 企業Wiki内でユーザーが生成したコンテンツにリンクする機能は、検索者にとって追加の深さを提供します。 They can learn more about a specific subject or verify information discussed in more than one area.

Challenges of traditional corporate wikis

To create an effective company wiki, team buy-in is necessary. Why? Because you need regular contributors to add enough useful information to the centralized repository and people to update and edit the content when it needs a refresh. Some challenges companies may encounter to this buy-in with traditional wikis are:

• 余分な作業要因 — 従業員は、コアのジョブロールではないにもかかわらず、Wikiに知識を提供することを期待されています。 Creating or editing content for a wiki takes time, so an employee may be reluctant to use their valuable time for this purpose. 最初から、強力で機能的な企業Wikiが最終的に全員の時間を節約し、今すぐ少し作業をすれば後で必要な作業量が減ることを伝えることが重要です。
• 過度な監視 — リーダーは企業Wikiの全体的な品質を見ておくべきですが、そのアイデアは協力を意図しているということです。 If a leader is telling employees exactly what they can or cannot contribute or edit, the purpose of an internal wiki is lost.
• ナビゲーションの問題 — 古いソフトウェアに依存する企業Wikiは、ユーザー検索が複雑で直感的でない場合があります。 Newer software and collaborative input into your organization strategy can help.
• ワークフローの外部 — 伝統的なウィキは、通常、日常業務フローの外部に存在しています。 これは、作業中の場所から外に出す別のWebアプリケーションを追加することを意味します。 Content management systems that lack integrations with your existing apps will damage your teams productivity. Access to real-time knowledge on the fly is essential, especially for modern customer support and sales teams. 
• 分析の不足 — 伝統的な企業Wikiには、従業員がコンテンツをどのように消費しているかについての深い洞察を提供することはほとんどありません。 This results in content gaps. A knowledge base with a built in analytics tool allows you to understand what it is that your team members are frequently searching for. By uncovering these unanswered questions you can strengthen your internal knowledge sharing and cover up those content gaps.

How to create an internal company wiki

Setting up an internal wiki for your business can be relatively easy if you use the right tool. Traditional wikis have numerous limitations: they may be overly complex, unintuitive, or require too much time spent searching by the user. Fortunately, better options are available.

ユーザーフレンドリーな内部ウィキツールを使用すると、検索、編集、およびナビゲーションが簡単で、理にかなったコンテンツ階層を持つ企業ウィキを作成できます。 内部ウィキは、ページ間のリンクを許可し、他の知識管理ツールと統合し、アクセス許可とアクセス権の管理を提供する必要があります。

Here are some simple steps to follow to implement your ideal internal wiki:

1. Select your software 

You want a tool that offers all of the features mentioned above. In most cases, you are also looking for software that is either very easy to install or configure or skips these steps and works right from your browser. 会社の他のツールとの統合は、内部ウィキを最新の状態に保ち、チームに価値を提供するために重要です。 より多くの情報は、知識管理ソフトウェアの選択について学びます。

2. Import content or start creating

統合をサポートするソフトウェアを使用すると、企業の既存コンテンツを新しい内部ウィキに簡単にインポートできます。 The right tool also makes creating and editing new content an easy-to-understand, user-friendly process.

3. Implement internal links

Adding internal links to related, similar, or complementary content on internal wiki pages can make it more efficient for team members to find what they need. Adding internal links to additional content on the wiki allows your users to enhance their understanding of a specific topic or process. 

4. Decide on permissions and access rights

内部ウィキのアクセス権限とアクセス権を設定する必要があります。企業内で誰と共有すべきコンテンツと、一部のチームのみが閲覧可能なコンテンツをベースに設定します。 Permissions can be set to determine who is allowed to edit your content, as well as which employees should access your account settings and billing information. 

5. Welcome your team to the wiki and solicit involvement 

A well-designed wiki welcome page can explain its intended benefits for employees and provide guidance on how to use it. It can also answer questions about searches, editing permissions, and key contacts. To make sure your company derives the most benefit from an internal wiki, encourage team members to regularly contribute, calling attention to their areas of expertise and offering incentives for adding and editing content, when appropriate.

