Kurumsal wiki vs bilgi tabanı

Genellikle birbirinin yerine kullanılsalar da, bir kurumsal wiki ve bir bilgi tabanı farklı ama bazen örtüşen amaçlar için kullanılır. Bir kurumsal wiki genellikle takımın herhangi bir üyesinin içeriğe katkıda bulunabileceği ve düzenleyebileceği işbirlikçi bir ortam olarak kabul edilir, bu da gelişen bilgiyi ve ekip tarafından oluşturulan belgeleri kaydetmek için idealdir. Diğer yandan, bir bilgi tabanı genellikle daha yapılandırılmış ve merkeziyetçidir, genellikle doğrulanmış ve otoriter içeriği saklamak için kullanılır - ürün SSS'leri, süreç belgeleri veya müşteri destek kaynakları gibi. Ana fark içeriği kimin oluşturduğuna, nasıl korunduğuna ve nasıl kullanılacağına bağlıdır: wikiler esneklik ve işbirliğine öncelik verirken, bilgi tabanları doğruluk ve kontrolü vurgular.

Wikipedia'nın nasıl çalıştığını biliyorsanız (herkesten yeni içeriğe ve düzenlemelere açık), bir kurumsal wiki ne olduğunun temelini anlarsınız - fakat herkesin erişim ve düzenleme hakkını vermek yerine, yalnızca şirketten insanların erişebileceği ve düzenleyebileceği bir yerdir. Dahili wiki veya şirket wiki olarak da bilinen, çalışanların şirket süreçleri, projeleri, ürünleri ve hizmetlerle ilgili içerik ekleyebileceği veya düzenleyebileceği merkezi bir veritabanıdır. Bir şirketin wiki yazılımı kullanarak uzmanlara farklı konularda bir alan sağlama fikri: müşteri bilgilerinden belirli eğitim süreçlerine, geçmiş ve mevcut fiyatlandırma modellerine kadar bilgileri eklemek ve güncellemek, böylece diğer çalışanlar tarafından kolayca aranabilir hale getirmektir. Bu, takım üyelerinin sorularının cevaplarını bulmak için harcadıkları zamanı azaltır ya da omuz tokuşturma süresini azaltır.

Kurumsal wikilerin faydaları

Kurumsal bir wiki, çalışanların bilgiyi hızlı ve kolay bir şekilde paylaşmalarına, güncellemelerine ve arama yapmalarına olanak tanır, böylece işletmenin tamamına fayda sağlar. Bir birey belirli bir konuda uzmanlığını sunduğunda, bu bilgiye ihtiyacı olan bir sonraki kişi için zaman kaybı olmadan hazır hale gelir. Diğer faydalar arasında:

• Korunmuş bilgi — Çalışanların ne kadar bilgiye sahip olursa, müşterilere daha etkili hizmet verebilir ve iş rollerini gerçekleştirebilirler. Belirli bir müşteri sorunu, işlem sorusu veya fiyatlandırma ayrıntısı için şirket içi bir wiki'de bir referans noktası bulundurmak, çalışanlara zaman ve hayal kırıklığı tasarrufu sağlayabilir. 
• Merkezi bir arama noktası — Önemli şirket bilgileri genellikle kılavuzlardan, web sitelerinden, el kitaplarından, e-postalardan, kaydedilmiş konuşmalardan ve hatta çalışanlarınızın zihninden yayılmıştır. Bir şirket wiki, o bilgiyi tek bir aranabilir konuma getirerek bir araya getirebilir.
• Zaman tasarrufu — Bilgileri düzenlemek ve bir gerçek tek kaynak haline getirmek, çalışanlara otonom hareket etme gücü vermekle kalmaz, aynı zamanda zaman kazanmalarına yardımcı olabilir. Firmanızın resmi politikasının genel veya belirli bir sorun ortaya çıktığında ne olduğu hakkında birden fazla çalışanla iletişim kurmak zorunda kalmadan, bir firma wiki, sık sorulan soruların yanıtlarını toplayabilir ve ekibinizin kendinden emin bir şekilde ilerlemesine olanak tanır.
• Kafa karışıklığını ortadan kaldır — Şirketiniz geliştikçe, iyi bakımlı firma wiki kafa karışıklığını ortadan kaldırmaya yardımcı olur ve eski belgelerin eski sürümleri hakkında kafa karışıklığını ortadan kaldırmaya yardımcı olur. Büyüyen işletmeler genellikle işleri nasıl yapacaklarını değiştirir veya belirli alanlarda daha fazla bilgi biriktirir. Bir konuda en doğru, güncel bilgiye ekibinizin herhangi bir zamanda erişimini sağlamaya yardımcı olacak şekilde kullanıcılara şirket wiki'sini bir doğru bilgi kaynağı olarak kullanmak önemli bir adım olabilir.
• Artan işbirliği — Bir firma wiki, ekibin işlerinizi daha iyi hale getirme niyetiyle öğrendiklerini paylaşmasını teşvik eder. Çalışanlar, bu paylaşılan başarıya katkıda bulunma konusunda cesaretlendirilebilir ve potansiyel olarak bağlantılı içerik ekleyen bireyler, gelecekteki projelerde işbirlikçiler haline gelebilir.
• Bağlantılı kaynaklar — Şirket içi wiki içinde kullanıcı tarafından oluşturulan içeriği bağlayabilme yeteneği arayıcı için ek derinlik sağlar. Belirli bir konu hakkında daha fazla bilgi edinebilir veya birden fazla alanda tartışılan bilgileri doğrulayabilirler.

