Корпоративний вікі проти бази знань

Хоча їх часто використовують взаємозамінно, корпоративний вікі та база знань служать різним, але іноді перекриваються цілям. Корпоративний вікі зазвичай є спільним простором, де все команди можуть співпрацювати та редагувати вміст, що стає дуже корисним для захоплення змінюючихся знань та документування, зробленого командою. База знань, з іншого боку, зазвичай більш структурована та централізована, часто використовується для зберігання перевіреного, авторитетного вмісту - наприклад, ЧЗ продуктів, документацію процесів або ресурси підтримки клієнтів. Основна відмінність полягає в тому, хто створює вміст, як він підтримується та як планується його використання: вікі наголошують на гнучкості та співпраці, тоді як бази знань акцентують на точності та контролі.

Якщо ви знайомі з тим, як працює Wikipedia (відкритий для нового вмісту та редагування від усіх), ви розумієте основи того, що таке a корпоративний вікі — за винятком того, що не дає можливість доступу і редагувати вміст усім, лише працівникам компанії. Також відомий як внутрішній вікі або корпоративний вікі, це центральна база даних, де спільнота співробітників може сприяти або редагувати контент, що стосується процесів, проектів, продуктів та послуг компанії. Ідея використання компанією програмного забезпечення для вікі полягає в тому, щоб надати простір для експертів у різних предметах: від інформації про клієнтів до конкретних процесів навчання, від минулої і поточної моделей ціноутворення до регулярного доповнення та оновлення інформації, щоб інші працівники могли легко її знаходити. Це скорочує час, який члени команди витрачають на пошук або прохання натиснути плечем, щоб знайти відповіді на свої запитання.

Переваги корпоративних вікі

Корпоративний вікі дозволяє співробітникам швидко та легко ділитися, оновлювати та шукати інформацію на користь всього бізнесу. Коли окремі особи збагачують свої знання з певної теми, ці знання стають доступними наступній особі, якій вони потрібні, без витрати часу на пошук. Іншими перевагами є:

• Збережені знання — Чим більше знань мають ваші працівники, тим ефективніше вони можуть обслуговувати клієнтів та виконувати свої службові обов'язки. Мати посилання в корпоративному вікі на конкретну проблему клієнта, питання процесу або деталі ціноутворення може значно заощадити співробітникам час і стрес. 
• Централізована точка пошуку — Важлива інформація компанії є вроджено розсіяною у посібниках, веб-сайтах, посібниках, електронних листах, записаних розмовах і навіть у мисленні ваших працівників. Корпоративний вікі може об'єднати всі ці знання в одному місці, доступному для пошуку.
• Вкладений час — Оптимізація інформації та наявність єдиного джерела правди не тільки надає співробітникам можливість діяти автономно, а й допомагає їм заощадити час. Замість того, щоб йти через різні канали та запитувати кількох співробітників про те, яка є офіційною політикою вашої компанії при виникненні загальних або конкретних проблем, корпоративний вікі може зібрати відповіді на поширені питання і дозволити вашій команді швидко продовжувати з впевненістю.
• Усунення плутанини — Поки ваша компанія розвивається, добре підтримана корпоративна база знань допомагає усунути плутанину про старі версії документів, які можуть бути застарілими. Розвиваючи справу, підприємства часто змінюють свій спосіб діяльності або накопичують більше знань в конкретних галузях. Використання корпоративного вікі як єдиного джерела істини може допомогти забезпечити, що ваша команда має доступ до найточнішої, актуальної інформації з певної теми у будь-який момент часу.
• Збільшене співробітництво — Корпоративний вікі заохочує членів команди ділитися тим, чим вони навчились з метою покращення вашого бізнесу. Співробітники можуть бути надихнуті внести свій вклад в цей спільний успіх, а особи, які вносять потенційно пов'язаний вміст, можуть стати співавторами майбутніх проектів.
• Посилання на ресурси — Здатність посилати користувацькі матеріали всередині корпоративного вікі надає додаткову глибину для пошуковика. Вони можуть дізнатися більше про певну тему або перевірити інформацію, обговорену в більш як одній області.

