What is an intranet?

Intranet meaning and definition

An intranet is an internal communications and collaboration platform used by companies of all sizes and industries. Det är ett säkert nätverk för ett företags anställda och betrodda partner att dela information, kommunicera väl och arbeta effektivt tillsammans.

Some of the key things an intranet can provide are:

• A way to safely share internal information
• Improved communication between leadership and employees
• Increased alignment between cross-functional teams
• A home base for companies to store and organize policies, guidelines, and standard operating procedures

I grunden fungerar ett intranät som ett digitalt högkvarter för ett företag och den främsta ressursen för anställda att hålla sig informerade. Det är ett ovärderligt verktyg för att hålla teamen anslutna till varandra samt företagets kultur och uppdrag.

Traditionellt använder många organisationer SharePoint eller anpassade plattformar som sina intranät. Men i takt med att arbetsvärlden har förändrats har nya användarvänliga lösningar framkommit, med fördelar som uppfyller de föränderliga behoven hos anställda.

Benefits of an intranet

Att implementera ett intranät hjälper inte bara anställda att förbli uppkopplade och organiserade - det kan faktiskt förändra effektiviteten och produktiviteten för en hel organisation. Here are some of the biggest benefits of an intranet:

• Förbättrad kommunikation: Intranät underlättar effektiv kommunikation över hela organisationen, vilket gör det möjligt för anställda att enkelt dela nyheter, uppdateringar och meddelanden.
• Förbättrad samarbete: Med verktyg som delade kalendrar, programvara för projektledning och dokumentdelning, möjliggör de team att arbeta effektivare tillsammans, oavsett sin plats.
• Ökad produktivitet: Intranät erbjuder en central plats för information och resurser, vilket minskar den tid anställda spenderar på att söka information och tillåter dem att fokusera på sitt arbete.
• Kostnadsbesparingar: Genom att använda ett intranät för intern kommunikation och samarbete kan organisationer minska kostnaderna för tryckning, utskick och andra traditionella metoder för informationsutbyte.
• Strömliknande processer: Intranät kan automatisera och effektivisera olika affärsprocesser, såsom HR-uppgifter, utläggshantering och inköp, vilket sparar tid och minskar fel.
• Bättre kunskapshantering: Ett intranät kan fungera som en kunskapsbas, fångar och lagrar organisationens samlade kunskap och expertis, vilket gör den lättillgänglig för alla anställda.
• Förbättrad anställd engagemang: Intranät kan främja en känsla av gemenskap och tillhörighet bland anställda genom att erbjuda en plattform för delning av framgångshistorier, erkännande av prestationer och uppmuntran till feedback.
• Förbättrad säkerhet: Med rätt åtkomstkontroller och säkerhetsåtgärder ser intranät till att känslig information förblir konfidentiell och endast är tillgänglig för auktoriserad personal.
• Skalbarhet: Intranät kan växa och utvecklas med organisationen, rymma nya användare, innehåll och funktioner vid behov.
• Integration med andra system: Intranät kan integreras med andra företagssystem, såsom kundrelationhantering (CRM) eller företagsresursplanering (ERP)-programvara, vilket ger en enhetlig plattform för åtkomst till information och verktyg.

Why is a company intranet important?

År 2024 är det svårare än någonsin för anställda att hitta information som behövs för att utföra sina arbeten, hålla sig uppkopplade med varandra och hålla sig uppdaterade om företagets inriktning. Faktum är att en studie av HBR visade att endast 23% av anställda faktiskt är i linje med sitt företags strategier.

An intranet offers the following critical functionality that can help companies address this alignment gap:

1. Provide visibility across teams

An intranet is a great way to make information available to an entire company. Eftersom varje anställd automatiskt har åtkomst, är det enkelt att dela uppdateringar från företagsledningen som gäller alla.

Many solutions have sections for different teams. This makes it easy to see what others are working on. Det hjälper också till att hålla sig i linje med teamets mål.

2. Offer a centralized place for document and content storage and retrieval

An intranet is a central location for employees to store important documents and information. It is searchable for anyone who needs access to them. This system helps employees easily find the information they need.

The intranet is a convenient tool for organizing and sharing important resources within a company. Rather than finding and sharing documents from systems like Microsoft Office or Google Drive, users can upload them to a portal and make them broadly available.

3. Simplify permissioning

When used with SSO or as part of a software suite, administrators can easily manage authorized users. They can add or remove users with just a few clicks.