Geleneksel kurumsal wiki'lerin zorlukları

Etkili bir şirket wiki oluşturmak için, ekip katılımı gereklidir. Neden? Neden mi? Merkezi depoya yeterince yararlı bilgi ekleyecek düzenli katkıda bulunanlara ve içeriği güncellemesi gereken ve düzenlemesi gereken insanlara ihtiyacın olması sebebiyle. Şirketlerin geleneksel wiki'lerde bu katılıma karşı karşılaşabileceği bazı zorluklar:

• Ek iş faktörü — Çalışanlar, çekirdek iş rolünün bir parçası olmasa da, bilgi sunmaları beklenir. Bir wiki için içerik oluşturmak veya düzenlemek zaman alır, bu nedenle bir çalışan, değerli zamanını bu amaç için kullanmaktan çekinebilir. Başlangıçtan iletişim kurarak güçlü, işleyen bir şirket wiki'nin herkese zaman kazandıracağının ve şimdi az bir çalışmanın sonradan gerekecek iş miktarını azaltacağının belirtilmesi önemlidir. ‍
• Fazla denetim — Liderler şirket wiki'nin genel kalitesine dikkat etmelidir, ancak fikir işbirliğine açık olmalıdır. Eğer bir lider, çalışanlara tam olarak ne katkıda bulunabileceklerini veya düzeltme yapabileceklerini söylüyorsa, iç wiki'nin amacı kaybolur.
• Navigasyon sorunları — Bazı şirket wikileri, özellikle eski yazılıma dayananlar, kullanıcı aramaları için çok karmaşık ve sezgisel değildir. Yeni yazılımlar ve kuruluş stratejinize işbirlikçi katkı, yardımcı olabilir.
• İş akışlarının dışında — Geleneksel wikiler genellikle günlük iş akışınızın dışında var olur. Analiz eksikliği — Geleneksel şirket wikileri genellikle çalışanların içeriği nasıl tükettiği konusunda fazla bilgi sunmaz. Mevcut uygulamalarınızla entegrasyonları eksik olan içerik yönetim sistemleri, ekibinizin üretkenliğini olumsuz etkiler. Modern müşteri desteği ve satış ekipleri için özellikle hızlı gerçek zamanlı bilgi erişimi hayati öneme sahiptir. 
• Analiz eksikliği — Geleneksel şirket wikileri genellikle çalışanların içeriği nasıl tükettiğine dair fazla bilgi sağlamaz. Bu, içerik boşluklarına neden olur. Entegre analitik araçlara sahip bir bilgi tabanı, ekibinizin sık sık aradığı şeyleri anlamanıza olanak tanır. Cevapsız soruları açığa çıkararak dahili bilgi paylaşımınızı güçlendirebilir ve bu içerik boşluklarını kapatabilirsiniz.

İçsel bir şirket wiki nasıl oluşturulur

İşletmeniz için içsel bir wiki kurmak, doğru aracı kullandığınızda oldukça kolay olabilir. Geleneksel wikilerin birçok kısıtlaması vardır: aşırı karmaşık olabilir, sezgisiz olabilir veya kullanıcı tarafından arama yapmak için harcanması gereken zaman fazla olabilir. Neyse ki, daha iyi seçenekler mevcuttur.