なぜ知識ベースが必要なのか？

知識ベースは、チームが企業の提供物、ポリシー、サービスなどについてさらに詳しく学ぶために自由にアクセスできる情報のオンラインリポジトリです。 Usually located online, a knowledge base helps a company effectively collect, organize, and retrieve information for internal use – or for use by customers or the general public. 企業の知識ベースソフトウェアは、顧客セルフサービスを支援して、従業員が標準的な質問に回答する時間を短縮し、複雑な問題に時間を費やすことができます。 

いくつかの種類の知識ベースがあります。内部知識ベースは、従業員が重要な情報、重要なトレーニング、製品の詳細なFAQ、新しい従業員用のオンボーディング手順などをキャプチャして共有することができます。

知識ベースの利点

近代的な知識ベースソフトウェアは、会社の従業員にとってそして全体としてビジネスにとって企業ウィキと比較してかなりの利点を提供します。

• 高速かつ信頼性のある検索機能 - 知識ベースソフトウェアは、通常、企業ウィキと比較してより高度な文書検索エンジンとリンク機能を提供します。
• ユーザーフレンドリーな編集ツール - 知識ベースソフトウェアを使用すると、ユーザーは特別なマークアップ言語を使用せずにコンテンツを更新できます。 Your content oversight team will benefit from this type of curation and customization control. さらに、チームメンバーがコンテンツを編集できると、コンテンツをより理解しやすくユーザーフレンドリーにする能力を持つようになります。 
• 役割とアクセス権を定義する機能 - ナレッジベースでは、特定の人がコンテンツの作成および編集を許可するためのアクセス権を設定できます。 This enhances content quality and makes verification easier. また、ユーザーは、見つけた情報が最新かつ正確であることを信頼できます。 
• アナリティクスの統合 - 最も人気のあるおよび役立つコンテンツ、ユーザーが次に移動する場所への可視性をよりよく理解します。 ナレッジベースに組み込まれた分析を使用すると、追加のコンテンツや直感的なリンクが必要な場所を把握できます。
• ワークフローとの統合 - 伝統的なウィキは通常、日常のワークフローの外で存在します。 Content management systems that lack integrations with your existing apps will damage your teams productivity. Access to real-time knowledge on the fly is essential, especially for modern customer support and sales teams. 強力なナレッジベースは、必要な情報を提供し、既存の場所で情報を取得できるようにします。
• コンテンツのレビューと検証 - ナレッジベースソフトウェアの機能は、重複、時代遅れ、または矛盾するコンテンツを自動的に特定し、ユーザーがそれらのコンテンツを削除または修正しやすくし、最適化された検索体験を提供します。 

Challenges of knowledge bases

While there are many benefits to a knowledge base versus a company wiki, establishing a knowledge base will have challenges that can be resolved with insightful implementation planning:

• 従業員の購入 - 新しいナレッジベースを単なる今までの一時的な取り組みの次の新しいプロトコルとして捉える従業員はどうでしょうか？ Will they resent the replacement for their own ways of finding and sharing information? Your knowledge base implementation plan should include ways you will set expectations for use of the knowledge base, training all employees in its use, and rewarding positive behavior.
• プラットフォームセキュリティ – あなたのナレッジベースはそれがあなた自身のものであるということです。 安全な権限を確立する必要があります、ナレッジが適切な従業員と共有され、競合他社ではないように。‍
• ナレッジの精度 – ナレッジベースには、すべてのコンテンツを調整および検証するための組み込みルールと、更新のためにコンテンツをフラグにするためのルールがあることを確認してください。

結論

企業のウィキとナレッジベースの選択は、チームの動作方法、アクセスを必要とする人々、およびコンテンツの制御レベルにかかっています。 最新の統合ナレッジソリューションの動作を確認したい場合は、デモをご覧ください、Guruがどのようにお手伝いできるかを探ります。

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