Uses of an intranet

An intranet is a versatile and powerful tool that can change the way an organization operates. They can help with communication, collaboration, automating tasks, and supporting remote work, providing many benefits for organizations. Here are just some of the ways that companies use an intranet:

• Intern kommunikation: Delar företagsnyheter, meddelanden och uppdateringar
• Anställd katalog: Tillhandahåller en sökbar databas med anställdas profiler och kontaktinformation
• Dokumenthantering: Lagrar, organiserar och delar viktiga dokument och filer
• Samarbete: Möjliggör teamwork genom delade arbetsutrymmen, projektledningsverktyg och diskussionsforum
• Kunskapshantering: Skapar en centraliserad plats för företagets kunskap, bästa praxis och ofta ställda frågor
• HR och egenbetjäning för anställda: Hanterar HR-processer som anställdas introduktion, förmånsregistrering och ledighetansökningar
• Utveckling och träning: Levererar onlinekurser och material för anställdas kompetensutveckling
• IT-support: Erbjuder en hjälpdesk och resurser för att felsöka vanliga tekniska problem
• Policyer och fördelningsprocedurer: Säkerställer enkel åtkomst till företagets policys, handböcker och riktlinjer

What are the advantages and disadvantages of using intranet software?

The advantages of an intranet

A modern intranet can offer tremendous advantages for most companies. Here are just a few:

• Improved communication: It provides a centralized platform for employees to communicate and collaborate on projects, which leads to increased productivity and efficiency.
• Streamlined information sharing: Intranets help organizations share company policies, procedures, and updates easily, keeping all employees informed and aligned.
• Enhanced data security: They provide a secure platform for sharing sensitive information within an organization, reducing the risk of data breaches and other security threats.
• Increased employee engagement: By providing access to training materials, employee recognition programs, and other resources, an intranet can help to keep employees engaged and motivated.
• Cost savings: They can reduce printing and distribution costs by providing a paperless platform for sharing information, which can result in significant cost savings for organizations.

The disadvantages of an intranet

Som vi har sett finns det många fördelar med att använda en intranät. Dock är de inte alla skapade lika. Unlike modern solutions, traditional intranet offerings often have the following drawbacks:

Traditional intranets require employees to navigate to another destination to access information

Real-world data does not support the claim that intranets are designed to be easily accessed. Knowledge workers feel overwhelmed by tabs, apps, channels, and information, which can cause context-switching and a loss of focus. Traditional offerings act as portals that act as yet another destination for employees to visit.

Traditional intranets often need IT administration to update, scale, and maintain

Traditional intranets are admin-heavy. They require specialized IT knowledge to maintain. This sometimes results in them being a bit behind the UX and security curve.

Något så enkelt som att uppdatera "startsida" kan kräva flera steg, och att skapa upp en ny sektion för ett nytt bildat team kan ta ganska lång tid om intranätet inte kommer med en inbyggd wikisektion. Idealt sett tillåter en intranät CMS enkel uppdatering av anställdas kommunikation och documentation.

Traditionella intranät når inte igenom bruset av informationsöverbelastning

Employees feel stressed by the quick exchange of information in chat and video apps such as Slack or Teams. This happens whether they are in the office or working from home.

The fast pace of communication can be overwhelming for them. Intranets may not be effective as a replacement or addition to some applications. They can also worsen information overload instead of improving it.

Traditional intranets get stale almost as soon as content is published

Intranets need good content to attract employees. Content teams sometimes use clickbait to encourage employees to use the intranet.

Ett annat problem med föråldrat innehåll är att det ofta är opålitligt. This can lead to employees disregarding the information they find, and ultimately stopping searching altogether.

Traditionella intranät främjar inte samordning över företag

Låt oss inse det, den digitala torgplatsen från förr duger inte längre. De är lika mycket en kommunikationsplats som den sorgliga '90-talets köpcentrum som stängde i din stad förra året. Idag sker intern kommunikation, samarbete och samordning där anställda redan ansluter sig: i deras “virtuella huvudkontor” beläget i Slack eller Microsoft Teams.

Intranet best practices

Om du implementerar intranätprogramvara, finns det många sätt du kan se till att alla får ut mesta möjligt av det. To get the most out of your investment, follow these best practices:

1. Reach workers where they are

We are all working online now. It is important for everyone to communicate effectively. This is especially crucial in a remote or hybrid work environment. Use your portal to foster employee engagement by posting updates and information regularly.

An intranet, when used right, can be a tool for everyone in the company to collaborate, along with your chat system. Why not see if you can integrate the two? When you connect to Slack or Teams, you can send information and documents to anyone when needed.

2. Reduce time wasted finding important information

The best way to get the most out of your setup is to treat it as a single source of truth for all employees. Låt inte ditt intranät bli rörigt med gammal information. It will make it hard for people to find what they need.

Om din konfiguration har ett innehållshanteringssystem som tydligt visar när ett dokument senast uppdateradeseller, ännu bättre, om det kan flagga potentiellt dubbelt innehållkommer sökare att ha en mycket lättare tid att hitta vad de behöver.