Kullanıcı dostu bir dahili wiki aracı ile şirketiniz için kolayca aranabilir, düzenlenebilir ve gezilebilir bir wiki oluşturabilirsiniz. Dahili wikiniz, sayfalar arasında bağlantı kurmanıza izin vermeli, diğer bilgi yönetimi araçlarınızla entegre olmalı ve izinleri ve erişim hakları yönetimini sağlamalıdır.

İdeal iç şirket wikinizi uygulamak için izleyebileceğiniz bazı basit adımlar:

1. Yazılımınızı seçin 

Yukarıda belirtilen tüm özellikleri sunan bir araç istersiniz. Çoğu durumda, ya çok kolay kurulum veya yapılandırma sağlayabilen yazılım arıyorsunuz ya da bu adımları atlayarak tarayıcınızdan doğrudan çalışan bir yazılım arıyorsunuz. Şirketinizin diğer araçlarıyla entegre olmak, dahili wikinizi güncel tutmak ve ekibinize değer sağlamak için önemlidir. Bir bilgi yönetimi yazılımı seçimi hakkında daha fazla bilgi edinin.

2. İçeriği içe aktarın veya oluşturmaya başlayın

Entegrasyonu destekleyen yazılımlar ile şirketinizin mevcut içeriğini yeni dahili wikinize kolayca aktarabilirsiniz. Doğru araç aynı zamanda yeni içerik oluşturmayı ve düzenlemeyi anlaşılır ve kullanıcı dostu bir süreç haline getirir.

3. İç bağlantıları uygulayın

İç wiki sayfalarındaki ilgili, benzer veya tamamlayıcı içeriklere iç bağlantılar eklemek, ekip üyelerinin ihtiyaç duydukları şeyleri daha verimli bir şekilde bulmalarını sağlayabilir. Wiki'deki ek içeriklere iç bağlantılar eklemek, kullanıcılarınızın belirli bir konu veya süreci anlamalarını geliştirmelerine olanak tanır.

4. İzinleri ve erişim haklarını belirleyin

Dahili wikinizin izinlerini ve erişim haklarını yapılandırmanız gerekecek; paylaşılması gereken içeriğe göre şirket içinde herkesle paylaşılacak olan o yada bu içeriğin özel veya sadece belirli takımlar tarafından erişilebilir olması gerekmektedir. İzinler, içeriğinizi kimlerin düzenlemesine izin verileceğini ve hangi çalışanların hesap ayarlarını ve faturalandırma bilgilerinize erişebileceğini belirlemek için ayarlanabilir.

5. Ekibinizi wiki'ye hoş geldiniz ve katılımınızı talep eden bir mesajla karşılayın

İyi tasarlanmış bir wiki hoş geldiniz sayfası, çalışanlara yönelik amaçlanan faydalarını açıklayabilir ve kullanımıyla ilgili rehberlik sağlayabilir. Ayrıca, aramalar, düzenleme izinleri ve ana kontaklar hakkında soruları yanıtlayabilir. Şirketinizin iç wiki'den en fazla faydayı sağlamasını sağlamak için ekibin düzenli olarak katkıda bulunmasını teşvik edin, uzmanlık alanlarına dikkat çekin ve uygun olduğunda içerik eklemeleri ve düzenlemeleri için teşvikler sunun.

Bir bilgi tabanı nedir?

Bir bilgi tabanı, ekibinizin şirketin sunumları, politikaları, hizmetleri ve daha fazlası hakkında daha fazla bilgi edinebileceği çevrimiçi bir bilgi deposudur. Genellikle çevrimiçi bulunan bir bilgi deposu, bir şirketin iç kullanım veya müşteri veya genel halkın kullanımı için bilgiyi etkili bir şekilde toplamasına, düzenlemesine ve geri getirmesine yardımcı olur. Şirket bilgi tabanı yazılımları şirketlere müşteri destek hizmetlerinde yardımcı olur, böylece çalışanlar standart soruları yanıtlamak yerine karmaşık konular üzerinde daha fazla zaman geçirebilirler. 

Çeşitli bilgi tabanı türleri bulunmaktadır. İç bilgi tabanı, çalışanların kritik misyon bilgilerini, önemli eğitimleri, detaylı ürünlerin sık sorulan sorularını, yeni çalışanlar için işe alma prosedürlerini ve daha fazlasını yakalama ve paylaşma olanağı sağlar.Daha fazla bilgi edinin başvuru kılavuzumuzla.

‍Bilgi tabanlarının faydaları

Modern bilgi tabanı yazılımları, çalışanlar ve genel işletmeniz için bir şirket wikisine göre önemli faydalar sunmaktadır.