Виклики традиційних корпоративних Вікі

Для створення ефективного корпоративного Вікі компанії необхідна підтримка команди. Чому? Оскільки вам потрібні постійні учасники для додавання достатньої корисної інформації до централізованого сховища та людей для оновлення та редагування контенту, коли це потрібно оновити. Деякі проблеми, з якими компанії можуть зіткнутися щодо цієї підтримки у традиційних Вікі:

• Додатковий фактор роботи — Від працівників очікується внесення знань у вікі, навіть якщо це не є частиною їх основної робочої ролі. Створення або редагування вмісту для Вікі забирає час, тому співробітник може бути неохочим витрачати свій цінний час на цю мету. Починаючи з того, що сильна, функціональна корпоративна вікі заощаджує час кожному, і що трохи роботи зараз зменшить кількість роботи, необхідної пізніше, це ключ. ‍
• Занадто багато нагляду — Хоча лідери повинні контролювати загальну якість корпоративного вікі, ідея полягає в тому, що вона має бути колаборативною. Якщо лідер розповідає працівникам точно, що вони можуть або не можуть додавати або редагувати, тоді втрачається сенс внутрішньої Вікі.
• Проблеми з навігацією — Деякі корпоративні вікі, особливо ті, що покладаються на старе програмне забезпечення, є занадто складними і неінтуїтивними для користувачів. Нове програмне забезпечення та спільний внесок у вашу стратегію організації можуть допомогти.
• Поза робочим процесом — Традиційні вікі зазвичай існують поза вашим повсякденним робочим процесом. Це означає додаткове використання веб-додатка, що виводить вас за межі вашої поточної роботи. Системи управління контентом, які не мають інтеграцій із вашими існуючими додатками, пошкодять продуктивність вашої команди. Доступ до знань у режимі реального часу є невід'ємним, особливо для сучасних команд з підтримки клієнтів та продажу. 
• Відсутність аналітики — Традиційні корпоративні вікі зазвичай не надають багато інформації про те, як споживають вміст співробітники. Це призводить до прогалин в контенті. База знань з вбудованим засобом аналітики дозволяє зрозуміти, що саме ваші члени команди часто шукають. Виявивши ці невідповідні питання, ви зможете посилити внутрішній обмін знаннями та закрити ці прогалини в контенті.

Як створити внутрішній корпоративний Вікі

Налаштування внутрішнього Вікі для вашого бізнесу може бути досить простим, якщо ви скористаєтеся правильним інструментом. Традиційні Вікі мають численні обмеження: вони можуть бути надто складними, неінтуїтивними або вимагати занадто багато часу на пошук користувачем. На щастя, є кращі варіанти.

За допомогою простого у використанні внутрішнього інструменту вікі ви можете створити вікі компанії, яка легко шукається, редагується та переглядається з розумною ієрархією контенту. Ваша внутрішня вікі повинна дозволяти посилатися між сторінками, інтегруватися з вашими іншими інструментами управління знаннями, а також забезпечувати управління дозволами та правами доступу.

Ось кілька простих кроків для впровадження вашого ідеального внутрішнього Вікі:

1. Виберіть ваше програмне забезпечення 

Вам потрібен інструмент, який пропонує всі вищезазначені функції. У більшості випадків ви також шукаєте програмне забезпечення, яке дуже легко встановити або налаштувати, або пропускає ці кроки та працює прямо з вашого браузера. Інтеграція з іншими інструментами компанії має ключове значення для підтримки актуальності вашої внутрішньої вікі та надання цінності вашій команді. Дізнайтеся більше про вибір програмного забезпечення управління знаннями.

2. Імпортуйте зміст або почніть створювати

З допомогою програмного забезпечення, яке підтримує інтеграцію, ви легко можете імпортувати існуючий контент вашої компанії до нової внутрішньої вікі. Правильний інструмент також спрощує створення та редагування нового контенту зрозумілим та дружнім для користувача процесом.

3. Реалізуйте внутрішні посилання

Додавання внутрішніх посилань на пов'язаний, схожий або доповнюючий контент на сторінках внутрішнього вікі може зробити його ефективнішим для членів команди у пошуку необхідного. Додавання внутрішніх посилань на додатковий контент в вікі дозволяє вашим користувачам поглибити їх розуміння конкретної теми або процесу.

4. Вирішити питання дозволів та прав доступу

Вам потрібно налаштувати дозволи та права доступу до внутрішньої вікі на основі того, який контент повинен бути спільно доступним для всіх у вашій компанії, а який повинен бути приватним або доступним лише для певних команд. Дозволи можуть бути встановлені для визначення, хто має право редагувати ваш вміст, а також які співробітники повинні мати доступ до налаштувань облікового запису та інформації щодо оплати.