3. Keep your team productive by preventing time-consuming interruptions for key employees

It happens at every company: a few subject matter experts (SMEs) who hold lots of information are frequently interrupted by colleagues who need answers. En studie utförd av University of California och Humboldt University fann att det tar arbetare upp till 23 minuter att återfå fokus efter att ha blivit avbruten.

Experter kan undvika störningar genom att lägga till sin kunskap i ett endast sanningskälla för att göra den tillgänglig för vem som helst som behöver den, när de behöver den. Ett lite mer ansträngning i början kan ha stora tidsförvaltningsimplikationer senare.

4. Undvik slöseri med kontextbyten för att hålla anställda produktiva i de verktyg de använder varje dag

Att integrera med din chattplattform är bra, men att integrera med alla andra verktyg som anställda behöver för att utföra sina jobb? Mycket bättre. Titta på nästa generations lösningar som kan ge information i vilket webbaserat verktyg som helst.

Hur skapar du en företagsintranät som förbättrar produktiviteten och ökar engagemanget bland de anställda?

Om din nuvarande intranät lider av låg användning, oroa dig inte! Kolla in denna specifika åtgärdsplan som är utformad för att hjälpa dig vinna stöd, identifiera en ersättning (om du behöver en), rulla ut det nya tillvägagångssättet och skapa en hållbar lösning. Läs mer om att skapa brådska vid förändringshantering.

1. Gör en plan för adoption

Först, ta reda på vad du tror gick fel första (eller 47:e) gången. Vilka var de stora faktorerna som hindrade långsiktig, spridd användning, och vilka specifika sätt finns det att lösa dem?

2. Sätt mål

Några exempel på mål att sätta är:

• Tidslinjer
• “Anställd feedback samlad senast den 1 juni”
• “Bestäm om vi ska behålla eller ersätta vårt intranät senast den 31 juli”
• “Rulla ut ny vägledning/verktyg senast den 1 oktober”
• Mått på framgång
• Inkludera regelbundna och sträcka mål
• Regelbunden mål: Människor använder intranätet minst 1x/vecka i 6 månader i genomsnitt
• Stretchmål: Människor använder intranätet minst 1x/dag i 6 månader)

3. Sök medarbetaråterkoppling

Fråga människor hur de känner inför den lösning de använder. Tycker de om det i teorin, men tycker att det är för besvärligt att använda? Har de använt olika lösningar eller metoder på andra företag? Önskar de att de kunde använda det som vänner på andra företag använder? Läs hur man skapar en effektiv teknikstack.

4. Välj en intranetplattform

Om ditt nuvarande plattforms problem inte går att lösa, sköt din due diligence och hitta en ny intranätleverantör. Kolla upp anställdas rekommendationer, och sök på recensionssidor som G2 och TrustRadius.

5. Tilldela verktygsansvar

Avgör vem som kommer att vara ansvarig för den övergripande framgången och implementeringen av ditt nya intranät (eller tillvägagångssätt). Ta reda på varför du kanske vill använda en kunskapsansvarig.

6. Konfigurera ditt valda verktyg

Dags att få dina teaminställningar, utrymmen och behörigheter på plats!

7. Utveckla innehållet

Detta kan innebära att importera dokumentation från annat håll, skapa helt nya resurser, eller helt omskriva befintligt innehåll. Läs varför bitstor information är bäst.

8. Medarbetarinitiativ för att förbättra adoption

Undvik långa, tråkiga utbildningar. Om du behöver utbildning, överväg att använda självbetjäningsmoduler istället för traditionella heldagssessioner. För mer spännande alternativ, erbjud prylar eller anordna en fest!‍

9. Mät framgång

Glöm inte att följa upp dina mål.

Viktiga funktioner i intranetsprogramvara

Om du är redo att skapa en riktigt bra anställdupplevelse, vet du att du måste hitta den bästa intranätprogramvaran - ett verktyg som kan göra mer än traditionella. De senaste lösningarna inom kunskapshantering och företagswiki tar allt det bra med intranät och gör dem ännu bättre. Här är vad du kan se fram emot:

Fantastisk användarupplevelse

Det tråkiga, överfyllda, '90-talet (och inte på ett coolt sätt) utseendet på det traditionella intranätet är bäst att snabbt glömmas bort. Guru har en enkel - men intuitiv - användarupplevelse utformad för att leverera pålitliga svar när som helst och var som helst där anställda arbetar.

Starka sökfunktioner

Du ska kunna hitta vad du behöver utan att veta alla detaljer. På Guru-plattformen innebär det avancerad företags AI-sökning som fungerar i vilken app eller verktyg du för närvarande arbetar.