• Hızlı ve güvenilir bir arama işlevi — Bilgi tabanı yazılımları genellikle bir şirket wikisine kıyasla daha gelişmiş belge arama motoruna ve bağlantı yeteneklerine sahiptir.
• Kullanıcı dostu düzenleme araçları — Bilgi tabanı yazılımları, kullanıcıların özel işaretleme dili kullanmadan içeriği güncellemelerine olanak tanır. İçerik denetim ekibiniz, bu tür bir kürasyon ve özelleştirme kontrolünden faydalanacaktır. Ek olarak, ekibiniz içeriği düzenleyebildiğinde, onu daha anlaşılır ve kullanıcı dostu hale getirme yeteneğine sahip olacaktır. 
• Rolleri ve izinleri tanımlama yeteneği — Bir bilgi tabanı ile, belirli kişilerin belirli tür ve konulardaki içerikleri oluşturmalarına ve düzenlemelerine izin verecek izinleri ayarlayabilirsiniz. Bu içerik kalitesini artırır ve doğrulamayı daha kolay hale getirir. Ayrıca, kullanıcıların buldukları bilgilere güvenmelerine olanak tanır ve bu bilgilerin güncel ve doğru olduğuna inanmalarına yardımcı olur. 
• Analiz entegrasyonu — En popüler ve faydalı içerikleriniz hakkında daha iyi bir fikir edinin ve kullanıcıların nereye gittiğini daha iyi görebilin. Bilgi tabanına entegre edilen analizler, ihtiyaç duyulan daha fazla içerik ve sezgisel bağlantıları nerede sağlanması gerektiğine dair size görüşler sunabilir.
• İş akışlarıyla entegrasyon — Geleneksel vikiler genellikle günlük iş akışınızın dışında bulunur. Mevcut uygulamalarınızla entegrasyon eksikliğine sahip içerik yönetim sistemleri, takımlarınızın verimliliğine zarar verebilir. Uçtan uca gerçek zamanlı bilgiye erişim, özellikle modern müşteri desteği ve satış takımları için önemlidir. Güçlü bir bilgi tabanı size ihtiyacınız olan bilgileri zaten bulunduğunuz yerden getirmelidir.
• İçerik gözden geçirme ve doğrulama — Bilgi tabanı yazılımının işlevselliği, tekrarlanan, güncellenmeyen veya çelişkili içeriği otomatik olarak tanımlayarak kullanıcıların bu içeriği daha kolay silmesine veya değiştirmesine ve optimize edilmiş bir arama deneyimi sunmasına olanak tanır. 

Bilgi tabanlarının Zorlukları

Şirket vikisine karşı bir bilgi tabanının birçok avantajı olmasına rağmen, bir bilgi tabanı oluşturma her zaman problemlerle karşılaşabilir ve olduğunda da bilgiyle hikayeleri nasıl doğruca uygulayacağınız konusunda yapıcı bir plan yapmalısınız:

• Personel katılımı – Yeni bilgi tabanınızı, uzun süreler boyunca var olan bir dizi buradan-yarına prosedürün bir sonraki prosedürü olarak algılayacaklar mı? Kendi bilgi bulma ve paylaşma yollarının yerine koyulan bir şeyden hoşlanmayabilirler mi? Bilgi tabanı uygulama planınız, bilgi tabanının kullanımı için beklentileri nasıl belirleyeceğiniz, tüm çalışanların kullanımı konusunda nasıl eğiteceğiniz ve olumlu davranışları nasıl ödüllendireceğiniz konularını içermelidir.
• Platform güvenliği – Bilgi tabanınız sadece sizindir. Güvenli izinler sağlanmalı ve bilginin uygun çalışanlarla paylaşılması, rekabetçilerinizle değil.‍
• Bilgi doğruluğu – Bilgi tabanınızın tüm içeriği düzenlemek ve doğrulamak için kurallar içermesinden ve güncelleme işaretlemesinden emin olun.

Sonuç

Kurumsal bir wiki ile bir bilgi tabanı arasındaki seçim, ekibinizin nasıl çalıştığına, kimin erişime ihtiyaç duyduğuna ve içeriğiniz üzerinde ne kadar kontrol istediğinize bağlıdır. Eğer modern, bütünleşik bir bilgi çözümünün nasıl göründüğünü görmeye hazırsanız, demo videomuzu izleyin ve Guru'nun nasıl yardımcı olabileceğini keşfedin.

‍