5. Ласкаво просимо вашу команду на вікі та запросіть участь

Чудова вікі сторінка вітання може пояснити її призначені переваги для працівників та надати вказівки, як її використовувати. Вона також може відповісти на питання про пошук, права редагування та ключові контакти. Щоб забезпечити, що ваша компанія отримує максимальну користь від внутрішнього вікі, стимулюйте членів команди регулярно вносити свій вклад, привертаючи увагу до їх областей експертизи та пропонуючи стимули для додавання та редагування вмісту, коли це відповідно.

Що таке база знань?

База знань - це онлайн-репозиторій інформації, до якого ваша команда може звертатися за потребою, щоб дізнатися більше про пропозиції, політику, послуги вашої компанії та багато іншого. Зазвичай розміщена в Інтернеті, база знань допомагає компанії ефективно збирати, організовувати та отримувати інформацію для внутрішнього використання, або для використання клієнтами або громадськістю. Програмне забезпечення компанійної бази знань допомагає компаніям з обслуговуванням клієнтів, щоб працівники могли витрачати менше часу на відповіді на стандартні питання та більше часу на складні питання. 

Є кілька типів баз знань. Внутрішня база знань дозволяє працівникам зафіксувати та обмінюватися критично важливою інформацією, важливими навчаннями, детальними часто задаваними питаннями щодо продуктів, процедурами початкового набору персоналу для нових працівників та багато іншого. Дізнайтеся більше про бази знань з нашим посібником для посилання на джерело.

Користь від баз даних знань

Сучасне програмне забезпечення баз даних знань пропонує деякі значні переваги для працівників — і вашого бізнесу в цілому — в порівнянні з вікі компанії. 

• Швидка та надійна функція пошуку
• Інструменти редагування, що зручні для користувача Ваша команда з управління вмістом скористається вигодами такого виду курації та контролю налаштувань. Крім того, коли ваші члени команди можуть редагувати контент, вони зможуть зробити його більш легким у сприйнятті та зручним для користувачів. 
• Можливість визначення ролей та прав доступу Це підвищує якість вмісту і упрощує верифікацію. Це також дає користувачам можливість довіряти тому, що інформація, яку вони знаходять, є актуальною та точною. 
• Інтеграція аналітики Аналітика, вбудована у базу даних знань, може дати вам привід дізнатися, де вам потрібно більше контенту та інтуїтивних посилань.
• Інтеграція з робочими процесами Системи управління вмістом, які не мають інтеграції з вашими існуючими програмами, пошкодять продуктивність вашої команди. Доступ до знань у реальному часі важливий, особливо для сучасних команд з обслуговування клієнтів та продажів. Сильна база даних знань повинна надати вам інформацію, яку ви потребуєте там, де ви вже знаходитесь.
• Перегляд та перевірка контенту — Функціонал програмного забезпечення баз даних знань підтримує автоматизовану ідентифікацію дублювання, застарілої чи протирічної інформації, щоб користувачі могли легше видаляти або виправляти цей контент та забезпечувати оптимізований пошуковий досвід. 

Виклики баз даних

Хоча є багато переваг бази знань порівняно з вікі компанії, встановлення бази знань матиме виклики, які можна вирішити з допомогою розумного планування впровадження:

• Залучення співробітників — Чи сприймуть ваші співробітники вашу нову базу даних знань як ще один новий протокол серед безлічі сьогодення-завтрашніх ініціатив? Чи будуть вони неприязно ставитися до заміни своїх власних способів пошуку та обміну інформацією? Ваш план реалізації бази знань повинен включати способи, якими ви встановите очікування використання бази знань, навчання всіх працівників її використанню та винагороду за позитивну поведінку.
• Безпека платформи – Ваша база знань просто унікальна – ваша. Налаштуйте безпечні дозволи, щоб знання ділилися з відповідними працівниками, а не з вашими конкурентами.‍
• Точність знань – Переконайтеся, що ваша база знань має вбудовані правила для модерації та валідації всього вмісту а також позначення вмісту для оновлення.

Висновок

Вибір між корпоративним вікі та базою знань залежить від того, як працює ваша команда, хто потребує доступу та наскільки великий контроль ви хочете мати над вашим вмістом. Якщо ви готові побачити, як виглядає сучасне, інтегроване рішення для знань у дії, подивіться нашу демонстрацію та дізнайтеся, як Guru може допомогти.

‍