Integrationsfunktioner

Kontextbyten dödar produktiviteten. Det är därför Guru överlagrar varje webbplats via en webbläsartillägg och har nativa integrationer med Slack, Microsoft Teams och andra kommunikations- och samarbetsappar ditt team redan använder, så att du inte behöver sluta med det du håller på med för att använda det.

Håll information tillgänglig överallt

Oavsett var dina anställda är eller vilket verktyg de använder, ska det vara enkelt att få ett svar. Få skräddarsydd kunskap som du behöver innan du ens vet att du behöver den med Knowledge Triggers, eller ta med dig kunskap med Guru-mobilappen.

Analys

Gurus djupa analyser gör att administratörer och författare kontinuerligt kan utvärdera uppställningen för företagsomfattande kunskapsglapp och ineffektiviteter, samt ge detaljerad produktanvändningsanalys.

Spåra hur användarna engagerar sig med innehåll

Den sämsta känslan är att lägga ned jobb på något - och sedan ha ingen som ens ser det. Guru gör det möjligt för dig att se inte bara vem som har läst ditt kort, utan hur många gånger människor har kopierat eller favoriserat det. Vet inte vad folk letar efter? Använd sökansalyser för att se vad folk söker efter och eliminera dessa innehållsgap.

Säkerställ att efterlevnadskrav uppfylls och hålls organiserade

Sluta inte vid att se vem som har läst ett kort en gång. Skicka en tillkännagivelse i Guru när något ändras och spåra vem som har sett och godkänt det. Det är ett enkelt sätt att se till att inget går förlorat i en upptagen inkorg eller långt dokument.

Lätt adoption

En bra intranät lösning ska få anställda vilja använda det. Efter att ha infört Guru har inte bara "Har du Guruat det?" blivit ett standard svar, utan företag ser också en långsiktig avkastning tack vare hög användning.

Vad är en extranet?

En extranät är en del av ett företags intranät. Ett privat nätverk som en intranät där leverantörer, partners och auktoriserade kunder kan få tillgång till information från ett företags nätverk.

Termen "extranät" blev populär i början av 2000-talet. Den användes av organisationer för att hänvisa till en central plats för att dela data. Denna data kunde endast nås av specifika arbetsgrupper.

Eftersom extranätet är strukturerat som ett intranät, förlitar det sig på IP och TCP för datautbyte. Extranät har också säkerhetsfunktioner såsom brandväggar och lösenordsskyddade inloggningsuppgifter för att förhindra obehörig åtkomst.

Exempel på extranät

• Ett distributionsnätverk för att upprätthålla kommunikation mellan leverantörer och distributörer
• Ett centralt samarbetsverktyg för ett franchise att kommunicera över flera platser.
• Korsamarbete mellan myndigheter
• Integration av e-handelswebbplats för att utbyta lagersdata via ett säkert nätverk
• Ett projektledningsverktyg där en projektledare kan dela dokument och kontrakt med underentreprenörer och andra intressenter
• En styrelseportal där medlemmar av en förening kan få tillgång till mötesprotokoll och styrelsedokument
• Onboarding-dokument för underentreprenörer eller frilansanställda som inte har tillgång till ditt anställdaintranät

Intranät mot extranät: vad är skillnaden?

Ett intranät och ett extranet är båda privata nätverk som använder internetteknologier, men de skiljer sig åt i termer av åtkomst och syfte.

Intranät:

• Ett intranät är ett privat nätverk som endast är tillgängligt för en organisations anställda.
• Det används för att dela företagsinformation, resurser och verktyg internt.
• Åtkomst till ett intranät är begränsad till auktoriserade användare inom organisationen och kräver vanligtvis en inloggning.

Extranet:

• Ett extranet är en utvidgning av ett intranät som tillåter kontrollerad åtkomst till auktoriserade externa användare, såsom kunder, leverantörer eller affärspartners.
• Det gör det möjligt för en organisation att säkert dela information och samarbeta med specifika externa parter.
• Åtkomst till ett extranet beviljas specifika externa användare genom autentiseringsmetoder som användarnamn och lösenord.

I grunden är ett intranät begränsat till internt bruk inom en organisation, medan ett extranet kan nås av externa parter. Båda typer av nätverk syftar till att underlätta säker kommunikation, samarbete och informationsdelning med hjälp av internetteknologier.
‍

Slutsats

Oavsett om du moderniserar ett föråldrat intranät eller bygger ett från grunden kan rätt plattform dramatiskt förbättra hur ditt team kommunicerar, samarbetar och får tillgång till kunskap. Titta på vår demo för att se hur Guru hjälper dig att skapa en intranätupplevelse som faktiskt fungerar – precis där ditt team redan arbetar.

‍